Microsoft® Office Excel® 2007 - Formation FORM@SSISTANCE présente : FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Microsoft® Office Excel® 2007 - Formation Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint [Remarque pour le formateur : pour obtenir une aide détaillée sur la personnalisation de ce modèle, voir la toute dernière diapositive. Consultez également le texte de leçon supplémentaire dans le volet Commentaires de certaines diapositives.] Partager des données Excel en les exportant vers un site SharePoint

Contenu du cours Vue d’ensemble : Rendre des données disponibles Leçon : Partager des données Excel sur votre site SharePoint FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint La leçon inclut une liste de tâches suggérées et un ensemble de questions de test.

Vue d’ensemble : Rendre des données disponibles Est-ce que votre société utilise un site Microsoft Windows SharePoint® Services 3.0 ou un site Office SharePoint Server 2007 ? Pour permettre à plusieurs personnes à la fois de mettre à jour des données à un emplacement unique,vous pouvez apprendre à exporter des données Excel vers votre site SharePoint. Vous découvrirez ici comment placer des données dans cet emplacement partagé. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint Lorsque des informations se trouvent dans un emplacement partagé connu de tout le monde et qu’un utilisateur travaille sur les données, personne n’est obligé d’attendre pour effectuer des révisions. Par exemple, vous disposez d’une liste de noms dans Excel. Il est nécessaire que les personnes correspondantes vous donnent des informations supplémentaires. Vous pouvez exporter les noms vers votre site SharePoint, où tout le monde a la possibilité d’ajouter ses propres informations, sans devoir attendre qu’une autre personne ait fini d’ajouter les siennes.

Objectifs du cours Préparez les données à exporter vers votre site SharePoint en les convertissant sous forme de tableau. Exportez un tableau Excel dans une liste SharePoint. Modifiez les données dans la liste SharePoint. Actualisez le tableau Excel afin d’incorporer les modifications de la liste SharePoint. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint

Partager des données Excel sur votre site SharePoint FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Leçon 1 Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint Partager des données Excel sur votre site SharePoint

Partager des données Excel sur votre site SharePoint Pourquoi exporter des données Excel vers un site SharePointau lieu de partager ces données par courrier électronique, ou de les placer dans un dossier réseau à un emplacement quelconque ? FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Votre site SharePoint est un emplacement partagé sur le Web, où seules les personnes autorisées peuvent accéder aux données via un navigateur Web. Examinez la liste SharePoint de cette image. Chaque employé peut ajouter ses données à tout moment, sans devoir attendre qu’une autre personne ait fini de travailler sur la liste. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint Cette image représente une liste SharePoint (sorte de tableau Web). Un groupe d’employés a décidé d’effectuer des présentations de formation au moment de la pause-déjeuner. Richard vous a déjà indiqué la date et le titre de sa présentation. Vous souhaitez à présent que toutes les autres personnes de la liste fassent de même. Si vous souhaitez approfondir votre apprentissage des produits et technologies SharePoint, vous trouverez des références aux informations relatives à SharePoint Services 3.0 et SharePoint Server 2007 dans le Guide de référence rapide situé en fin de cours.

Créer un tableau Pour exporter la liste de noms vers votre site SharePoint, vous devez démarrer dans Excel, où vous préparez les données à l’exportation. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Pour ce faire, convertissez les données en un tableau Excel. Cela entraîne un changement d’aspect des données via l’ajout d’une mise en forme de type tableau. Mais surtout, cela vous permet d’exporter les données vers votre site SharePoint. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint

Créer un tableau Pour créer un tableau, vous devez d’abord placer le curseur dans les données. Sous l’onglet Insertion, dans le groupe Tableaux, cliquez sur Tableau. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Une fois que vous avez cliqué sur OK, Excel ajoute un ombrage en alternance aux lignes de données. Excel ajoute également des flèches de filtre automatique aux colonnes. Vous n’avez pas à vous en servir ; les flèches de filtre automatique font simplement partie intégrante du tableau. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint

Obtenir l’adresse Web de votre site SharePoint Pour pouvoir exporter le tableau vers votre site SharePoint, vous devez disposer de l’adresse Web (ou URL) de votre site SharePoint. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Vous vous habituerez à l’URL située en haut, dans la barre d’adresses. Il vous suffit simplement de prêter attention à tout ce qui se trouve avant « /default.aspx », c’est-à-dire « http://contoso » dans l’exemple actuel. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint Si vous ne l’avez pas déjà, vous pouvez obtenir l’adresse Web (ou URL) du site auprès du service informatique ou d’une personne compétente en la matière au sein de votre société. Si cet exemple s’appliquait à votre société, vous devriez utiliser « http://contoso ». Important :  Pour exporter votre tableau, vous devez avoir l’autorisation de créer une liste sur votre site SharePoint.

Exporter le tableau : partie I À présent, vous êtes prêt à envoyer le tableau vers votre site SharePoint. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Sous l’onglet Outils de tableau Création qui s’affiche lorsque vous créez un tableau, dans le groupe Données de table externe … …cliquez sur Exporter… …puis cliquez sur Exporter le tableau dans une liste SharePoint. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint

Exporter le tableau : partie II L’Assistant Exporter le tableau dans la liste SharePoint démarre. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Tapez ou collez l’adresse URL de votre site SharePoint. Tapez un nom pour la liste, par exemple Présentations de formation. Tapez une brève description de la liste. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint N’oubliez pas que vous avez besoin uniquement de ce qui se trouve avant « /default.aspx ». Par conséquent, si votre URL était http://contoso/default.aspx, l’adresse Web de la liste doit être http://contoso.

Exporter le tableau : partie II L’Assistant Exporter le tableau dans la liste SharePoint démarre. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Vous devez décider si vous souhaitez mettre à jour le tableau dans Excel à partir des modifications apportées ultérieurement à la liste SharePoint. Si tel est le cas, activez la case à cocher Créer une connexion en lecture seule à la nouvelle liste SharePoint . Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint

Exporter le tableau : partie II L’Assistant Exporter le tableau dans la liste SharePoint démarre. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Cliquez sur Suivant dans la boîte de dialogue pour vous assurer que les types de données de chaque colonne sont correctement reconnus. Cliquez ensuite sur Terminer. Excel exporte automatiquement le tableau en tant que liste vers votre site SharePoint. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint

Voir votre nouvelle liste sur le site SharePoint Un lien vers votre liste s’affiche dans la boîte de dialogue Windows SharePoint Services. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Vous pouvez soit cliquer sur OK pour fermer la boîte de dialogue, soit cliquer sur le lien dans la boîte de dialogue pour voir votre liste. Elle s’affiche sur le site SharePoint en mode Feuille de données (lequel est similaire à une feuille de calcul) pour permettre à tout le monde d’ajouter ses informations à la liste, sans devoir ouvrir Excel. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint

Indiquer aux utilisateurs l’emplacement de la liste L’étape suivante consiste à indiquer aux utilisateurs l’emplacement de la liste sur votre site SharePoint. Il existe deux façons d’y parvenir. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Envoyez un lien vers la liste. Vous voyez l’adresse URL de la liste en haut de votre navigateur Web dans la barre d’adresses. Ajoutez la liste à la barre Lancement rapide SharePoint située à gauche de la plupart des sites SharePoint. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint Dans l’option 1, notez que l’adresse URL inclut « listes » dans le lien. En effet, la liste a été automatiquement placée dans le dossier Listes de votre site, où toutes les listes SharePoint sont stockées. Les caractères « %20 » présents dans le lien représentent un espace au sein d’une URL. Si vous choisissez l’option 2, les utilisateurs peuvent cliquer sur le lien dans la barre Lancement rapide sous Listes pour accéder aux présentations de formation.

Réviser la liste SharePoint Avec la liste en mode Feuille de données, toute personne ayant l’autorisation nécessaire peut taper dans les zones appropriées pour ajouter ses données. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Par exemple, Delphine peut taper la date de sa présentation et l’intitulé correspondant. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint

Mettre à jour les données du tableau Excel Imaginez maintenant que d’autres utilisateurs ont ajouté leurs informations à la liste SharePoint. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Bien entendu, vous pouvez consulter les données révisées dans la liste SharePoint. Mais si vous le souhaitez, vous pouvez actualiser le tableau dans Excel pour  voir également les révisions dans Excel, à condition d’avoir activé la case à cocher de connexion en lecture seule lors de l’exportation de la liste. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint

Mettre à jour les données du tableau Excel Imaginez maintenant que d’autres utilisateurs ont ajouté leurs informations à la liste SharePoint. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Pour actualiser les données, sous l’onglet Outils de tableau Création, dans le groupe Données de table externe, cliquez sur Actualiser. Les données sont mises à jour dans Excel. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint

Mettre à jour les données du tableau Excel Après l’actualisation et l’obtention de mises à jour d’une liste SharePoint vers Excel, pouvez- vous apporter des modifications dans Excel et les envoyer vers la liste SharePoint ? FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Ce n’est pas possible. Les données peuvent uniquement être modifiées sur le site SharePoint et actualisées dans Excel, mais pas l’inverse. Sinon, vous pouvez apporter des modifications dans Excel et les exporter ensuite dans le tableau en tant que nouvelle liste SharePoint, en utilisant un autre nom pour la nouvelle liste. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint

Votre version est importante Ce cours explique comment exporter des données Excel vers une liste SharePoint dans Windows SharePoint Services 3.0 ou Office SharePoint Server 2007. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Vous risquez d’obtenir d’autres résultats si vous utilisez une version antérieure. Comment déterminer la version en votre possession ? Interrogez le responsable de votre site. Si vous êtes cette personne, adressez-vous à la personne qui a configuré votre serveur, probablement au service informatique. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint Sachez qu’il s’agit d’une question courante.

Suggestions d’applications pratiques FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Créez un tableau. Exportez le tableau vers votre site SharePoint. Ajoutez le nom de la liste à la barre Lancement rapide de votre site SharePoint. Révisez les données de liste du titre. Actualisez le tableau Excel. Supprimez la liste SharePoint. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint [Remarque pour le formateur : Microsoft Excel 2007 étant installé sur votre ordinateur, vous pouvez cliquer sur le lien dans la diapositive pour accéder à une application pratique en ligne. À travers l’application pratique, vous pouvez effectuer chacune de ces tâches dans Excel et votre site SharePoint, en suivant les instructions fournies pour vous guider. Important : si vous ne disposez pas d’Excel 2007, vous ne pouvez pas accéder aux instructions de l’application pratique.]

Question de test 1 La première étape pour obtenir vos données sous forme de liste SharePoint consiste à les exporter. (Choisissez une réponse.) FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Vrai. Faux. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint

Question de test 1 : réponse Faux. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 La première étape consiste à créer un tableau dans Excel. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint

Question de test 2 Après avoir exporté le tableau vers votre liste SharePoint, vous apportez des révisions au tableau Excel. Vous pouvez mettre à jour la liste SharePoint à partir de ces révisions. (Choisissez une réponse.) FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Vrai. Faux. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint

Question de test 2 : réponse Faux. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Vous pouvez mettre à jour le tableau Excel à partir des modifications apportées à la liste SharePoint, mais pas l’inverse. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint

Question de test 3 Vous devez avoir l’autorisation de créer une liste SharePoint. (Choisissez une réponse.) FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Vrai. Faux. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint

Question de test 3 : réponse Vrai. FORMASSISTANCE LAURENAN 22230 SIRET 53462852400017 Adressez-vous à la personne qui a configuré votre serveur. Elle travaille probablement dans votre service informatique. Partager des données Excel en les exportant vers un site sharepoint