Les feuilles d'activités : Pour qui ? Pourquoi ? Comment ? Un outil à ma disposition pour enregistrer mon temps de travail . Lire l’animation Pour aller directement aux chapitres, cliquer ici : Introduction À renseigner Récapitulatif Télécharger le pdf pour imprimer Onglets mensuels

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Une feuille d’activité est un document qui permet d’enregistrer le temps qu’une personne a consacré aux différentes activités qu’elle a menées pendant une journée ou pendant une semaine ou pendant un mois. Ça ne me concerne pas ! Au CNRS, on ne demande pas aux agents d’enregistrer leur temps de travail. Au CNRS, les personnels n’enregistrent habituellement pas le temps qu’ils consacrent à leurs différentes activités. Mais si vous participez à la réalisation d’un projet cofinancé par la Commission européenne, vous devrez le faire.

N’est-ce pas facultatif ? Pourquoi ? N’est-ce pas facultatif ? Non, ce n’est pas facultatif. L’enregistrement du temps consacré à un projet permet ensuite de calculer le coût lié à votre participation au projet et de le facturer à la Commission européenne. Si vous ne complétez pas de feuille d’activité, la participation de la Commission au projet sera diminuée puisqu’une partie des coûts supportés par notre établissement ne sera pas déclarée.

Donc, c’est obligatoire, Oui, c’est l’outil « Feuilles d’activité », mais y a-t-il un outil à ma disposition pour enregistrer ainsi mon temps de travail ? Oui, c’est l’outil « Feuilles d’activité », il a aussi été conçu pour calculer le coût de cette implication et vous aider à préparer les rapports demandés par la CE.

Vous pouvez le télécharger sur la Bibliothèque Pratique. Cliquer ici pour télécharger l’outil sur votre disque dur Vous pouvez le télécharger sur la Bibliothèque Pratique. Cliquons ici pour télécharger l’outil.

Nous avons téléchargé l’outil. Cliquer ici pour télécharger l’outil sur votre disque dur Nous avons téléchargé l’outil. Les feuilles ou les cellules à compléter sont en jaune. Tout le reste se complète automatiquement. Il est composé de quatre types d’onglets.

1 2 3 4 5 6 7 Intéressons-nous directement aux onglets à compléter et, pour commencer, à l’onglet « A renseigner ».

À tout moment, vous pouvez utiliser 1 2 3 À tout moment, vous pouvez utiliser ce sous-menu pour naviguer directement dans les rubriques. 4 5 6 7

Laboratoire de chimie imaginative 1 UMR 714 Tryphon TOURNESOL IdF 2 3 4 5 6 7 La première fois que vous téléchargez la feuille, vous devez compléter les informations vous concernant.

que les non permanents et les non CNRS. 1 2 Cette zone ne concerne que les non permanents et les non CNRS. 3 4 5 6 7 Les informations vous concernant sont complétées une fois pour toutes.

1 2 XFLR-6 3 4 5 6 7

Je suis un chercheur CNRS. Donc je dois compléter ces informations 1 2 3 4 CR2 /004 5 6 7 Je suis un chercheur CNRS. Donc je dois compléter ces informations Je suis CR2. Mais je ne sais pas quel est mon échelon. C’est indiqué sur votre feuille de paie.

Et je suis censé le connaître ? 1 2 3 4 5 6 Le coût, c’est mon salaire ? 7 Non. C’est ce que le CNRS dépense pour vous payer, c’est-à-dire votre salaire et toutes les charges y afférent. Et je suis censé le connaître ?

 Pour savoir où trouver le  Sinon, poursuivons l’explication. 1 2 3 4 5 6 Non. Je vais vous expliquer comment le trouver. Mais vous pouvez aussi demander à votre gestionnaire de vous aider. 7  Pour savoir où trouver le coût journalier, cliquez ici.  Sinon, poursuivons l’explication.

choisir la rubrique « Réglementation financière ». Cliquer ici pour consulter le site de la DFI Les coûts des personnels permanents sont disponibles sur le site web de la DFI. Sur la page d’accueil, choisir la rubrique « Réglementation financière ».

Choisissez ensuite le menu « Gestion du PCRD ». Cliquer ici pour consulter le site de la DFI Choisissez ensuite le menu « Gestion du PCRD ». Les grilles sont situées en bas de page.

Il y en a plusieurs. Laquelle choisir ? Cliquer ici pour aller sur le site de la DFI Vous devez choisir la grille en vigueur au premier jour de la période de justification ou « Reporting Period ». Il y en a plusieurs. Laquelle choisir ? Cliquons ici pour télécharger la grille Donc. Celle du 1er octobre 2008. Mon projet a commencé le 1er décembre 2008. Exactement. La grille intitulée « Personnels permanents Ile-de-France » puisque votre laboratoire est en région parisienne.

Il ne me reste plus qu’à trouver mon coût. Cliquer ici pour aller sur le site de la DFI Il ne me reste plus qu’à trouver mon coût. Nous avons téléchargé la grille. Je l’ai trouvé.

Pourquoi précisez-vous « pour la première RP » ? 1 2 3 242, 02 4 5 6 7 Pourquoi précisez-vous « pour la première RP » ? Votre coût journalier pour la première « Reporting Period » est de 242,02 euros.

Mais si la situation change pendant une RP ? 1 2 3 4 5 6 7 Parce que le coût d’un agent varie à chaque fois qu’il y a une modification de la valeur du point d’indice ou si vous changez d’échelon, de grade ou de corps. Mais si la situation change pendant une RP ?

1 2 3 4 5 6 7 Vous n’en tiendrez compte qu’au début de la RP suivante, en vous référant à la grille en vigueur à ce moment-là.

Le partenaire, c’est mon laboratoire ? 1 2 3 4 CNRS 5 Le partenaire, c’est mon laboratoire ? 6 7 Non, c’est l’établissement au nom duquel le contrat avec la Commission a été signé. Il peut s’agir du CNRS ou d’une autre tutelle de votre unité. Mais si c’est un autre établissement, je n’aurai pas à remplir ce modèle de feuilles d’activité !

1 2 3 4 CNRS 5 6 Donc, si je participe à un projet géré par le CNRS et un autre par l’université, je ne complèterai qu’une feuille d’activité. 7 Si, car la manière d’enregistrer votre temps est défini par votre employeur et non par le signataire du contrat. Exactement.

1 2 3 4 CNRS Et si un coordinateur demande à tous les partenaires de compléter les temps consacrés au projet sur un site dédié au projet ? 5 6 7 Ce type de demande dépasse les missions confiées au coordinateur. La manière d’enregistrer votre temps est fixée par votre employeur et les auditeurs de la Commission nous ont signalé qu’il n’était pas normal que tous les personnels n’utilisent pas le même modèle.

Il est précisé dans votre projet 1 2 3 4 CNRS - 1 5 6 7 Il est précisé dans votre projet ( partie « Description des partenaires »). C’est un numéro généralement attribué par le coordinateur, ce dernier ayant, dans tous les cas, le n°1. Et le numéro d’ordre ?

Vous devez ensuite préciser 1 2 3 4 5 RTD 6 7 Vous devez ensuite préciser les différentes activités auxquelles vous participez de manière à ce que le CNRS puisse répartir correctement les coûts.

1 2 3 4 5 6 7 Et les Work Packages ? C’est facultatif, mais vous pouvez également les préciser. Ceci vous aidera lors de la préparation des rapports, j’y reviendrai.

Vous pouvez renseigner jusqu’à 12 Work Packages différents, 3 4 1 2 5 6 5 6 7 Vous pouvez renseigner jusqu’à 12 Work Packages différents, chacun devant être lié à un type d’activité.

1 2 3 4 5 6 7 Le projet a commencé le 1er décembre 2008. C’est la date que j’ai négociée.

Nous devons fournir un rapport chaque année et le projet durera 4 ans. 1 2 3 4 5 12 6 4 7 Nous devons fournir un rapport chaque année et le projet durera 4 ans.

Si votre projet ne se termine pas le 30/11/2012, 4 5 6 7 Si votre projet ne se termine pas le 30/11/2012, vous pouvez corriger la date de fin en complétant la cellule adjacente. Vous pourrez le faire, par exemple, si vous négociez un avenant en fin de projet.

1 2 3 4 5 6 ENV-CT-2008-231221 7 La première référence correspond à celle définie par la Commission pour votre projet. Elle figure sur la convention de subvention.

1 2 3 4 5 6 7 002131 La deuxième correspond au numéro d’enregistrement du contrat dans la base de donnée du CNRS. Si vous ne la connaissez pas, demandez-là à votre gestionnaire ou à la délégation.

1 2 3 4 5 6 7 798231 La dernière est le numéro attribué au projet dans la BFC. C’est sur cet « OTP » que seront affectées les dépenses réalisées pour le projet. Votre gestionnaire connaît cette référence.

Et si je participe à un autre projet ? 1 2 3 4 5 6 7 Voilà, en quelques minutes, nous avons complété l’ensemble des informations nécessaires. Et si je participe à un autre projet ?

Vous pouvez participer jusqu’à 6 projets de manière concomitante. A plus, dans la durée. Pour chaque projet, les informations demandées sont les mêmes.

Passons aux onglets mensuels. Nous sommes début février. Il est temps de compléter la feuille d’activité du mois de janvier.

quant à la réalité des déclarations. Il ne suffit pas de renseigner ces feuilles au moment où j’aurai les rapports à fournir ? Non. Pour que les coûts liés à votre activité et à celle de vos collègues soient éligibles, il faut qu’en cas d’audit, la Commission puisse avoir une « assurance raisonnable » quant à la réalité des déclarations.

Mais vous vous rendez compte du temps que ça va nous prendre ? Or, la Commission considère qu’au-delà d’un mois, les déclarations ne sont pas assez fiables. Mais vous vous rendez compte du temps que ça va nous prendre ?

Nous allons immédiatement nous en rendre compte Nous allons immédiatement nous en rendre compte. Vous verrez que ce n’est qu’une question d’une à deux minutes par mois.

Toutes les informations saisies dans l’onglet « A renseigner » sont déjà reprises.

Il ne nous reste plus strictement qu’à compléter le temps consacré à chaque activité et les absences.

Pour vous aider, le nombre de jours ouvrés dans le mois est précisé. Vous n’avez donc pas à tenir compte des week-end et des jours fériés.

Avez-vous été absent en janvier ? 5 Avez-vous été absent en janvier ? En janvier, j’ai pris une semaine de vacances.

de votre temps de travail, vous pouvez choisir de l’exprimer Remarquez que le nombre de jours ouvrés a automatiquement été recalculé. Pour la répartition de votre temps de travail, vous pouvez choisir de l’exprimer en pourcentage de temps ou en jours. Je vous conseille de conserver le même système pour toutes les activités réalisées au cours du même mois.

5 J’ai consacré l’équivalent d’une semaine complète entre la préparation et la tenue de la première réunion de l’assemblée générale du consortium.

Ceci renforcera « l’assurance raisonnable » des éventuels auditeurs. Nous vous demandons ensuite de préciser brièvement ce que vous avez fait pendant le temps déclaré. Réunion annuelle de l’assemblée générale Ceci renforcera « l’assurance raisonnable » des éventuels auditeurs. Et ce sera utile lors de l’établissement du rapport scientifique puisqu’en parcourant les feuilles d’activité, vous saurez tout ce qui a été réalisé par vos collègues et vous-même.

Mise à jour du site web du projet 0,5 Mise à jour du site web du projet J’ai également travaillé pendant une demi-journée avec notre webmaster pour finaliser le site web du projet.

Mise au point d’une nouvelle composition de carburant 2 Enfin, j’ai passé l’équivalent de deux jours à travailler sur le 1er livrable du WP n°2 . Nous n’avons pas encore commencé à travailler sur le WP n° 5

car je n’ai pas été absent en dehors de ma semaine de vacances 8,5 Il vous reste encore 8 jours et demi à répartir. Ce n’est pas difficile car je n’ai pas été absent en dehors de ma semaine de vacances et je ne suis impliqué dans aucun autre projet européen.

Parfait. Vous avez bien réparti l’ensemble des jours. Il ne vous reste plus qu’à signer et faire signer la feuille avant de l’envoyer à votre délégation.

c’est assez rapide à compléter. Mais si je ne suis pas là, Effectivement, c’est assez rapide à compléter. Mais si je ne suis pas là, comment font mes collègues pour obtenir ma signature ?

Si vous ne pouvez pas signer ou faire signer la feuille, il vous est demandé de l’adresser sous format électronique à la délégation dans les délais impartis, autrement dit dans le courant de la première ou de la deuxième semaine du mois suivant. Si vous adressez l’ensemble du fichier Excel à la délégation (ce qui est recommandé en fin de période), il est conseillé de le compresser d’abord pour des questions de taille de la pièce jointe.

Vous enverrez la version signée dès que possible et au plus tard, à la fin de la « Reporting Period », sans bien sûr modifier les informations par rapport à la version transmise à la délégation. Si, en tant que responsable du projet, vous vous rendez compte que l’un de vos collègues a commis une erreur en complétant la feuille, vous pouvez modifier le fichier, mais vous devrez le signaler à la délégation et expliquer les raisons du changement.

Parfait. Nous avons fini ? Vous savez l’essentiel, mais si vous avez encore quelques minutes à m’accorder, je souhaitais vous préciser quelques astuces et vous présenter l’onglet « Récapitulatif ».

Si vous choisissez de compléter le temps passé en pourcentage, le nombre de jours se calcule automatiquement, dans la troisième colonne. Si vous complétez d’abord le temps travaillé puis vos jours d’absence, la transcription des pourcentages en nombre de jours sera également recalculée.

le problème vous est signalé. 5 Si, par erreur, vous indiquez à la fois un nombre de jours et un pourcentage, le problème vous est signalé.

De même, si vous vous trompez de ligne et que vous affectez du temps, sans avoir défini d’activité, le temps ne sera pas pris en compte.

Si vous avez oublié à quoi correspond telle ou telle information, des commentaires apparaissent lorsque vous passez la souris sur une cellule commentée…

Passons enfin à l’onglet « Récapitulatif ».

Cet onglet vous permet de suivre de manière cumulée le temps consacré à chaque projet et le coût y afférent. Il vous sera très utile au moment de la préparation des rapports.

Dans la partie gauche du tableau, le nombre de « personnes.mois » vous pouvez lire le nombre de « personnes.mois » par WP ou par activité et par RP ou de manière cumulée. Très intéressant. C’est justement les informations dont j’ai besoin pour mon rapport de management.

Dans la partie droite du tableau, vous pouvez lire le coût par WP ou par activité et par RP ou de manière cumulée. Pour les personnels permanents CNRS, vous n’aurez plus qu’à additionner les montants des personnes impliquées dans le projet pour compléter le tableau de justification des coûts.

Parce que les coûts utilisés pour les non-permanents sont des coûts réels. Pourquoi uniquement pour les personnels permanents du CNRS ? Tandis que pour les fonctionnaires (stagiaires ou non), le CNRS a choisi d’utiliser un coût moyen. Pour les personnels non CNRS, ce sont les règles définies par chaque employeur qui doivent s’appliquer.

… enfin l’onglet mode d’emploi vous rappelle les principes essentiels.  Pour télécharger cette présentation au format pdf et l’imprimer, cliquez ici. Et maintenant, c’est vraiment fini ? … enfin l’onglet mode d’emploi vous rappelle les principes essentiels. Vous pouvez également télécharger cette présentation au format pdf pour l’imprimer. Oui. C’est fini. Si vous avez encore des questions, cette fois, adressez-vous à votre délégation.