Groupe de travail à mi-parcours sur le programme Mis en place pour doubler le nombre de comptes d'épargne Afrique du Sud, 21 – 22 octobre 2010 Directives concernant l'approvisionnement Kostas Konstantinopoulos Chef de projet

Achats de Biens d'équipement, Produits et Services professionnels Biens d'équipement : Définis comme tout équipement (véhicules, équipement informatique, etc.) avec un prix unitaire supérieur (>) à USD. Produits : Définis comme toute marchandise tangible avec un prix unitaire inférieur (<) à USD. Services professionnels : Définis comme tout service utilisé dans le but de soutenir le Programme tel que, mais sans limitation, le marketing, le conseil, la mise en place de TIC, etc.

Achats de Produits WSBI peut rembourser le prix de certains produits spécifiques acquis par des banques partenaires, sous réserve que les éléments suivants soient respectés : Aucun bien d'équipement n'est concerné (c-à-d. chaque produit doit coûter moins de USD par objet). Les achats doivent être effectués pendant la période de validité de l'Accord de WSBI avec la Fondation, soit entre le 13 novembre 2008 et le 31 décembre Les achats doivent servir directement les objectifs charitables du projet. Le paiement se ferait au titre de remboursement de certains produits spécifiques.

Le remboursement sera soumis à l'accord préalable de WSBI quant aux produits à acheter ainsi qu'aux exigences concernant la facturation et les justificatifs, à savoir WSBI devra recevoir : une facture de votre banque détaillant les produits achetés, la quantité et le prix unitaire. les copies des factures justificatives reçues par votre banque du fournisseur plus une preuve du paiement. une déclaration signée émise sur papier à en-tête de votre banque confirmant la réception des produits spécifiques en question et qu'ils seront utilisés pour servir les objectifs charitables du projet réalisé en vertu du programme « Doubler les comptes d'épargne » de WSBI. Achats de Produits

WSBI peut rembourser le prix de certains services spécifiques acquis par ses membres, sous réserve que les éléments suivants soient respectés : WSBI doit participer à la sélection et à la gestion continue des services en vertu du contrat. Un contrat écrit doit être élaboré avant que WSBI n'effectue un quelconque versement à la banque partenaire ; et un tel contrat devrait spécifier que WSBI remboursera le partenaire pour ses services, à la différence d'un paiement en avance. Les sous-traitants employés par un membre de WSBI ne seront pas autorisés à acheter de biens d'équipement. Les services doivent être exécutés pendant la période de validité de l'Accord de WSBI avec la Fondation. Les services doivent servir directement les objectifs charitables du projet. Le paiement correspondra à un remboursement de certains services spécifiques concernant directement le projet. Achat de Services professionnels

Le remboursement sera soumis à l'accord préalable de WSBI quant aux produits à acheter ainsi qu'aux exigences concernant la facturation et les justificatifs, à savoir WSBI devra recevoir : une facture de votre banque détaillant les services achetés ; les copies des factures justificatives reçues par votre banque du fournisseur plus une preuve du paiement ; une déclaration signée émise sur papier à en-tête de votre banque confirmant la réception des services spécifiques en question et qu'ils seront utilisés pour servir les objectifs charitables du projet réalisé en vertu du programme « Doubler les comptes d'épargne » de WSBI.

Achat de Biens d'équipement Phase I : Définition du projet Phase II : Préparation des caractéristiques Phase III : Demande de soumissions Phase IV : Réponse des soumissionnaires Phase V : Sélection par le Comité directeur Phase VI : Gestion du contrat

Phase I : Définition du projet & Sélection Description du projet & Planification du projet en accord avec les banques Protocole d'entente (PE) signé avec les banques Achat de Biens d'équipement

Phase II : Préparation des caractéristiques La banque, avec l'assistance de WSBI, prépare en détail les caractéristiques telles que HLD, LLD, Liste du matériel (BoM), programme de travail (PoW) La banque, avec l'assistance de WSBI, prend les décisions concernant : Demande de soumissions tout en un Demande de soumissions avec fournisseurs multiples Achat de Biens d'équipement

Phase III : Demande de soumissions Demande de Cotation (DDC) Demande de Proposition (DDP) Il vaut mieux éviter de recourir à l'attribution d'un contrat à fournisseur exclusif. Toutefois, des exceptions peuvent être envisagées : TI ou autres contraintes Pour un coût total n'excédant pas USD, un appel d'offres unique peut être accepté. Achat de Biens d'équipement

Phase IV : Réponse des soumissionnaires Demande de Cotation (DDC) : réponse financière & administrative Demande de Proposition (DDP) : réponse administrative, financière & technique Les interactions avec les soumissionnaires peuvent également inclure : Des présentations Des démonstrations Des réunions Des échanges de courriels Achat de Biens d'équipement

Phase V : Sélection par le Comité directeur Composition du Comité directeur (WSBI – Banque) Évaluation des DDP/DDC en fonction des critères administratifs, financiers et techniques. Feuille de notation pour évaluer les DDP/DDC en fonction des critères administratifs, financiers et techniques. Achat de Biens d'équipement

Phase VI : Gestion du contrat Signature du contrat entre WSBI et le fournisseur choisi reposant sur les éléments suivants : Contrat signé en anglais Contrat en conformité avec l'Accord se rapportant au programme Contrat en conformité avec les lois belges Achat de Biens d'équipement

L'approvisionnement dure généralement entre 3 et 4 mois Changements fréquents au niveau des caractéristiques et de la portée du projet qui peuvent avoir des conséquences sur la livraison du projet et le budget y afférent. Négociations avec les fournisseurs pendant l'appel d'offres. Discussions avec les fournisseurs sur les articles/clauses pendant la phase de gestion du contrat. Plus de 40 contrats à être signés avec des fournisseurs au cours de ce programme. Les défis touchant à l'approvisionnement

Questions & Réponses