CONSEIL REGIONAL DU CENTRE Plateforme GIRAF (Gestion Informatisée par la Région centre des Actions de Formation) Guide Utilisateur ORGANISME DE FORMATION DFPTLV – février 2013

INTRODUCTION Le Conseil Régional du Centre vous a confié la réalisation d’un dispositif de formation La plate-forme qui gère le suivi administratif et financier de votre dispositif a été conçue comme le reflet de votre CCAP : elle applique donc les règles de gestion et les échéanciers qui y sont mentionnés La plate-forme est construite autour de 5 étapes principales L’ouverture de votre action de formation La saisie du profil de vos bénéficiaires  La saisie et la validation des heures de formation réalisées et non réalisées mais justifiées en centre et en entreprise, et autres prestations La validation d’une demande de paiement La clôture de l’action Tous droits réservés DFPTLV - février 2013

Accès à la plate-forme Le top départ de votre action vous sera donné par la réception d’un message contenant vos identifiant et mot de passe. Ce message vous indique que votre action de formation vient d’être validée par les agents de la Cellule de Gestion Formation et que vous pouvez y accéder. La plate-forme est accessible via un navigateur Internet sécurisé à l’adresse https://formation.regioncentre.fr La validation des actions de formation se fait – au fur et à mesure - sur la base des dates de début réelles transmises par les organismes de formation à gestionfp@regioncentre.fr Tous droits réservés DFPTLV - février 2013

Tableau de bord Une fois identifié, vous accédez à une page d’accueil divisée en 2 parties : Sur la partie supérieure : vous aurez accès à la liste des documents à télécharger ; Sur la partie inférieure : après avoir sélectionné l’année, vous pourrez avoir accès à un tableau de bord qui vous guidera dans le suivi des interventions à réaliser sur vos actions de formation à chacune des étapes : saisie de la date de début réelle, des bénéficiaires, des réalisations, de la date de fin réelle, des enquêtes ou du compte rendu d’exécution. En début d’année, seules les actions portant l’indication « validé par la Région » dans la colonne « statut » vous sont accessibles. Tous droits réservés DFPTLV - février 2013

Ouverture de l’action de formation Elle comporte deux étapes : * La saisie de la date de début réelle qui se fait par la sélection du lien Date de début réelle d’action à saisir. Conformément à la procédure, si cette date de début réelle est différente de la date prévisionnelle saisie dans le formulaire de réponse en ligne de l’achat de formation, vous devez envoyer un message à gestionfp@regioncentre.fr. Dès la modification intervenue sur GIRAF, vous pourrez saisir votre date de début réelle. * La sélection de la périodicité de paiement souhaitée (par trimestre civil – par défaut - ou mensuel). Tous droits réservés DFPTLV - février 2013

Saisie des bénéficiaires Cette saisie se fait par un clic sur l’onglet Fiche d’entrée bénéficiaire, puis sur le bouton Ajouter un bénéficiaire, La saisie du nom et du prénom du bénéficiaire doit être faite dans le respect scrupuleux de la carte d’identité et en majuscules non accentuées. Les tirets, les apostrophes, ou autres signes présents dans les nom et prénom doivent être remplacés par des espaces. La fiche bénéficiaire comporte des champs obligatoires et des champs non obligatoires : pour chaque bénéficiaire, vous devez renseigner dans la mesure du possible un maximum de champs qui sont soit alimentés par des saisies, soit par la sélection d’une entrée parmi une liste déroulante proposée. Tous droits réservés DFPTLV - février 2013

Création du dossier de rémunération ou RS1 Vous devrez préalablement vous assurer auprès de l’ASP que vous disposez des droits d’accès à RémuNet. Si votre action de formation, est agréée à la rémunération et si la rémunération de votre bénéficiaire est prise en charge par le Conseil régional du Centre, un onglet « création RS1 » apparaitra. Rappel : l’utilisation de cet onglet est obligatoire. Sa sélection transfèrera les données communes de la fiche bénéficiaire de GIRAF vers le RS1 et vous pourrez choisir de poursuivre la complétude du dossier de rémunération. Rappel : A tout moment sur GIRAF vous pouvez soit choisir de « valider » soit choisir « d’enregistrer » L’affichage du numéro de RS1 dans la fiche bénéficiaire apporter la confirmation du bon fonctionnement de cet interfaçage. En cas de difficulté, vous pouvez transmettre un message descriptif à remufp@regioncentre.fr Tous droits réservés DFPTLV - février 2013

Création du dossier de rémunération ou RS1 (suite) Rappel du principe de gestion d’un dossier de rémunération : Le bénéficiaire doit apporter son dossier de rémunération complet le 1er jour de sa formation L’organisme dispose d’un délai d’1 semaine pour le valider dans RémuNet L’ASP dispose d’un délai de 5 jours pour le publier. Gestion spécifique de début d’année : Si vous souhaitez traiter des dossiers de rémunération et que votre action de formation n’a pas encore été validée, il vous sera nécessaire de transmettre une demande de dérogation à remufp@regioncentre.fr afin de vous permettre de saisir le dossier de rémunération de votre bénéficiaire directement dans RémuNet. Le dossier validé, vous devrez ensuite imprimer la demande de rémunération ou RS1, la signer, la faire signer par votre bénéficiaire avant de la transmettre à l’ASP accompagnée des pièces et d’un bordereau d’envoi. Tous droits réservés DFPTLV - février 2013

Gestion des actions de savoirs de base Gestion spécifique des actions de formation de type VISAS Les données sont transférées de la plateforme Libres Savoirs dans GIRAF dès confirmation d’un visa. Afin que cet interfaçage fonctionne il convient : 1) de positionner l’apprenant sur la plateforme LIBRES SAVOIRS, sur le marché attribué soit en tant que titulaire soit en tant que sous-traitant 2) d’ouvrir l’action de formation dans GIRAF dès que son accès est rendu possible ET SEULEMENT ENSUITE 3) procéder à la confirmation des visés réalisés. NB : en cas d’anomalies, l’organisme devra prendre contact avec l’équipe d’animation de la plateforme LS Tous droits réservés DFPTLV - février 2013

Saisie des réalisations Le lien Saisie du réalisé, situé devant le nom de chaque bénéficiaire permet de saisir la réalisation pour la période en cours. Pour chaque bénéficiaire, il convient de renseigner toutes les prestations réalisées et non réalisées mais justifiées au cours de la période concernée : heures en centre et en entreprise, forfaits entreprise, forfaits validation (toutes les informations relatives aux modalités de gestion financière sont mentionnées dans le CCAP qui est accessible en téléchargement) Si le bénéficiaire est sorti de formation au cours de la période, il faut renseigner les heures réalisées AVANT de renseigner sa date de sortie de formation et préciser le motif s’il s’agit d’une sortie anticipée Conformément au Code des Marchés Publics, le ou les sous traitants doivent valider leurs réalisations avant le titulaire. Toute demande d’acompte même sans réalisation doit être validée. La validation des réalisations ne peut se faire que lorsque la réalisation précédente a été validée. La validation de la saisie des réalisations va générer l’édition de la demande de paiement. Tous droits réservés DFPTLV - février 2013

Validation de la demande de paiement La demande de paiement peut être validée par le titulaire dans les 20 premiers jours du mois suivant le mois ou le trimestre de réalisations. Cette validation entraîne la création de la facture dans l’outil de gestion financière du Conseil régional du Centre : CORIOLIS. La validation de la demande de paiement par les agents de la Cellule de Gestion Formation entraine la création du mandat. Cet interfaçage qui a permis de réduire considérablement le temps de traitement des demandes de paiement nécessite que l’on respecte les dates d’arrêt et de reprise comptables. De ce fait, en début d’année, des tests de bon fonctionnement de l’interfaçage entre GIRAF et CORIOLIS doivent être réalisés après la reprise comptable qui se situe dans le courant de la 2ème semaine du début d’année. Tous droits réservés DFPTLV - février 2013

Gestion spécifique de la demande de solde Elle comporte 5 étapes : La saisie de la date de sortie de tous les bénéficiaires de la formation La saisie de la date de fin réelle de l’action de formation (dans le respect de la procédure si cette date de fin réelle est différente de la date prévisionnelle). La saisie de l’enquête du bénéficiaire (situation à l’issue de la formation) La consolidation des enquêtes La saisie puis la validation du compte rendu d’exécution (CRE) accessible via le tableau de bord (partie qualitative et quantitative) La demande de solde sera alors imprimée, puis signée, puis transmises par courrier à la Cellule de Gestion Formation accompagnée de toutes les pièces demandés au CCAP sous un délai d’une semaine. Tous droits réservés DFPTLV - février 2013

Utilisation de l’onglet « justificatif » Cet onglet vous permet, à chaque validation d’une demande de paiement, de transmettre à la Région - par voie dématérialisée - tout document qui ne nécessite pas une signature originale. Vous pourrez également joindre tout document qui justifie des anomalies de saisies constatées sur la demande de paiement que vous venez de valider ou sur une demande de paiement qui a déjà fait l’objet d’un paiement par la Région. Les documents peuvent être joints sous tout type de format. Pour les documents importants le mode « zippé » est préconisé. Tous droits réservés DFPTLV - février 2013