Délégation Aquitaine Limousin Equipe formatrices Xlab 1 Xlab Conseils fin dexercice 2006 Objet : Lister lensemble des actions de gestion à effectuer au niveau du laboratoire pour préparer au mieux le passage à Xlab V6 et BFC au 01/01/2007.

2 Dates Laboratoires équipés du logiciel Xlab Laboratoires non équipés du logiciel Xlab 27/11/2006 midi Date limite de réception des pièces justificatives des avances pour menues dépenses 04/12/2006 midi Date limite de réception au SFC des factures en paiement à létranger 07/12/2006Date de dernier transfert Xlab Date limite de réception au SFC des bons de commandes de fonctionnement et équipement ainsi que des demandes de mission pour saisie en Xlab délégation 07/12/2006Date de clôture dexercice dans Xlab 08/12/2006 midi Date limite de réception par le SFC des factures et états de frais de missions pour traitement sur lexercice /12/2006 Dernier contrôle des fichiers des commandes et missions en attente dintégration en GCF Solde des commandes non reportables 11/12/2006Date limite de réception de chèques par la compta 12/12/2006 Date du dernier mandatement de lexercice 2006 Dernier mandatement POPART + Charges 13/12/2006Mensuel GCF 14/12/2006Mensuel compta 1. Calendrier fin dexercice 2006

3 2. Les fournisseurs 1. Information du risque de décalage de paiement en ce début dexercice 2007 La délégation : Information par courrier faite auprès des principaux fournisseurs. Le laboratoire : Information faite auprès des fournisseurs occasionnels en joignant au bon de commande une lettre dont modèle sera prochainement mise à disposition sur lExtranet.

4 2. Les fournisseurs 1. Opérations à effectuer dans les bases Xlab Détruire tous les fournisseurs sur lesquels plus aucune commande ne sera saisie. Identifiant fournisseur : Lidentifiant des fournisseurs français doit correspondre au SIRET (14 positions) Lidentifiant des fournisseurs de lUE doit correspondre au numéro de TVA Intracommunautaire Proposition Délégation : Vous pouvez demander à la délégation le renvoi de toutes vos factures 2006 depuis la GCF vers Xlab. Lors de lintégration du retour : - éditer les bordereaux de retour de facture en modification - intégrer les factures en complétant lidentifiant de chaque fournisseur par le SIRET tel quindiqué sur les bordereaux

5 3. Les agents missionnaires 1. Information du risque de décalage de paiement en ce début dexercice 2007 Un prochain « Edito » de la Lettre du Délégué informera tous les agents des unités des risques de décalage de remboursement des frais de mission pour les déplacements qui auraient lieu sur décembre 2006 et janvier Opérations à effectuer dans les bases Xlab Détruire tous les agents pour lesquels plus aucune mission ne sera saisie. Date de naissance : Elle devient obligatoire pour Xlab, BFC et SIHRUS Au premier lancement de la V6, tous les agents sans date de naissance sont mis à jour automatiquement avec une date de naissance calculée comme suit : 01 / mois du n° INSEE / année du n° INSEE Elle doit être renseignée manuellement pour les agents étrangers sans n° INSEE et sans date de naissance

6 4. Les marchés et éléments marqués 1. Opérations à effectuer dans les bases Xlab Détruire tous les marchés CNRS obsolètes Lancer la « purge des enregistrements marqués » pour supprimer les constantes non utilisées marquées dune étoile

7 1. Une attention toute particulière doit être portée à la régularité des données de votre base Xlab Lancer régulièrement des vérifications de cohérence de votre base Xlab avec corrections automatiques (1 fois par semaine) Générer régulièrement des sauvegardes de votre base Xlab (au minimum 1 fois par semaine – voir tous les jours – sur différents supports (clé USB, CD-ROM, disque dur externe, ZIP, etc…) 5. Vérification de votre base Xlab

8 6. Préparation bascule dexercice 1. Opérations à effectuer dans les bases Xlab Vérifier que : 1. Toutes les transmissions Xlab sont au statut « Envoyés » 2. Tous les retours Xlab sont au statut « Reçus » Les boîtes dintégration doivent être vides : tous les mouvements doivent être traités Vérifier les montants des crédits notifiés : les totaux (par origines de même Codes de Gestion 1 & 2) doivent correspondre aux montants alloués par CDP en délégation Vérifier les enregistrements au statut « Enregistré » qui doivent être traités : les modifier ou supprimer si nécessaire

9 6. Préparation bascule dexercice Sélectionner les commandes non soldées et vérifier pour chacune dentre elles lopportunité de leur basculement sur 2007 (Ne rien faire sur les commandes de personnel, cest la délégation qui sen charge) Idem pour les missions Vérifier le statut des demandes dachats : elles doivent être toutes traitées ou en cours Vérifier que toute facture, qui doit lêtre, porte bien un numéro et une date de mandatement Détruire les éventuelles factures qui apparaîtraient en doublon et qui bloquent les crédits inutilement Vérifier que les missions qui ont été effectuées ont bien donné lieu à remboursement (si non : transmettre les états de frais à la délégation ou, si déjà transmis, contacter votre correspondant de gestion du SFC) Urgence pour les missions ayant fait lobjet dune avance.

10 6. Préparation bascule dexercice Lattention des gestionnaires dunités est appelée sur la consommation des crédits sur 2006 Mot dordre : - SAISIR au plus vite les COMMANDES qui sont demandées - RECLAMER auprès des fournisseurs les FACTURES dès service fait - RECLAMER aux missionnaires les états de frais dès la fin de la mission - TRANSMETTRE le tout sans attendre au SFC de la délégation pour un traitement rapide (Transfert Xlab et envoi des documents tous les jours si nécessaire) - Traiter avec vos correspondants au SFC les mouvements en attente dintégration GCF : commandes, missions, factures. - Envoyer les coordonnées fournisseurs au SFC pour les commandes et missions en attente dintégration GCF