REUNION DE FIN D’ANNEE 2008 LE 18 NOVEMBRE 2008 SOPHIA ANTIPOLIS 1

SOMMAIRE Le calendrier de fin d’année Le pointage des historiques Les charges à payer Les audits L’achat L’organisation DR20 Délégation Côte d’Azur l 2

Qu’est ce que les charges à payer? Elles permettent de constater la dépense sur l’année 2008. Le budget est donc consommé en 2008 alors que le payement est fait en début d’année 2009. Ces dépenses sont considérées faites sur l’année 2008 Délégation Côte d’Azur l 3

Votre responsabilité à constater des charges à payer? Le but est de rattacher les charges 2008 à l’exercice 2008 afin que les comptes 2008 soient le plus sincère et véritable tout en permettant la suppression de la période complémentaire. (2 mois traditionnellement). Ce travail vous incombe. Délégation Côte d’Azur l 4

Que faut il que vous fassiez pour constater des charges à payer? Deux choses simples: Pour les bons de commande classiques: si le bien est livré mais que vous n’avez pas la facture ou que vous n’avez pas le temps de traiter la facture alors validez le service fait. BFC calculera automatiquement la charge à payer. Pour les bons de commande prévisionnel: vous devez réduire le bon de commande annuel au niveau du montant du service fait selon une estimation la plus proche de la réalité. BFC constatera alors ce montant automatiquement en charge à payer. Délégation Côte d’Azur l 5

Point d’étape sur les audits Objectif en terme de nombre d’audits à réaliser: Avoir audités tous les laboratoires sur 3 ans Année 2007: 5 audits prévus – 5 audits réalisés Année 2008: 16 audits prévus – 13 réalisés Pourquoi des audits?: Le comptable ne fait plus de double contrôle a priori systématique. Il remplace ce contrôle par un contrôle soit contemporain soit a posteriori et part sondage en les recentrant sur les « zones à risques ». L’ordonnateur doit fiabiliser l’achat par des contrôles contemporain ou a posteriori. Le DU doit fiabiliser ses process financiers et comptables puisque son autonomie est forte. Délégation Côte d’Azur l 6

Il est basé sur une architecture nationale imposée: 25 factures L’audit de la DR20 Il est basé sur une architecture nationale imposée: 25 factures 25 missions 8 achats Mais complété par une méthodologie propre à la DR20 Discussion autour d’une « check list » de thèmes financiers et comptables. Et un compte rendu permettant: Une discussion entre le DU, le comptable, la Déléguée Régionale La signature de tous les participants L’engagement réciproque DU-DR à réaliser des actions correctives Délégation Côte d’Azur l 7

Les résultats généraux obtenus par les audits Pouvoir discuter avec le DU, ce qui a permis de répondre aux demandes des gestionnaires afin d’être mieux compris dans leur métier Pouvoir former les DU à la gestion financière et comptable, ce qui a été fait en février 2008 par la confection d’un module de formation Trouver une méthode permettant de se fixer des objectifs d’amélioration à réaliser et s’y tenir Permettre un diagnostic des process et voir les manques, notamment la rédaction du guide des recettes, la difficultés de lecture des états de frais Avoir un référentiel à jour des pratiques et de la réglementation sous forme de guide de la gestion financière et comptable Déterminer la mauvaise organisation de l’achat dans la plupart des laboratoires et proposer une organisation type Délégation Côte d’Azur l 8

L’organisation de l’achat (pour mémoire, car déjà expliqué) Désignation des acheteurs des laboratoires Formation des acheteurs (savoir négocier, les outils, l’achat au CNRS, rencontre avec gestionnaires et ACMO) Travail des gestionnaires sur la nomenclature Rencontre des acheteurs et des gestionnaires sur la nomenclature afin de définir la politique « réglementaire » des achats du laboratoire puis « commerciale » Délégation Côte d’Azur l 9

Expérimentation du 15/09/2007 au 31/10/2008 La carte achat Les chiffres : Expérimentation du 15/09/2007 au 31/10/2008 8 laboratoires + 2 services de la DR 19 cartes achat 571 transactions pour 131 810 euros Déploiement à partir de novembre 2008 15 laboratoires + 2 services de la DR 38 cartes achats Délégation Côte d’Azur l 10

Les départs et arrivées: Katia Maspimby remplace Isabelle LENOIR L’organisation DR20 L’organigramme: Les guides: Les départs et arrivées: Katia Maspimby remplace Isabelle LENOIR Isabelle Lenoir remplace Lysiane Lenoir Frederic Fontaine remplace Christine Bonnet Serge Dupont remplace Frederic Fontaine Vanessa Bodin remplace Serge Dupont (CDD 10 mois) Délégation Côte d’Azur l 11