Les communications, les médias sociaux, les renseignements sensibles et vous! Stéphane Levesque, directeur général des communications, Bureau du Conseil privé Le 13 juin 2017

Objectifs de la séance Définir les rôles et les responsabilités des participants à Canada au-delà de 150 Définir les rôles et les responsabilités liés aux renseignements classifiés ou de nature délicate Donner des conseils et des outils pour communiquer efficacement et en toute sécurité avec les médias traditionnels et sociaux

Vous êtes membre de l’équipe de Canada au-delà de 150! Félicitations! Vous êtes membre de l’équipe de Canada au-delà de 150! À ce titre, vous avez plusieurs rôles : Collaborer entre vous et avec les représentants du gouvernement sur les ateliers de Canada au-delà de 150 et vos domaines d’intérêt. Être un modèle dans votre collectivité et pour les nouveaux fonctionnaires. Transmettre les connaissances que vous avez acquises au sujet des programmes gouvernementaux et des politiques. Mobiliser vos collectivités et d’autres groupes de partout au pays pour qu’ils commentent Canada au-delà de 150 et vos domaines d’intérêt et en discutent. Aux yeux du public et des médias, vous pouvez (à tort ou à raison) être considéré comme : Un porte-parole non officiel du gouvernement du Canada Une source d’information sur les thèmes de Canada au-delà de 150 Une personne informée – un point d’accès à des renseignements privilégiés

Votre rôle Dans le cadre de Canada au-delà de 150 et au cours de votre évolution dans la fonction publique, il est important de garder à l’esprit vos rôles réels et perçus lorsque vous communiquez avec les médias et le public, et lorsque vous traitez des renseignements de nature délicate. Transmettre les connaissances que vous avez acquises au sujet des programmes gouvernementaux et des politiques Les renseignements que vous partagez doivent toujours être déjà à la disposition du public. Vous n’aurez pas à manipuler des documents classifiés, mais dans le cadre de votre travail et de vos interactions avec des fonctionnaires, vous aurez probablement accès à des renseignements qui n’ont pas encore été rendus publics. Par exemple : Une ministre mentionne qu’elle annoncera une nouvelle initiative dans un mois. Il s’agit de renseignements confidentiels qui n’ont pas encore été rendus publics. Mobiliser vos collectivités et d’autres groupes de partout au pays pour qu’ils commentent les thèmes de Canada au-delà de 150 Les gens peuvent partager de l’information personnelle ou privée avec vous lorsque vous discutez avec eux.

Les communications et le gouvernement du Canada Qui communique au nom du gouvernement du Canada? Les représentants élus (les députés, les ministres, le premier ministre) Les porte-parole désignés des médias Les fonctionnaires et les experts en la matière D’autres dirigeants, comme vous! De quoi les communicateurs doivent-ils tenir compte dans le cadre de leurs fonctions? Des droits liés à la protection des renseignements personnels Des besoins en matière de sécurité De l’impartialité (c.-à-d. ils ne doivent pas refléter le point de vue d’un groupe de défense des droits ou d’un parti politique) De l’uniformité des messages De la clarté et de la réponse aux besoins divers du public en matière d’information

Les communications et Canada au-delà de 150 À titre de membres de l’équipe de Canada au-delà de 150, vous êtes ses principaux ambassadeurs. À ce titre, vous avez la possibilité de sensibiliser les collectivités et de discuter avec elles de questions qui préoccupent les Canadiens. À cette fin, vous devez vous servir de vos talents de communicateur. Il existe divers styles de communication qui concernent Canada au-delà de 150 : Les communications publiques officielles, comme les communiqués, les mises à jour du site Web et les gazouillis provenant du compte Twitter @Canadaaudelade150. Les projets sur lesquels vous travaillez dans le cadre de Canada au-delà de 150, votre parcours d’apprentissage et les méthodes que vous utilisez peuvent faire l’objet de communications officielles. Les communications publiques non officielles par des particuliers, comme les gazouillis et les publications au sujet de Canada au-delà de 150. Les communications quasi publiques, c’est-à-dire la mobilisation de groupes communautaires et la participation à des activités et à des ateliers dans le cadre de vos fonctions de membre de Canada au-delà de 150. Les communications privées, c’est-à-dire discuter avec des amis et des membres de votre famille au sujet des activités auxquelles vous participez dans le cadre de Canada au-delà de 150.

Les communications et les médias Les reporteurs et journalistes souhaiteront grandement en apprendre davantage sur le travail réalisé dans le cadre de Canada au-delà de 150 et sur vous. Cependant, le gouvernement du Canada dispose de porte-paroles officiels auprès des médias qui sont formés pour répondre rapidement et avec précision aux questions des reporteurs. Les représentants des médias peuvent vous approcher, ainsi que votre famille ou vos amis, pour obtenir de l’information. Parlez aux personnes de votre entourage pour les aviser de ce à quoi ils peuvent s’attendre. Une personne peut communiquer avec vous sans prouver son identité ou en donnant une fausse identité pour un autre motif. Il y a des trolls et des commentateurs en ligne qui peuvent dire des choses provocantes (positives ou négatives) au sujet de Canada au-delà de 150.

Si un représentant des médias communique avec vous… À FAIRE… À ÉVITER… … Identifiez-vous dans la langue de votre choix … Demandez des renseignements (nom, organe de presse) … Demandez l’objet de la requête … Dites qu’une personne communiquera avec eux sous peu … Informez un porte-parole officiel d’Emploi et Développement social Canada ou du service des communications … Discuter de ce que d’autres personnes ont dit … Divulguer des renseignements secrets ou délicats … Émettre des suppositions … Répondre à des questions en fonction de renseignements obtenus d’une tierce partie … Répondre à des commentaires faits par une personne absente … Être tenté de répondre à des questions spéculatives (p. ex. Et si…?)

Manipulation de renseignements délicats En tant que participant à Canada au-delà de 150, vous pourriez être au courant de renseignements secrets ou délicats. Faites attention au type de renseignements que vous communiquez à votre famille et à vos amis, y compris les sujets de discussion avec les représentants du gouvernement. Assurez-vous que vous pouvez le faire. Tenez pour acquis que si vous apprenez des choses qui ne sont pas de notoriété publique, il est plus sûr de ne pas en parler jusqu’à ce que vous ayez la confirmation que vous pouvez le faire. Adoptez une approche « suivez vos instincts ». Si la communication de certains renseignements vous met mal à l’aise, alors ne les divulguez pas. Votre travail dans le cadre de Canada au-delà de 150 est donc assujetti à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels La Loi sur l’accès à l’information a pour objet de donner accès aux renseignements que contiennent les documents régis par une institution gouvernementale conformément aux principes selon lesquels l’information gouvernementale devrait être disponible au public. Vos courriels et vos documents pourraient être divulgués publiquement. La Loi sur la protection des renseignements personnels a pour objet de protéger les renseignements personnels relevant des institutions gouvernementales et de conférer aux personnes un droit d’accès aux renseignements personnels qui les concernent. Soyez prudent lorsque vous transmettez des renseignements personnels – si ces renseignements vous concernaient, aimeriez-vous qu’ils soient transmis?

Mobilisation sur les médias sociaux À titre de membre de Canada au-delà de 150, vous devez agir comme ambassadeur sur les médias sociaux pour faire rayonner votre apprentissage dans l’ensemble de la fonction publique. Soyez polis et constructifs dans vos discussions; n’oubliez pas que vos commentaires sont publics. Faites attention à la quantité de renseignements personnels que vous révélez. Plus vous publiez de renseignements, plus il pourrait être facile pour une personne de les utiliser pour vous faire du tort ou nuire à votre réputation. Envisagez de préparer une version « éditée » de votre profil qui sera visible par tous. De cette façon, vous avez l’option de révéler plus de renseignements aux personnes que vous choisissez comme amis en ligne. Cependant, les messages édités ou les espaces protégés des médias sociaux ne sont jamais entièrement sûrs. Veuillez communiquer de manière responsable