Instruction et suivi des projets ANR au sein de la Cellule Contrats ANR 1

I Circuit des contrats ANR, coordonnées et rôle de SOMMAIRE I Circuit des contrats ANR, coordonnées et rôle de chaque intervenant de la DR17 pour le suivi des contrats ANR I Principes généraux d’établissement d’un budget ANR I Modalités du soutien de l’ANR aux pôles de compétitivité I Modalités de versement des échéances I Points essentiels du règlement financier pour la justification des dépenses Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 2

Circuit des contrats ANR, coordonnées et rôle de chaque intervenant de la DR17 pour le suivi des contrats ANR 3

1 I SPV : Cellule Contrats ANR : Contact : Isabelle EVEN, tél : 02.99.28.68.41 email : celluleANR@dr17.cnrs.fr P. 04 - Suivi des appels à projets ANR - Aide au montage des annexes financières - Suivi du circuit de signature des annexes financières - Réception de la décision d’aide ANR, des avenants Transmission au SFC – pôle recettes, SRH (gestionnaire concernée) Négociation des accords de consortium - partenaires publics 2 I SPV : Cellule Contrats ANR : Contact : Dominique ANTOINE, tél : 02.99.28.68.51 email : celluleANR@dr17.cnrs.fr - Négociation des accords de consortium - partenaires publics / privés Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 4

3 I SFC : Pôle Recettes : Contacts : Chantal DELMAS, tél : 02.99.28.68.34 email : chantal.delmas@dr17.cnrs.fr Laurence GUICHARD, tél : 02.99.28.68.42 email : laurence.guichard@dr17.cnrs.fr Patricia PAUGAM, tél : 02.99.28.68.38 email : patricia.paugam@dr17.cnrs.fr P. 05 - Mise en place et suivi des crédits - Si besoin, modifications en cours d’échéance des montants positionnés sur les EOTP toutes dépenses et personnel - Information du montant disponible sur l’OTP des contrats ANR dans BFC 4 I SPV : Cellule Contrats ANR : Contact : Sylvia Gesvret, tél : 02.99.28.68.32 email : celluleANR@dr17.cnrs.fr Justification des dépenses : réalisation des relevés de dépenses (intermédiaire et fin de projet) Informations sur le règlement relatif aux modalités d’attribution des aides ANR Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 5

Principes généraux d’établissement d’un Budget ANR 6

1 I Assiette et taux de l’aide Pour le CNRS, l’assiette de l’aide est le coût marginal du projet : il inclut les moyens complémentaires nécessaires à la réalisation du projet et les frais de gestion. Lorsque l’assiette de l’aide est le coût marginal, le taux d’aide est de 100 %. P. 07 2 I TVA Les aides versées par l’ANR n’entrent pas dans le champs de la TVA : le calcul de l’assiette s’effectue sur la base des dépenses HT. 3 I Calcul du coût du projet Quelque soit le mode de calcul de l’assiette de l’aide, il est demandé au partenaire d’évaluer le coût complet de sa participation. L’annexe recense l’ensemble des coûts contribuant à la réalisation du projet. Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 7

Méthode de calcul de l’assiette de l’aide : Les annexes financières se calculent à partir de 2 grands postes de dépenses : Poste fonctionnement Poste équipement P. 08 Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 8

Méthode de calcul de l’assiette de l’aide : Le calcul du coût complet prend en compte : Poste fonctionnement : - Dépenses de personnels (permanents, non permanents avec demande de financement ANR, non permanents sans demande de financement ANR ; Il s’agit des coûts salariaux chargés mais non environnés) - Frais de missions - Autres dépenses de fonctionnement (consommables, petits matériels) - Prestations de service externe au projet (ce sont des travaux exécutés pour la réalisation du projet - les prestations sont réalisées pour le compte et sous le contrôle d’un prestataire bénéficiaire – elles font l’objet d’une facturation du prestataire auprès de ce partenaire) - Frais de gestion (Ils correspondent aux frais prélevés par l’organisme gérant l’aide ANR. Ils sont pris en compte pour le calcul du coût complet du projet; Le taux maximum est de 4 % des coûts entrant dans l’assiette de l’aide) P. 09 Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 9

Méthode de calcul de l’assiette de l’aide : Le calcul du coût complet prend en compte : Poste équipement Sont considérées comme dépenses d’équipement, les matériels dont la valeur unitaire est supérieure à 4 000 Euros HT P. 10 Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 10

Frais d’environnement des organismes de recherche Ils correspondent aux coûts récurrents des organismes de recherche. Ils n’entrent pas dans l’assiette de l’aide mais sont nécessaires pour l’estimation du coût complet du projet. Ils sont évalués en proportion des coûts de personnels (permanents et non permanents) engagés sur le projet. Le taux d’environnement au CNRS est de 80 % P. 11 Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 11

Taux maximum de financement Synthèse : couts éligibles pour le calcul de l’assiette de l’aide Taux maximum de financement 100% des coûts marginaux COUTS DE PERSONNEL PERMANENT COUTS DE RECRUTEMENTS financés par ANR COUTS DE RECRUTEMENTS non financés ANR => TOTAL COUTS PERSONNEL (A) MISSIONS / CONSOMMABLES PRESTATIONS DE SERVICE EXTERNE FACTURATION INTERNE EQUIPEMENT => TOTAL AUTRES COUTS (B) => TOTAL COUTS (A+B=C) FRAIS DE GESTION : 4% de (C) ENVIRONNEMENT DU PERSONNEL : 80% de (A) => COUT COMPLET DU PROJET => ANR: 100% COUTS MARGINAUX P. 12 Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 12

Modalités du soutien de l’ANR aux pôles de compétitivité 13

1 I Modalités et conditions P. 14 Le soutien de l’ANR aux pôles de compétitivité s’effectue à travers le financement des projets de recherche sélectionnés par l’ANR et labellisés par un (ou des) pôle(s) de compétitivité. Les partenaires d’un projet labellisé par un pôle de compétitivité et retenu par l’ANR dans le cadre de l’appel à projets pourront se voir attribuer un complément de financement par l’ANR. Pour les laboratoires publics, le complément de financement est destiné à couvrir des frais supplémentaires liés à la participation du laboratoire aux activités du pôle. Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 14

2 I Calcul du complément P. 15 En dessous de 50 000 Euros d’aide au partenaire, il n’y a pas de complément de financement. Pour des montants d’aide au partenaire entre 50 000 € et 200 000 €, le taux de 6 % est appliqué au montant de l’aide initialement accordée par l’ANR. Au–dessus de 200 000 €, le complément de financement est plafonné à 12 000 €. Le complément de financement est octroyé par l’ANR en un seul versement, effectué en totalité au début du projet. Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 15

3 I Types d’activités et exemples d’actions en relation avec le pôle Type d'activités menées en relation avec le pôle Exemples d'actions (non limitatifs) 01 Ingénierie de projets de recherche partenariale Dépenses internes ou externes relatives au montage de projets impliquant des partenaires membres du pôle 02 Recherche de partenaires Frais de participation à des actions / réunions (notamment à l'international) menées dans l'optique de consolider des partenariats avec des membres du pôle 03 Réflexions stratégiques (positionnement stratégique, validation des défis...) Frais liés aux actions conduites dans le cadre de définition d'axes stratégiques du pôle (workshops, consultance, documentation…) Veille concurrentielle (étude de marché dans un cadre collectif ) Veille scientifique réalisée dans un cadre collectif 04 Mise en place de moyens, procédures ou équipements communs ou d’intérêt commun (outils de gestion de projet, outils de veille...) Formation collective (Réglementation, propriété intellectuelle, business plan, …) Droits d'accès à des bases de données dans un cadre collectif 05 Actions collaboratives (communication, comparaisons internationales, colloques...) Organisation de revues de projets, colloques thématiques, .. au bénéfice des membres du pôle Participation dans le cadre d'une démarche collective à des forums, conférences, séminaires nationaux ou internationaux 06 Valorisation de la recherche, en lien avec les acteurs de la valorisation membres du pôle Dépenses liées à la maturation de projet dans une optique de valorisation ultérieure des résultats (dépôt de brevets, preuve de concept, ...) P. 16 Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 16

Modalités de versement des échéances 17

1 I Paiement des avances P. 18 Le CNRS travaille à l’avancement, c’est-à-dire que chaque année, il met en place les crédits nécessaires au laboratoire pour mener à bien son projet sans tenir compte de l’échéancier de versements de l’ANR. La 1ère mise en place de crédits s’effectue à la notification, sous réserve, que le responsable scientifique ait communiqué au Service Financier le montant de ses besoins en Personnel et Toutes dépenses pour l’année en cours. Les mises en place suivantes interviennent en début de chaque année, sous réserve, le cas échéant, de la production des rapports scientifiques intermédiaires prévus et que le responsable scientifique ait communiqué au Service Financier le montant de ses besoins en Personnel et Toutes dépenses pour l’année. NB : L’accord de consortium doit être signé dans les 12 mois suivant la notification. La non fourniture de ce document dans les délais conduit à la cessation de paiement des avances. Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 18

2 I Paiement du solde P. 19 Le règlement du solde est effectué sous les 2 conditions suivantes : Après expertise favorable, dans le délai fixé par l’agence, du compte rendu scientifique de fin de projet, l’agence pourra éventuellement demander des éléments complémentaires avant de procéder au versement du solde. Sur présentation du relevé récapitulatif des dépenses produit et certifié par l’organisme bénéficiaire et signé par son représentant légal ou son agent comptable, ainsi que des documents justificatifs de dépenses. NB : Le montant du solde est ajusté pour tenir compte de la dépense réelle, dans la limite du montant de l’aide. Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 19

Points essentiels du règlement financier pour la justification des dépenses 20

1 I Poste fonctionnement Dépenses de personnel Seules sont admises les dépenses concernant les rémunérations versées à des personnes recrutées sur contrat temporaire (salaires, charges sociales afférentes et indemnités de stage). La durée des recrutements ne peut excéder la durée de l’opération. NB : Le texte de l’appel à projets peut fixer des règles de financement complémentaires au règlement financier, notamment en matière de dépenses de personnel (personnes.mois ou pourcentage du montant total de l’aide). P. 21 Dépenses de missions Sont admises les dépenses concernant les frais de déplacement, hôtellerie et restauration effectuées dans le cadre de la réalisation du projet par les membres de l’équipe projet. NB : Si le montant des dépenses de missions excède le montant prévisionnel de plus de 5 % du montant de l’aide totale, le responsable scientifique doit envoyer un courrier à l’ANR pour argumenter ces dépenses supplémentaires. Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 21

Dépenses de prestations de service externe Le coût de ces prestations figure de façon individualisée parmi les dépenses de fonctionnement et doit rester inférieur ou égal à 50 % du coût global de l’aide par projet, sauf dérogation accordée par le directeur de l’agence sur demande motivée du bénéficiaire. P. 22 Autres dépenses de fonctionnement Sont considérées comme autres dépenses de fonctionnement : - Frais de laboratoire (consommables, réactifs…) - Petits matériels dont équipement d’une valeur unitaire inférieure ou égale à 4 000 € HT - Frais de propriété intellectuelle de brevets ou licences induits par la réalisation de l’opération. Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 22

Autres dépenses justifiées par une procédure de facturation interne Ce sont des prestations de service réalisées en interne à votre organisme. Pour pouvoir être prises en compte, ces prestations doivent faire l'objet d'une facturation interne au sein de votre organisme, à savoir : le service réalisant la prestation doit émettre une facture qui sera "payée" par le service l'ayant commandée. P. 23 Frais généraux de gestion Ces frais ont un caractère forfaitaire et sont plafonnés à 4 % du coût total des dépenses éligibles hors frais généraux. 2 I Poste équipement Sont considérées comme dépenses d’équipement les matériels dont la valeur unitaire est supérieure à 4 000 € HT. Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 23

3 I Modifications Les demandes de modification sont adressées par écrit au directeur général de l’agence qui prend la décision d’approbation et de refus. P. 24 Modification par le bénéficiaire de la répartition prévisionnelle des dépenses Pas de demande d’autorisation pour les modifications de répartition des dépenses à l’intérieur du poste fonctionnement. POSTE FONCTIONNEMENT PERSONNEL NON PERMANENT MISSIONS PRESTATIONS DE SERVICE EXTERNE AUTRES DEPENSES DE FONCTIONNEMENT FACTURATION INTERNE FRAIS DE GESTION Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 24

Variation de 30 % du montant de l’aide ANR = 100 000 * 30 % = 30 000 Pas de demande d’autorisation pour les modifications de répartition des dépenses entre les postes fonctionnement et équipement, si la variation n’excède pas 30 % du montant de l’aide ANR. P. 25 POSTE FONCTIONNEMENT (A) ANNEXE FINANCIERE MODIFICATIONS PERSONNEL NON PERMANENT 37 000 47 000 MISSIONS 5 000 PRESTATIONS DE SERVICE 1 154 AUTRES DEPENSES DE FONCTIONNEMENT 3 000 FRAIS DE GESTION 3 846 POSTE EQUIPEMENTS (B) EQUIPEMENTS > 4 000 € HT 50 000 40 000 MONTANT DE L’AIDE ANR (A+B=C) 100 000 + 10 000 - 10 000 Variation de 30 % du montant de l’aide ANR = 100 000 * 30 % = 30 000 Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 25

Variation de 30 % du montant de l’aide ANR = 100 000 * 30 % = 30 000 Demande d’autorisation pour les modifications de répartition des dépenses entre les postes fonctionnement et équipement, si la variation excède 30 % du montant de l’aide ANR. POSTE FONCTIONNEMENT (A) ANNEXE FINANCIERE MODIFICATIONS PERSONNEL NON PERMANENT 37 000 2 000 MISSIONS 5 000 PRESTATIONS DE SERVICE 1 154 AUTRES DEPENSES DE FONCTIONNEMENT 3 000 FRAIS DE GESTION 3 846 POSTE EQUIPEMENTS (B) EQUIPEMENTS > 4 000 € HT 50 000 85 000 MONTANT DE L’AIDE ANR (A+B=C) 100 000 P. 26 - 35 000 + 35 000 Variation de 30 % du montant de l’aide ANR = 100 000 * 30 % = 30 000 NB : En cas de dépassement des 30 % de variation sans demande préalable du bénéficiaire ou sans autorisation préalable de l’agence, le solde peut ne pas être versé si l’agence juge que le dépassement de variation est non recevable. Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 26

Modification de la durée La durée d’exécution de l’opération peut être prorogée, au maximum d’une année, et dans la limite d’une durée totale de projet de 48 mois, sur demande du bénéficiaire validée par le coordinateur du projet. Toute demande de prorogation doit cependant impérativement être formulée par écrit auprès de l’agence 3 mois avant le terme de l’opération. Elle est accordée par simple courrier de l’agence. P. 27 Autres modifications Le bénéficiaire est tenu d’informer l’agence de toute modification substantielle du dossier fourni, en particulier, celles qui concernent le responsable scientifique du projet, le lieu d’exécution de l’opération, l’adresse du bénéficiaire ainsi que les coordonnées bancaires. Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 27

4 I Comptes rendus Comptes rendus intermédiaires Ils seront adressés par le bénéficiaire à l’agence selon une périodicité et dans des formes qu’elle aura décidées en fonction de la nature des projets soutenus. Un compte rendu pourra ainsi être demandé chaque semestre. P. 28 Quand un projet est réalisé en collaboration, le coordinateur du projet centralise les comptes rendus intermédiaires des différents bénéficiaires avant de les retransmettre à l’ANR, accompagnés d’une synthèse. Dans le cas où, l’ANR constate que la capacité du bénéficiaire à mener le projet selon les modalités prévues initialement est mise en cause ou que l’avancement du projet présente un retard significatif par rapport au calendrier prévu; L’agence pourra décider, après avoir mis en demeure le bénéficiaire de présenter ses observations, de suspendre tout versement ou/et de demander le reversement total ou partiel des sommes versées. Comptes rendus scientifiques de fin d’opération Au plus tard dans un délai de 2 mois suivant la date d’expiration de la période d’exécution de son opération, le bénéficiaire devra adresser à l’agence un compte rendu final faisant état de l’ensemble des résultats obtenus. Quand un projet est réalisé en collaboration, un compte rendu unique est fourni par le coordinateur. Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 28

5 I Relevé des dépenses P. 29 Le relevé des dépenses final doit être fourni au plus tard dans les 2 mois suivant la date de fin du projet. Seules les dépenses ayant un rapport direct avec la réalisation du projet sont prises en compte. Aucune dépense antérieure à la date de début ou postérieure à la date de fin du projet ne peut être prise en compte. La date à prendre en compte pour la dépenses n’est ni la date de l’engagement, ni la date de la commande, ni la date de la facture, mais la date du service fait. Le montant du solde est ajusté pour tenir compte de la dépense réelle. Si le montant d’aide justifié est inférieur au montant des avances versées, le trop perçu donne lieu à reversement. Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 29

6 I Abondement pôle de compétitivité Ce bilan est établi en même temps que le relevé des dépenses final. Outre une déclaration du montant total des dépenses réalisées dans le cadre de l’abondement spécifique au pôle de compétitivité, le partenaire concerné doit fournir un descriptif des activités menées dans ce cadre. Dans l’éventualité d’un montant de dépenses inférieur à l’abondement pôle versé ou d’une utilisation de l’abondement pôle jugée non recevable, l’unité support demande au partenaire le reversement du trop perçu, ou le montant du trop perçu vient en déduction du solde de l’aide du partenaire pour le projet. Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 30

7 I Contrôle – Vérification du service fait P. 31 A tout moment, durant l’exécution du programme et dans un délai maximal de 2 ans à compter de la date de demande de versement du solde ou, à défaut, de la date prévue de fin des travaux, des personnes habilitées par l’agence peuvent procéder sur place et sur pièces à tout contrôle relatif aux mesures prises pour l’exécution du programme, à l’état de réalisation de celui-ci et à la vérification du service fait par le constat de la réalité des dépenses justifiées. Le refus d’un de ces contrôles éventuels entraîne l’annulation de l’aide. Délégation Bretagne et Pays de la Loire l Cellule Contrats ANR l 2011 31

MERCI POUR VOTRE ATTENTION celluleANR@dr17.cnrs.fr 32