EXCEL DE GESTION Formation des comptables Projets du 12 au 16/04/2010

DU 12/04 AU 16/04/2010 PFFO – BENOIT NLANDU Contenu Objectifs de la formation Méthodologie Feuille de calcul, manipulations et astuces Quelques Formules avancées Base de données et Pivot Table Exercices sur différents états FIT Excel : Fonctions de base et Pivot table

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Objectif Général A l’issue de la formation, le comptable sera capable de : Contribuer efficacement à l’élaboration des rapports annuels des projets Reproduire quelques états FIT dans Excel Objectifs de la formation

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Objectifs spécifiques Le comptable sera capable de : Relever l’habilité du comptable à manipuler avec aisance une feuille de calcul Utiliser quelques fonctions avancées Capable de créer de base de données, à l’exploitation et à la présenter via un Pivot table

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Méthodologie Oscillation, chaque fois, vers une feuille de calcul pour illustrer les cas Les accès successifs aux options de commandes sont à lire par « / » Les syntaxe des formules sont données préalablement Si nécessaire, nous rappellerons les commandes sous version 2003 Exploitation des données FITdata de la RR du Sénégal

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Rappel Classeur : un Fichier d’Excel contenant par défaut trois feuille de calcul Feuille : un tableur, une calculatrice enchevêtrée des cellules. Il contient 256 colonnes de A à IV et lignes La cellule : intersection entre lignes et colonnes (A1 ou L1C1) Les lignes sont alphabétiques, colonnes numériques, sinon « L » « C » 1. Feuille de calcul

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Pointeur : pour sélectionner un menu, un onglet Pointeur étoilé : déplacer un contenu sur une plage Croix blanche : sélectionner Croix noire : incrémenter (copier) une donnée, ou une plage des données 1.1. Formes de la souris

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 1.2. Sélections (Souris ou Clavier) Sélection des plages contigües Sélection des plages discontinues Sélection de toute la feuille Sélection de plusieurs feuilles (groupe de travail)

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 1.3. Déplacements & défilement Fractionner l’écran : Affichage/Fractionner Figer les volets : Affichage/Figer le volet Se déplacer dans la feuille, barres de défilement et touches clavier (Ctrl + touches de direction) Organiser l’affichage des feuilles actives : Affichage/Réorganiser tout

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 1.4. Renommer une cellule, une plage Sélection la cellule ou la plage à renommer / Ecrire le nom dans la « case nom » 1.5. Opérateurs arithmétiques et de concaténation La parenthèse est la priorité des priorités dans l’exécution Addition + : A1+A2Division / : B1/B2 Soustraction – : A1–A2Puissance ^ : A5^2 Multiplication * : A1*A2Concaténation & : B5&B6

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 1.6. Type des données Textes Date Constantes Formules (précédées du signe « égal ») 1.7. Format des cellules Format/Cellules/type de format Format personnalisé Exemple : o Ecrire le zéro non significatif o Ecrire la devise non listée (CDF) o Autres Formats personnalisés

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 1.8. Reproduire la Mise en forme Sélectionner la cellule contenant le format à reproduire Outil « Pinceau – reproduire la mise en forme » Cliquer et glisser sur la cellule de destination Collage spécial : o Copier/collage spécial o Coller sous une option ou coller avec exécution des opérations 1.9. Mise en forme conditionnelle Format/Mise en forme conditionnelle

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Protéger la feuille de calcul Empêche que les modifications non désirables soient apportées à la feuille Sélectionner la plage à protéger Format/Protection/Cocher les cases Verrouiller et ou masquer Révision ou Outil/Protéger la feuille

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Validation des données Empêche l’entrée de données non valides Sélectionner la cellule soumise au contrôle de validation Données/Validation des données Choisir le critère de validation Appliquer la commande et valider On peut ajouter un message de saisie ou d’erreur

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Recopie des données : références relatives et absolues La recopie d’une formule non figée fait référence à des formules suivant les PAS de déplacement La référence absolue, fige l’opérande d’une formule afin de maintenir l’adresse ou l’opérande quelle que soit la recopie Les volets figés se lisent par le signe « $ ». Ainsi, pour figer les volets : o Taper F4, pour figer la colonne et la ligne, A$1$ o F4 (2fois) pour libérer la colonne et figer la ligne, A$1 o F4(3fois) pour figer la colonne et libérer la ligne, $A1 o F4 (4fois) pour tout libérer, A1

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Rappel sur la création d’une formule : Sélectionner la cellule de réponse Ecrire « = » Cliquer sur une opérande Écrire l’opérateur de calcul Cliquer sur l’autre opérande Valider 2. QUELQUES FONCTIONS

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Les formules sont diverses en Excel; ici sont passées en revue les plus importantes ou les plus usitées : Logique Gauche Droite Recherche Verticale ….. 2. QUELQUES FONCTIONS (suite)

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 2.1. Gauche ou droite =Gauche(A1;3) Extraire à partir de la gauche, trois caractères. Exemple : extraire les pays du projet dans un code navision - extraire les volets ou Résultats dans les codes budgétaires =Droite(A1;1) Extraire à partir de la droite, un caractère. Exemple : extraire la phase d’exécution du projet dans un code Navision Imbrigation =Droite(Gauche(A1;5);2) Extraire à partir de la droite, cinq caractères puis du résultat trouvé, extraire deux caractères à partir de la droite Exemple : Extraire l’année de la CS à partir des codes Navision des projets.

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 2.2. Fonctions logiques SI SI(test_logique;valeur_si_vrai;valeur_si_faux) ET Renvoie VRAI si tous les arguments sont VRAI ; renvoie FAUX si au moins l'un des arguments est FAUX. ET(valeur_logique1;valeur_logique2;...) OU Renvoie VRAI si un argument est VRAI ; et renvoie FAUX si tous arguments sont FAUX. Syntaxe OU(valeur_logique1;valeur_logique2;...)

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 2.3. RechercheV (valeur_cherchée;table_matrice;no_index_col;valeur_proche) 2.4. Quelques messages d’erreurs #DIV/0! : Dénominateur nul #VALEUR! : Donnée non numérique #N/A! : Donnée de référence inexistante Si la syntaxe de la formule est exacte, on peut éviter ce message en utilisant la fonction « SI(ESTERREUR)» =(SI(ESTERREUR(Formule qui contiendrait l’erreur); « ACTION »;Formule)

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Application : Extraire les années CS se rapportant aux codes navision, Extraire les codes budgétaires Rechercher les intitulés des Projets, les noms se rapportant aux matricules des agents …. Illustration Excel

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 3.1. Base de données Les colonnes correspondent aux champs. La base de données ne doit pas contenir un Champs vide; les lignes sont donc des enregistrements. L’enregistrement peut passer par un formulaire L’extraction des données est libre suivant le besoin de l’utilisateur o BDMOYENNE : renvoie la moyenne des entrée de base de donnée sélectionnées o BDNB : Compte le nombre des cellules d’une base de donnée qui contiennent les nombres o BDSOMME : renvoie le nombre total d’enregistrement de la base de donnée qui répondent aux critères o … 3. BASE DE DONNEES & PIVOT TABLE

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 3.2. Sous total Renvoie un sous-total dans une liste ou une base de données; le résultat est meilleur si les données préalablement sont triées SOUS.TOTAL(no_fonction;réf1:réf2) « 1 »; MOYENNE : SOUS.TOTAL(1;A1:A10); moyenne de la plage A1 à A10 « 2 »; NB : SOUS.TOTAL(2;A1:A10); dénombre les cellules non vides « 9 » SOMME : SOUS.TOTAL(9;A1:A10); somme de la plage A1 à A10 …

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 3.3. Pivot Table Utilisez un rapport de tableau croisé dynamique pour résumer, analyser, explorer et présenter des données de synthèse. Ouvrir le classeur contenant la base de données Données/Rapport de tableau dynamique croisé Indiquer source de données/type du rapport croisé dynamique Sélectionner la plage/Disposition

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 3.3. Pivot Table (suite) Construire le Tableau en glisser les boutons des champs sur le diagramme : o PAGE : Affichage par page des données liées au champs o LIGNE : Les champs de données à présenter en ligne o COLONNE : les champs de données à présenter en colonnes o DONNEES : champs de données soumis au calcul. Double cliquer d’ici pour définir l’opérateur de synthèse ou mettre en forme les données

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 5.1. BUDGET FIT – EXCEL Préparation des données (Budget & accounting) 1.Output les données comptables (all) dans Excel, renommé « Data ». Elaguer les TranType « A et T » 5. DIFFERENTS ETATS FIT EN EXCEL

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 2. Output la dernière version du budget du projet dans Excel Préparer le budget exporté Création de trois colonnes à partir de « A » o Renommer la 1 ère colonne : Code navision o Renommer la 2è colonne du budget : Code budget o Incrémenter le code navision et les codes budgets en respectant les volets, résultats et codes budgétaires o Renommer la 3è colonne : BudCode o Concaténer les adresses « code navion & budget » : =A2&"_"&B2 o Tri ou filtre au niveau de « BudLineLevel » Préparation des données (Suite)

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 3.Créer un nouvel onglet feuille « BudPrep » où il faut coller une ligne des champs de données comptables du projet (copier la ligne d’entête des champs Data) 4.Recopier le code navision dans le champs « ProjectCode » à la limite du Level « 3 » du champ « BudLineLevel ». Mieux de filtrer au préalable 5.Récopier successivement la mention « Budget » dans les champs « TranType », « TranYear » et TranQuater » 6. Collage spécial des données du budget et code navision concaténé à partir de la version du budget exportée

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES 7.Copier et coller les données concernant les budgets (ligne par ligne) dans « AmountBudCur » dans Data 8.Ajouter Une colonne à partant de « A », la renommer « Start To » 9.Transcrire la formule logique suivante : =SI(AH2="Budget";"1. Budget";SI(AH2=2009;AH2&"Q"&AI2;"2. Start to 20XX")) Où : AH correspond au champ « TranYear » AI correspond au champ « TranQuater » 20XX correspond à l’année A-1 Ceci pour permettre d’afficher l’exécution du budget by Quater tout en mettant en exergue, les dépenses antérieures de l’exercice encours

3. FORMULES DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES BudCodeBudget Balance Pivot table : Budget Vs Actual by Year Se positionner dans Data à la 1 ère cellule Insertion/TDC ou Donnée/TDC Placer en ligne, pour les Projets, le BudCode Placer en colonne, le TranYear Placer en Valeur, le AmountBudCur Opérateur de synthèse « SOMME » Mettre la mise en forme nécessaire

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES BudCode1. Budget 2. Start to Q12009Q22009Q3Balance Pivot table : Budget Vs Actual by Quater Se positionner dans Data à la 1ère cellule Insertion/TDC ou Donnée/TDC Placer en ligne, pour les Projets, le BudCode Placer en colonne, le Start to Placer en Valeur, le AmountBudCur Opérateur de synthèse « SOMME » Mettre la mise en forme nécessaire

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Annual Planning vs Actuals Préparer les données comptables FIT exportées Créer une colonne à partir de A1, puis la renommer le champs « FinPlan » Nettoyer la BD comptable des tranType « A & T »

3. FORMULES DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Préparer les données des programmations financières exportées Output des FITplan du projet Créer une colonne à partir de A1, puis la renommer le champs « FinPlan » Nettoyer la BD comptable des tranType « A & T » Préparer les données FITplan exportées (code navision; les multiplier par 1000) Créer un nouvel onglet feuille « FinPrep » où il faut coller une ligne des champs de données comptables du projet (copier la ligne d’entête des champs Data) Recopier le code navision dans le champs « ProjectCode » à la limite du Level « 3 » du champ « BudLineLevel ». Mieux de filtrer au préalable

3. FORMULES DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Recopier successivement la mention « Fin2009Q1» dans les champs « FinPlan », « TranDate », « TranYear » et TranQuater » Collage spécial des données du FITplan et code navision concaténé o Se positionner dans Data à la 1ère cellule o Insertion/TDC ou Donnée/TDC o Placer en ligne, pour les Projets, le BudCode o Placer en colonne, le FinPlan o Placer en Valeur, le AmountBudCur o Opérateur de synthèse « SOMME » o Mettre la mise en forme nécessaire

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010 FORMATION DES COMPTABLES Financial Planning vs Actuals (Quater) Output des FITplan du projet Créer une colonne à partir de A1, puis la renommer le champs « FinPlan » Préparer les données FITplan exportées (code navision; les multiplier par 1000) Récupérer Les données trimestrielles Illustration FITRR - Sénégal

DU 12/04/2010 AU 16/04/2010PFFO/BENOIT NLANDU MERCI DE VOTRE ATTENTION