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MicroGarage version : 5 juin 2008 Nicolas LAPIETRA

Table des matières 1. Pourquoi MicroGarage ?……………………………4 2. Les différents types de GED….…………………5 3. Fonctionnalités du produit……………………….9 4. La GED, facteur de compétitivité pour votre garage………………………………………….23 5. Annexes………………………………………………….29

1. Pourquoi MicroGarage ? MicroGarage : un logiciel indispensable à tout garage automobile :  Il est de plus en plus difficile avec Windows de retrouver un document (volume des disques de stockage d’informations en croissance exponentielle) - MicroGarage met rapidement à votre disposition tous les documents qui vous sont nécessaires (cartes grises, photos, vidéos, fiches techniques, etc…) ;  Seule la personne ayant classé le document est capable de le retrouver - MicroGarage vous permet de travailler en équipe avec efficacité et synergie ; En cas d’absence de cette personne, un service entier peut se retrouver paralysé – MicroGarage assure votre activité à tout instant : l’expérience est pérennisée dans l’entreprise ; Les autres logiciels de gestion de garage ne permettent pas l’archivage de tout type de fichier, contrairement à MicroGarage ; MicroGarage vous offre la possibilité d’associer plusieurs véhicules à un même client ; MicroGarage vous permet un accès immédiat à stocks morts (pas de mouvement de stock depuis plus de 2 ans) ;

Les différents types de GED  GED : Gestion Électronique de Documents  Une organisation pourra choisir, parmi les différents concepts de GED (ou GEIDE), celui qui répondra le mieux à ses besoins : GED Documentaire : archivage de tout type de document, recherche possible en texte intégral ( full texte) ; -> ex : Biliothèques GED Dossier ou Organisationnelle : archivage ayant pour vocation le remplacement des dossiers papier, en interface et méthode de travail ; -> ex : Administration GED Flot de Travail (WorkFlow) : gestion des règles, rôles et routes de distribution du document dans l’entreprise ; -> ex : Entreprise ayant des activités clairements définies GEIDE COLD : archivage automatique des états informatiques ; -> ex : BackOffice Publication : automatisation de la diffusion Intra / Internet des documents (site web). -> ex : E-business

Définition : la GED Flot de Travail (WorkFlow) Définition : la GED de flot de travail MicroGarage, votre solution de GED - Flot de Travail (WorkFlow).

Fédérer les documents Fédérer les documents MicroGarage permet de fédérer toutes les sources de documents (E-mails, documents bureautiques, documents papiers, fax, ...), quels que soient les outils et supports utilisés et les présente sous forme de fichiers joints à un élément de gestion (Article, Client, Véhicule, Marque, Personnel, Site, etc…).

Une organisation simple MicroGarage applique les règles d’organisation d’un Garage type (Client – Véhicule – Article - Devis – OR – BL - Facture). De cette façon, la certitude est acquise que chaque collaborateur sera capable de retrouver l’information ou le dossier… L’important n’est pas de ranger le document mais que tout le monde puisse le retrouver !

3. Fonctionnalités du Produit  Remplacer les classements de tout fichier informatique (image scannée, fichier PDF, vidéo, etc…) dans l’explorateur de fichier en les joignant à des éléments de gestion de MicroGarage (Article, Client, Véhicule, Marque, Personnel, Site, etc…) ;  Gestion personnalisable : vous personnalisez vos Devis, OR, BL, Factures ;  Gestion automatique des numéros de pièces (Devis, OR, BL, Factures) ; Recherche rapide dans toutes les listes ; Adapté à la vente de véhicules et aux contrôle Techniques.

Devis > Ordre de Réparation > Bon de Livraison > Facture Le WorkFlow Le WorkFlow Devis > Ordre de Réparation > Bon de Livraison > Facture 1. Un client arrive : vous établissez (ou non) un Devis ou un Proforma 2. Un véhicule rentre dans l’atelier, vous transformez le Devis en Ordre de Réparation ou vous créez directement un nouvel Ordre de Réparation 3. Le client vient récupérer son véhicule, vous transformez votre Devis ou Ordre de Réparation en Bon de Livraison ou vous créez directement un nouveau Bon de Livraison 4. Vous facturez votre client en transformant votre Bon de Livraison en Facture ou vous créez directement une nouvelle facture Ordre de Réparation Facture Devis / Proforma Bon de Livraison Mouvement de stock Le Flot de Travail est parfaitement identifié et n’est pas contraignant.

1 élément de gestion retrouvé parmi 100 000 Performances Performances Nombre de Clients illimité Nombre de Véhicules illimité Nombre d’Articles illimité Nombre de Fournisseurs illimité Nombre de Devis, OR, BL, Factures illimité MicroGarage, Une technologie éprouvée basé sur un puissant moteur de recherche Excellentes performances : 1 élément de gestion retrouvé parmi 100 000 en 2 secondes !

Association de fichiers À chaque Elément de gestion pourra être associé tout type de Documents provenant de sources aussi variées que : Documents Word ; Documents Excel ; Documents PDF (fiche technique, …) ; Photos ; Document papier scanné (Carte grise, …) ; Vidéo ; Audio (compte rendu de réparation, …) ; … Astuce : les fiches : Article ; Client ; Fournisseur ; Marque (de véhicule) ; Personnel ; Site ; et Véhicule possèdent toutes un onglet Fichiers joints qui vous permet d’y ranger tout type de fichier !

Des filtres sur mesure Des filtres sur mesure MicroGarage met à votre disposition des filtres divers et variés à partir des boutons ayant la forme de jumelles rouges afin que vous retrouviez facilement un élément de gestion parmi un grand nombre. Une grande puissance de recherche intégrée

Le circuit MicroGarage : la copie électronique D’un simple Clic le Document est transféré dans MicroGarage et le document est déplacé dans une Zone d’Archivage Le Document devient accessible à Tout le monde Le document original ne sera pas égaré Le document électronique arrive dans un dossier Documents entrants sur le poste utilisateur L’utilisateur Scanne le Document au lieu de le photocopier Le circuit MicroGarage : la copie électronique Le circuit MicroGarage : la copie électronique Postes MicroGarage (consultant) Station MicroGarage

Fonctionnement en réseau Sur votre serveur seront stockés tous vos documents avec votre propre stratégie de sauvegarde. Il suffira de partager un répertoire de stockage avec la base DATA_MicroGarage et tout le monde (jusqu’à 40 postes) pourront accéder à ces Documents. MicroGarage fonctionne en réseau. Serveur de données MicroGarage Données à sauvegarder en plus de vos documents Le (les) fichier(s) DATA_MicroGarage.mdb * Un poste MicroGarage à l’accueil ; * Un autre à l’atelier ; * Un autre à l’administration. -> Les mêmes informations circulent instantanément dans tout le garage !

Les véhicules d’un même client * Plusieurs véhicules peuvent être affectés à un même client ! Visualisez la fiche véhicule en double cliquant sur la zone jaune !

Une fiche véhicule La fiche véhicule * Une fiche véhicule complète qui « colle » aux cartes grises Scannez, attachez puis visualisez les cartes grises originales en 3 clics !

Les étapes de la facture * Une facturation facile et sur mesure ! Modifiez vous-même tous les éléments de la facture : Affectez la facture au véhicule du client souhaité ; Affectez la facture à un de vos employés pour le suivi statistique et calcul de primes ; Sélectionnez des articles dans votre liste puis modifier sa quantité, remise de ligne, son prix unitaire, sa TVA ; Saisissez à la volée des articles non référencés ; Saisissez des lignes de commentaire ; Ajoutez un commentaire, une remise de pied de facture, des frais de port, un éventuel acompte versé ; Imprimez la quand vous voulez !

Déclaration trimestrielle de TVA * Une aide bienvenue à la déclaration trimestrielle de TVA sur les ventes !

Certificat de cession de véhicule * Générez un Certificat de cession de véhicule pré-imprimé en 2 clics ! Il ne vous reste plus qu’à signer !

Certificat de cession de véhicule Relance des Contrôles Techniques * Générez les lettres de relance des Contrôles Techniques en 5 clics !

Les stocks morts * Retrouvez vos Stocks morts en un seul clic !

4. La GED, facteur de compétitivité pour votre garage Véritable outil de productivité, la gestion électronique de documents connaît à ce jour une révolution en s’ouvrant aux garages. Les systèmes de GED se dé complexifient en effet et deviennent désormais plus accessibles. Faites le plein de GED avec MicroGarage !

Bénéfices client Bénéfices Client  Reproduction à l’identique du processus d’organisation en place  Gain de temps (20%) : en classement ; en recherche ; en contrôle ;  Gain de place : Dématérialisation ; Compression ;  Sécurité du dossier par sauvegarde.

MicroGarage, un produit évolutif MicroGarage bénéficie d’une mise à jour par an ;  Cette mise à jour, c’est la concrétisation des remontées et des remarques utilisateurs : On questionne et on écoute nos clients ; Création d’un club d’utilisateurs ;  MicroGarage intègre les dernières technologies Module de formation en ligne au format Flash ; Importation d’états d’impression personnalisés ;  MicroGarage est bâti sur des standards de l’informatique professionnelle.

MicroGarage, un produit sécurisé  En activant l’accès sécurisé, à chaque utilisateur est associé un profil Administration Supervision Utilisation Consultation C’est l’administrateur qui est habilité à créer les utilisateurs et à leur affecter un profil.

Les 4 profils utilisateur de MicroGarage L’administrateur possède tous les droits Le superviseur possède tous les droits sauf la suppression d‘un Document L’utilisateur : opérateur de saisie qui ne peut pas créer les entrées dans les fichiers annexes Le consultant ne peut que visualiser les Documents

Les avantages de MicroGarage Facilité Rapidité Traçabilité Qualité Parfait suivi du déroulement des différentes phases du processus Une interface très conviviale Traitement automatique des tâches longues et fastidieuses Retrouvez à tout moment un document

5. Annexes : Règles de la démonstration type 5. Annexe : Règles de la démonstration type 1. Présentation de la liste des Clients 6. Transformer le Devis en Ordre de Réparation puis en Bon de Livraison puis en Facture 7. Imprimer la Facture 8. Lancer le Journal des Ventes et la déclaration de TVA 9. Sélectionner les véhicules à relancer pour le Contrôle Technique 10. Editer un Certificat de cession de véhicule (vente). 2. Joindre un fichier et le voir 3. Création d’un Véhicule qui n’existe pas et l’affecter à un nouveau Client 4. Retrouver le véhicule à partir d’une partie de son immatriculation 5. Etablir un Devis pour ce véhicule

Et maintenant une démonstration vaut mieux que de longs discours… Conclusion Conclusion Et maintenant une démonstration vaut mieux que de longs discours…