1 1.Objectifs de la session 2.Point d’avancement global 3.Avancement des projets Utilisation des feuilles de route Présentation des plans de communication 4.L’analyse transactionnelle 5.Atelier de travail : Le lissage de l’activité 6.Prochaines étapes SOMMAIRE MATIN APRES-MIDI

2 Qu’est ce qu’une entrée programmée? Définition d’une entrée programmée : Un motif d’admission ciblé Une hospitalisation sur un pool de lits défini Une date d’entrée prévue Une date de sortie prévisible Une cascade d’actes organisée Définition d’une entrée directe : Un motif partiellement ciblé Une date d’entrée prévue sur un court délai Une date de sortie non prévisible Une programmation partielle ou absente Définition d’une entrée par le service des urgences : Un motif partiellement ciblé Une date d’entrée non maitrisée Une date de sortie non prévisible Une programmation partielle ou absente

3 Problématique Absence de lissage des activités d’hospitalisation conventionnelle (HC), d’unité de chirurgie ambulatoire (UCA) ou d’hospitalisation de semaine (HDS) sur la semaine Objectifs opérationnels Améliorer l'adéquation activité / ressources Intérêt de l'actionDifficulté de mise en œuvre Délai de retour sur investissement FortForte3 à 6 mois Responsable / Pilote de l'actionIndicateurs de suivi Cadre ou cadre supérieur de santé (cadre de bloc pour la chirurgie)  Taux d’occupation en M (indicateur obligatoire du programme)  Taux d’occupation en C (indicateur obligatoire du programme)  Nb de lits vides à minuit  Taux de déprogrammation pour faute de place  Taux d’occupation à la semaine Exemples d’outils et supports issus des retours d’expérience Exemples optimisation programmation UCA_Belfort Facteurs clés de succès / Ecueils à éviter Lisser la programmation des séjours en lien avec le bloc en prenant en compte le type de prise en charge Lisser la programmation des séjours

4 Sous-actionsPersonnes ressources Lisser les activités conventionnelles Formaliser un tableau avec les durées moyennes de séjour pour les 20% de séjours les plus fréquents Cadre de bloc/ CG Définir les séjours devant être programmés en fin de semaine et ceux devant être programmés en début de semaine DIM/CG Proposer une répartition des admissions programmées selon le motif de recours en fonction de la DMS prévisible et du besoin de programmation à un jour donné de la semaine Représentant médical/spécialité/ cadres bloc et UCA / coordonnateurs médicaux Anticiper les pics de saisonnalité dans la programmation (bronchiolites, gastroentérites…) Représentant médical/spécialité/ cadres bloc et UCA / coordonnateurs médicaux

5 Pourquoi chercher à mieux lisser l’activité programmée? Sur l’année L’enjeu est d’anticiper dans la mesure du possible les pics saisonniers d’activité. Malheureusement, les pics d’activité ne sont pas réguliers d’une année sur l’autre et il pourrait être dangereux de prévoir par exemple un ralentissement de l’activité programmée sur une période ne le nécessitant pas. En revanche, des pré-alertes épidémiologiques devraient permettre aux établissements d’anticiper à court terme la venue d’une période de tension et de mettre en place pour s’y préparer des procédures et organisations spécifiques. Par ailleurs, un travail reste à réaliser auprès de chaque équipe médicale pour organiser et anticiper les congés des praticiens; ce qui permettrait un meilleur lissage de l’activité sur l’année.

6 Pourquoi chercher à mieux lisser l’activité programmée? Sur la semaine L’observation des mouvements de patients montre que la part la plus importante de l’activité programmée se situe souvent en première partie de semaine, ce qui entraine : Une non adéquation des ressources à l’activité (en lits, paramédicales) Une sous utilisation des lits et un taux d’occupation trop bas en fin de semaine Des risques de reprogrammation en début de semaine en cas de pression trop forte au niveau des urgences Des risques sur la qualité de la prise en charge lors des pics d’activité La programmation du séjour est souvent dépendante de celle du bloc opératoire, ce qui entraine : Un risque de non disponibilité d’un lit Des difficultés dans la gestion des entrées/sorties Un taux d’occupation des lits lié au programme opératoire Mieux lisser l’activité permettrait ainsi d’améliorer la qualité de l’accueil des patients, mais aussi des conditions de travail des équipes (lissage des sorties par exemple) Les points suivants abordent le lissage de l’activité sur la semaine.

7 Propositions concrètes de lissage de l’activité programmée Mieux répartir l’activité programmée sur la semaine via une analyse par GHM (cf. fiche ANAP) Modalités : Identifier les Durées Prévisionnelles de séjour sur les principaux types de séjours Lister avec les praticiens les types de séjours pouvant être programmés en fin de semaine (jeudi et vendredi), sans impact sur la qualité de la prise en charge sans risquer de voir leur durée de séjour s’allonger, ni détériorer la qualité de leur prise en charge en raison de la présence d’un week-end. Ex : CH Dunkerque, CH d’Arras Difficultés de mise en œuvre : Chronophage dans l’analyse des parcours Besoin d’un outil informatique pour aider la programmation Fait bouger beaucoup d’organisations Nécessite l’accord de chaque acteur concerné Intérêt : Fort Forte

8 Développer la gestion prévisionnelle des lits Identifier les DMS prévisionnelles Pré-positionner les séjours au moment de la programmation 1 2

9 Se fixer des cibles de sortie chaque jour pour chaque spécialité Modalités : Définir en accord avec l’ensemble des parties prenantes une cible de nombre de sorties par jour afin de viser un maximum de lissage de celles-ci Ex : CH d’Arras Difficultés de mise en œuvre : Nécessite l’accord de chaque acteur concerné Intérêt : Moyen Moyenne Propositions concrètes de lissage de l’activité programmée

10 Ouvrir les hôpitaux de semaine jusqu’au samedi matin Modalités : Bien isoler géographiquement les activités de semaine de l’activité d’hospitalisation conventionnelle afin de « protéger » les activités programmées de risques de déprogrammation Organiser les plannings médicaux et soignants permettant de rester ouvert le samedi matin Cela devrait permettre plus d’entrée en HdS les jeudi et vendredi Difficultés de mise en œuvre : Nécessite une analyse fine des séjours pour être sûr que cette nouvelle organisation est intéressante en matière médico-économique Nécessite l’accord de chaque acteur concerné Intérêt : Moyen Moyenne Propositions concrètes de lissage de l’activité programmée

11 Programmer conjointement le lit et la plage de bloc Modalités : A la suite de la consultation, planifier une intervention en tenant compte de la disponibilité des lits, et inversement, en s’appuyant sur le renseignement de la date prévisionnelle de sortie Rôle de la centrale de gestion des lits lorsqu’elle est en place Difficultés de mise en œuvre : Nécessite un logiciel de gestion des lits interfacé avec l’outil du bloc opératoire Nécessite une bonne collaboration avec l’ensemble des acteurs de la chaîne Intérêt : C’est l’objectif principal sur ce thème Propositions concrètes de lissage de l’activité programmée Fort Forte

12 Effectuer une programmation en fonction des contraintes d’aval Modalités : Le plus efficace consiste à ne programmer l’intervention qu’après avoir obtenu une place en SSR. Le secrétariat médical de l’opérateur prend en charge la réservation d’une place en aval et programme l’intervention pour que le délai entre l’intervention et l’admission en SSR soit égal à la durée de séjour prévisionnelle. Difficultés de mise en œuvre : Nécessite de pouvoir effectuer une demande dès la consultation (vérifier que cela est désormais possible via Trajectoire) C’est très difficile pour les spécialités qui ne disposent pas de SSR spécialisés Intérêt : Cela limite fortement les séjours programmés trop long faute de place en aval Propositions concrètes de lissage de l’activité programmée Fort Moyenne

13 Reprogrammer les séjours non urgents Commentaires : Attention à ne pas remettre en cause les protocoles Attention aux risques de perte de patients lassés d’attendre Le nombre de séjours programmés multi-unités ne sont pas si fréquents a priori dans les établissements (hors CHU)? Ce point est à vérifier.  Cette solution n’est pas séduisante car elle présente des risques sur les qualités de prise en charge et d’accompagnement du patient Piste à creuser :  Il serait peut être plus intéressant de ne pas programmer trop tôt les séjours peu complexes et d’attendre le dernier moment pour le faire. Cela donne de la flexibilité à la programmation. Proposition non retenue par le groupe

14 Reprogrammer les séjours non urgents  La DMS entre séjours mono- et multi-unités montre que les DMS des séjours multi-unités sont beaucoup plus dispersées.  Objectifs : Diminuer la variabilité des durées de séjour pour les séjours multi-unités. Diminuer les journées d’hospitalisation non pertinentes causées par l’attente de mutation. Améliorer le confort du patient. Permettre au service suivant d’accueillir le patient à un moment idoine.

15 Points d’attention Formation des agents de programmation : nécessité de bien connaître les parcours, les partenaires de chaque service, etc. Nécessité d’outiller ces acteurs leur permettant de sécuriser les parcours (logigrammes décrivant les parcours de patient notamment) Organisation des équipes paramédicales : Historiquement, les temps partiels sont positionnés les mercredi et vendredi Il est difficile de faire évoluer les mentalités sur ce point Certains schémas sont parfois construits de cette façon