Dossier d'évaluation intégrée (DEI) Protection de la vie privée et sécurité pour les utilisateurs du DEI

2 Modèle de consentement du DEI Il existe deux façons de gérer le consentement dans le cadre du DEI : 1.Directives de consentement à l'échelle des FSS –Directives de consentement appliquées aux évaluations recueillies par votre organisme 2.Directives de consentement au niveau du DEI –Le consentement au niveau du DEI s'applique à TOUTES les évaluations contenues dans le DEI. Les clients peuvent retirer leur consentement de partager QUELQUE évaluation QUE CE SOIT par l'intermédiaire du DEI, indépendamment du FSS ayant réalisé ladite évaluation.

3 Directive de consentement à l'échelle du FSS Client Organisation du consentement dans le cadre du DEI FSS A Évaluation A1Évaluation A2 Oui FSS B Évaluation B1Évaluation B2 Non DEI Évaluation A1Évaluation A2 Oui Évaluation B1Évaluation B2 Non Directive de consentement au niveau du DEI - OUI Directive de consentement au niveau du DEI Clinicien

54 Fonctionnement du consentement dans le DEI (suite) Directive de consentement au palier FSS FSS-A Évaluation A1 Évaluation A2 Oui FSS-B Évaluation B1Évaluation B2 Non DEI Évaluation A1Évaluation A2 Oui Évaluation B1Évaluation B2 Non Directive de consentement au palier DEI - NON Directive de consentement au palier DEI Clinicien Option 1: Les évaluations du client ne peuvent pas être visualisées. Option 2: Les informations de base du client sont également non visualisables.

5 Exigences de l'utilisateur en matière de sécurité et de protection de la vie privée relativement au DEI Signer et comprendre le contrat d'utilisation. Vous ne pouvez accéder au DEI que si vous fournissez des services à un client. –Toutes les actions accomplies sur le DEI sont inscrites sur une liste. Choisir un mot de passe sûr et préserver sa confidentialité. Informer les clients et gérer le consentement. Respecter les droits des clients en matière de protection de la vie privée. Signaler les incidents.

6 Responsabilités du personnel en matière de gestion du consentement Informer le client afin quil comprenne lobjet du consentement. Obtenir le consentement. Inscrire et enregistrer le consentement.

7 Comment informer les clients Pour que le client comprenne ce à quoi il accorde son consentement, il doit être bien informé. Nous informons le client en : >

8 Informations nécessaires pour informer le client >

9 Comment obtenir le consentement >

10 Inscription et enregistrement du consentement >

11 Aider le client en ce qui concerne le consentement au niveau du DEI Si le client sollicite votre aide pour retirer son consentement relativement au partage de l'ensemble des évaluations par l'intermédiaire du DEI, vous devez : –communiquer au client le numéro sans frais pour joindre le centre d'appels pour la gestion du consentement du DEI; –expliquer au client les conséquences d'une directive de consentement sur le DEI (volonté ou non de partager leurs évaluations); –rappeler au client qu'il/elle a toujours la possibilité de changer d'avis quant à ses directives en matière de consentement en appelant le numéro sans frais.

12 Droit d'accès des clients Le client peut : –formuler une demande auprès de vous ou de votre organisme afin d'obtenir une copie de son dossier d'évaluation; –formuler une demande auprès de vous ou de votre organisme afin d'apporter des modifications à son dossier d'évaluation; –déposer une plainte concernant les pratiques de votre organisme en matière de protection de la vie privée. Assurez-vous d'informer votre responsable de la protection de la vie privée si vous recevez de telles demandes.

13 Vos responsabilités en matière de gestion des droits de la protection de la vie privée des clients >

14 Gestion des incidents Exemples d'incidents Les renseignements sur le client obtenus par l'évaluation qui ont été imprimés ont été oubliés dans un lieu public (p. ex., café-restaurant). L'évaluation du client a été envoyée par télécopie au mauvais numéro. Le vol, la perte, la destruction ou la modification non autorisée des dossiers des patients, ou les dommages subis par ces derniers. La consultation inappropriée des renseignements sur le patient par des utilisateurs non autorisés La consultation d'un nombre important de dossiers du DEI par une seule personne sur une courte période (inhabituel) La confidentialité du compte utilisateur et du mot de passe est compromise. L'infrastructure réseau endommagée par des utilisateurs malveillants La violation des politiques ou procédures communes en matière de sécurité et de protection de la vie privée.

15 Signalement des incidents Si vous vous trouvez face à un incident... Exemple : vous avez trouvé un dossier d'évaluation en version papier, oublié sur une table du Tim Hortons au rez-de- chaussée....signalez-le immédiatement à votre responsable de la protection de la vie privée!

16 Coordonnées IncidentsContactTéléphoneCourriel Demande ou mise à jour d'un compte utilisateur du DEI > Incidents liés à la protection de la vie privée du client/patient Responsable de la protection de la vie privée > Incidents relatifs au compte de connexion ou problèmes généraux liés au DEI Centre de soutien du

17 Étapes suivantes Séances WebEx enregistrées : –Sécurité et protection de la vie privée à l'égard du DEI pour les cliniciens et les agents chargés de cas : rKey=5480f24eb5a4c080 –Gestion du consentement pour les cliniciens et les agents chargés de cas : rKey=055548d52c45cd15 Apprentissage en ligne : 4 modules –Module 11 : Droits fondamentaux en matière de protection de la vie privée et de protection de la vie privée des clients –Module 12 : Consentement éclairé –Module 13 : Sécurité et protection de la vie privée dans le cadre du DEI –Module 14 : Consentement relatif au DEI