10/05/2007RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC1 Réunion des Gestionnaires dUnités Délégation Aquitaine-Limousin Jeudi 10 mai 2007 Point XLAB/BFC

10/05/2007RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC2 TVA rémanente – Xlab V8 Gestion de la TVA rémanente depuis le laboratoire Mise en oeuvre : Début dexercice 2008 Aménagement dXlab : VERSION 8 (livrable début 2008 après la bascule dexercice )

10/05/2007RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC3 Impacts de la TVA rémanente dans Xlab Crédits 2007 : notification en HT 2007 : notification en HT 2008 : notification en « HT Chargé» 2008 : notification en « HT Chargé»Dépenses Calcul AUTOMATIQUE de la TVA rémanente Calcul AUTOMATIQUE de la TVA rémanente en fonction de la déclaration du taux de TVA (obligatoire) en fonction de la déclaration du taux de TVA (obligatoire) (0% – 2,10 % – 5,50 % – 19,60 %) (0% – 2,10 % – 5,50 % – 19,60 %) sur la part TVA : 12% déductible + 88% rémanence sur la part TVA : 12% déductible + 88% rémanence Nouvelle notion de « HT Chargé » Nouvelle notion de « HT Chargé »

10/05/2007RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC4 Impacts de la TVA rémanente dans Xlab Informations supplémentaires dans Xlab Informations supplémentaires dans Xlab au niveau des fenêtres de : au niveau des fenêtres de : commande (NB : pas de saisie sur les demandes dachat)commande (NB : pas de saisie sur les demandes dachat) facturefacture montant disponible sur les originesmontant disponible sur les origines sur les états sur les états Bon de commande imprimé suivant 2 modes : Bon de commande imprimé suivant 2 modes : pour le fournisseur : HT – TVA – TTC pour le fournisseur : HT – TVA – TTC pour le gestionnaire : HT – TVA / HT chargé / TTC pour le gestionnaire : HT – TVA / HT chargé / TTC (coût réel = aide à décision du DU lors de la signature du BC)

10/05/2007RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC5 Impacts de la TVA rémanente dans Xlab Cest le « HT chargé » qui est transféré vers BFC Cest le « HT chargé » qui est transféré vers BFC Mêmes notions sur les fenêtres de commande et facture pour liaison CNRS et XlabUniv Mêmes notions sur les fenêtres de commande et facture pour liaison CNRS et XlabUniv Pas de TVA rémanente sur les Pas de TVA rémanente sur les remboursements de missions aux agents remboursements de missions aux agents salaires (sur RP) salaires (sur RP)

10/05/2007RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC6 Impacts de la TVA rémanente dans Xlab Formation sur la TVA rémanente : FIN 2007 Formation sur la TVA rémanente : FIN 2007 présentation des nouveaux masques présentation des nouveaux masques consignes spécifiques de fin dexercice en préparation de la bascule consignes spécifiques de fin dexercice en préparation de la bascule

10/05/2007RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC7 Missions – Xlab V7 Depuis module mission saisie des commandes des prestataires externes saisie des commandes des prestataires externes (Transport, hébergement, frais dinscription …) lien ainsi créé pour obtenir un coût global de mission lien ainsi créé pour obtenir un coût global de mission Mise en oeuvre : Juin 2007

10/05/2007RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC8 Info nouveauté : Juin 2007 Mise à disposition des gestionnaires dunités des historiques, par division, des mouvements enregistrés dans BFC aide au pointage XLAB/BFC aide au pointage XLAB/BFC (Crédits, Dépenses)

10/05/2007RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC9 Points divers Xlab Fiche agent Fiche agent Si missionnaire étranger : Si missionnaire étranger : Indiquer la nationalitéIndiquer la nationalité Laisser la zone INSEE videLaisser la zone INSEE vide Type : AUTREType : AUTRE Si adresse personnelle et laboratoire daffectation à létranger : laisser la zone du code postal videSi adresse personnelle et laboratoire daffectation à létranger : laisser la zone du code postal vide Code pays invalide : Code pays invalide : Vérifier le code utilisé sur le séjour de la mission (2 zones) et sur la fiche agent (nationalité – adresse personnelle – adresse labo daffectation) Vérifier le code utilisé sur le séjour de la mission (2 zones) et sur la fiche agent (nationalité – adresse personnelle – adresse labo daffectation)

10/05/2007RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC10 Points divers Xlab Facturation FRAM : Facturation FRAM : Facture saisie directement dans BFC au SFC (en facturier) Facture saisie directement dans BFC au SFC (en facturier) Sur une commande « prévisionnelle » saisie dans Xlab Sur une commande « prévisionnelle » saisie dans Xlab Nature : FonctionnementNature : Fonctionnement Fournisseur : FRAM AgenceFournisseur : FRAM Agence Identifiant : Identifiant : N° BFC : N° BFC : Marché : R / Caractère achat ligne : videMarché : R / Caractère achat ligne : vide Indication sur portail WEB de FRAM Indication sur portail WEB de FRAM Code division / numéro commande Code division / numéro commande (exemple : 0123/L00001) Organisation à mettre en place au sein du laboratoire : Organisation à mettre en place au sein du laboratoire : Commande XLAB Commande XLAB Validation sur le portail Web Validation sur le portail Web

10/05/2007RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC11 Points divers Xlab Retour factures annulées en BFC : Retour factures annulées en BFC : modification de facture pas toujours renvoyée vers Xlab modification de facture pas toujours renvoyée vers Xlab de façon aléatoire de façon aléatoire solution ponctuelle : modification manuelle solution ponctuelle : modification manuelle Retour dates de règlement : Retour dates de règlement : la facture nest pas encore prise en charge la facture nest pas encore prise en charge pas de retour de cette information pas de retour de cette information

10/05/2007RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC12 Points divers Xlab Traitement des avances : Traitement des avances : favoriser le déploiement de la carte affaire favoriser le déploiement de la carte affaire si mission en France : Marché transport et hébergement si mission en France : Marché transport et hébergement si mission à létranger : avance à titre exceptionnel si mission à létranger : avance à titre exceptionnel prévenir le gestionnaire SFC de la demande davance prévenir le gestionnaire SFC de la demande davance Le montant de lavance indiqué dans Xlab nest pas transmis vers BFC Le montant de lavance indiqué dans Xlab nest pas transmis vers BFC Ie montant est recalculé dans BFC Ie montant est recalculé dans BFC si forfait séjour : BFC ne tient pas compte des retenues séjour si forfait séjour : BFC ne tient pas compte des retenues séjour indiquer le forfait global dans la zone forfait et cocher la case davance indiquer le forfait global dans la zone forfait et cocher la case davance

10/05/2007RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC13 Points divers Xlab Solde de commande de mission : Solde de commande de mission : Une commande mission soldée ne peut plus être désoldée Une commande mission soldée ne peut plus être désoldée Superposition de dates de mission : Superposition de dates de mission : interdit dans BFC interdit dans BFC correction portée dans BFC : arrivée et départ de 2 missions le même jour si pas de superposition dhoraire correction portée dans BFC : arrivée et départ de 2 missions le même jour si pas de superposition dhoraire

10/05/2007RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC14 Points divers Xlab Un fournisseur renseigné plusieurs fois dans Xlab en fonction de diverses adresses de commande Un fournisseur renseigné plusieurs fois dans Xlab en fonction de diverses adresses de commande Ajouter une lettre après les 14 chiffre du SIRET Ajouter une lettre après les 14 chiffre du SIRET Exemples : Société DUPONT Exemples : Société DUPONT Talence service reporgraphie : aTalence service reporgraphie : a Talence service garage : bTalence service garage : b

10/05/2007RéunionGestionnaires/DR15/MD/XLAB-BFC15 Vos questions sans réponse FP : transfert fiches agents non CNRS impossible FP : transfert fiches agents non CNRS impossible Traitement des avances Traitement des avances Saisie dune remise exceptionnelle globale (dite offre commerciale) sur la commande, sur la facture Saisie dune remise exceptionnelle globale (dite offre commerciale) sur la commande, sur la facture Traitement des avoirs (-) ayant des frais de gestion (+) Traitement des avoirs (-) ayant des frais de gestion (+) Rejet depuis BFC dun « service fait » et dune « facture » quand une commande est en statut « erreur » Rejet depuis BFC dun « service fait » et dune « facture » quand une commande est en statut « erreur » Ordre de mission permanent : modification montant engagé Ordre de mission permanent : modification montant engagé