© Fujitsu Limited, 2010 Processus iProcurement 16 juillet 2013 Immobilisations et immobilisations payées davance – Guide de référence

© Fujitsu Limited, 2010 Table des matières Définition de ce que nous entendons par immobilisations et immobilisations payées davance. Principaux changements effectués dans iProcurement. Trois façons de procéder pour soumettre une demande dachat pour des immobilisations dans iProcurement. Démonstration : Créer une demande dachat dans Demande hors catalogue. Créer une demande dachat dans le Magasin principal (Main Store). Créer une demande dachat dans le magasin en ligne de Staples (Bureau en gros). 1

© Fujitsu Limited, 2010 Définitions Qu'est-ce qu'une immobilisation? Les actifs qui ne peuvent pas être convertis facilement en espèces sont des immobilisations. Les immobilisations comprennent également les actifs d'une entreprise qui ne sont pas vendus directement à ses clients, par exemple : véhicules automobiles, mobilier, matériel de bureau, ordinateurs, etc. Qu'est-ce qu'une immobilisation payée d'avance? Les immobilisations payées d'avance sont des achats payés en entier ou en partie avant de recevoir le produit ou service en question, par exemple : des licences de logiciels. 2

© Fujitsu Limited, 2010 Principaux changements 1. Demande hors catalogue Si l'élément demandé est une immobilisation, l'utilisateur doit sélectionner une catégorie d'immobilisations applicable à l'élément. Notez que toutes les catégories d'immobilisations commencent par « FA% ». 3

© Fujitsu Limited, 2010 Principaux changements 2. Demande d'achat pour une immobilisation payée d'avance Si vous créez une demande pour une immobilisation payée d'avance, veuillez sélectionner le type de demande « Prepaid (Paid in Advance) » et saisir les renseignements requis. 4

© Fujitsu Limited, 2010 Principaux changements 2. Demande d'achat pour une immobilisation payée d'avance Champs dates de début (start) et dates de fin (end) Ces champs doivent être dûment remplis. Si vous ne disposez pas de ces renseignements au moment de soumettre votre demande, veuillez fournir une date estimée dans ces champs. Note : cette date nest pas celle de la création de votre demande dachat ou celle apparaissant sur votre facture, mais bien celle à laquelle les services doivent être fournis. Exemple : 5

© Fujitsu Limited, 2010 Principaux changements 2. Demande d'achat pour une immobilisation payée d'avance Versements échelonnés sur plusieurs années Si la durée du service (Service Period) sétend sur plusieurs années, la demande dachat devra tenir compte de chaque versement effectué si limmobilisation nest pas payée davance en un seul versement. Lexemple ci-dessous porte sur un contrat de trois ans avec des versements annuels. Exemple : 6

© Fujitsu Limited, 2010 Principaux changements 3. Nouveaux champs PCC Il est recommandé de toujours choisir un « demandeur » faisant partie du PCC désiré afin que le gestionnaire responsable du PCC puisse approuver la demande. Ce champ ne doit être utilisé que sil ny a aucun employé dans le centre de coût (PCC) ou lorsque le personnel relevant du PCC désiré n'est pas en mesure d'approuver physiquement la demande. Pour ce faire, le nom du responsable du budget doit être ajouté manuellement dans la liste des approbateurs. 7

© Fujitsu Limited, 2010 Sources dapprovisionnement 1.Magasin principal (Main Store) Dans le magasin principal, un utilisateur peut demander une mise à niveau de son portable ou un portable pour un employé nouvellement embauché, des accessoires pour son portable, et des logiciels couramment utilisés comme Microsoft Office, Adobe Professional et VM Workstation. 2.Magasin en ligne Staples (Bureau en gros) Ce lien vous permet daccéder directement au site Web de Bureau en gros. Vous pouvez y acheter du matériel de bureau, des moniteurs, des imprimantes, des casques découte, et dautres articles de consommation. 3.Demande hors catalogue Lutilisateur peut acheter un article dans Demande hors catalogue lorsquil nest pas offert par le Magasin principal ou le magasin en ligne de Bureau en gros. 8

© Fujitsu Limited, 2010 Démonstration 1.Créer une demande dachat dans Demande hors catalogue. 2.Créer une demande dachat dans le Magasin principal (Main Store). 3.Créer une demande dachat dans le magasin en ligne de Staples (Bureau en gros). 9

© Fujitsu Limited, 2010 Créer une demande dachat dans Demande hors catalogue Cas typiques : Demande dacheter un nouveau serveur aux fins de la mise à niveau du progiciel Oracle dont le prix unitaire sélève à $. Demande de contracter une entente de 12 mois pour la maintenance de matériel informatique, au montant de $, débutant le 1 er janvier 2014 et se terminant le 31 décembre

© Fujitsu Limited, 2010 Créer une demande dachat dans le Magasin principal Cas typique : Demande de mise à niveau dun ordinateur portable qui date de plus de 6 ans. 11

© Fujitsu Limited, 2010 Créer une demande dachat dans le magasin en ligne de Staples Cas typique : Demande dachat dune imprimante personnelle. 12

© Fujitsu Limited, 2010 Site Web des Approvisionnements Matériel de formation et ressources à votre disposition : 13

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