Présentation à LUnion des municipalités du Nouveau-Brunswick Conférence annuelle 2013 Fredericton, NB – Le 4 octobre 2013

Le 1 er septembre 2010, une nouvelle loi concernant laccès à linformation et la protection de la vie privée est en vigueur: La Loi sur le droit à linformation et la protection de la vie privée Conçue pour le domaine public Fait la promotion de lesprit douverture et de transparence Accorde le droit de demander des renseignements concernant les affaires publiques des organismes publics Accorde le droit de demander ses propres renseignements personnels Oblige les organismes publics de protéger les renseignements privés en tout temps La Loi «arrive en ville» le 1 er septembre 2012

Également créé le 1 er septembre 2010 Indépendant du gouvernement La Commissaire est une agente de lAssemblée législative Un organisme de surveillance impartial veillant à lobservation de la Loi sur le droit à linformation et la protection de la vie privée (ainsi que la Loi sur l'accès et la protection en matière de renseignements personnels sur la santé )

Dinterpréter la Loi De renseigner le public de ses droits Dencourager louverture et la transparence De fournir des conseils sur la meilleure application des nouvelles règles Dassurer la conformité avec la Loi

Reçoit des: Demandes de renseignements généraux au sujet de la Loi Plaintes concernant les réponses aux demandes de renseignements Avis concernant des inquiétudes relativement à la vie privée ou des violations de la Loi (traitement des renseignements personnels durant la collecte, lutilisation, la communication, la conservation ou la destruction) Mène des enquêtes et résout des: Plaintes à linformel, dans la mesure du possible Publie des: Rapports des conclusions suite aux enquêtes

DROIT DACCÈS Régit selon les règles retrouvées à la Partie 2 Demande daccès aux documents qui contiennent des renseignements privés PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE Régit selon les règles retrouvées à la Partie 3 Protection en tout temps des renseignements privés

DROIT DACCÈS Seules les règles connexes à la protection de la vie privée sous la Partie 2 peuvent être utilisées dans le contexte des exceptions à la communication des renseignements privés PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE Règles de la Partie 3 ne relèvent pas du processus de demande de communication de renseignements; plutôt utilisées en tout temps par les organismes publics pour protéger les renseignements privés

Renseignements personnels Protégés car leur divulgation pourrait causer une atteinte injustifiée à la vie privée Renseignements commerciaux Protégés car leur divulgation pourrait nuire aux affaires o Les deux types de renseignements peuvent néanmoins être communiqués (paragraphes 21(3) et 22(3)) Car ne constitue pas une atteinte injustifiée ou ne nuit pas Exemple: renseignements personnels dun cadre ou dun employé de lorganisme public pouvant être communiqués: la classification de son poste léventail de son salaire ses avantages ses attributions, ou ses indemnités de déplacement

Si les renseignements sont protégés sous une autre loi, la Loi est dite conforme à cette protection sauf sil existe un conflit relativement à leur divulgation Exemple: lorsquun individu ou une entreprise (tierce partie) consent à la communication de ses propres renseignements qui sont autrement protégés par une autre loi Le procédé des marchés publics en est une bonne illustration

Niveau de confidentialité adéquat pour les renseignements personnels et commerciaux, tout en assurant la promotion de la transparence et la responsabilité Règles qui visent à ne permettre laccès du public quaux renseignements auxquels il a droit Si lon fait une demande pour recevoir des renseignements contenus dans une soumission une fois que lappel doffres fut attribué, la municipalité doit demander au soumissionnaire sil consent à la communication VOIR le Guide pour les municipalités sur le procédé des marchés publics et la Loi

DROIT DACCÈS Accorde au public le droit daccès aux renseignements contenus dans les documents détenus par les organismes publics Mots clés: laccès aux renseignements plutôt quaux documents Encourage la communication des renseignements, sous réserve dexceptions limitées et précises Oblige les organismes publics de respecter le droit daccès – obligation de prêter assistance

Codifiée à larticle 9 de la Loi Impose à lorganisme public une obligation positive dassister lauteur de la demande - quil/elle reçoive sans délai une réponse entière, adéquate et pertinente Encourage lorganisme public de communiquer avec lauteur de la demande: Clarifie la demande si elle nest pas précise Précise les renseignements demandés Aide à limiter létendue dune demande large où possible Assure que lauteur de la demande reçoive les renseignements auxquels a droit et fournie une réponse satisfaisante

Tous les renseignements qui relèvent des affaires publiques de lorganisme public, de ses activités et de ses fonctions Qui se trouvent dans ses documents Exemple: renseignements contenus dans les procès verbaux de réunions, les rapports, les décisions prises, les notes écrites, la correspondance, les courriels, les messages textes, etc. Comprend aussi les renseignements créés avant la date de mise en vigueur de la Loi

Traiter la demande en favorisant la communication de linformation La réponse devrait avoir du sens Droit daccès peut seulement être restreint par des exceptions spécifiques et limitées Délai de réponse est 30 jours – à moins que le délai nait été prorogé avec approbation

Deux genres dexceptions: Obligatoire: lorganisme public ne peut pas divulguer les renseignements Facultative: le responsable de lorganisme public doit en arriver à une décision quant à la communication des renseignements En fonction des facteurs pertinents présents au moment où la demande est faite

Exemples dexceptions obligatoires à la communication Renseignements qui révèlent des recommandations au Conseil exécutif Renseignements fournis à titre confidentiel à un gouvernement Renseignements fournis dans le cadre dune enquête en matière de harcèlement ou au sujet du personnel Renseignements personnels lorsque le responsable est davis que la communication constituerait une atteinte injustifiée à la vie privée dun tiers Intérêts commerciaux ou financiers dun tiers lorsque le responsable est davis que la communication serait préjudiciable

Exemples dexceptions facultatives à la communication Avis ou recommandations destinés à un organisme public Renseignements protégés selon le privilège des communications entre client et avocat Projets qui nont pas encore été mis en œuvre Évaluations confidentielles Renseignements dont la communication serait nuisible: aux relations intergouvernementales à des instances judiciaires à un individu à la sécurité publique

Pour toute exception facultative à la communication, le responsable de lorganisme public doit: considérer communiquer les renseignements demander pour le consentement (lorsque nécessaire) examiner les facteurs pertinents concernant la communication (ou la non communication) existant au moment où la demande à été faite seulement décider de refuser la communication lorsque le refus peut être justifié La décision du responsable peut être examinée par la commissaire ou la cour

Le délai de réponse peut être prorogé de deux manières: Peut proroger le délai pour répondre de 30 jours additionnels si le traitement de la demande se trouve parmi les situations énumérées au paragraphe 11(3) Peut demander à la Commissaire pour un prolongement du délai de réponse: lorganisme public doit démontrer les raisons pour lesquelles du temps additionnel est nécessaire Commissaire encourage la communication de réponses partielles, le cas échéant

Lauteur de la demande qui nest pas satisfait de la réponse peut: Déférer laffaire à la Cour du Banc de la Reine (requête juridique, doit être déposée dans un délai de 30 jours) ou Déposer une plainte auprès du Commissariat à laccès et à la protection de la vie privée dans un délai de: 60 jours après avoir reçu la réponse, ou 120 jours après avoir fait la demande si aucune réponse nait été reçue

La Commissaire doit enquêter chaque plainte En premier, tente den arriver à un règlement informel À la satisfaction des parties En conformité avec la Loi Tout en fournissant des conseils sur lapplication des règles Avons créé une approche conversationnelle pour enquêter et résoudre les plaintes concernant municipalités Si le processus de règlement informel na pas réussi, un rapport des conclusions denquête sera publié Le rapport pourrait avancer des recommandations

Lorsquun rapport des conclusions renferme des recommandations, lorganisme public doit: Respecter les recommandations à lintérieur de 15 jours, ou À lintérieur de 15 jours, aviser lauteur de la demande et la Commissaire de sa décision de ne pas accepter les recommandations Déclenche le droit dappel à la cour pour lauteur de la demande Lorsque le rapport ne contient aucune recommandation: Il ny pas de droit dappel et le seul recours disponible est la révision judiciaire de la décision de la Commissaire

Considérer les bénéfices de rendre linformation disponible au public de façon continue Par exemple: ordres du jour, procès-verbaux, indemnités de déplacement et éventail des salaires, rapports et documents relatifs aux décisions qui ont été prises, etc.

Les élus créent deux genres de documents: Documents qui seront remis à un organisme public pour effectuer un suivi Sont assujettis à la Loi Documents relatifs aux affaires de circonscription, mais qui ne seront pas remis à un organisme public pour effectuer un suivi Pas assujettis Porter attention à la vie privée

PROTECTION DE LA VIE PRIVÉE Organismes publics doivent protéger les renseignements personnels en leur possession La Loi établit des règles gouvernant la manipulation des renseignements personnels pendant la collecte, la conservation, lutilisation, et la communication.

Principes directeurs - de recueillir, dutiliser et de partager : SEULS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS QUIL NEST RAISONNABLEMENT NÉCESSAIRE et PAR CEUX QUI DOIVENT LES CONNAÎTRE POUR RÉALISER LA FIN VISÉE

Survient lorsque des renseignements personnels (pouvant identifier une personne) sont : perdus volés recueillis, utilisés, communiqués ou éliminés de manière non autorisée ou sans consentement ou quune personne non autorisée y accède

Manque dattention, erreurs commises Courriel envoyé à un autre destinataire que celui prévu Enveloppe adressée par erreur à une personne qui a le même nom Envoi par télécopieur en utilisant le mauvais numéro Perte ou vol de renseignements Peu de garanties sécuritaires Clé USB ou ordinateur portable – pas protégé par mot de passe Documents pas entreposés dans un endroit sécuritaire Accès ou communication non-autorisé Communication de renseignements personnels en dehors des limites des fonctions de lemployé Atteinte intentionnelle – « snooping »

Limiter latteinte Évaluer le tort causé Informer personnes touchées par latteinte Informer la Commissaire Prête assistance et donne des conseils Obligatoire de le faire pour certains – fournisseurs de soins de santé Adopter des mesures correctives afin déviter que la situation ne se reproduise

RÉFLÉCHIR avant de parler ! CONSIDÉRER avant décrire ! SARRÊTER UN INSTANT avant de cliquer !

Regent Fredericton, NB E3B 7H8 Tel/Tél: Toll-free/Sans frais: Fax/Fac: /Courriel: