IX. Configurer Octopus pour une bonne gestion des caisses

Introduction Octopus permet de gérer vos caisses de manière opérationnelle et comptable. Pour comprendre cette fonctionnalité, il est nécessaire d’expliquer d’abord la logique opérationnelle, puis comptable de la gestion des caisses qui détermineront la configuration d’Octopus. Suivez pas à pas l’exemple suivant (simple) pour comprendre la gestion des caisses dans Octopus.

Première partie 1. Logique opérationnelle La logique opérationnelle de la gestion des caisses est la suivante : 1) En début de journée ma caisse est vide et j’ai 100 000$ sur mon compte en banque. 100 250$ 990 000$ 100 000$ 2) Le caissier va chercher 10 000$ à la banque pour remplir la caisse. 3) Un client arrive et procède à un dépôt de 250$ sur son compte d’épargne. 4) A la fin de la journée le caissier place le montant de la caisse en banque. + 10 250$ + 10 000$ + 250$ 10 000$ 10 250$ 0$

2. Logique comptable 2 comptes au débit : 3 comptes vont être affectés par ces opérations : 2 comptes au débit : D Banque 1100 C D Caisse 1200 C 1 compte au crédit: D Compte d’épargne client 2300 C

2. Logique comptable D Compte d’épargne client 2300 C Reprenons les étapes de la logique opérationnelle : D Banque 1100 C D Caisse 1200 C D Compte d’épargne client 2300 C 1) En début de journée, mon compte bancaire est débiteur de 100 000$. 2) Le caissier remplit la caisse de 10 000$. 3) Le client dépose 250$ sur son compte d’épargne. 4) A la fin de la journée, le caissier place le montant dans de la caisse en banque. 100 000 (1) 10 000 (2) 10 000 (2) 10 250 (4) 10 250 (4) 250 (3) D Fonds propres 2100 C 100 000 250 (3)

2. Logique comptable Quel est le bilan comptable (simplifié) à la fin de la journée ? ACTIF PASSIF Capitaux propres 100 000$ Banque 100 250$ Compte courant client 250$ Caisse 0$

Deuxième partie : Configuration de la gestion des caisses La configuration de la gestion des caisses dans Octopus suit les étapes suivantes : Créer des comptes dans le plan comptable Effectuer des entrées manuelles pour créditer ou débiter certains comptes Configurer les règles comptables Configurer le rôle du guichetier et le guichet

3. Configuration comptable Passons maintenant à la configuration comptable d’Octopus : par défaut le plan comptable est vide. Vous avez la possibilité de migrer votre plan comptable directement depuis Excel vers Octopus ou entrer des comptes manuellement. Nous allons créer les 4 comptes de notre exemple. Pour en savoir plus, consultez la page du guide d’utilisateur prévue à cet effet : http://wiki.octopusnetwork.org/pages/viewpage.action?pageId=24674396 Cliquez dans « Comptabilité » puis dans « Plan comptable ».

3. Configuration comptable – Ajouter un compte Cliquez sur « Ajouter un compte » Créez et enregistrez le compte Banque en actif et au débit. Retrouvez les comptes créés dans votre plan comptable. Créez et enregistrez le compte caisse en actif et au débit. Créez et enregistrez le Compte courant client au passif et en crédit. Créez et enregistrez le compte Fonds propres au passif en crédit.

3. Configuration comptable – entrée manuelle Nous allons utiliser 2 entrées manuelles : pour créditer le compte des fonds propre et débiter le compte banque de 100000€. Pour remplir la caisse depuis le compte en banque Pour plus de détails sur les entrées manuelles, référez vous à la partie 15.5 du guide d’utilisateur. Allez dans « Comptabilité » et cliquez sur « Entrées manuelles ». Faites l’entrée manuelle suivante : Cliquez sur « Balances » dans « Comptabilité » pour constatez le changement dans la balance de vos comptes. Puis la deuxième.

3.Configuration comptable – Règles comptables Pour que les événements de dépôts entraînent un changement dans le solde des comptes nous allons configurer des règles comptables. Pour plus d’information sur les règles comptables référez vous à la partie 12.3 du guide d’utilisateur. Créez la règle comptable relative au premier dépôt d’un client lors de la création de son compte d’épargne. Cliquez dans « Comptablité » puis dans « Règle comptable ». Créez la règle comptable relative au dépôt d’un client sur son compte d’épargne.

4. Configuration opérationnelle Félicitation! Vous avez fini la configuration comptable d’Octopus relatif à la gestion des caisses. Passons maintenant à la configuration opérationnelle en définissant d’abord le rôle de caissier.

4. Configuration opérationnelle Paramétrez dans un second temps le rôle de guichetier : Dans Configuration allez dans rôle et sélectionnez le rôle « Cashi ». Dans l’onglet « action » sélectionnez « Toutes les actions » et dans options cochez toutes les options. Cliquez sur « Mettre à jour ». Remarque : ce paramétrage est facilité pour ce tutoriel et ne prend pas en compte les règles de sécurité de votre institution Allez dans l’onglet « Configuration » puis cliquez sur « Guichet ». Ajouter un guichet comme ci-dessous : Allez ensuite dans « Utilisateur » et créez un nouvel utilisateur ayant le rôle « Cashi ». Double-cliquez sur cet utilisateur et dans l’onglet « branche » cochez « Défaut ». Dans l’onglet paramétrage allez dans « Paramètres Généraux », entrez la valeur « True » pour le paramètre « Use teller Management ». Quittez Octopus

4. Configuration opérationnelle Ouvrez Octopus en utilisant le login et mot de passe du nouvel utilisateur ayant le rôle de caissier. Sélectionnez le guichet « Caisse Jean Linux ».

5. Exemple Créez un nouveau client ainsi qu’un nouveau produit d’épargne. Ouvrez un compte d’épargne pour ce client. Pour plus de précisions sur ces points consultez les tutoriels précédents. Effectuez un deuxième dépôt de 150$. Cette action génère l’événement SVDE, pris en compte par la deuxième règle comptable. Effectuez un premier dépôt de 100$. Cette action génère l’événement SVIE, pris en compte par la première règle comptable.

5. Exemple Consultez la balance de vos comptes : après les deux dépôts votre caisse présente un solde de 10250$. Afin de générez les règles comptables, effectuez une clôture comptable. Allez dans « Comptabilité », cliquez sur « Clôture des crédits », puis sur effectuer une clôture. Fermez Octopus en confirmant le montant de la caisse.