Messagerie, liste de diffusions et espace de travail collaboratif
La messagerie permet l’envoi d’un message d’un utilisateur vers un autre utilisateur. Eventuellement, il peut y avoir plusieurs destinataires ou bien un groupe de destinataires. Le message peut être accompagné d’une pièce jointe. La messagerie Techniquement, les utilisateurs doivent disposer d’une adresse de messagerie généralement hébergée par un fournisseur d’accès Internet. Rôle Besoins externes
La messagerie Sur son poste de travail, l’expéditeur doit posséder : un navigateur s’il envoie ses messages en webmail ; un client de messagerie pour rédiger en local puis envoyer. Le destinataire peut : consulter ses messages en webmail ; utiliser un client de messagerie pour télécharger ses messages. Besoins locaux
La messagerie L’envoi de message utilise le protocole SMTP. La consultation utilise IMAP ou POP3. Fonctionnement Inconvénients, avantages l’envoi de message n’est pas sûr la pièce jointe peut dissimuler un virus la transmission n’est pas sécurisée la transmission est habituellement très rapide la pièce jointe peut être un fichier binaire l’expéditeur et le destinataire sont identifiés les destinataires sont choisis par l’expéditeur qui doit les connaître
La liste de diffusion Proche de la messagerie, la liste de diffusion permet l’envoi d’un message à plusieurs destinataires abonnés à cette liste. Techniquement, un administrateur de liste de diffusion doit disposer d’un hébergeur spécifique. Les utilisateurs doivent aussi posséder une adresse de messagerie. Rôle Besoins externes
La liste de diffusion Les utilisateurs ne doivent disposer d’aucun logiciel autre que celui utilisé pour la messagerie. Besoins locaux Les protocoles mis en œuvre sont les mêmes que pour la messagerie. Fonctionnement Inconvénients, avantages Tous les avantages et inconvénients de la messagerie, mais aussi : les abonnés ne sont généralement pas connus un volume de données transmises amplifié par le nombre d’abonnés un filtrage possible des messages et pièces jointes
L’espace de travail collaboratif L’espace de travail collaboratif permet de stocker sur un serveur des fichiers de différents formats : simple message ou réponse à un message fichier d ’un format bureautique fichier binaire. Techniquement, un administrateur d’espace de travail collaboratif doit disposer d’un hébergeur spécifique. Les utilisateurs ne doivent pas nécessairement posséder d’adresse de messagerie. Rôle Besoins externes
L’espace de travail collaboratif Sur son poste de travail, l’utilisateur doit simplement disposer d’un navigateur Internet. Besoins locaux Les utilisateurs sont identifiés et disposent d’autorisations spécifiques. Des dossiers organisés sur le serveur servent de conteneurs aux messages ou fichiers stockés. Des formulaires peuvent être spécifiquement conçus pour la rédaction de messages. Des services de workflow et d’agendas multi-utilisateurs sont mis à disposition. Fonctionnement
L’espace de travail collaboratif Inconvénients, avantages La multiplicité des messages peut dissimuler des informations importantes Le classement des messages est identique pour tout le monde Il est possible de gérer des espaces soumis à autorisation La prise de connaissance de l’information suppose un acte volontaire de consultation Les boîtes aux lettres ne sont pas surchargées par des messages inutiles. Le workflow permet la révision de documents et la gestion de la file des utilisateurs.