Formation SGA Module Budget Durée : 1 jour

Sommaire Formation Budget 1.Notions de base 2.Accéder au budget – Chemin d’accès au fichier Excelarator – Connexion – Données de base 3.Saisir le budget – Version agrégée – Version détaillée – Saisie du budget modifié 4.Extraction de la feuille de budget 5.Transfert vers le SGA ( pas encore dispo)

Notions de base La détermination du budget est une étape primordiale pour la gestion du projet opérationnel Il permet de distribuer les ressources en terme de dépense de matériel, jours hommes qui pourront alors permettre la bonne marche et la bonne anticipation de l’opération. A cela, il existe 3 types de budget : Le budget estimatif : Il s’agit d’un budget à « grosse maille » non définitif qui permet par exemple la prévision d’un besoin exceptionnel sur un projet de lourde portée mais dont on ne connaît pas tous les éléments. Le budget initial : Il s’agit de la première version de budget finalisé et validé Le budget modifié : Il s’agit des versions modificatives en référence au budget initial alors remanié ( 9 versions possibles) Notion de base Accéder au budget Saisir le budget Extraction de la feuille de budget Transfert vers le SGA

Sommaire Formation Budget 1.Notions de base 2.Accéder au budget – Chemin d’accès au fichier Excelarator – Connexion – Données de base 3.Saisir le budget – Version agrégée – Version détaillée – Saisie du budget modifie 4.Extraction de la feuille de budget 5.Transfert vers le SGA ( pas encore dispo)

Sommaire : Accéder au budget 1.Chemin d’accès au fichier Excelarator 2.Connexion 3.Données de base

1. Accéder à la feuille de budget  Chemin d’accès au fichier Excelarator Processus en cours => A intégrer Notion de base Accéder au budget Saisir le budget Extraction de la feuille de budget Transfert vers le SGA

1.Accéder à la feuille de budget  Connexion au fichier Depuis le menu Agresso Excelarator, sélectionnez Connexion Renseignez : Votre nom d’utilisateur Client Mot de passe Puis cliquez sur OK Notion de base Accéder au budget Saisir le budget Extraction de la feuille de budget Transfert vers le SGA

1. Accéder à la feuille de budget  Données de base Indiquez le code projet Indiquez le code marché Sélectionnez le type de budget à renseigner Notion de base Accéder au budget Saisir le budget Extraction de la feuille de budget Transfert vers le SGA

Accéder à la feuille de budget  Ecran de saisie Les informations identitaires du projet Les périodes de phase déterminés en amont depuis la signalétique Par défaut, une phase Structure alimenté Le type de budget Notion de base Accéder au budget Saisir le budget Extraction de la feuille de budget Transfert vers le SGA

Cas pratique Exercice 1 : Accéder au budget (budget estimatif) Accédez au budget estimatif en respectant les caractéristiques de votre cahier d’exercices

Sommaire Formation Budget 1.Notions de base 2.Accéder au budget – Chemin d’accès au fichier Excelarator – Connexion – Données de base 3.Saisir le budget – Version agrégé – Version détaillé – Saisie du budget modifie 4.Extraction de la feuille de budget 5.Transfert vers le SGA ( pas encore dispo)

Sommaire : Saisir le budget 1.Version agrégée 2.Version détaillée 3.Saisie du budget modifié

Saisie du budget  Version agrégée Indiquez le montant des frais de déplacement : Il s’agit ici d’une valeur estimative Indiquez le taux de valorisation sur transport : En fonction du %, un montant de temps de transport prévisionnel sera calculé par rapport au montant total valorisé de la main d’œuvre Notion de base Accéder au budget Saisir le budget Extraction de la feuille de budget Transfert vers le SGA

Saisie du budget  Version agrégée Saisissez les lignes de budget :  Phase : Indiquez le code phase  Poste de dépense : Déterminer les différentes typologies de dépense sur lequel le budget sera imputé  Séquence : Permet de faire un suivi différencié sur un même poste dépense Il n’est pas possible de saisir un couple identique poste séquence/dépense  Suivant le poste de dépense sélectionné, le coût et son unité de calcul sont automatiquement alimentés -Si l’unité est Euro alors vous pouvez renseigner le montant -Si l’unité est Jours alors vous pouvez renseigner le Nombre et la Quantité  Commentaires: vous pouvez apporter librement des précisions sur la séquence, par exemple Notion de base Accéder au budget Saisir le budget Extraction de la feuille de budget Transfert vers le SGA

Saisie du budget  Version agrégée Au fur et à mesure de l’établissement du budget, le global des opérations s’alimente: Total Jours : Concerne les postes de dépense opérationnels en unité jour (MO) Total Frais : Concerne l’alimentation des frais fixes (structure) Total opération: Concerne la globalité du budget (Frais Fixes + Frais opérationnels) Pensez à faire un « Enregistrer sous » afin de sauvegarder un nouveau fichier sous un nouveau nom Cliquez sur Imputation pour transférer les éléments vers le SGA (après validation de la feuille de budget) Notion de base Accéder au budget Saisir le budget Extraction de la feuille de budget Transfert vers le SGA

Cas pratique Exercice 2 : Saisir la version agrégée du budget Saisissez la version agrégée du budget selon les caractéristiques de votre cahier d’exercices Enregistrez la version agrégée du budget Transférer les éléments vers le SGA

Saisie du budget  Version détaillée Une fois le budget Agrégé saisi, vous pouvez ainsi disposer du descriptif détaillé dans le cadre d’un remaniement a plus fine échelle. Lorsque vous ouvrez de nouveau votre feuille de budget, il vous est proposé de :  Modifier la version agrégée  Repartir les éléments du budget dans une version détaillée Notion de base Accéder au budget Saisir le budget Extraction de la feuille de budget Transfert vers le SGA

Saisie du budget  Version détaillée Le budget ouvre un écran présentant les lignes budgétaires opérationnelles de façon regroupée Cliquez sur + pour développer la répartition masquée Notion de base Accéder au budget Saisir le budget Extraction de la feuille de budget Transfert vers le SGA

Saisie du budget  Version détaillée La répartition opère par année et par période, un fractionnement des montants et quantité à parts égales des postes de dépense. A ce moment, vous pouvez modifiez la répartition (nouvelle répartition) selon vos besoins La nouvelle répartition doit être strictement égale avec le budget agrégé de départ. Budget estimé Notion de base Accéder au budget Saisir le budget Extraction de la feuille de budget Transfert vers le SGA

Cas pratique Exercice 3 : Saisir la version détaillée du budget (budget initial) ………………………

Saisie du Budget modifié Dans le cadre de la modification du budget initial alors validé, il est possible de procéder à des ajustements via le « budget modifié » Afin de conserver la trace des modifications, il est recommandé d’enregistrer des fichiers bien distincts du budget initial. Le SGA garde la dernière version du budget transféré. Lors de la génération d’un budget modifié, la version détaillée est automatiquement écrasée. Notion de base Accéder au budget Saisir le budget Extraction de la feuille de budget Transfert vers le SGA

Cas pratique Exercice 4 : Saisir le budget modifié ………………………

Sommaire Formation Budget 1.Notions de base 2.Accéder au budget – Chemin d’accès au fichier Excelarator – Connexion – Données de base 3.Saisir le budget – Version agrégée – Version détaillée – Saisie du budget modifie 4.Extraction de la feuille de budget 5.Transfert vers le SGA ( pas encore dispo)

Extraction de la feuille de budget En cliquant sur Extraction depuis la version agrégé du budget, il est possible de générer un fichier Excel standard contenant les information des lignes de budget. Notion de base Accéder au budget Saisir le budget Extraction de la feuille de budget Transfert vers le SGA

Cas pratique Exercice 5 : Effectuer une extraction du budget Effectuez une extraction du budget modifié saisi dans l’exercice 5

Sommaire Formation Budget 1.Notions de base 2.Accéder au budget – Chemin d’accès au fichier Excelarator – Connexion – Données de base 3.Saisir le budget – Version agrégée – Version détaillée – Saisie du budget modifie 4.Extraction de la feuille de budget 5.Transfert vers le SGA ( pas encore dispo)

Transfert vers le SGA …………… Notion de base Accéder au budget Saisir le budget Extraction de la feuille de budget Transfert vers le SGA

Cas pratique Exercice 6 : Transfert vers le SGA …………………………