Sous la direction de M. Wessels EQUIPE 6 Etude de cas: PROJET DEPLOIEMENT Sous la direction de M. Wessels Mars 2006

PLANNIFICATION

PLANIFICATION DU DEPLOIEMENT S-8 - En début du déploiement le Pilotage fixe les critères techniques des agences à migrer au DSIO - Premières listes d’agences proposées par le DSIO - Détermination du volume d’agences à migrer par rapport au calendrier et ressources déployeurs et moniteurs disponibles S-6 - Engagement des commandes de matériel informatique - Commandes pour mise à disposition des lignes Numéris - Coordination de la génération de l’ensemble des paramètres techniques pour la migration des agences

S-4 - Construction des tournées par affectation des ressources et S-4 - Construction des tournées par affectation des ressources et négociation des tournées avec le DSIO et monitorats - Consolidation des tournées et affectations, semaine par semaine, des tournées du mois M - Diffusion aux déployeurs de leur tournée du mois M. - Gestion des stocks J-5 Feu vert donné à tous les acteurs du déploiement pour la migration des agences planifiées - Envoi des OM et diverses instructions aux déployeurs pour préparation des tournées JOUR J - Migration de l’agence et reprise de l’ancien matériel S+1 - Traitement administratif - Recyclage de l’ancien matériel - Gestion des stocks

COMMUNICATION

Les outils de communication Communication asynchrone : Accès Internet dans les concessions grâce aux ordinateurs portables Le courrier pour le suivi des notes de frais Site Intranet de l’entreprise Communication synchrone : Mise à disposition du numéro de téléphone portable du chef de projet Téléphone portable pour chaque déployeur

Communication verticale Avant le lancement du projet : Réunion de présentation et d’organisation en présence de la secrétaire, des 10 déployeurs et du chef de projet Tous les jours : - Chaque déployeur remplit 1 fiche journalière (recette de la journée) sur le site Intranet. - Chaque responsable de concession remplit 1 fiche journalière (recette de la journée) sur le site Intranet.

Toutes les semaines : - Le chef de projet contacte par téléphone chaque déployeur - Le chef de projet communique à tous les déployeurs par le site Intranet : - le planning - les consignes - l’itinéraire - les copies de réservation - Chaque déployeur communique par le site Intranet un bilan de la semaine

Tous les mois : Le chef de projet communique au Directeur un bilan d’avancement du projet lors de réunions (compte-rendu)

Communication horizontale : Les déployeurs communiquent entre eux sur le site Intranet en cas de besoins professionnels.

Communication en cas de risques Risques mineurs : Remplir une fiche d’incidents et l’envoyer par mail Risques majeurs : 1 / Joindre par téléphone le responsable de région 2 / Envoyer, par la suite, un mail au chef de projet et au responsable de région Risques bloquants : 1 / Joindre le chef de projet directement par téléphone 2 / Envoyer, par la suite, un mail au chef de projet

SEMAINE TYPE DU MANAGER

SOMMAIRE LUNDI Tableau de bord Évaluation du reste à faire MARDI Réunion hebdomadaire de l ’équipe projet Gestion de stock et des incidents MERCREDI Suivi du budget hebdomadaire de fonctionnement Contrôle du planning général JEUDI Traitement administratif Gestion de planning et de l ’itinéraire des déployeurs VENDREDI Maîtrise des coûts et de délai Préparation de la réunion de mardi

LUNDI 8h00-8h30:Lire fiche journalière des déployeurs sur intranet 8h30-11h00: Tableau de bord (état d’avancement du projet) 11h00-12h30: Feuilles de suivi: état de chaque tâche (temps alloué et engagements financiers) 14h00-16h00: Évaluation du reste à faire 16h00-16h30: Gestion de retour concession sur intranet pour le ressenti (satisfaction client) 16h30-18h00: Gestion des imprévus

MARDI 8h00-8h30: Lire fiche journalière des déployeurs sur intranet 8h30-11h15: Réunion hebdomadaire de l’équipe projet 11h15-12h30: Compte rendu d’avancement 14h00-15h30: Gestion de stock et des incidents 15h30-16h30: Gestion des relations et des conflits 16h30-17h00: Gestion de retour concession sur intranet pour le ressenti (satisfaction client) 17h00-18h00: Gestion des imprévus

MERCREDI 8h00-8h30: Lire fiche journalière des déployeurs sur intranet 8h30-11h00: Contacter les déployeurs par téléphone 11h00-12h30: Suivi de budget hebdomadaire de fonctionnement 14h00-16h00: Contrôle du planning général 16h00-16h30: Gestion de retour concession sur intranet pour le ressenti (satisfaction client) 16h30-18h00: Gestion des imprévus

JEUDI 8h00-8h30: Lire fiche journalière des déployeurs sur intranet 8h30-12h30: Traitement administratif (réunion à la place 1 fois par mois) 8h30-11h15: Réunion avec le COPI (1 fois par mois) 11h15-12h30: Compte rendu de la réunion 14h00-16h00: Gestion du planning et de l’itinéraires des déployeurs 16h00-16h30: Gestion de retour concession sur intranet pour le ressenti (satisfaction client) 16h30-18h00: Gestion des imprévus

VENDREDI 8h00-8h30: Lire fiche journalière des déployeurs sur intranet 8h30-11h00: Maîtrise des coûts et de délai 11h00-12h30: Suivi de budget hebdomadaire de fonctionnement 14h00-16h00: Préparation de la réunion de mardi 16h00-16h30: Gestion de retour concession sur intranet pour le ressenti (satisfaction client) 16h30-18h00: Gestion des imprévus

POLITIQUE DE MANAGEMENT

Proposition de mise en place d’une prime Anticipation d’un problème concernant les ressources humaines : - 1er mois : découverte et mise en place - 2ème mois : rythme de croisière, début d’essoufflement - 3ème mois : début de lassitude des déployeurs, apparition possible de non qualité Solution: Mise en place d’une prime pour remotiver l’équipe

Deux cas à traiter: 1 / Les déployeurs sont embauchés par l’intermédiaire d’une SSII: solution choisie 2 / Les déployeurs sont embauchés en CDD directement (ANPE ou autre)

Cas N°1: Les déployeurs sont embauchés par l’intermédiaire d’une SSII Mise en place d’un système de Bonus/Malus dès la réalisation du contrat de mission avec la SSII BONUS = 2% de la valeur totale du contrat si sont respectés: - Le délai (+/- 2 semaines de marge) - La qualité (technique + relationnelle): satisfaction du responsable de chaque concession - Le coût (aucun surcoût éventuel)

MALUS Non responsabilité de la SSII (météo, pb de concessions, …) : Pas de malus Responsabilité de la SSII (mauvaise gestion des déployeurs): Malus = 1% de la valeur totale du contrat si délai / qualité / coût non respectés

Mise en place d’une grille d’évaluation de la non qualité responsable d’un malus. 3 types de non qualité : Le délai n’est pas respecté : retard de plus de 2 semaines (marge) La qualité technique : non résolution d’un problème technique La qualité relationnelle : insatisfaction du/des responsable(s) de concession(s) Le surcoût (perte, dégradation, remplacement tardif d’un déployeur malade…)

Les déployeurs sont embauchés en CDD Cas N°2 : Les déployeurs sont embauchés en CDD (ANPE ou autre) Mise en place d’un système de « prime de motivation » Montant et modalité de versement de la prime: Fin du projet : l’équivalent d’1 mois de salaire en prime de fin de projet

Règles d’attribution de la prime: Le travail est effectué correctement si: - délai respecté - qualité du travail technique - bon relationnel avec les concessions (ponctualité, respect…) - règles de communication respectées

La satisfaction de ces critères est à évaluer par le chef de projet - Etude des fiches de tâche journalière rendus par chaque déployeur - Contact avec les responsables de concessions: fiche de recette rendue par chaque concession avec critères de satisfaction du déployeur - Gestion des divers problèmes apparus

LES RISQUES

Incidents Classification des incidents par catégorie et par fréquence d’apparition : Risques bloquants : B Risques majeurs : M Risques mineurs : m

Risques Bloquants : Les Vols Stockage, topologies et Accès Délégations de Province (Unique et spécifique à chaque Délégation) Electricité dans agence Les DOA (Traitement et Statistique) Le Froid ! Livraison vérolée Stations, Serveurs, Portables. Arrêt Maladie et gestion. TP1 (site central) Changement de configuration le jour de l’installation avec refus de déploiement en chantage.

Risques Majeurs : Déstockage inter Délégation Pourcentage de DOA à analyser  France Télécom (Chemin critique, Délai, Transpac)  Commande ligne FT. délai de 6 à 12 semaines conséquence des annulations de migrations à J – 1. Annulation site Remasteurisation des lots de stations et de serveurs. Equation : Nombre Sta/Svr/Ptb/// Capacité de stockage /// Rythme de livraisons /// Besoins en déploiement. Montée en charge incidents proportionnelle au déploiement Effacement des données Concessionnaire sur Vax

Risques mineurs : Les Souris hémiplégiques Idem pour la gestion des consommables Pb Vax du au manque de maintenance suite à remplacement Portable et son marketing Camions en mauvais état. Saturation dispo ligne FT dans le cas de multi PVS Prise de rendez vous manqué avec FT Transporteurs. Ponctualité Gestion Maladie Moniteurs/DO2I

Risques mineurs : Une délégation Régionale perd 2 moniteurs sur le déploiement Manque de documentation portable aux Concessionnaire et refus (Prise en main impossible)  Les bricoleurs soft Ouvert le samedi et fermé le Lundi Méconnaissance Concessionnaire sur nouveau matériel (Souris) Mobilier Concessionnaire non adapté