1 Programme Régional de Formation Professionnelle Réunion d’information des organismes de formation Jeudi 16 juin 2016

2 1.Un nouvel outil pour le suivi d’exécution des nouveaux marchés : EOS 2.Des outils mutualisés 3.Présentation générale des fonctionnalités 4.Présentation des objets définissant un dossier (marché ou BC) 5.Présentation des objets définissant le suivi de l’exécution d’un dossier (marché ou BC) 6.Présentation des fonctionnalités du suivi de l’exécution des dossiers et de génération des annexes aux factures 7.Comptes de connexion et assistance aux utilisateurs Ordre du Jour

3 1- UN NOUVEL OUTIL POUR LE SUIVI D’EXÉCUTION DES NOUVEAUX MARCHÉS : EOS

4  Une information sur l’offre de formation fiable, actualisée et homogène  Mise à jour des données concernant les sessions, directement par les organismes de formation, sur ZEFIR-EOS  Transmission quotidienne au CARIF-OREF  Une offre de formation suivie et ajustée régulièrement  Validation des dates de sessions par la Région  Suivi des réalisations mois par mois  Possibilité de modifier des composantes en cours de marché  Une rémunération déclenchée dans de meilleurs délais  Transmission quotidienne de la liste des stagiaires à l’ASP, par voie électronique, qui permet une pré-saisie des dossiers  Articulation avec le nouveau logiciel DEFI Finalité de Zefir EOS

5  ZEFIR-EOS permet le suivi des marchés à compter du PRFP  Les marchés antérieurs restent gérés via le logiciel ARCA jusqu’à leur fin. Périmètre de Zefir EOS

6 2- DES OUTILS MUTUALISÉS

7  Des outils mutualisés  Une mutualisation des travaux et coûts de conception  Un partage de pratiques et d’outils entre Régions  Constitution d’un « réseau » de Régions utilisatrices Des outils mutualisés

8 3- PRÉSENTATION GÉNÉRALE DES FONCTIONNALITÉS D’EOS

9 9 Les grandes fonctionnalités d’EOS

10 Les grandes fonctionnalités pour les OF

11 4- PRÉSENTATION DES OBJETS DÉFINISSANT LE MARCHÉ DANS EOS

12  Des programmes et des dossiers Les objets définissant le marché

13  Le dossier, les informations financières et les informations pédagogiques Les objets définissant le marché

14  La liste des dossiers Consulter les dossiers dans EOS Accéder au menu « Gérer mes dossiers » Renseigner les filtres si vous le souhaitez et appuyer sur le bouton « Lancer la recherche »

15  La liste des dossiers Consulter les dossiers dans EOS La liste des dossiers s’affiche alors. Une ligne pour le marché (Dossier), et une ligne par Bon de commande (BC). Appuyez sur l’icône en bout de ligne pour consulter le détail du dossier ou du marché.

16  Un dossier de type marché (1/2) Consulter les dossiers et les tâches à faire Onglet Général / Information marché Il s’agit d’un marché

17  Un dossier de type marché Consulter les dossiers et les tâches à faire Onglet Etablissements avec les divers contractants

18  Un dossier de type marché Consulter les dossiers Onglet Action de formation

19  Un dossier de type marché Consulter les dossiers Onglet Sessions

20  Un dossier de type marché Consulter les dossiers Onglet Stagiaires

21  Un dossier de type marché Consulter les dossiers Onglet Liste des BC

22  Un dossier de type Bon de commande Consulter les dossiers Un bon de commande. Les écrans ressemblent au marché 22 Des particularités comme le bordereau du bon de commande.

23 5 – PRÉSENTATION DES OBJETS DÉFINISSANT LE SUIVI DE L’EXÉCUTION D’UN DOSSIER (MARCHÉ OU BC)

24  Suivi des stagiaires entrés en formation Les objets pour suivre l’exécution du dossier

25  Suivi des stagiaires entrés en formation et des réalisations Les objets pour suivre l’exécution du dossier

26  Suivi des stagiaires entrés en formation, des réalisations et de la facturation 26 Les objets pour suivre l’exécution du dossier

27 6 – PRÉSENTATION DES FONCTIONNALITÉS DU SUIVI DE L’EXÉCUTION DES DOSSIERS

28 Présentation des fonctionnalités du suivi de l’exécution des dossiers 1.Consulter les tâches à faire 2.Finaliser la planification des sessions 3.Inscrire les stagiaires 4.Saisir les réalisations par bon de commande 5.Générer et valider les annexes aux factures d’acomptes 6.Préparer un solde de bon de commande 7.Formuler des demandes de modification concernant le marché ou un bon de commande

29  La corbeille de tâches 1) Consulter les tâches à faire Accès via le menu Outils, ou le fil d'Ariane « Accueil » Onglet « Session à finaliser » Cliquer sur la loupe pour accéder au dossier lié à ces sessions.

30  Corbeille de tâche : Les sessions à finaliser 1) Consulter les tâches à faire Cliquer sur la loupe pour accéder au dossier lié à ces sessions. Onglet « Session à retravailler »

31  Marché : onglet Sessions du dossier 2) Finaliser la planification des sessions Cliquer sur la feuille pour accéder au détail de la session, la finaliser et la communiquer à la Région. Compléter le contact pédagogique du dossier

32  Détail d’une session Bouton « enregistrer Brouillon » pour enregistrer et ne pas encore diffuser à la Région Compléter les informations de la session Bouton « Envoyer vers Région » pour diffuser à la Région 2) Finaliser la planification des sessions

33  Détail d’une session Les sessions étaient à l’état « A finaliser ». Suite à la saisie et validation de l’organisme de formation, la session passe à l’état « Validé OF » : la région doit désormais la valider. Suite à la validation de la région, la session passe à l’état « Transmise » (au CARIF) : la session peut à nouveau être modifiée par l’organisme. 2) Finaliser la planification des sessions

34 3) Inscrire les stagiaires Onglet Stagiaires Bouton Créer un stagiaire Bouton Importer un fichier

35 3) Inscrire les stagiaires Renseigner les informations du stagiaire Renseigner les champs du stagiaire Enregistrer le stagiaire

36 3) Inscrire les stagiaires Consulter les stagiaires du marché Le stagiaire créé apparait dans l’onglet Stagiaires Le stagiaire n’est pas associé à une session.

37 3) Inscrire les stagiaires Ajouter une session à un stagiaire via écran stagiaire Appuyer sur le lien pour ajouter une session au stagiaire Affichage de la zone d’ajout d’une session à compléter avec la session et la date de début..

38 3) Inscrire les stagiaires Ajouter une session à un stagiaire via onglet stagiaire J’ai un stagiaire qui n’est pas associé à une session Sélectionner un stagiaire qui n’est pas encore associé à cette session. Et appuyer sur le bouton « OK » Le stagiaire est dorénavant associé à la session, mais sans date d’entrée Sélectionner la session sur laquelle vous souhaitez ajouter un stagiaire et appuyer sur le bouton « Lancer la recherche ».

39 3) Inscrire les stagiaires Consulter les stagiaires du marché Le stagiaire est associé à la session mais les dates d’entrée en session du stagiaire ne sont pas renseignées dans cet exemple Ce stagiaire a une date d’entrée renseignée. Vous devrez compléter les informations du stagiaire au fil de l’eau, conformément au CCAP.

40 3) Inscrire les stagiaires Consulter les stagiaires depuis le BC Les stagiaires peuvent être consultés depuis le bon de commande, exactement comme si la consultation est effectuée depuis le marché.

41 3) Inscrire les stagiaires Les stagiaires doivent être saisis dans la semaine du démarrage de la formation de manière à ce que l’ASP soit prévenu, et que le stagiaire puisse être rémunéré et bénéficier d’une protection sociale et d’indemnités transport.

42 3) Inscrire les stagiaires Cas des stagiaires inscrits sur deux sessions Le stagiaire est inscrit à la session de Préqualification. Et il est dorénavant aussi inscrit à la session de qualification. Mais ce n’est pas encore visible ici Je sélectionne la session sur laquelle je veux associer la session. J’appuie sur le bouton « Lancer la recherche ». Puis je sélectionne le stagiaire à ajouter et j’appuie sur le bouton « OK ». Le stagiaire est associé à la deuxième session. Il n’y a pas de date d’entrée.

43 3) Inscrire les stagiaires Cas des stagiaires inscrits sur deux sessions Je change les filtres pour voir le stagiaire et les deux sessions (2 lignes car deux sessions, mais un seul stagiaire). 43 Le stagiaire peut être supprimé ici.

44 3) Inscrire les stagiaires Cas des stagiaires inscrits sur deux sessions Le stagiaire et toutes ces informations liées sont décrites une fois. 44 Si je me suis trompé, je peux la dissocier ainsi et mettre un commentaire juste dessous. La première session du stagiaire est visible ici. La deuxième session du stagiaire est visible ici. Je peux ajouter une session en cliquant sur ce lien. Un pavé session s’affiche :

45 4) Saisir les réalisations par bon de commande 4.1) Saisie des réalisations par stagiaires, 4.2) Saisie des réalisations par formateur, 4.3) Si vous ne devez rien saisir pour un mois et une prestation 4.4) Si un stagiaire est dans deux sessions 4.5) Validation des saisies de réalisation 4.6) Saisir des régularisations de saisie (pour les deux mois précédents) 4.7) Saisie des réalisations par les sous-traitants 4.8) Saisie des réalisations par les cotraitants

46 4.1) Saisir les réalisations par bon de commande, par session, par stagiaire  La saisie des informations liées aux réalisations des prestations s’effectue mensuellement par exemple par stagiaire ou par formateur.  Toutes les saisies réalisées pour un mois donné doivent être validées pour saisir le mois suivant.  Cette saisie permet la production à partir d’EOS des annexes à la facture.

47 4.1) Saisir les réalisations par bon de commande, par session, par stagiaire Par défaut, l’accès se fait toujours sur le mois en cours. Les boutons Mois suivant, Mois précédent permettent de naviguer sur les différents mois jusqu’au mois n’ayant pas fait l’objet d’une saisie. Onglet Suivi / Prestations marché du Bon de commande

48 4.1) Saisir les réalisations par bon de commande, par session, par stagiaire L’icône située devant chaque ligne de prestation permet d’accéder à la saisie des réalisations mensuelles pour chacune des prestations.

49 4.1) Saisir les réalisations par bon de commande, par session, par stagiaire Je clique sur modifier pour accéder à la saisie des heures. Il y a donc une ligne par stagiaire présent pendant cette période. Attention : les stagiaires doivent être associés à la session et avoir une date d’entrée en session renseignée.

50 4.1) Saisir les réalisations par bon de commande, par session, par stagiaire La saisie des heures mensuelles s’effectue dans les colonnes « Réalisation » et « dont nb heure absence justifiées ». La session du stagiaire est renseignée ici. La colonne Dont nb abs justifiées est saisie même si ces heures ne seront payées qu’au solde.

51 4.1) Saisir les réalisations par bon de commande, par session, par stagiaire A la suite de cette saisie, cliquer sur Enregistrer, puis Quitter. Vous n’êtes pas obligé de saisir toutes les informations en une seule fois. Vous pourrez revenir plus tard saisir les informations manquantes tant que le mois n’est pas clôturé. Cet icône permet de dupliquer la valeur sur toutes les autres lignes

52 4.2) Saisir les réalisations par formateur Créer les formateurs Appuyer ici pour créer un nouveau formateur

53 4.2) Saisir les réalisations par formateur Créer les formateurs Enregistrer le formateur Les formateurs de l’établissement concerné apparaissent dans la liste.

54 4.2) Saisir les réalisations par formateur Tous les formateurs des établissements liés à ce marché sont visibles dans la liste. La saisie des heures formateur est analogue à la saisie des heures stagiaires vu précédemment. S’il manque des formateurs, il faut les créer comme décrit précédemment.. Type de prestation : Heure formateur centre

55 La ligne de prestation pour ce mois apparait « Réalisations – Non saisies » Cocher les lignes concernées et appuyer sur le bouton « Confirmer absence réalisation » 4.3) Si vous n’avez rien à saisir pour une prestation pour un mois

56 Si pour un mois, vous n’avez pas de stagiaire, vous devez aussi utiliser la fonctionnalité « Absence de réalisation » pour ce mois sur l’écran précédent. La saisie débute à la date de début du marché et pas à la date de début du Bon de Commande. Quelquefois, vous devrez explicitement « Confirmer l’absence de réalisation » alors qu’aucun bon de commande n’a débuté, simplement parce que le marché a débuté. 4.3) Si vous n’avez rien à saisir pour une prestation pour un mois

57 4.4) Si un stagiaire est dans deux sessions le même mois Appuyer sur le bouton + pour ajouter une ligne pour ce stagiaire Une deuxième ligne apparait pour le même stagiaire : renseigner la bonne session, le bon numéro de bon de commande et renseigner le nombre d’heure

58 4) Saisir les réalisations par bon de commande 4.1) Saisie des réalisations par stagiaires, 4.2) Saisie des réalisations par formateur, 4.3) Si vous ne devez rien saisir pour un mois et une prestation 4.4) Si un stagiaire est dans deux sessions 4.5) Validation des saisies de réalisation 4.6) Saisir des régularisations de saisie (pour les deux mois précédents) 4.7) Saisie des réalisations par les sous-traitants 4.8) Saisie des réalisations par les cotraitants

59 4.5) Valider les saisies de réalisations Cocher la ou les lignes dont vous avez fini la saisie Appuyer sur le bouton Valider

60 La ligne de prestation pour ce mois apparait « Validé » dans la colonne « Etat saisie ». Vous pourrez alors passer au mois suivant et saisir les données du mois suivant. 4.5) Valider les saisies de réalisations

61 Il est possible de saisir des régularisations pour les 2 mois précédent la saisie en cours. C’est indiqué dans cette colonne. Les régularisations devront être validées. 4.6) Saisir des régularisations de saisie pour les deux mois précédents La saisie des régularisations se fait dans cette colonne.

62 Vous voyez dans cet exemple que l’organisme CEZON est pour ce marché le sous-traitant de CFIER. C’est un utilisateur de l’organisme sous-traitant qui est connecté. 4.7) Saisir des réalisations par les sous-traitants Le sous-traitant ne voit que les lignes qui le concernent. Il ne voit pas les autres lignes concernant les sous-traitants ou le titulaire.

63 Le sous-traitant effectue sa saisie exactement comme le titulaire : Saisie des heures par prestation, par stagiaire, par mois Clôture et validation des lignes Les annexes aux factures qu’il générera ensuite dépendront des réalisations qu’il a saisies au préalable. 4.7) Saisir des réalisations par les sous-traitants

64 Le titulaire sélectionne dans la liste déroulante « Oui » pour que le cotraitant concerné puisse saisir les réalisations. 4.8) Saisir des réalisations par les cotraitants Il faut ensuite appuyer sur le bouton enregistrer.

65 Vous voyez dans cet exemple que l’organisme est pour ce marché un cotraitant. Il visualise le marché car le titulaire lui a donné les droits de « Peut saisir les réalisations » sur le marché. 4.8) Saisir des réalisations par les cotraitants

66 Les lignes affichées concernent le titulaire. En effet, comme c’est un groupement solidaire, les informations réalisées par les cotraitants et les titulaires sont « mélangées ». Donc attention, si le titulaire et les cotraitants saisissent, ils saisissent les informations au même endroit. 4.8) Saisir des réalisations par les cotraitants Si le mandataire fait 10 heures, et le cotraitant fait 10 heures, il faudra saisir pour le titulaire de marché (qui est en fait le groupement solidaire) 20 heures, qui est la somme de Donc attention en saisissant les informations !

67 Seul le mandataire peut faire la demande d’acompte : le cotraitant n’a pas accès à cette fonctionnalité. 4.8) Saisir des réalisations par les cotraitants Seul le titulaire peut créer une demande d’acompte.

68 5) Générer les annexes aux factures d’acomptes 5.1) Générer les annexes aux factures d’acomptes 5.2) Consulter les annexes aux factures d’acomptes 5.3) Transmettre les annexes aux factures à la région 5.4) Un exemple d’annexe à la facture d’avance 5.5) Un exemple d’annexe à la facture d’acompte 5.6) Un exemple d’annexe à la facture de solde 5.7) Gérer les annexes aux factures des sous-traitants

69 5.1) Générer les annexes aux factures d’acomptes (1) Cocher UNE ligne de prestation (2) Cliquer sur le bouton « Créer demande d’acompte pour l’organisme de la ligne sélectionnée » pour générer une annexe à la facture d’acompte. Attention, vous aurez un message d’erreur si vous ne respectez pas les règles du CCTP (par exemple si vous n’avez pas atteint les 30% de réalisations). Vous devrez imprimer cette annexe à la facture et la valider dans l’application avant de la communiquer à la Région.

70 5.1) Générer les annexes aux factures d’acomptes Des messages d’erreurs peuvent s’afficher à la demande de création d’une demande de paiement. Il faut bien les lire pour adapter sa saisie en conséquence.

71 5.2) Consulter les annexes aux factures d’acomptes Je veux voir en un clic dans cet onglet toutes les demandes de paiement en cours et leur état (A valider, Payé,….). Les demandes affichées concernent le tiers sélectionné dans la liste déroulante Une demande de paiement qui vient d’être créée est à l’état « A Valider ». Il faut donc la passer à l’état « Validée OF »

72 5.3) Transmettre les annexes aux factures à la région (1) Vous pouvez imprimer la demande de paiement ici (2) Cocher la demande de paiement (3) Appuyer sur le bouton « Transmettre à la région les demandes de paiements « A valider » » Attention, il faut en parallèle transmettre votre facture papier avec cette annexe à la facture papier.

73 5.4) Consulter l’annexe à la facture d’avance Informations du bon de commande et de l’organisme concerné Pavé à renseigner manuellement après impression, avant envoi à la région Montant TTC à reporter sur la facture.

74 5.4) Consulter l’annexe à la facture d’avance Vous pouvez imprimer l’annexe à la facture d’avance depuis l’onglet Suivi / Paiement du BC. Vous pouvez ensuite envoyer cette annexe à la facture d’avance papier avec votre facture d’avance papier, après avoir reporté le montant TTC indiqué.

75 5.5) Consulter l’annexe à la facture d’acompte Informations du bon de commande et de l’organisme concerné Historique des paiements Détail du paiement pour acompte 30 ou 70% Montant TTC à reporter sur la facture.

76 5.6) Consulter l’annexe à la facture de solde Informations du bon de commande et de l’organisme concerné Historique des paiements Détail du paiement complet, détaillé en réalisation, régularisation et régularisation au solde Montant TTC à reporter sur la facture. Détail du calcul du solde

77 5) Générer les annexes aux factures d’acomptes 5.1) Générer les annexes aux factures d’acomptes 5.2) Consulter les annexes aux factures d’acomptes 5.3) Transmettre les annexes aux factures à la région 5.4) Un exemple d’annexe à la facture d’avance 5.5) Un exemple d’annexe à la facture d’acompte 5.6) Un exemple d’annexe à la facture de solde 5.7) Gérer les annexes aux factures des sous-traitants

78 5.7) Gérer les annexes à la facture des sous- traitants. Une fois créée, la demande d’acompte du sous- traitant est dans un état temporaire. Le sous-traitant peut donc vérifier le contenu de la demande de paiement, et la supprimer s’il a oublié quelque chose, modifier ses réalisations et la regénérer. Quand le sous-traitant a bien vérifié que sa demande est correcte, il devra alors l’activer après avoir coché la ligne.

79 5.7) Gérer les annexes à la facture des sous- traitants. Un icone montre au titulaire qu’il doit valider cette demande du sous-traitant. Le titulaire peut télécharger la demande de paiement et/ou la supprimer s’il considère que le sous-traitant s’est trompé. Si le titulaire est d’accord, il peut valider la demande et donc la transférer à la région pour traitement. Et en parallèle envoyer la facture papier.

80 6) Faire un solde de bon de commande 6.1) Passer le dossier à l’état « Préparer le solde » 6.2) Vérifier les diverses informations : Le CRE 6.3) Vérifier les diverses informations : Exporter les réalisations des stagiaires 6.4) Vérifier les diverses informations : Exporter les stagiaires 6.5) Compléter les saisies si nécessaires 6.6) Créer la demande de solde 6.7) Valider la demande de paiement de solde

81 6.1) Faire un solde de bon de commande Passer à l’état « Préparer le solde » Appuyer sur le bouton « Préparer le solde »

82 6.2) Faire un solde de bon de commande Vérifier les diverses informations : Le CRE Appuyer sur « Imprimer CRE ».

83 6.3) Faire un solde de bon de commande Vérifier les diverses informations : Exporter les réalisations des stagiaires Appuyer sur « Exporter par semestre ».

84 6.4) Faire un solde de bon de commande Vérifier les diverses informations : Exporter les stagiaires Appuyez sur « Exporter le détail des stagiaires ».

85 6.5) Faire un solde de bon de commande Compléter les saisies si nécessaires Etat « En préparation de solde » Saisie des régularisations au solde

86 6.6) Faire un solde de bon de commande Créer la demande de solde Créer la demande de paiement de type solde

87 6.7) Faire un solde de bon de commande Valider la demande de paiement de solde Vous pouvez imprimer la demande de paiement ici Cocher la demande de paiement Appuyer sur le bouton « Transmettre à la région les demandes de paiements « A valider » » Attention, il faut en parallèle transmettre votre facture papier avec cette annexe à la facture papier.

88 Présentation des fonctionnalités du suivi de l’exécution des dossiers 1.Consulter les tâches à faire 2.Finaliser la planification des sessions 3.Inscrire les stagiaires 4.Saisir les réalisations par bon de commande 5.Générer et valider les annexes aux factures d’acomptes 6.Préparer un solde de bon de commande 7.Formuler des demandes de modification concernant le marché ou un bon de commande

89 7) Formuler des demandes de modification concernant le marché ou un bon de commande Via l’icone, vous pouvez créer une demande de modification de marché ou de BC. Vous pourrez ainsi préparer votre demande de modification pour l’envoyer à la Région.

90 7) Formuler des demandes de modification concernant le marché ou un bon de commande Une demande est initiée. L’onglet « demande » est ouvert. Vous pouvez préciser quel type de demande de modification vous souhaitez faire.

91 7) Formuler des demandes de modification concernant le marché ou un bon de commande Demande de modification concernant la fiche formation par exemple Confirmer la création de la demande

92 7) Formuler des demandes de modification concernant le marché ou un bon de commande Une demande de modification ressemble au dossier d’origine, si ce n’est qu’il est écrit « En cours d’élaboration en rouge » et qu’il y a un onglet demande. Faites des propositions de modification dans le dossier (qui doivent être conformes au CCTP)

93 7) Formuler des demandes de modification concernant le marché ou un bon de commande Si vous n’avez pas terminé votre demande de modification, vous pourrez la terminer plus tard via l’icone dans la liste des dossiers.

94 7) Formuler des demandes de modification concernant le marché ou un bon de commande Quand vous aurez terminé votre demande de modification, accéder à l’onglet « Validation du dossier ». Appuyez sur le bouton « Valider la saisie pour la communiquer à la Région »

95 7) Formuler des demandes de modification concernant le marché ou un bon de commande Les demandes de modification que vous avez commencées et pas encore envoyées à la région sont visibles ici.

96 7 – COMPTES DE CONNEXION ET ASSISTANCE AUX UTILISATEURS

97  Création de compte de connexion automatique pour les signataires des offres retenues, associé au mail « contact » saisi dans SAM  Réception d’un mail avec le login et mot de passe pour se connecter.  Le mail contient également l’URL de connexion à l’application. Gérer les comptes de connexions

98  Connexion à l’application Gérer les comptes de connexions

99  Vous pouvez créer d’autres comptes utilisateurs pour accéder à EOS. Ces comptes sont nominatifs. Gérer les comptes de connexions Menu Administration / Liste des utilisateurs Affichage de la liste des utilisateurs existants pour cet établissement

100 Gérer les comptes de connexions Création d’un utilisateur, en lui affectant un profil.

101  Support région RMP :  Manuels utilisateurs : Ils sont disponibles sur le site de la Région Le support aux utilisateurs