Windows SharePoint Services Portail AFIS – Formation Utilisateur Avancée Ce document est la propriété de la société ADN et ne peut être reproduit et communiqué sans son autorisation ADN-PPT-v0.8

Sommaire Introduction aux sites, bibliothèques et listes Gestion des sites Navigation et arborescence des sites Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits Personnalisation des sites : Modification des pages Gestion des bibliothèques et listes Revue des différents types Versioning et approbation des documents Gestion des accès et héritage des droits ADN-PPT-v0.8

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Introduction aux sites, bibliothèques et listes Solution de portail collaboratif par Microsoft Blog, Wiki, Enquête, … Calendrier Documents C.T. Adhérents Listes Recherche

Introduction aux sites, bibliothèques et listes Groupe de pages interconnectées Site Site d’équipe Espace de travail Microsoft Office Project Espace de travail de réunion Centre de recherche Bibliothèque Documents Images Diapositives Pages Emplacement du site dans lequel vous pouvez créer, collecter, mettre à jour et gérer des fichiers avec les membres de l'équipe.  Liste Annonces Contacts Calendrier Tâches Enquêtes Collection d'informations que vous partagez avec les membres de votre équipe.

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Gestion des sites Navigation et arborescence des sites www.afis.fr Site Parent CA/CT IS Sous-sites Bibliothèques et listes Documents Calendrier Documents Calendrier

Gestion des sites Eléments de navigation personnalisables Navigation et arborescence des sites Eléments de navigation personnalisables Barre de liens supérieure permet aux utilisateurs de votre site d'accéder aux autres sites de la collection de sites, en affichant une rangée d'onglets dans la partie supérieure de chaque page de votre site. Barre de lancement rapide liens vers les listes les bibliothèques du site les sous-sites du site actif les Personnes et groupes.

Gestion des sites Pour personnaliser la barre de liens supérieure: Navigation et arborescence des sites Pour personnaliser la barre de liens supérieure: Actions du site > Paramètres du site Dans la colonne Aspect, cliquez sur Barre de liens supérieure. Effectuez l'une des actions suivantes : Pour créer des liens personnalisés pour le site, cliquez sur Arrêter l'héritage des liens. Pour utiliser les mêmes liens que le site parent, cliquez sur Utiliser les liens du site parent .

Gestion des sites Navigation et arborescence des sites Si vous stoppez l’héritage, vous pouvez ajouter, modifier ou supprimer des liens L’ordre des liens peut aussi être changé.

Gestion des sites Pour personnaliser la barre de lancement rapide: Navigation et arborescence des sites Pour personnaliser la barre de lancement rapide: Actions du site > Paramètres du site Dans la colonne Aspect, cliquez sur Lancement rapide Vous pouvez ajouter un lien, le modifier ou le supprimer. Vous pouvez aussi changer l’ordre des liens.

Gestion des sites Eléments de navigation non personnalisables Navigation et arborescence des sites Eléments de navigation non personnalisables Corbeille Afficher tout le contenu du site Barre de contenu Breadcrumb

Gestion des sites Navigation et arborescence des sites Démo

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Gestion des sites 5 niveaux d'autorisation par défaut Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits 5 niveaux d'autorisation par défaut En tant que propriétaire de site, vous pouvez choisir les autorisations à associer aux niveaux d'autorisation (à l'exception des niveaux d'autorisation Accès limité et Contrôle total) ou ajouter de nouveaux niveaux d'autorisation pour combiner différents jeux d'autorisations.

Gestion des sites Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits Contrôle total Ce niveau d'autorisation contient toutes les autorisations. Il est accordé au groupe SharePoint Propriétaires Nom du site, par défaut. Ce niveau d'autorisation ne peut être ni personnalisé ni supprimé. Création Permet de créer des listes et des bibliothèques de documents, de modifier des pages et d'appliquer des thèmes, des bordures et des feuilles de style dans un site Web. Aucun groupe SharePoint n'est associé à ce niveau d'autorisation par défaut. Collaboration Permet d'ajouter, modifier et supprimer des éléments dans des listes et des bibliothèques de documents existantes. Niveau affecté par défaut au groupe SharePoint Membres Nom du site. Lecture Accorde l'accès en lecture seule au site Web. Les utilisateurs et les groupes SharePoint associés à ce niveau d'autorisation peuvent afficher des éléments et des pages, ouvrir des éléments et des documents. Niveau affecté par défaut au groupe SharePoint Visiteurs Nom du site. Accès limité Ce niveau d'autorisation est conçu pour être combiné avec des autorisations affinées afin d'accorder aux utilisateurs l'accès à une liste, une bibliothèque de documents, un élément ou un document spécifique, sans qu'il soit nécessaire de leur accorder l'accès à tout le site. Cependant, pour accéder à une liste ou à une bibliothèque par exemple, un utilisateur doit être autorisé à ouvrir le site Web parent et à lire les données partagées telles que le thème et les barres de navigation du site Web. Le niveau d'autorisation Accès limité ne peut être ni personnalisé, ni supprimé.

Gestion des sites A la création d’un site, 3 groupes sont créés. Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits A la création d’un site, 3 groupes sont créés. Stratégie sur le site AFIS: Groupe Propriétaires du site Responsables(s) CT Groupes Membres du site Correspond au groupe du CT créé à la racine du site Groupes Visiteurs du site vide

Gestion des sites Groupes gérés par Sylvie Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits Groupes gérés par Sylvie CTIVVQ -> Correspond au groupe Membres du site dans le site CTIVVQ CTMBSE CTMI CTPG CTSMS CA Contacts CT3SAI CTFC CTFH CTTE Chapitre Toulouse Midi-Pyrénées GP_Services_Au_Profit_des_SDS

Gestion des sites Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits www.afis.fr Sous-sites Groupe CTIVVQ Groupe CTPG Groupe CTMBSE Site CTFC Site CTMBSE Site CTPG Site CTIVVQ Groupe CTFC

Gestion des sites Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits Les niveaux d’autorisation permettent d’avoir des autorisations personnalisés pour l’ensemble du site: Autorisation Membre Normal Autorisation Responsable CT et rubrique Actions du site > Paramètres > Autorisations avancées > Paramètres > Niveaux d’autorisation

Gestion des sites Démo: Création d’un niveau d’autorisation Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits Démo: Création d’un niveau d’autorisation Modification d’un niveau d’autorisation

Gestion des sites Sécurité des sites : Gestion des accès et héritage des droits L’héritage au niveau « site » n’est tellement visible. L’ensemble des utilisateurs d’un site héritent des droits auxquels ils sont affectés et peuvent accéder aux bibliothèques et listes du site suivant le niveau d’accès. Nous verrons dans le dernier chapitre comment rompre cet héritage.

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Gestion des sites Composée de Zone de composant WebPart Personnalisation des sites : Modification des pages Composée de Zone de composant WebPart Un composant WebPart est une unité d'informations modulaire qui crée les blocs de construction de base d'une page de composants WebPart. Chaque composant comporte Un titre Un menu Un corps

Gestion des sites Personnalisation des sites : Modification des pages Zones de composants Webpart Webparts ex: liste News, liste Evenements

Gestion des sites Différents composants WebPart: Éditeur de contenu Personnalisation des sites : Modification des pages Différents composants WebPart: Éditeur de contenu Permet d’ajouter du texte, des tables, des liens hypertexte et des images Image Permet d’ajouter une image ou un graphique On peut contrôler l'alignement vertical et horizontal et la couleur d'arrière-plan de l'image Affichage de liste Permet d’afficher et de modifier les données d'une liste ou d'une bibliothèque sur le site

Gestion des sites Pour ajouter une page Personnalisation des sites : Modification des pages Pour ajouter une page Créer une bibliothèque pour stocker les pages Créer une page : Actions du site > Paramètres du site > Bibliothèques et listes du site > Créer un nouveau contenu > Pages de composants WebPart Donner un nom à la page Choisir un modèle Sélectionnez le bibliothèque précédemment créée comme emplacement d'enregistrement Cliquer sur Ok

Gestion des sites Personnalisation des sites : Modification des pages Pour modifier une page, Aller sur la page et cliquer sur Actions du site > Modifier la page. On distingue les zones de WebPart Cliquer sur Ajouter un nouvel WebPart dans la zone concernée et choisir un Webpart dans la liste.

Gestion des sites Démo Création de page Modification de la page Personnalisation des sites : Modification des pages Démo Création de page Modification de la page

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Gestion des bibliothèques et listes Revue des différents types Bibliothèques Listes Autres contenus Documents Annonces Enquêtes Formulaires Contacts Forum de discussion Images Liens Calendrier Tâches Liste personnalisée Liste personnalisée en mode Feuille de données

Gestion des bibliothèques et listes Revue des différents types Création d’une bibliothèque/liste : Sur le site concerné, aller sur Actions du site > Paramètres du site > Modifier tous les paramètres du site. Sous Administration du site, Cliquer sur Bibliothèques et listes du site. Cliquer sur Créer un nouveau contenu. Choisir le type Paramétrage Paramètres > Paramètres - liste. Modifier les paramètres généraux, l’affichage, les colonnes, les autorisations, le modèle de document…

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Gestion des bibliothèques et listes Gestion des accès et héritage des droits Les bibliothèques héritent des niveaux d’accès définis au niveau du site parent. Cet héritage peut être rompu pour donner des droits spécifiques.

Gestion des bibliothèques et listes Gestion des accès et héritage des droits Dossier Fichier Sylvie Cédric Sylvie Cédric Bibliothèque Sylvie Cédric Dossier Fichier Gauthier Gauthier Site Sylvie Cédric Dossier Fichier Cédric Gauthier Marie Sylvie Bibliothèque Sylvie Dossier Fichier Sylvie Sylvie

Gestion des bibliothèques et listes Gestion des accès et héritage des droits L’héritage peut donc être rompu au niveau: D’un sous site D’une bibliothèque ou d’une liste D’un dossier D’un fichier

Gestion des bibliothèques et listes Gestion des accès et héritage des droits Pour rompre l’héritage et donner des droits personnalisés: Au niveau de la bibliothèque/liste Paramètres > Paramètres – [Type] > Autorisations pour [Type] > Actions > Modifier les autorisations Cette action copie les autorisations existantes et rompt l’héritage.

Gestion des bibliothèques et listes Gestion des accès et héritage des droits Démo

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Gestion des bibliothèques et listes Versioning et approbation des documents Le versioning peut être activé sur les bibliothèques et listes Pour les listes, on ne peut avoir que des versions principales. L’approbation peut être activé sur les bibliothèques et listes Exception: Images

Gestion des bibliothèques et listes Versioning et approbation des documents L’approbation peut couplée au versioning . Versions principales = Documents approuvées Versions secondaires = Documents Brouillon, En attente ou rejetés

Gestion des bibliothèques et listes Versioning et approbation des documents Pour activer le versioning et l’approbation: Aller sur la bibliothèque ou la liste concernée Paramètres > Paramètres – [Type] > Paramètres de contrôle de version Activer le bouton Demander une approbation du contenu pour les éléments soumis ? Dans Document - Historique des versions, spécifiez s’il faut créer des versions secondaires et s’il faut limiter le nombre de versions Dans Sécurité des éléments de brouillon, indiquez les utilisateurs qui peuvent voir les éléments brouillons. Dans Exiger l’extraction, indiquez si les utilisateurs doivent obligatoirement verrouiller le document avant de le modifier.

Gestion des bibliothèques et listes Versioning et approbation des documents Fonctionnement : Un adhérent dépose un document. Le document passe en état Brouillon, version 0.1. Il effectue des modifications tous les jours, la version s’incrémente. Version 0.x Le document est finalisé et il souhaite le faire approuver. Il pointe sur le document, ouvre le menu contextuel et clique sur Publier une version principale. Le responsable(qui dispose du droit d’approbation) peut alors aller sur le document et l’approuver ou le rejeter. Le document approuvé a la version 1.0.

Gestion des bibliothèques et listes Versioning et approbation des documents Pour voir l’historique d’un fichier Pointer sur le fichier, ouvrir le menu et cliquer sur Historique des versions. Les versions sont numérotées et listées en ordre inverse, la version la plus récente en premier.

Gestion des bibliothèques et listes Versioning et approbation des documents Démo Activer le versioning et l’approbation Déposer un document L’approuver Système des alertes

The End ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ?