Projet dharmonisation inter- conseils: les détails Congrès annuel de lACES Montréal, le 4 novembre 2013 Présenté par Gordana Krcevinac Directrice, Projet dharmonisation des BESC

Ordre du jour Raison dêtre de lharmonisation Contexte des BESC Phase de conceptualisation Mobilisation des intervenants Exécution des programmes de BESC harmonisés Échéancier de mise en œuvre Questions 2

Raison dêtre de lharmonisation 3

4 Assurer le leadership des trois organismes subventionnaires dans un contexte de formation en recherche et de carrières axées sur la recherche en constante évolution Éliminer les barrières à linnovation Répondre aux préoccupations de la communauté et des étudiants Maximiser la revue par les pairs Éliminer le double emploi dans les tâches administratives Renforcer la collaboration inter-conseils

Contexte des BESC 5

2003 Les Bourses détudes supérieures du Canada (BESC) sont mises sur pied par le gouvernement fédéral 105 millions de dollars par an sont alloués au soutien des meilleurs et des plus brillants candidats aux études supérieures au Canada Les trois organismes subventionnaires offrent bourses de maîtrise et bourses de doctorat millions de dollars supplémentaires sont alloués au programme Les trois organismes subventionnaires remettent bourses de maîtrise et bourses de doctorat Les BESC sont renommées pour rendre hommage à des chercheurs et entrepreneurs dexception : Alexander Graham Bell (Conseil de recherches en sciences naturelles et en génie [CRSNG]), Frederick Banting et Charles Best (Instituts de recherche en santé du Canada [IRSC]) et Joseph-Armand Bombardier (Conseil de recherches en sciences humaines [CRSH]) 6

Processus antérieurs des concours pour lobtention de BESC M Organisme Université Organisme Université Organisme 7

Processus des concours pour lobtention de BESC D Organisme Université Organisme Université O O O 8

Contexte de lharmonisation 2008 Lancement des bourses de doctorat Vanier (167 par année ) 2010 Lancement des bourses postdoctorales Banting (70 par année) 2012 Formation de léquipe du projet dharmonisation interorganismes 9

Le secrétariat des bourses Vanier et Banting Une plateforme de demande Un formulaire de demande Mêmes critères de sélection Services Web partagés Gouvernance inter-conseils 10

Distribution des BESC par lorganisme Bourses détudes supérieures du Canada Bourses de maîtrise : $ (1 an) Bourses de doctorat : $ (jusquà 3 ans) Répartition des bourses par organisme CRSH : Maîtrise : 1 300, doctorat : CRSNG : Maîtrise : 800, doctorat : 800 CRSNG : Maîtrise : 400, doctorat : 400 Suppléments pour études à létranger Michael Smith – Jusquà $ pour étudier 6 mois à létranger. Doit bénéficier dune BESC. 11 CRSH $CRSH $ CRSNG $CRSNG $ CRSNG : 80CRSH : 125 IRSC : 45 Nombre de bourses disponibles par année par organisme subventionnaire Maîtrise * Doctorat * IRSC $ IRSC $ *Dépenses annuelles totales liées aux BESC par organisme

Financement direct global pour la formation 12 IRSC Total du financement direct pour la formation (tous les niveaux : du 1 er cycle au postdoctorat) $ CRSNG Total du financement direct pour la formation (tous les niveaux : du 1 er cycle au postdoctorat) $ CRSH Total du financement direct pour la formation (tous les niveaux : du 1 er cycle au postdoctorat) $

Survol des budgets visant la formation * Ne comprend pas les bourses stratégiques des IRSC 13 CRSHCRSNGIRSC BESC M $BESC M $BESC M $ BESC D $BESC D $BESC D $ BESC – Total $BESC – Total $BESC – Total $ Suppléments Michael Smith $ Suppléments Michael Smith $ Suppléments Michael Smith $ CRSH – Doctorat $ B. détudes sup. – Maîtrise $BEDE $ B. détudes sup. – Doctorat $ B. détudes sup. – Total $ Vanier $Vanier $Vanier $ Banting $Banting $Banting $ BRPC $ ESII – Maîtrise $ ESII – Doctorat $ ESII – Total $ BP $BP $BP $ Total – fonds directs $Total – fonds directs $Total – fonds directs $ FONCER (indirect) $ ISFRS (indirect) $ Étudiants recevant indirectement de laide par des subventions (2 500) $ Étudiants recevant indirectement de laide par des subventions (18 500) $ Étudiants recevant indirectement de laide par des subventions () $ Total global $Total global $Total global $ * Ne comprend pas les bourses stratégiques des IRSC

Phase de conceptualisation 14

Tâches de léquipe du projet dharmonisation interorganismes Examiner dun œil critique la façon dont les trois organismes exécutent leur programme relatif aux BESC M et D et leurs autres programmes semblables Réexaminer certains des principes fondamentaux des programmes Évaluer les résultats des consultations menées récemment par les organismes Nouvelle conception Mise en œuvre 15

Principes fondamentaux du projet dharmonisation Intégration Simplicité Qualité du service Excellence Obligation de rendre compte 16

Objectifs de conception Simplifier les procédures et processus relatifs à la soumission dune demande et à la sélection des étudiants diplômés et des établissements denseignement postsecondaire Favoriser une meilleure harmonisation interorganismes des principales caractéristiques des possibilités de financement (critères dadmissibilité et de sélection, dates limites importantes, etc.) Offrir aux établissements denseignement postsecondaire canadiens la possibilité de faire un meilleur usage des bourses en tant quoutils pour recruter les meilleurs étudiants Offrir de nouvelles occasions pour les établissements et les organismes de rationaliser les tâches administratives et de favoriser lefficience dans un contexte de restrictions budgétaires Utiliser plus efficacement les ressources dévaluation par les pairs Réaliser des économies, offrir une plus grande souplesse et favoriser la réduction des obstacles inutiles qui touchent les mandats des organismes 17

Possibilités relatives à la conception : BESC M Éliminer les évaluations effectuées par les organismes Regrouper les activités liées au recrutement et à la prise de décision concernant les bourses au niveau de létablissement Financer les bourses au moyen de subventions versées aux établissements Le CRSNG renoncerait à offrir des bourses détudes supérieures à létranger 18

Modèle dentrée par rapport au modèle de sortie Modèle dentrée : létudiant fait une demande pour obtenir une BESC par lentremise de luniversité où il souhaite étudier Modèle de sortie : létudiant fait une demande pour une BESC par lentremise de luniversité quil fréquente au moment de la demande 19

Pourquoi un modèle dentrée? Pour que les universités puissent utiliser les BESC comme un outil de recrutement Pour aider les universités à retenir leurs meilleurs étudiants Pour poursuivre des objectifs stratégiques harmonisés avec les forces de létablissement Pour utiliser les bourses afin de soutenir lélaboration de nouveaux programmes de recherche Pour augmenter lefficience en éliminant la catégorie des demandeurs sans intermédiaire 20

Possibilités relatives à la conception : BESC D Le nouveau modèle sappliquerait aux BESC et aux bourses de doctorat propres aux organismes. Il faudrait revoir : les formulaires de demandes et la plateforme électronique, le CCV Règles dadmissibilité, le processus dévaluation, la revue par les pairs Politiques communes, réglements et pratiques administratives la méthode de calcul des quotas ladministration des fonds après loctroi 21

Portail des demandes Les organismes ont accepté dutiliser le Portail de recherche en tant que portail de demande unique Des ressources ont été allouées à la préparation dun formulaire en ligne Les trois éléments dune demande : 1) CV commun canadien 2) Renseignements concernant la demande 3) Pièces jointes 22

Suppléments pour études à létranger Michael Smith Intégrer des éléments de linitiative Suppléments pour études à létranger Michael Smith dans la demande dune BESC afin de simplifier le processus et de le rendre efficient Décentraliser encore plus le processus pour que lévaluation de ladmissibilité revienne à létablissement Apporter dautres changements pour faire connaître davantage le programme et faire augmenter le nombre de demandes 23

Mobilisation des intervenants 24

Activités de mobilisation Guide de discussion en ligne : visiteurs pendant la période de consultation Courriel : observations reçues détudiants, dadministrateurs, de chercheurs et de doyens Sondage : réponses de 69 agents de liaison avec les étudiants et de 52 établissements Rencontres en personnes : rencontres avec 26 représentants dassociations partenaires qui ciblent les études supérieures Conseil consultatif : a fourni des conseils en matière de conception Présentations : lors de conférences et dautres rassemblements Consultation interne : avec le personnel des trois organismes subventionnaires 25

Commentaires sur la mobilisation Le projet arrive à un moment opportun, et il pourrait améliorer le système pour tous les utilisateurs Lharmonisation des BESC (modèle unique) soulève lenthousiasme Lharmonisation des dates limites à léchelle du pays est bien accueillie La souplesse en matière des sujets de recherche est aussi bien accueillie Le modèle dentrée et laugmentation possible de la charge de travail pour les établissements suscitent de lappréhension On note des préoccupations concernant les changements à la formule de quotas et les répercussions sur les établissements qui en découleraient 26

Exécution des programmes de BESC harmonisés 27

Processus de demande Portail unique pour les demandes-Portail de recherche Harmonisation des formulaires de demande Adoption du CV commun canadien Portail pour les administrateurs des bourses Adoption de dates limites à léchelle du pays Harmonisation des objectifs de formation en recherche Harmonisation des politiques, des règles et des règlements relatifs aux programmes, de ladministration des fonds après loctroi et des pratiques dévaluation du mérite virtuelles 28

Programme de BESC M harmonisé Adoption du modèle dentrée Les étudiants pourront faire une demande auprès dun maximum de cinq établissements Le processus de sélection ne comportera désormais quune étape au lieu de deux Les universités géreront le processus de sélection et lattribution des bourses; les organismes ne procéderont plus à la sélection centralisée à léchelle nationale Lévaluation de ladmissibilité des sujets soumis sera déléguée aux universités Les universités recevront leur quota de BESC par organisme. La formule de calcul sera fondée sur la distribution moyenne actuelle du nombre de bourses à chaque établissement (lieu de validité des bourses) au cours des trois dernières années. Quotas en vigueur pendant trois ans. 29

Processus actuels relatifs aux concours pour lobtention dune bourse de maîtrise 30 Université Organisme subven- tionnaire Université Demandeurs sans intermédiaire

Processus proposés relatifs aux concours pour lobtention dune bourse de maîtrise 31 Quotas Organisme

Programme de BESC D harmonisé Concours à léchelle nationale Portail unique pour les demandes et la recherche Adoption du CV commun canadien Adoption dun modèle de cogestion par tous les organismes (changement au processus des IRSC). Le quota visant les demandes demeure en vigueur en 2013 La formule de calcul des quotas sera revue Adoption de dates limites à léchelle du pays Processus de sélection virtuel 32

33 BESC D IRSC D CRSNG D CRSH D

Quotas des bourses bourses de maîtrise pour les étudiants (BESC M) sont disponibles chaque année IRSC : 400 bourses, CRSNG : 800 bourses, CRSH :1 300 bourses Ces quotas sont établis pour les concours de 2014 à 2016 La formule pour calculer les quotas est basée sur la répartition moyenne du nombre de BESC M détenues à chaque université (lieu de validité des bourses) au cours des dernières années de concours. Les universités doivent attribuer les bourses selon le quota de BESC M reçues par année et par organisme – Ces bourses ne peuvent ni être reportées à une année subséquente ni être transférées à un autre organisme – Le quota demeure en vigueur pendant trois ans Au cours de lautomne, les organismes mettront au point un processus dattribution dun quota pour les nouveaux venus (universités) Les organismes reverront la formule de calcul pour la répartition des quotas 34

Changements administratifs Bourses versées aux établissements Élimination des obstacles structurels au niveau des organismes en ce qui concerne les questions dadmissibilité des sujets de recherche Rationalisation de ladministration des fonds après loctroi grâce à la collaboration directe avec les universités Rationalisation de la production des rapports Adoption dune structure de gouvernance du programme souple pour les trois organismes subventionnaires 35

Rôles et responsabilités Organismes : Exécuter le programme des BESC Fournir aux universités les politiques et les lignes directrices gouvernant le programme de BESC Fournir aux universités les quotas relatifs aux subventions pour les BESC M Fournir aux universités des outils harmonisés de gestion pour gérer le processus de sélection et les subventions pour le programme de BESC M, notamment : un portail commun pour la soumission des demandes sur le Web (le portail de recherche) des lignes directrices pour la sélection et ladministration des subventions par les universités les modalités relatives aux subventions qui doivent être fournies aux candidats retenus Soumettre des rapports distincts produits par les trois organismes au Parlement du Canada sur lutilisation des fonds destinés aux BESC et les résultats du programme Se réserver le droit dinterpréter et de faire respecter les politiques et les lignes directrices régissant le programme de BESC M établies dans la documentation publiée 36

Rôles et responsabilités Universités : Administrer le processus de sélection des étudiants pour attribuer les BESC M Respecter les politiques et les lignes directrices qui régissent le programme des BESC M Accepter les rôles et responsabilités décrits dans ce document Informer les candidats des résultats Gérer et administrer les subventions Utiliser les outils des organismes pour exécuter le programme de BESC M Faire rapport aux organismes de lutilisation des fonds destinés aux BESC M et des résultats du programme, pour chaque aspect du mandat des organismes Respecter les modalités de lentente (Entente sur ladministration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de recherche ), y compris le cadre de référence (Cadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche)Entente sur ladministration des subventions et des bourses des organismes par les établissements de rechercheCadre de référence des trois organismes sur la conduite responsable de la recherche 37

Annonce des résultats et des offres Portail pour les administrateurs des bourses 1 er April: Date unique pour annoncer les résultats du concours et pour afficher les offres de bourse Processus flexible Disponible à lannée 38

Production de rapport, surveillance, administration des fonds après loctroi Le travail dharmonisation se poursuit : Guide des boursiers Politiques (sur le congé parental, par exemple) Administration des fonds/production de rapport Révision des formules pour calculer les allocations et quotas Suppléments pour études à létranger Michael Smith Harmonisation des BESC D Groupe de travail des agents de liaison 39

Page web trois-agences 40

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Portail de recherche photographie 42

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Échéancier de mise en œuvre 45

Échéancier proposé Lancement du projet sur lharmonisation des trois organismes subventionnaires (Complété) Conception du programme de BESC harmonisé (Complété) Mise en œuvre des changements à apporter au programme de BESC M (Complété) Compléter conception du programme BESC D Revue des formules pour calculer les allocations et quotas Compléter lévaluation du programme BESC Compléter lévaluation du programme Vanier IRSC développement dune stratégie de formation Mise en œuvre des changements à apporter au programme de BESC D 46

Échéances importantes Mi-septembre : Lancement du portail de recherche Début novembre: Lancement du portail des administrateurs des bourses 1 er décembre :Date limite de soumission des demandes pour obtenir une BESC M 1 er avril :Communication des résultats du concours 47

Des questions? 48

Merci! Des questions ou des commentaires? Veuillez communiquer avec léquipe responsable de lharmonisation des BESC à ladresse suivante : 49