séminaire Optimiser son temps Elisabeth Noguès février 2006 séminaire Optimiser son temps Elisabeth Noguès

Présentations Déroulement Règles du jeu Matériel Optimiser son temps BIENVENUE Présentations Déroulement Règles du jeu Matériel

Maîtriser la dimension temps Optimiser son temps Maîtriser la dimension temps Déléguer des mandats S’organiser dans le quotidien Planifier l’action dans le temps

docteur J’ai mal à mon temps Optimiser son temps docteur J’ai mal à mon temps

Apprenez à ne pas perdre de temps ! Optimiser son temps Apprenez à ne pas perdre de temps !

Nous vivons plusieurs temps en même temps Optimiser son temps Nous vivons plusieurs temps en même temps horloge Culturel nature pouvoir biologique psychologique

Notre comportement face au temps Optimiser son temps Notre comportement face au temps été chante consomme plaisir facilité hiver travaille épargne rendement effort Cigale Fourmi Présent > Futur Futur > Présent

Optimiser son temps Parkinson Fraisse Pareto Carlson

Optimiser son temps résultats 80 facteurs 20 loi de Pareto

adj (déb. XIIIe; lat. efficax) qui produit l’effet qu’on attend Optimiser son temps EFFICACITE [efikas] adj (déb. XIIIe; lat. efficax) qui produit l’effet qu’on attend Petit robert

s’organiser se faire organiser anticiper réagir Optimiser son temps EFFICACITE s’organiser se faire organiser anticiper réagir penser résultats penser activités se concentrer se disperser

prioriser se faire imposer planifier exécuter déléguer faire Optimiser son temps Optimiser son temps EFFICACITE prioriser se faire imposer planifier exécuter déléguer faire contrôler laisser faire

Maîtriser la dimension temps Optimiser son temps Maîtriser la dimension temps Déléguer des mandats S’organiser dans le quotidien Planifier l’action dans le temps

s’organiser 2 : 30 1 : 45 diagnostiquer son temps sauver du temps Optimiser son temps diagnostiquer son temps s’organiser Journal de temps 9 h : 00 10 h : 00 sauver du temps durée 2 : 30 durée 1 : 45 éviter la chronophagie améliorer son organisation du travail AOT tâches méthodes outils poste de travail

Les chronophages sont l’ennemi n° 1 de la concentration Optimiser son temps 100 ● 90 ● 80 ● 70 ● 60 ● 50 ● 40 ● 30 ● 20 ● 10 ● 0 ● CONCENTRATION = EFFICACITE Les chronophages sont l’ennemi n° 1 de la concentration DEGRÉ sans interruptions avec multiples interruptions 0 1 2 3 4 5 TEMPS (HEURES)

Pour limiter les attaques de chronophages analysez Optimiser son temps Pour limiter les attaques de chronophages analysez l’origine des dérangements

INTERDIT AUX CHRONOPHAGES Optimiser son temps INTERDIT AUX CHRONOPHAGES

Analyser son organisation du travail Optimiser son temps Analyser son organisation du travail qui fait quoi pourquoi pendant combien de temps quand comment où

Analyser son organisation du travail Optimiser son temps Analyser son organisation du travail Tâches Méthodes de travail Outils de travail Poste de travail

Traiter les véritables urgences Optimiser son temps Traiter les véritables urgences Quoi? Pour qui? M’appartient? Quel résultat? Quelle échéance? Quel plan d’action? Doit être traité dans la période (mois, semaine, jour)

Maîtriser la dimension temps Optimiser son temps Maîtriser la dimension temps Déléguer des mandats S’organiser dans le quotidien Planifier l’action dans le temps

se fixer des objectifs planifier l’action prioriser réserver son temps Optimiser son temps se fixer des objectifs planifier l’action PLANIFIER prioriser réserver son temps

Bulletin médical s’organiser planifier déléguer 35 30 25 20 15 10 5 35 Optimiser son temps Bulletin médical s’organiser planifier déléguer 35 30 25 20 15 10 5 35 30 25 20 15 10 5 35 30 25 20 15 10 5

Espace – temps de la planification Optimiser son temps Espace – temps de la planification stratégique opérationnelle temps jours semaines mois année années

Les 7 péchés capitaux de la planification du temps (1) Optimiser son temps Les 7 péchés capitaux de la planification du temps (1) Avoir un cycle de planification trop court Ne pas vouloir perdre du temps pour en gagner Penser « activités » et non « résultats » Imposer une date d’échéance sans tenir compte du temps d’exécution nécessaire

Les 7 péchés capitaux de la planification du temps (2) Optimiser son temps Les 7 péchés capitaux de la planification du temps (2) Ne pas établir de plans d’action avant d’agir Ne pas oser faire des choix et les justifier Ne pas se bloquer à l’avance des périodes de temps dans son agenda

pour mieux gérer son temps Optimiser son temps pour mieux gérer son temps ▼ Consacrer régulièrement du temps au temps ▼ Réviser ses projets ▼ Décider ce qui est à plus haut rendement d’entreprendre ▼ Décider ce qui doit passer en premier dans le temps : PRIORITES

 EVALUER LE TEMPS durée échéance synchronisation Optimiser son temps J V S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 EVALUER LE TEMPS échéance D B synchronisation E A F C G

Évaluer le facteur temps (1) Optimiser son temps Évaluer le facteur temps (1) Durée d’exécution d’une tâche simple – complexe qualité attendue compétence – expérience antérieure ressources disponibles

Évaluer le facteur temps (2) Optimiser son temps Évaluer le facteur temps (2) Date d’échéance d’un mandat Durée d’exécution des tâches Délais – temps d’attente – imprévus Période de pointe - calme

Évaluer le facteur temps (3) Optimiser son temps Évaluer le facteur temps (3) Synchronisation des activités activités séquentielles – parallèles liens hiérarchiques entre les personnes impliquées dispersion – concentration des ressources

De bons sont mesurables réalistes stimulants partagés Optimiser son temps De bons sont mesurables réalistes stimulants partagés cohérents entre eux

LE LIFOPHILE facile ● difficile rapide ● prend du temps Optimiser son temps LE LIFOPHILE facile ● difficile rapide ● prend du temps connaît ● nouveau plaît ● déplaît urgent ● important imposé ● choisi

Optimiser son temps PRIORISER c’est faire volontairement des choix parce qu’il y a toujours plus de choses à faire que de temps disponible

Activités à haut rendement Optimiser son temps Activités à haut rendement Planifier ou entretien approfondi avec chaque client dont j’ai la responsabilité Rencontrer avec les chefs de groupe et les collaborateurs les 2 principaux clients de chacun, d’eux Demander à chaque collaborateur d’obtenir une référence active par client Organiser des réunions techniques avec les banquiers Rédiger en détail le budget technique et le suivre Visiter les collectivités locales Dresser une liste d’entreprises cible

Évaluer le « haut rendement » Optimiser son temps Évaluer le « haut rendement » Fait partie de mes responsabilités M’aide à atteindre mes objectifs Est de nature préventive Est orienté vers le moyen-long terme

Quelques questions-clés Optimiser son temps Quelques questions-clés Quelles sont les activités qui contribuent le plus à l’atteinte des objectifs? Qu’est-ce qui différencie ma fonction de celle de mes collaborateurs? Quelles activités, si elles étaient négligées, auraient des conséquences négatives à moyen ou à long terme? Quelles autres activités entreprendrais-je si j’avais plus de temps disponible?

▼ ▼ ▼ EFFETS CAUSE PROBLEMES OBJECTIFS SOLUTIONS RESULTATS Optimiser son temps EFFETS ▼ CAUSE PROBLEMES OBJECTIFS ▼ ▼ SOLUTIONS RESULTATS

disponible<demandé Optimiser son temps temps disponible<demandé ? prioriser    décider-négocier A B C D réserver du temps dans son agenda

1 2 3 PRIORISER HAUT RENDEMENT OUI NON OUI NON URGENT OUI NON OUI NON Optimiser son temps PRIORISER HAUT RENDEMENT OUI NON OUI NON 1 2 3 URGENT OUI NON OUI NON

1 2 3 A B C D Prioritaire décision je fais je fais faire je reporte Optimiser son temps Prioritaire décision 1 2 3 A je fais B je fais faire C je reporte D je refuse

se réserver du temps pour soi inscrire l’heure de début et de fin Optimiser son temps planifier # 1 déléguer au plus tôt se réserver du temps pour soi inscrire l’heure de début et de fin planifier la préparation et le suivi être flexible

RESERVER A L’AVANCE Optimiser son temps Lundi Mardi Mercredi Jeudi Vendredi 9:00 12:00 LUNCH 13:00 A L’AVANCE 17:00

établir un plan d’action réserver du temps dans son agenda Optimiser son temps se fixer un objectif nécessite synchronisation plusieurs activités ? non oui établir un plan d’action réserver du temps dans son agenda

Exemple d’objectifs domaine : extériorisation Optimiser son temps Exemple d’objectifs domaine : extériorisation Trouver 30 nouveaux clients dans l’année Augmenter de 20% le chiffre d’affaires abonnements Trouver 60 jours de facturation pour 3 collaborateurs en sous charge Vendre 20 analyses financières au cours de l’exercice chez des banquiers

Maîtriser la dimension temps Optimiser son temps Maîtriser la dimension temps Déléguer des mandats S’organiser dans le quotidien Planifier l’action dans le temps

Optimiser son temps PRINCIPAUX OBSTACLES ? 

  ?  déléguer se préparer rencontrer suivre Optimiser son temps D L J V S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 rencontrer déléguer  ?  suivre D L M J V S 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31

Formuler un précis Responsable Verbe d’action Résultat précis Échéance Optimiser son temps Formuler un précis Responsable le chef d’unité Verbe d’action aura réduit dans son service Résultat précis Les heures supplémentaires de 10% Échéance avant le 30 novembre 20..

résultat précis + échéance Optimiser son temps résultat précis + échéance

Optimiser son temps DELEGATION INVERSE

problème solutions plan d’action support Optimiser son temps DELEGATION problème solutions plan d’action support  INVERSE 

Comment saboter une délégation Optimiser son temps Comment saboter une délégation déléguer un mandat imprécis entre deux portes à une personne inexpérimentée sans vérifier sa compréhension ni faire de suivi

Pour libérer le présent Planifier l’avenir Optimiser son temps Gérer son temps pour mieux vivre sa vie Pour libérer le présent Planifier l’avenir Compléter le passé Passé Présent Futur

objectifs activités demandés Mes objectifs obligations régulières Optimiser son temps objectifs activités demandés Mes objectifs obligations régulières imprévus

Optimiser son temps POUR AMELIORER LA GESTION DE VOTRE TEMPS METTEZ TOUTES LES CHANCES DE VOTRE COTE Réflexion sur son attitude personnelle Apprentissage et utilisation d’outils Connaissance d’une méthode

Zone de responsabilités Optimiser son temps Zone de responsabilités ( m’appartient ) Zone de 20 - 80 ( contribue le plus aux objectifs ) Zone de compétences ( je sais le faire ) Zone de motivation ( j’aime le faire ) POW super efficace

Planifier un temps proactif Optimiser son temps Planifier un temps proactif Production assumer ses responsabilités atteindre les résultats attendus diriger son équipe planifier, organiser, contrôler 80% Développement accroître les compétences augmenter la productivité piloter des projets spéciaux explorer de nouvelles voies visualiser à long terme 20%

Optimiser son temps Liberté SECURITE      

on fait peut être partie “ Optimiser son temps quand on ne fait pas partie de la solution, on fait peut être partie du problème… ”