Antalis-HQ ORDERING USER GUIDE

Votre partenaire On Line « Just Click Antalis »  Leader européen de la distribution de papiers, de solutions d'emballage et de produits de communication visuelle vous présente son guide utilisateur d’Antalis.fr Votre partenaire On Line

Vous trouverez ci-dessous les principales caractéristiques des fonctionnalités proposées sur notre nouveau site web. 24/24H 7/7 Contrôle des prix et de disponibilités en temps réel. Vous pouvez créer le nombre de • Disponible à tout moment profils utilisateur que vous pour commander ou accéder • En toute liberté, et à tout souhaitez sans restriction. à vos informations. moment de la journée, vérifier 3 types de droits sont disponibles vos prix et la disponibilité de nos pour les utilisateurs : Catalogue complet de l’offre produits sur stock. Et vérifier la # Administrateur (x1): Celui qui Antalis France 1ère date de livraison possible. créer, supprime les utilisateurs. • En parcourant notre catalogue Qui affecte la fonction superviseur. Historique de commande vous serez surpris de la diversité # Superviseur (x1) : Ce statut permet • Disposer de 13 mois d’historique de notre offre. à l’utilisateur, de personnaliser la liste de commandes : Commandes de produits visible pour les autres web et traditionnelles. 3 modes de recherche pour utilisateurs. Possibilité de reprendre une trouver facilement vos produits C’est ce statut qui permet de mettre en ancienne commande pour • Recherche par mot clé place des flux de validation de recommander. • Recherche multitère : commande. • Possibilité d’exporter cet Recherche Catalogue historique en format Excel ou Paiement par Carte Bancaire ou Carte Commande Express CSV. d’achats Publiques. • Commandez en indiquant le Antalis.fr offre la possibilité de régler ses achats, par cartes bancaires VISA et MASTERCARD. Fiche Produit code article, la quantité et • Toutes nos marques disposent de passez votre commande en 3 leur fiche technique, des conseils De même Antalis propose le paiement clics. 2 modes sont disponibles: d’utilisation, Garanties Usine et par carte d’achats publiques pour les administrations et Collectivités locales. Mode simple par ligne certificats environnementaux Mode formulaire: Permettant de mettre plusieurs Visa & Mastercard Gestion des utilisateurs plusieurs produits . • Antalis.fr vous permet de répondre au mieux à vos besoins en terme d’organisation pour vos achats et vos approvisionnements

Fonctions gain de temps & Fonctions avancées Favoris choisis: Un autre utilisateur ayant un plafond • Pour gagner du temps mémoriser • La limitation du catalogue de commande à 100€ pourra les articles les plus fréquemment peut être mise en place pour un, enregistrer sans validation toutes commandés. plusieurs ou tous les utilisateurs. ses commandes inférieure ou • Antalis.fr vous offre la possibilité • Cette fonction est paramétrée égales à 100€, au dessus de ce d’organiser ces favoris en dossiers par le superviseur du compte montant, les commandes seront et sous-dossiers afin de vous client. L’équipe E-commerce assujetties à validation par le faciliter l’accès, peut vous accompagner superviseur. • Gérer et partager les favoris sur dans cette démarche. l’ensemble des utilisateurs de 3. Cas d’une demande de validation : l’ entreprise. Circuit de validation de commande. Lors de la passation de commande, Au sein d’organisations importantes, l’utilisateur est notifié que sa Caddies Sauvegardés Il est souhaité de mettre en place un commande doit être validée. • Dans le cas de commandes contrôle des commandes avant Le Superviseur est alerté par mail. récurrentes, il est intéressant de l’envoi au fournisseur. En cliquant sur le lien contenu, il sauvegarder le détail des produits Antalis.fr vous donne la possibilité de arrive directement sur le module qui constituant ce ou ces commandes. mettre en place ce circuit de lui permet de valider, modifier ou En 3 clics on récupère l’intégralité validation. refuser une commande. ou seulement certains produits, on modifie leur quantité, Pour chaque utilisateur, le Centres de Coûts et on valide la commande, après superviseur devra paramétrer un • Sur Antalis.fr il est possible de avoir déterminé l’adresse de montant maximum de commande(ou regrouper des utilisateurs sur un livraison. de budget] au-delà duquel il sera centre de coûts. demandé une validation. • Cette option permet de mieux suivre Catalogue Personnalisé Ceci sur une période à déterminer. l’historique des commandes par Antalis.fr offre la possibilité de 2. Un utilisateur ayant un plafond de service, et voir de mettre en place créer des catalogues commande égal à 0€ devra faire un budget global sur ce centre de Restreints. Ainsi les utilisateurs valider l’intégralité de ses coûts (A répartir sur les membres de Ne visualisent que les produits commandes. ce centre de coûts)

RECHERCHER UN PRODUIT ET COMMANDER 09 PANIER DE COMMANDE 15 «Easier, Faster, Richer » SE CONNECTER 06 RECHERCHER UN PRODUIT ET COMMANDER 09 PANIER DE COMMANDE 15 CONFIRMATION DE COMMANDE 22

SE CONNECTER 1

Se Connecter Si vous disposez d’un profil utilisateur 1 1 2 2 Cliquer sur « se connecter » 2 Indiquer son adresse e-mail Et son mot de passe. Conseil d’utilisation Vous avez possibilité de le Conserver en mémoire. Pour se faire, en fin d’utilisation Ne cliquer pas sur “se déconnecter” mais sur la croix de fermeture de page. 2

Se Connecter Si vous disposez d’un profil utilisateur 3 3 4 4 Si votre adresse e-mail est utilisée plusieurs fois, antalis.fr vous demandera des informations complémentaires : N° de client + nom d’utilisateur Conseil d’utilisation : Si vous ne connaissez pas votre nom d’utilisateur, cliquez sur “mot de passe oublié” 3 4 Vous avez oublié votre mot de passe ? Cliquez sur “Mot de passe oublié”. Indiquez votre adresse e-mail. Vos éléments de connexion vous sont renvoyés par e-mail. 4

Se Connecter Caractéristiques Tableau de Bord: Dernières commandes Une fois connecté, sur la partie supérieure du site vous aurez accès aux fonctionnalités : Historique de commande Paniers sauvegardés Favoris Commande en attente de validation (cas de circuit de validation de commande) Caractéristiques Tableau de Bord: Dernières commandes Caddies sauvegardés Liste de prix & grille de remise Dernières factures

SE CRÉER UN PROFIL UTILISATEUR S’enregistrer 1 Vous souhaitez vous enregistrer pour la première fois : Cliquez sur 2 S’enregistrer comme : (2a) Comme Client : Vous disposez d’un compte client chez Antalis et vous souhaitez commander en ligne. (2b) En tant que Membre : Vous n’êtes pas client Antalis, mais vous Souhaitez obtenir un accès privilégié 3 Complétez le formulaire d’enregistrement, et validez le. Votre profil sera validé dans les meilleurs délais.

RECHERCHER LES PRODUITS & COMMANDER 2

RECHERCHER UN PRODUIT 5 Modes de recherche A chaque utilisateur, sa méthode. Pour cette raison, Antalis.fr met à votre disposition 5 modes de recherche produit. Par mot-clés Multicritère Catalogue search Commande express Guide/selecteurs 3 1 1 2 2 4 3 4 5 5

RECHERCHER UN PRODUIT RECHERCHE PAR MOT CLE 1 1 2 2 On peut rechercher les codes articles Xerox par cette méthode 003R97103 pour Important ! Xerox Colotech Natural White 100gsm A3 RECHERCHER UN PRODUIT RECHERCHE PAR MOT CLE 1 Entrez un ou des mots clés relatif (s) au produit recherché. Antalis.fr vous affichera une liste de choix contextualisés. Résultats sont affichés 1 Continuez à taper et le choix s’affine. Vous pouvez également renseigner un ou des codes articles Séparés par une virgule 2 2

Les produits Xerox sont intégrés à Papier, Carton, Enveloppes RECHERCHER UN PRODUIT   RECHERCHE MULTICRITERE Le moyen le plus simple pour retrouver un produit : 4 univers de Produits : Papier, carton et enveloppes Visual Com & Signalétique Emballage & Stockage Produits d’Hygiène Choisissez la catégorie de produit. Puis en sélectionnant les différents Critères, par la technique de l’entonnoir, retrouvez le ou les produits recherchés. Aucune séquence particulière n’est à respecter. La recherche peut débuter par n’importe quel critère : Couleur, Format, certification etc… Vous pouvez également sélectionner plusieurs valeurs du même critère en gardant la touche CTRL enfoncée lors de l’opération de sélection.   Les produits Xerox sont intégrés à Papier, Carton, Enveloppes

RECHERCHER UN PRODUIT RECHERCHE MULTICRITERE   RECHERCHE MULTICRITERE   En déterminant les critères Sur les attributs produits…. …vous retrouvez dans la liste de Résultats les produits correspondants. Pour l’exemple les critères : Couleur du produit: : Jaune & Golden FSC/PEFC : FSC G/M2 : 120 g & 170g Format : 70x100

RECHERCHER UN PRODUIT Commande Express 1 Vous disposez du ou des codes articles des produits recherchés : Indiquez les et cliquez sur l’icone caddie Antalis.fr vous offre la possibilité d’utiliser cette fonctionnalité pour passer plusieurs codes articles en même temps. Cela se paramètre dans [Mon Compte/Préférences/commande Express/Formulaire]

RECHERCHER UN PRODUIT Commande Express (Option formulaire) 2 Code article Unité de cde Quantité Référence « Client » (facultatif) Ajouter au caddie Possibilité de mettre une référence sur l’entête de commande

RECHERCHER UN PRODUIT MODE CATALOGUE 1 2   MODE CATALOGUE   Choisissez une famille de produit, voir une marque 1 En passant la souris sur l’onglet « Catalogue » Les 2 modes vous amènent au même résultat. 2 En cliquant sur l’onglet « Catalogue »

LE PANIER Validation de commande 3

LE CADDIE: Commande (1ère partie) Le détail de votre caddie est présent sur l’entête d’antalis.fr et vous permet d’y aller à tout moment en cliquant dessus. Visualisation du nombre d’article contenu. Visualisation du nombre d’échantillon Le poids de la commande. Important : Si l’utilisateur se déconnecte avant d’avoir finalisé sa commande, le site lui proposera de conserver sa commande en cours : A la connexion suivante, l’utilisateur aura la possibilité d’accéder directement au caddie pour valider sa commande (en passant par l’entête) ou bien de compléter cette même commande.

LE CADDIE Commande (Partie 2) 1 2 3 Le caddie est composé en 3 parties: 1 Détail des produits commandés avec : Code article Date de livraison Prix unitaire Total HT par ligne de commande. Référence du client (optionnelle) 2 Livraison : Adresse de livraison par défaut Option de choix d’une autre adresse de livraison (préalablement enregistrée par l’équipe commerciale). Consigne ponctuelle de livraison. NB: les infos d’étage, de hall , de moyens à mettre en œuvre pour les livraisons, sont enregistrées dans le dur par les équipes commerciales. Règlement : Poids de la commande Total hors taxe Frais sur services Type de règlement : Normal ou cartes bancaires 3

LE CADDIE Détail du panier et de ses fonctions. Votre référence de commande : Référence propre du client (non obligatoire) . Celle-ci sera présente sur la facture et le Bon de livraison. Prix et disponibilité s: Permet de contrôler en temps réel , les disponibilités de stock, et la date de livraison , ainsi que les prix négociés. Sauvegarder : Il est possible de sauvegarder la commande en cours afin de pouvoir l’exploiter les fois suivantes. Pratique sur des dossiers ou des besoins constitués récurrents : un dossier client, des besoins d’un service,…. Référence de la ligne de commande (optionnelle): Une commande peut contenir plusieurs produits affectés à des N° de cdes différents. C’est géré sur antalis.fr. Validation par étape : La finalisation de la commande peut se faire directement : Livraison + règlement sur le même écran, ou procéder par étape en choisissant cette option.

LE CADDIE Les adresses de livraison Note : Chaque Utilisateur peut paramétrer une adresse par défaut : Mon Compte/Profil/Adresses En cliquant sur l’icône , l’utilisateur ouvrira la fenêtre permettant de filtrer Et choisir une adresse préalablement enregistrée par l’équipe commerciale. Dans le cas d’un nombre important d’adresse de livraison, l’utilisateur peut filtrer par n’importe lequel des critères : Ville, Code Postal, Adresse, Nom.

LE CADDIE : Choix du mode de règlement et validation Une fois que les articles sont choisis, que l’adresse de livraison est définie, il ne reste qu’a choisir le mode de règlement. Normal : délais et conditions négociés par nos équipes commerciales. Carte Bancaire : La carte bancaire comprend les cartes VISA & MASTERCARD mais également les CARTES D’ACHATS PUBLIQUES. Information importante : Lors de l’enregistrement de commande avec paiement par carte, seule est fait une demande d’autorisation auprès de l’établissement bancaire (durée de vie : 7 jours calendaires). Le prélèvement de la somme sur le compte, n’est effectif qu’une fois la livraison effectuée. Dans le cas d’une livraison supérieure à J+3, le paiement par carte bancaire n’est pas proposé afin d’éviter, les dépassements de date d’autorisation.

CONFIRMATION DE COMMANDE 9

CONFIRMATION DE COMMANDE L’utilisateur, après validation de sa commande reçoit 2 accusés de réception : La première à l’écran reprenant le N° de commande Le détail des produits commandés et la date de livraison. L’adresse de livraison. Le montant de la commande (HT , TVA, TTC)

Accès Au guide utilisateur intégrale 10