Guide de Ressources Voyages GFS Instructions pour la formation en ligne de réservations par le biais de Cliqbook

INSTRUCTIONS POUR LA RÉSERVATION DES VOYAGES D’AFFAIRES GFS À partir du 2 mars dans HomePlate>People Services, une nouvelle page intitulée Travel (Voyages) sera désormais disponible. Cette page est située immédiatement après le lien pour les Formations

Portail de Voyage de GFS 1. Allez à www.gfstravel.com. 2. Pour effectuer une réservation, Cliquer sur le lien “Effectuer une réseration”. Ce site Web contien de l’information utile pour la planification de vos voyages d’affaires. Vous y trouverez également de l’information pour les contacts, des avertissements émis par GFS, ainsi que des conseils et renseignements utiles. Prenez le temps d’examiner le contenu à votre guise.

VOUS CONNECTER À CONCUR CLIQBOOK TRAVEL 1 Connectez-vous à Cliqbook en utilisant la matrice suivante: Nom d’utilisateur = première lettre de votre prénom suivi de votre nom de famille @gfs.com Exemple: Donna Magnussen est dmagnussen@gfs.com * Le mot de passe devra être déterminé par l’utilisateur Lorsque vous utiliser Concur® Cliqbook Travel vous pouvez: Avoir accès à la même information que les agents de voyage de Professional Travel. Trouver, coordonner et réserver votre billet d’avion, véhicule de location, chambre d’hôtel, limousine, billet de train etc. Bref tout ce dont vous avez besoin pour vos voyages d’affaires. Vous conformer à la Politique de Voyages de GFS lorsque vous effectuer vos réservations.

VUE D’ENSEMBLE DU CENTRE DE VOYAGE Home – Réserver votre voyage Arrangers – Visualiser les organisateurs de voyage Trip Library – Visualise les voyages faits ou à venir Templates – Visualiser ou créer un gabarit pour les voyages fréquents. Policy – Consulter la Politique de Voyages de GFS Profile – Accéder à ou modifier votre profil. Si vous effectuer des réservations pour d’autres, vous pouvez également utiliser ce lien pour accéder à ou effectuer des modifications aux profils des voyageurs pour lesquels vous réservez. Tools – Dans cette section, vous trouverez de l’information sur les contacts, des conseils et avertissements de voyages internationaux, des cartes en plus d’une foule d’information utile pou le voyageur.

Mise à jour de votre Profil de Voyageur 1. Cliquez sur Profile Options (Options du profil) pour mettre à jour ou modifier l’information de votre profil. 1 1

Réglage des Préférences Système 1 2. Changer l’information de l’entreprise 3. Changer votre mot de passe 2 1 3

5. Cliquez dans le menu ou dérouler en bas de page pour confimer les changements apportés à votre profil. 1 5

N’oubliez pas de sauvegarder les changements!

Effectuer des Modifications au Profil d’une Tierce Personne Si vous êtes le planificateur désigné pour quelqu’un d’autre, n’oubliez pas de sélectionner le bon nom. Si vous ne voyez pas le nom de la personne: Demandez à cette personne d’aller sur le site et de vous inscrire comme planificateur de voyages; Contactez Professional Travel

Pour Effectuer une Réservation 1. Cliquer sur Travel pour effectuer une réservation 1 1

Effectuer une réservation 1 2 1 4 2. Choisissez votre destination départ / arrivée 3. Choisissez la date 4. Choisissez l’heure 5. Choisissez une fenêtre (La Politique de Voyages est de + ou – 2 heures ) 1 3 1 5

Réserver un Véhicule, un Hôtel 6. Choisissez le véhicule 7. Choisissez l’Hôtel – Les préférences de GFS ont été programmées dans Cliqbook. Pour les visualiser, défiler vers le bas 1 6 1 7 8. Trier par prix ou par dates 12 9. Selectionner Search (rechercher) 8 131 9

1 10 10. Changer les informations de facturation lorsque vous effectuez une réservation pour un département autre que le vôtre.

Examiner les Résultats de la Recherche et Choisir 11. Trier les résultats 1 11 12. Modifier les critères de recherche 1 12 13. Cliquez sur Seat pour choisir votre siège. 1 13 Un bouton de réservation vert indique que votre choix respecte la Politique de Voyage de l’entreprise Un bouton jaune ou rouge signifie qu’il est hors norme. Si vous choisissez de réserver, vous devrez entrer une raison pour valider votre choix.

1 14 14. Pour choisir le siège cliquer dessus

Réserver un Véhicule National et Enterprise sont les compagnies préférées par la compagnie. Toutefois, vous devez choisir l’agence qui offre les meilleurs tarifs selon vos besoins. Un bouton de réservation vert indique que votre choix respecte la Politique de Voyage de l’entreprise Un bouton jaune ou rouge signifie qu’il est hors norme. Si vous choisissez de réserver, vous devrez entrer une raison pour valider votre choix.

Réserver une Chamble d’Hôtel “La plupart des hôtels préférés” apparaissent accompagnés de trois (3) diamants jaunes. Ceux-ci représentent les hôtels pour lesquels GFS a négocié des tafifs préférentiels ou corporatifs. “Les Hôtels ” accompagnés de un (1) diamant jaune représentent des hôtels clients de GFS. Il n’est pas obligatoire de choisir ces derniers si vous trouvez un tarif moins cher ou si un hôtel préféré est disponible. Quelques hôtels à proximité des divisions de GFS ont un arrangement de facturation directe pour les employés de GFS. Sinon, vous devrez payer avec votre carte de crédit et réclamer la dépense dans votre compte de dépenses mensuel, selon la politique de GFS. Un bouton de réservation vert indique que votre choix respecte les Politiques de voyage de l’entreprise Un bouton jaune ou rouge signifie qu’il est hors norme. Si vous choisissez de réserver, vous devrez entrer une raison pour valider votre choix.

15. Carte des hôtels pour visualiser la disposition des hôtels à proximité de votre destination. 19 15

Confirmation de Votre Choix d’Hôtel Après avoir choisi un hôtel, vérifier la description afin d’être assuré que tous les services dont vous avez besoin sont disponibles.

16. Nommez et sauvegardez votre voyage. 17. Ajoutez des commentaires pour l’agent de voyage, y compris les besoins spéciaux . 18. Envoyez votre itinéraire à quelqu’un d’autre. 19. Ajoutez à votre itinéraire toute carte ou directions dont vous aurez besoin. 1 16 1 18 1 17 1 19

Revisez votre Itinéraire Important: Cette réservation est retenue mais pas encore achetée!!! Les prix peuvent varier jusqu’à l’émission des billets. Vous pouvez conserver votre réservation pour une période de 24heures. Après quoi, si vous ne l’achetez pas, elle sera automatiquement annulée.

Finaliser la Réservation Vous devez acheter le billet et prendre connaissance des avertissements avant que le billet ne soit émis. Une fois terminé cliquez sur OK. Si vous constatez que vous avez fait une erreur et désirez annuler, contactez un agent de Professionnal Travel immédiatement!!! Nous ne pouvons garantir qu’elle pourra être annulée.

Revisez votre itinéraire dès que vous le recevrez Liens Iteractifs 20. Cliquez ici pour visualiser votre eticket 21. Cliquez ici pour vous enregistrer auprès de la compagnie aérienne (check-in) 24 20 Vérifiez soigneusement votre itinéraire, y compris les restrictions et avis. 1 21

Annuler ou modifier une compagnie aérienne, location de véhicule, ou une réservation d’Hôtel Pour CHANGER un voyage Dans l’onglet Upcoming Trips(voyages réservés) , cliquer sur le nom du voyage que vous désirez annuler. Dans le menu sélectionnez Change Trip (Modifier le voyage). à la page (Itinéraire) Itinerary, choisissez ce qu evous voulez changer De la page (Itinéraire) Itinerary, vous pouvez: Envoyer votre itinéraire par courriel Modifier les paramètres de vos programmes de fidélisation Changer votre siège Changer l’heure ou la date de votre vol. (vous ne pouvez pas changer la compagnie aérienne) Ajouter, changer, or annuler une location de véhicule Ajouter, changer, or annuler un hôtel (certains frais peuvent s’appliquer) Pour ANNULER un voyage Pour annuler votre voyage, Cliquer l’onglet (Voyages Réservés) Upcoming Trips et cliquez sur (annuler ) Cancel. Il est toutefois recommandé de toujours contacter un agent de Professional Travel lorsque vous désirez annuler un voyage. SI le statut de votré réservation change et devient ( Émise) Ticketed, L’option (d’annulation) Cancel ne s’affichera plus. Une fois émis il n’est plus possible d’annuler. Si le statur est (confifmé) Confirmed, vous pouvez toujours essayer d’annuler. Si vous recevez un message d’erreur et n’arrivez pas à annuler le voyage dans Cliqbook Travel, contactez immédiatement un agent de Professional Travel.

Vous aimeriez réserver une vacance en famille? Cliquez sur le lien Vacances du site de voyages pour consulter les forfaits vacances de Dolphin Vacations. Vous pouvez effectuer une réservation en téléphonant directement à Professional Travel/Dolphin Vacations.

Questions? Contactez Professional Travel au 1.888.463.7651 OU Votre Coordonnatrice Voyages GFS Donna Magnussen au 616.717.6201 Donna.magnussen@gfs.com