Les outils collaboratifs en ligne Connaître la palette des outils permettant de gérer des projets en collaboration : agenda partagé, fichiers partagés…. Emmanuel DE SAINT STEBAN Dimanche 18 Mars

Technologiæ Un groupe de travail sur l’Église et les NTIC 14 membres Des compétences diversifiées : stratégie, organisation, management communication, marketing, médias sociaux informatique, systèmes d’information un site internet : www.technologiae.org Des actions au service de l’Église Veille Conseil Formation Modèle de présentation Technologiae

Emmanuel DE SAINT STEBAN Ingénieur etudes et développement Ingénieur EFREI Actuellement en mission chez TF1 Développement WEB veille permanente sur les nouvelles technologies Membres d’association Etudiante Usage personnel et quotidien d’outils collaboratifs en ligne facebook.com/emmanueldesaintsteban @manudss facebook : nouveautés et changements

Sommaire: Les outils collaboratifs en ligne Qu’est-ce qu’un outil collaboratif ? Quels outils, pour quels usages Démonstrations Questions / réponses Les outils collaboratifs en ligne

Travail et collaboration  De l'époque romaine au moyen-âge, le tripalium semble bien désigner cet instrument de supplice à trois pieux utilisé pour "contenir" les esclaves insoumis. C'est de tripalium que dérive le terme travail désignant aussi l'outil de contention utilisé pour aider à la délivrance des animaux. Le dictionnaire précise également le croisement étymologique avec trabicula, petit chevalet de torture (trabiculare signfie torturer et "travailler" au sens de "faire souffrir"). Cette acception du terme travailler a bien duré jusqu'aux 12e-13e siècles. Ensuite l'usage du terme a glissé, au fil des siècles, jusqu'à notre signification plus... anodine. Toutes proportions gardées, le travail au 21e siècle, pour nombre de salariés, n'est pas si loin des notions de contraintes (règles institutionnelles du monde du travail), de domination (rapports interpersonnels, rapports hiérarchiques), de douleur et de souffrance (tantôt physique, tantôt psychologique). Et en tout état de cause, le travail est associé à l'effort et à la peine. Evidement, quand on peut se faire plaisir au travail, les efforts et les peines sont plus faciles à endurer. Modèle de présentation Technologiae

Travail et collaboration : Comprendre le travail réel Travail prescrit Ce que l’on doit faire Travail réel Ce que l’on fait « vraiment » Travail réalisé Ce que l’on fait « finalement » Travail vécu Ce que l’on donne (ou peut pas donner) Travail prescrit Ce que l’on doit faire Ce qui est demandé, prévoir, ordonner, coordoner, outiller l’action individuelle et collective avant qu’elle n’ait lieu. Travail réel Ce que l’on fait « vraiment » à partir et parfois en dépit du travail prescrit Travail réalisé Ce que l’on fait « finalement » résultat du travail réel, obtenu en dépit du travail prescrit Travail vécu Ce que l’on (peut pas) donne(é) concerne l’activité au travail mais aussi les conditions spécifiques à chaque individu Modèle de présentation Technologiae

Les Outils collaboratifs ? C’est quoi ? (idées reçues) Des outils faits pour collaborer Un truc à la mode C’est pour les geeks Une lubie des chefs Une perte de temps Inutile, on collabore déjà efficacement … Modèle de présentation Technologiae

Allez, reprenons… Un outil collaboratif, c’est un outil qui facilite le travail collaboratif, que l’on peut définir comme la conjugaison de 3 processus (définitions de Serge K. Levan) La communication La coopération La coordination En gros, cela permet donc : De partager des informations, des données De travailler ensemble sur un projet commun De répartir les actions, coordonner l’ensemble Modèle de présentation Technologiae

En gros, ça ne sert à rien … Ben oui, quoi : Je communique par mail Je coopère par les tâches qu’on me dit de faire On se coordonne en réunion Modèle de présentation Technologiae

Sauf que .. Nulle part il n’y a de conservation de l’ensemble des mails échangés, ou des discutions. Ce n’est pas facile de trouver quelque chose dans ses mails On se retrouve avec 25 versions différentes d’un document C’est la galère pour trouver une date commune On n’a jamais accès à la bonne information quand on en a besoin On croule sous le nombre de mails On oublie toujours quelque chose On refait trois fois la même chose … Modèle de présentation Technologiae

Et si on faisait autrement ? Ouais… on pourrait collaborer ? Modèle de présentation Technologiae

D’abord, quelques règles Il ne suffit pas de dire qu’on va collaborer, encore faut-il être prêt à le faire Cela marche mieux dans le cadre d’un projet, avec un but précis Il ne faut pas vouloir faire tout, tout de suite très bien … Il y aura forcément des hauts et des bas Cela implique un changement dans les habitudes, ce n’est pas simple à gérer et doit être prévu Au début cela prend du temps et ce facteur doit être pris en compte Modèle de présentation Technologiae

Ensuite, rester modeste Vouloir changer le monde, ici, maintenant, c’est voué à l’échec Il faut donc soigneusement choisir son terrain de jeu, disons là où cela semble le plus facile, avec le moins d’opposition En fonction des besoins réels (et non supposés), il faut choisir les techniques et les outils que l’on souhaite mettre en œuvre Il ne faut surtout pas oublier d’animer les échanges…. Modèle de présentation Technologiae

Qu’est-ce qu’un outil de travail collaboratif en ligne ? Un logiciel collaboratif en ligne permet de partager des fichiers de travail entre les membres. Les supports partagés peuvent servir à différentes tâches : Organisation et suivi d’un planning (agenda partagé) Suivi budgétaire, organigramme et comptabilité (fichiers Excel) Création de formulaires (enquêtes, études de marché) Communiqués internes, règlement intérieur, annonces (fichiers Word) Modèle de présentation Technologiae

Pourquoi utiliser des outils collaboratifs en ligne ? Les avantages sont multiples : Les fichiers en ligne (agenda, documents Word, Excel) sont consultables et modifiables à tout moment Plusieurs utilisateurs peuvent mettre à jour le même fichier simultanément Les fichiers sont consultables et modifiables depuis n'importe quel poste internet (ex: à la maison) On peut synchroniser les fichiers avec des appareils mobiles (ex: Iphone, Smarphone) Simple d’utilisation Partage efficace d’information Modèle de présentation Technologiae

Assez philosophé… D’abord, voici quelques exemples … Modèle de présentation Technologiae

Les forums Il y a des questions et des réponses Discussions par thèmes Moteur de recherche Garde tout l’historique Ex: phpBB, Modèle de présentation Technologiae

Groupe de discussion Tout le monde est au courant Les réponses sont visibles par tous On oublie personne Un historique Facebook groupe, google groupe, listes de diffusion Modèle de présentation Technologiae

Partage de documents Eviter d’envoyer le même document 50 fois par mail Les documents sont tous au même endroit Avoir toujours la dernière version Collaborer Google docs, dropbox Modèle de présentation Technologiae

Collaboration sur un document Google Docs : Word, Excel, Powerpoint Travail à plusieurs Collaboration en temps réel Accessible partout Modèle de présentation Technologiae

Les moyens de communication Téléphones et contact en face à face ne sont pas suffisants Besoins de réunions à distance. Netmeeting devient facile et abordable Google Hang Out sur Google + Skype Modèle de présentation Technologiae

Trouver une date, ou voter une idée Doodle : Trouver la meilleure date Simple Facebook sondage : permet de poser une seule question Et laisser chacun y répondre. Viralité, buzz Formulaire Google docs : si besoin de sondages plus complets Modèle de présentation Technologiae

Inscription en ligne : Google docs : Evénement Facebook : Formulaire personnalisé Envoi direct par mail Enregistrement dans un Excel Permet un accès à plusieurs Automatique Evénement Facebook : Visibilité Viralité, buzz Permet de répondre brièvement (oui, non, peut-être) Partage d’infos sur l’événement Modèle de présentation Technologiae

Mais n’oublions pas … Nous ne sommes pas familiers des outils collaboratifs et les temps d’apprentissage ne sont pas à négliger. Les outils ne sont pas la solution aux problèmes de communication, et de collaboration… Nous ne savons pas forcément avec qui converser et collaborer (qui est la bonne personne). L’apprentissage collectif n’est pas une règle… Nous avons plutôt appris à être individualiste ! Autant de comportement à changer… qui n’ont rien à voir avec les outils ! Modèle de présentation Technologiae

Démo Modèle de présentation Technologiae

Merci ! Emmanuel DE SAINT STEBAN Technologiæ emmanuel@desaintsteban.fr photo Technologiæ emmanuel@desaintsteban.fr www.technologiae.org Modèle de présentation Technologiae