Mise à disposition d’une clé OTP

Procédures de mise à disposition de clé OTP Procédure de demande de mise à disposition Procédure de demande d’activation Procédure de définition du code PIN Procédure de demande de réinitialisation du code PIN Procédure de changement de détenteur de clé OTP pour les personnels de direction du 1er degré Procédure de renouvellement de clé OTP arrivant à expiration Procédure de définition d’un code d’accès d’urgence Procédure de recupération des clés HS

Demande de mise à disposition Modalités Procédures Les demandes de mise à disposition sont toujours à effectuer sur contact-assistance@ac-montpellier.fr à partir de la messagerie académique nominative et faire l’expression de son besoin directement par mél (cas : première dotation, clés perdues, volées cassées..). Les mairies doivent établir un courrier avec entête de la mairie et signature du maire. Ce courrier doit être envoyé à la DASI et au moins comporter la mention suivante : "je sollicite la demande de mise à disposition d'une clé OTP pour l'accès à Base Elèves 1er degré au sein de la mairie » Le pôle d'assistance informatique académique : prépare et expédie la clé désactivée par navette courrier ou simple envoi postal (avec charte et bordereau RC), envoie un mél au bénéficiaire. Dans le cas d’un vol, d’une perte et d’une clé cassée on désalloue l’ancienne clé et on applique la procédure de mise à disposition. Exemple de mél Bonjour, Comme demandé , je vous ai envoyé une clé OTP via la « navette courrier ou la poste ». Dès réception de cette clé merci de transmettre un message à  l'assistance informatique académique sur contact-assistance@ac-montpellier.fr pour activer votre clé et joindre impérativement la copie scannée du bordereau de remise de clé signé. Seulement après ces opérations, votre clé sera active. Cordialement   Délais d’expédition 8 jours ouvrés maximum à la date de réception de la demande (hors vacances scolaires fermeture du rectorat) PS : au pôle d’assistance la réaction est immédiate et c’est fait dès réception du mél.

Demande d’activation Modalités Procédures Délais d’activation A la réception de sa clé, le détenteur envoie un mél sur contact-assistance@ac-montpellier.fr pour demander l’activation de sa clé et en joignant impérativement le bordereau RC signé à partir de sa messagerie académique nominative. Le pôle d'assistance informatique académique : active la clé, enregistre et complète le tableau de bord, envoie un mél au bénéficiaire. Exemple de mél Bonjour, Suite à la réception de votre bordereau de remise de clé OTP et à votre demande d'activation, je vous informe que votre clé est active et vous pouvez maintenant définir un code PIN. Merci de suivre  la procédure en pièce jointe. Cordialement   Délais d’activation 3 jours ouvrés maximum à la date de réception de la demande (hors vacances scolaires fermeture du rectorat) PS : au pôle d’assistance la réaction est immédiate et c’est fait dès réception du mél.

Définition du code PIN Modalités Procédures Délais de réponse Le détenteur de la clé appelle l’assistance ou envoie un mél à partir de sa messagerie académique nominative sur contact-assistance@ac-montpellier.fr pour demander de l’aide pour définir un code PIN. Le pôle d'assistance informatique académique : enregistre sa demande sur Ecare, l’aide au téléphone en s’appuyant sur la documentation, envoyée par mél au bénéficiaire. Exemple de mél Bonjour, Vous trouverez ci joint la procédure pour définir le code pin de votre clé OTP. Merci de suivre les indications portées sur ce document. Cordialement Délais de réponse 2 jours ouvrés maximum à la date de réception de la demande (hors vacances scolaires fermeture du rectorat) PS : au pôle d’assistance la réaction est immédiate et c’est fait dès réception du mél.

Demande de réinitialisation du code PIN Modalités Procédures Le détenteur de la clé envoie un mél à partir de sa messagerie académique nominative sur contact-assistance@ac-montpellier.fr pour demander la réinitialisation du code PIN. (cas d’oubli) Le pôle d'assistance informatique académique : supprime le code PIN dans la console RSA et envoie un mél au bénéficiaire. Exemple de mél Bonjour, Suite à votre demande, je vous informe que j'ai réinitialisé le code pin de votre clé N° .......... Vous pourrez à nouveau définir le code PIN (voir procédure en pièce jointe). Cordialement Délais de réponse 2 jours ouvrés maximum à la date de réception de la demande (hors vacances scolaires fermeture du rectorat) PS : au pôle d’assistance la réaction est immédiate et c’est fait dès réception du mél.

Changement de détenteur de clé - personnels de direction du 1er degré Modalités Procédures S’il s’agit d’une demande individuelle du personnel de direction, il écrit à partir de sa boite mél académique à contact-assistance@ac-montpellier.fr et demande le changement de détenteur de la clé en précisant son nom, prénom, école d’affection avec RNE et son identifiant et le numéro de série de la clé. un ATICE de circonscription ou IEN ou DSDEN demande d’allouer une clé pour un personnel de direction d’école (cas des changements de directeurs – opération de fin d’année scolaire ou changement en cours d’année) l’ ATICE de circonscription ou IEN ou DSDEN envoie à contact-assistance@ac-montpellier.fr la liste en pièce jointe (sous forme de fichier Excel) en précisant Le N° RNE(ou UAI)de l’école, dénomination et commune, le nom et prénom de l’ancien directeur, l’identifiant de l’ancien directeur, le N° série de la clé (s’il la connait), le nom et prénom et l’identifiant du nouveau directeur. Et la date à laquelle il veut le changement de détenteur. Le pôle d'assistance informatique académique : traite la demande (après vérification d’usage sur le LDAP) en envoyant un mél au nouveau personnel de direction en joignant le bordereau de remise de clé et la charte. On désalloue la clé, attribue la clé au nouveau personnel et on la désactive (sauf que l’on envoie pas de clé puisque présente ou dans l’école ou passation entre les 2 directeurs). Envoyer un mél d’information à l’Atice, IEN ou DSDEN. (même procédure que la demande d’attribution) Bonjour, Suite à la demande de changement de direction, je vous ai attribué la clé N° ……….. à l'identifiant : ………… - Nom Prénom La clé est désactivée. Merci d’envoyer un mél à partir de votre boite mél académique personnelle à contact-assistance@ac-montpellier.fr pour demander l’activation de votre clé OTP. Cette opération ne sera possible que si vous joignez la copie scannée du bordereau de remise de clé signé (qui se trouve en pièce jointe). Cordialement A réception du mél, le nouveau personnel de direction nous envoie sa demande d’activation avec le bordereau RC signé scanné (application de la procédure demande d’activation). Le nouveau détenteur pourra définir son code PIN. Délais de réponse 3 jours ouvrés maximum à la date de réception de la demande (hors vacances scolaires fermeture du rectorat) PS : au pôle d’assistance la réaction est immédiate et c’est fait dès réception du mél.

Renouvellement des clés arrivant à expiration Modalités Procédures Avoir déjà une clé OTP arrivant à expiration dans les 6 prochains mois. Clé utilisée dans les 12 derniers mois. Le pôle d'assistance informatique académique déclenche les campagnes de renouvellement sans demande particulière des détenteurs. Il prépare et expédie les nouvelles clés prêtes à l’emploi mais désactivées,(pas de changement de code PIN) avec envoi du bordereau de renouvellement. Le pôle d’assistance envoie un mél à chaque détenteur concerné. Bonjour, La DASI vous a remis une clé OTP pour vous permettre de vous connecter aux applications ou réseau du rectorat. Cette clé va arriver à expiration le ...................... La nouvelle clé vient d'être expédiée par le courrier aujourd'hui et elle est désactivée. Dès réception de cette nouvelle clé merci de transmettre un message à  l'assistance informatique académique sur contact-assistance@ac-montpellier.fr pour activer votre clé et joindre impérativement la copie scannée du bordereau de remise de clé signé. Seulement après ces opérations, votre clé sera active. Cette nouvelle clé n'entraine aucune manipulation supplémentaire de votre part, elle sera fonctionnelle dès sa première utilisation, votre code pin restant inchangé. Cordialement A réception du mél, le détenteur nous envoie sa demande d’activation avec le bordereau RC signé scanné (application de la procédure demande d’activation). Délais de renouvellement 7 jours ouvrés maximum au plus tard avant la date d’expiration de la clé (hors vacances scolaires fermeture du rectorat)

Définition d’un code d’accès d’urgence Modalités Procédures Cette utilisation fait l’objet d’un signalement auprès du pôle d’identité d’Orléans qui gèrent les solutions RSA et du pôle d’identité de la DASI. Elle peut être utilisée que dans certaines conditions très strictes visées par le RSSI de Montpellier. Exemple pour les établissements zone ASIE à qui ont ne peut pas envoyer de clé OTP pour les délibérations de jury ou cas d’établissements, écoles lors d’une campagne en cours avec date butoir qui ne permettrait pas d’attendre la réception d’une nouvelle clé. Le pôle d'assistance attribue une clé à un utilisateur connu et visé par le RSSI. Utiliser les procédures identiques que pour l’attribution + activation. Quand le code pin est défini le pôle d’assistance génère un code de sécurité d’urgence qui peut être modifiable tous les jours, voir plusieurs fois dans la journée limité dans le temps. L’information du code d’urgence est transmise par mél sur la boite académique du détenteur. La clé n’est pas envoyée tant que le code d’urgence est actif. Elle est conservée à la DASI et sera envoyée dès la fin des opérations (clé désactivée et code pin supprimé) et ré application de la procédure de demande d’activation Délais de transmission Dans la journée de la demande

Procédure de récupération des clés HS Modalités Procédures Toutes les clés HS doivent être récupérées et envoyées ou apportées au Pôle d’assistance informatique académique pour y être recyclées. La feuille d’Erable se charge de recycler ces clés et d’extraire la pile qu’elle contient (dangereuse pour l’environnement) . Nous nous devons de mettre en place la Charte environnement Education Nationale Le pôle d'assistance fait quand même un contrôle sur ces clés et vérifie si elles ne sont pas encore allouées. Si c’est le cas elle les désalloue. Nous les entreposons dans un local et quelques fois par an l’association « La feuille d’Erable » mandatée par le Rectorat vient récupérer ces clés pour le recyclage. Délais de récupération Pas de délais fixés