Planification, suivi des activités et du budget Application de la méthode du Cadre logique et/ou de gestion axée sur les résultats SYSTÈME INTÉGRÉ DE GESTION DE SUBVENTIONS

Système multi-utilisateurs et multiprojets: Un projet est une subvention destinée à plusieurs bénéficiaires-cibles. Le système est utilisé par des utilisateurs ayant différents profils. Chaque Projet est suivi sur les plans opérationnel (par objectif, par résultat attendu et par agent) et financier (par exercice annuel, par ligne budgétaire et par agent). Les paiements sont directement liés aux activités réalisées.

Planification et Suivi des activités Le suivi opérationnel sadapte à plusieurs modèles de cadre logique et est conçu pour répondre aux modèles de Gestion axés sur les résultats. Il peut sadapter à lévolution des concepts de gestion axée aux résultats, et choisit une structure simplifiée: Un objectif global Un ou plusieurs objectifs spécifiques Un ou plusieurs résultats attendus Une ou plusieurs activités par résultat attendu Un ou plusieurs indicateurs de réalisation par résultat attendu et/ou par objectif

Planification et Suivi des Activités (2) Les activités sont planifiées pour atteindre un résultat. Chaque activité est définie par : – La durée totale en heures ou jours nécessaire par agent affecté à lactivité. – La période pour réaliser lactivité – Léquipe (agents) pour réaliser lactivité Les résultats sont le fruit des activités par la mobilisation des ressources (humaines, financières et matérielles). Le système suit lévolution des indicateurs de résultats et d objectifs.

Calendrier Chaque agent dispose dun temps de travail pour chaque activité à laquelle il participe. Chacun deux définit son calendrier journalier dactivités afin datteindre les résultats dans lesquels il intervient. Cela permet déditer un GANTT global ou détaillé, envoyé automatiquement par mail aux responsables intéressés. Il est basé sur les « feuilles de temps ». Un calendrier « muet » est incorporé au système Le Calendrier construit par agent est la base du suivi opérationnel: chaque agent a-t-il réalisé ce qui était prévu ?

Gestion du Calendrier On peut avoir un diagramme de GANTT pour chaque réalisation avec les activités y afférentes. Exemple: Chaque membre du personnel du projet définit son calendrier journalier pour réaliser les activités et enregistre les réalisations réelles.

Calendrier journalier global ou par agent

Etats de Suivi Opérationnel Les états de suivi opérationnels peuvent être adaptés au moment de la finition du système pour un projet donné. Ils exploitent surtout les feuilles de temps. les « feuilles de temps» sont éditées en feuilles Excel et peuvent être obtenus automatiquement et distribuées par préprogrammés. Exemple sur la diapostive suivante

Feuilles de temps Lemploi du temps peut être défini par heure, voire par quart dheure.

Suivi des indicateurs

Budget et suivi financier Le budget se fait par projet, par année, par poste budgetaire,par agent ou par nature de depense. Chaque agent ou dépense par nature est valorisé en quantité (heure de prestation) et coût unitaire.

Le budget Global Le budget global est alloué au projet par année et par ligne budgétaire, chaque ligne budgétaire pouvant être affectée à un agent et/ou considérée comme « autre dépense ».

Suivi des dépenses Létat de suivi détaillé des dépenses commence par rappeler le budget détaillé par ligne budgétaire.

Suivi des dépenses Il indique le montant total réalisé, valorisé au coût unitaire multiplié par les quantités consommées.

Merci de votre attention La MD2I SA vous remercie de votre attention. Notre société française est implantée en Belgique et à Madagascar. Elle est spécialisée dans la programmation et le suivi des Projets et est active dans 33 pays, en Afrique, en Europe et dans le Pacifique Sud. Nous avons notamment développé 3 logiciels sur internet pour le suivi financier et le suivi des activités (LUGAF, SSE, SIG-S)