CARTE D’ACHAT L’OUTIL ROP PRESENTATION DR 15, BORDEAUX 29 MAI 2009

Sommaire : Description du processus Une séquence d’utilisation du ROP Vérification des transactions sur l’application Communication avec la délégation Informations utiles Quizz

Description du processus : L’enjeu : simplifier l’acte d’achat sans complexifier la gestion La carte achat Rappel : une CB classique, seuls les retraits sont bloqués Pas de TVA, pas de références clients saisissables (comme la carte logée)  Comment rapprocher transactions et commandes pour créer automatiquement les factures ? La réponse des opérateurs bancaires : Enrichissement manuel sur leur site Internet Délai de 7 jours (après télé collecte) à respecter La réponse du CNRS Le rapprochement automatique L’enjeu : simplifier l’acte d’achat sans complexifier la gestion  il ne faut pas se contenter d’un report de charge de travail entre DR et labo

Description du processus : L’outil ROP : Un nouveau module (très proche du module carte logée), dans NOUBA Permet de : consulter toutes les transactions carte d’achat d’associer automatiquement les commandes et les transactions…. ….ou propose une liste de commandes pour rapprochement (DR uniquement) transmettre le ROP à BFC pour intégration (DR uniquement) Communiquer entre le labo et la DR

Description du processus : Schéma de circulation des données CONSULTATION Outil ROP XLAB BFC Cellule ROP gestionnaires laboratoires PAIEMENT fournisseurs GPCA achats porteurs SFC consultation Plate-forme BNP Paribas BNP Paribas TRANSACTIONS

Gestionnaire du Laboratoire ACTEURS ET OUTILS Porteur de carte Site BNPP : http://www.service-carte-achat.com Gestionnaire du Laboratoire Nouba ROP & XLAB Gestionnaire SFC Nouba ROP & BFC GPCA Nouba ROP & Site BNPP Cas du porteur et gestionnaire en même temps

Sommaire : Description du processus Une séquence d’utilisation du ROP : Se connecter Accéder aux relevés Les données du ROP La méthode de rapprochement automatique Les causes de non rapprochement Vérification des transactions sur l’application Communication avec la délégation Informations utiles Quizz

Se connecter 1/4 : http://nouba2.dsi.cnrs.fr/nouba ou http://www.dsi.cnrs.fr

Se connecter 2/4 :

Se connecter 3/4 : L’outil ROP est accessible aux : Gestionnaires de délégation en charge du traitement des ROP Gestionnaires de laboratoire (qui ont déjà accès à RECA et PUMA dans ce portail).

Se connecter 4/4 : (marché missions) Choisir l’application « ROP » et le module « Carte achat »

Accéder aux relevés : PAGE D’ACCUEIL DR PAGE D’ACCUEIL UNITÉ

Vue intégrale d’un relevé, côté délégation : Exemple d’un relevé mensuel

Consultation, côté unité Liste des transactions d’une unité : Consultation, côté unité Consultation, côté DR UMR 8542-1276 Colonne accessible uniquement en DR

Les données du relevé : 1 Les données de la transaction : Source : BNPP (fond blanc)

Les données du relevé : 2 Les données de la commande : Source : XLab fond bleu)

La méthode de rapprochement : Principe et critères de rapprochement Rapprochement AUTOMATIQUE journalier entre le flux des transactions BNP et le flux XLab intégré en BFC 1 Principe : code division identifiant carte MONTANT TTC exact (SIRET du fournisseur, si présent) 2 Critères du « rapprochement pour information » : 1 2 3 4

La méthode de rapprochement : Principe et critères de rapprochement CRITERES 1 et 2 : la commande Xlab doit être rattachée à la carte achat de la transaction 4 3 Données détaillées de la commande XLab, affichables depuis ROP

Les causes de non rapprochement 1/2 : 1 – la commande Xlab n’a pas encore parcouru le trajet Xlab / BFC / NOUBA (2 jours) Attendre… 2 – la commande Xlab est bien intégrée dans BFC mais n’est pas formatée « carte d’achat » (oubli de saisie du n° de la carte) Saisir une commande conforme 3 – aucune commande n’a encore été crée dans Xlab Créer la commande

Les causes de non rapprochement 2/2 : 4– la commande Xlab formatée « carte d’achat » n’est pas du montant exact de la transaction Modifier le montant de la commande Transaction effectuée en devises : Principe de précaution : ne pas transmettre la commande ! Tant que le fournisseur n’est pas créé Tant que le montant n’est pas exact Conseil : attendre son apparition dans le ROP et saisir la commande avec le montant converti en euros indiqué engager – sans l’imprimer (= pas de transfert vers BFC) - une commande avec un montant estimatif, modifier le montant après apparition de la transaction dans le ROP, imprimer le BDC pour transmettre la commande

Sommaire : Description du processus Une séquence d’utilisation du ROP Vérification des transactions sur l’application Communication avec la délégation Informations utiles QUIZZ

Vérification régulière des transactions sur l’application ROP : 1 pour s’assurer que toutes les transactions ont été déclarées par le porteur INDISPENSABLE : 2 pour s’assurer qu’il n’y a pas eu d’utilisation frauduleuse de la carte 3 pour s’assurer de la bonne intégration des commandes dans BFC Pour permettre le paiement du ROP par le SFC : « rapprochement pour transfert », étape préalable au transfert des données du ROP de NOUBA vers la BFC

Vérification régulière des transactions sur l’application ROP : Alerte par l’outil : SIRET FOURNISSEUR ≠ SIRET COMMANDE (non bloquant) l’application ROP effectue une proposition de rapprochement si la commande est conforme à la transaction sur tous les autres critères (formatée « carte d’achat », rattachée à la carte d’achat de la transaction et montant identique)

Vérification régulière des transactions sur l’application ROP : Alerte par l’outil : SIGNALISATION DES DEMANDES D’ACHAT (commande Xlab bloquée au statut demande dans BFC) Le fournisseur n’est pas encore créé dans BFC  Le laboratoire transmettra à la DR les éléments permettant la création du fournisseur : Raison sociale SIRET ou TVA Intracommunautaire Le RIB est optionnel

Vérification régulière des transactions sur l’application ROP : Alerte par l’outil : 2 transactions de même montant L’algorithme alloue aléatoirement une commande : De montant exactement égal Prioritairement si le SIRET est bon !!!!!!! L’algorithme ne peut JAMAIS rapprocher une commande n’étant pas destinée au bon porteur

Sommaire : Description du processus Une séquence d’utilisation du ROP Vérification des transactions sur l’application Communication avec la délégation Informations utiles

Communication avec la délégation : L’application ROP inclut un outil pratique d’échange d’informations entre gestionnaire et SFC, la colonne « NOTE » : Chaque utilisateur peut laisser un commentaire, l’effacer, le modifier pour communiquer avec son interlocuteur

Communication avec la délégation : EXEMPLE D’UTILISATION DU MODULE « NOTE » : Toujours saisir la note la plus récente au dessus de la note précédente !!!!

Sommaire : Description du processus Une séquence d’utilisation du ROP Vérification des transactions sur l’application Communication avec la délégation Informations utiles

Informations utiles : Rubrique d’aide, accessible en permanence

Sommaire : Description du processus Une séquence d’utilisation du ROP Vérification des transactions sur l’application Communication avec la délégation Informations utiles QUIZZ

QUIZZ n°1 Les numéros de commande apparaissent dans le relevé d’opération (ROP), comment la banque fait elle pour les connaître ? Elle ne les connaît pas, c’est le CNRS qui « enrichit » le ROP afin de pouvoir l’intégrer automatiquement dans BFC

QUIZZ n°1 : réponse illustrée On précise les codes couleurs entre ce qui vient de la banque et ce qui vient du SI Source : XLab fond bleu)

QUIZZ n°2 D’où vient le SIRET qui apparaît dans le ROP ? C’est le SIRET qui a été donné par le fournisseur lors de la signature de son contrat avec la banque

QUIZZ n°3 C’est mon premier mois d’utilisation, je saisis mes commandes dans Xlab, pourtant aucune n’est rapprochée Vérifier que l’identifiant carte saisi dans Xlab est bien en phase avec celui présent dans le ROP (rappel : nom du porteur / 4 derniers chiffres du n° de carte / date de fin de validité) si les symptômes persistent, consulter l’assistance utilisateur.

QUIZZ n°3 : réponse illustrée

QUIZZ n°4 Calcul de la TVA. Si le fournisseur et Xlab n’ont pas les mêmes règles d’arrondis alors : Achat à 83.61 HT et TVA à 19.6 => 99.997 TTC Commande à 100 euros Transaction à 99.99 euros Aucun rapprochement n’est possible ??? L’outil va chercher tous les rapprochements possibles à 1 centime près. Donc la divergence de calcul d’arrondis de TVA n’est pas une cause de non rapprochement !

QUIZZ n°5 Pourquoi dois je consulter régulièrement les transactions sur l’outil ROP ? Pour s’assurer que toutes les transactions ont bien été déclarées par le porteur. Pour s’assurer qu’il n’y a pas eu d’utilisation frauduleuse de la carte . Pour s’assurer de la bonne intégration des commandes dans BFC (le rapprochement pour information est la première étape) Pour communiquer avec la délégation

QUIZZ n°6 La commande n’a pas parcouru le trajet Xlab / BFC / Nouba … Pourquoi ma commande n’apparaît elle pas dans l’outil ROP ? La commande n’a pas parcouru le trajet Xlab / BFC / Nouba … La commande n’est pas du montant EXACT de la transaction Le numéro de carte achat n’a pas été sélectionné sur la commande La commande n’a pas encore été transférée … pas encore créée

SYNTHESE …… Porteur Gestionnaire du Laboratoire SFC Commande Prévisionnelle Mono ligne Typée carte achat Achat Respect des règles commande publique Facture pour récupérer la TVA Rapprochement Vérification des transactions Vérification du rapprochement Modification de la commande dans Xlab Relance des labos à faible taux de rapprochement Facture Intègration des factures ROP dans Xlab Finalisation du ROP Création des factures dans BFC Paiement de BNPP

..…..et CONCLUSION l’outil ROP : Facilite l’achat en laboratoire mais demande une plus grande rigueur sur l’engagement : Impose de saisir les commandes au centime d’euros près et au fil de l’eau ! Repose sur un travail d’équipe : porteur -> gestionnaire labo -> gestionnaire DR -> GPCA Pour tout problème contactez votre GPCA ou l’assistance utilisateur DSI : 05 62 24 25 31 ou : assistance@dsi.cnrs.fr

MERCI DE VOTRE ATTENTION