Outil d’auto-évaluation gestion des connaissances INFOSHOP 3 Outil d’auto-évaluation gestion des connaissances Anne Dosière, Service Public Fédéral Personnel et Organisation, Direction Gestion des Connaissances Bonjour à tous ! Mon nom est Anne Dosière, je représente la direction Gestion des connaissances du Service Public Fédéral Personnel et Organisation. Aujourd’hui mon propos est de vous informer d’un nouvel outil en gestion des connaissances et comment vous pouvez l’utiliser dans votre organisation. La gestion des connaissances est quelque chose qui nous concerne tous. Plus de 40% des fonctionnaires ont plus de 50 ans ! Il faut absolument se préparer à des départs en pension massifs et aux problèmes de la perte d’expertise qui s’en suit., Gérer la masse d’information est aussi un des défis de la gestion des connaissances... Faire face à un énorme surplus d’information… C’est pour répondre à ces besoins que nous avons développé ce questionnaire d’auto-évaluation. Autant pour les organisations qui veulent commencer une politique km, ou si elle existe déjà l’évaluer.

Sommaire Gestion des connaissances (KM) ? SPF Personnel et Organisation L’outil d’auto-évaluation KM pour dirigeants Application à l’INAMI Contexte Objectifs Méthodologie Résultats Obstacles rencontrés Conseils Pour terminer… Contact Mon exposé durera 15 ‘ et nous aurons 5’ ensuite pour les questions-réponses Je vais commencer par clarifier ce qu’est la gestion des connaissance, par qui ce questionnaire a été développé et pourquoi Puis vous présenter le questionnaire d’auto-évaluation proprement dit, pour ensuite illustrer mon propos par l’application qui en a été faite à l’INAMI

Gestion des connaissances (KM)? A raccourcir et rendre plus percutant !! La gestion des connaissances qu’on désigne souvent par l’abréviation KM, qui vient de l’anglais Knowledge Management Dans le dessin de droite nous voyons une personne dont la tête est capturée dans un filet, qui sort d’un ordinateur. Ce dessin symbolise l’enregistrements et l’organisation des informations. Ces informations peuvent concernées par exemple les métiers pratiqués dans l’administration pour laquelle vs travaillez, sur sa structure, ses règles… Par exemple avoir un répertoire du type ‘qui fait quoi’ sur l’intranet, avoir des règles communes pour gérer les documents, savoir comment archiver ses documents… Le dessin de gauche montre deux prisonniers. Le personnage qui est debout explique un schéma sur l’ouverture des barreaux. L’autre l’écoute attentivement. Ce dessin illustre les processus de partage et de développement des connaissances. Il s’agit par exemple dans une équipe, d’avoir des réunions régulières, d’organiser avant pdt et après une tâche difficile des moments de concertation avec les collègues expérimentés … Ces ou établir des partenariats avec d’autres administrations. Ces collaborations enrichissent nos connaissances, nous permettent d’en développer des nouvelles. Ce que font ses prisonniers ne sera jamais dans un ordinateur, développement de nouvelle connaissances Quand je parle de connaissances, je veux désigner l’expertise des agents qui composent une administration. En se focalisant sur les commaissances importantes pour les objectifs de l’administration concernée KM = pas une fin en soi, mais un moyen puissant pour améliorer les résultats d’une administration Motivation individuelle à faire du KM ? Qu’est ce que les gens peuvent en retirer: plus de visibilité dans l’organisation, reconnaissance comme expert, pouvoir étendre ses connaissances, être plus efficace, résoudre les problèmes plus rapidement en pouvant faire appel à son réseau dans l’institution, développer des relations enrichissantes avec les collègues. Evoluer, ne pas s’ankyloser … Enregistrer, diffuser Partager, développer

SPF Personnel et Organisation Double mission Déterminer la politique générale en ressources humaines et en organisation Assister les autres institutions publiques fédérales Développer des guides méthodologiques et accompagner leur mise en oeuvre = une des activités de la direction gestion des connaissances La questionnaire d’autoéval km a été développé par la direction km. Je travaille pour cette direction, et j’ai donc participé au développement de cet outil qui est le questionnaire d’autoéval. La direction km, est située dans le spf po. Double mission définir pol HR et Org + aiser à les institutions à la mettre en œuvre . Pour cela qu’une des activités de notre direction est le dév. D’outils, de méthode pour permettre aux institutions de pouvoir développer la gestion des connaissances dans la pratique

L’outil d’auto-évaluation KM pour dirigeants Questionnaire d’auto-évaluation 43 questions organisées selon le CAF Vue complète 2 parties: Facteurs – Résultats Echelles d’évaluation Buts Faire connaitre le KM Sensibiliser Identifier des axes d’amélioration KM Réaliser un plan stratégique KM A été développé à la demande de plusieurs institutions, pour avoir un outil qui permettent une étude globale de l’institution au niveau KM

Questions regroupées suivant le Cadre d’Auto-évaluation des Fonctions Publiques (CAF) Tous les aspects d’une organisation sont abordés, avec une relation cause à effet : l’application des bonnes pratiques en km et leurs résultats , càd évaluer leurs impacts sur l’administration et ses services Un exemple de facteurs Leadership, les dirigeants à tt niveaux hiérarchiques, sont-ils … Cf. p9 du tool Cette rubrique rassemble une série de bonnes pratiques qui concernent les dirigeants par exemple Question 4: les dirigeants s’engagent activement ds les projets km: par exemple en donnant suffisamment de ressources pour ses projets, de temps au chef de projet, de reconnaissances… Chaque question est mise sous forme de bonne pratique, et pour chaque bonne pratique, ce qui se passe ds l’institution est comparé avec la bonne pratique en question L’échelle va de INEXISTANTE … Dans les domaines de résultats on peut prendre l’exemple du domaine des résultats aurpès des citoyens / ainsi que les clients internes p. 15 Lire la sous-phrase du titre + Exemple de bonne pratique: 33: lire + exemple Explication de l’échelle

Exemple ‘Facteur Leadership’ Exemple ‘Résultat auprès du citoyen/client’

L’outil d’auto-évaluation KM pour dirigeants (suite) Méthode Acteurs = responsable KM + groupe d’évaluation Rapportage au comité de direction Prioritisation par le comité de direction

Application à l’INAMI l’Institut National d’Assurance Maladie et Invalidité Contexte Objectifs Méthodologie Résultats Obstacles rencontrés Expériences Conseils Utilisé l’outil d’autoéval en novembre 2006, et ce pour l’ensemble de l’organisation soit 1500 personnes.  Un projet pilote. La première institution qui l’a utilisé sur une telle échelle.

Contexte KM fait partie du plan stratégique KM moyen d’améliorer relation clients collaboration entre les équipes valorisation de l’expertise des collaborateurs mobilité interne anticipation de la perte d’expertise due aux départs à la pension performance vitesse du processus de décision Dès 2003 ds le plan stratégique, puis 2005 création d’un groupe de coordination km.

Objectifs du projet d’auto-évaluation KM Sensibiliser Diagnostiquer rapidement les points + et – de l’INAMI en matière de KM Contribuer à Inventaire des projets KM (en cours) Analyse des besoins KM (en cours) Instaurer culture de partage Suivre les progrès réalisés par une utilisation périodique KM = récent -> nécessaire d’expliquer ce que c’est, quels sont les bénédices, et comment le faire Savoir pts + et – et rattacher cette analyse globale à 2 autres projets encore en cours 2 objectifs à ct, sensibiliser et plan km global 2 à lt, culture évaluer les progrès

Méthodologie Groupe d’évaluation: 56 personnes Sessions de sensibilisation au KM et présentation de l’outil Consolidation des chiffres Par DG Pour l’ensemble de l’INAMI Comparaison résultats du conseil de direction et du reste du groupe d’évaluation Synthèse prévue avec les résultats des autres projets KM en cours Analyse des besoins en KM Inventaire des projets KM

Résultats Sensibilisation du management Base pour déterminer les priorités KM dans les prochains contrats d’administration/plans stratégiques de l’INAMI A noter, CAF en cours de réalisation

Obstacles rencontrés Interprétation variable de l’échelle d’évaluation Manque de temps/ressources KM ne fait pas partie du « Core Business »  pas prioritaire

Conseils Eviter un groupe d’évaluation trop important Etablir des normes pour réduire l’interprétation de l’échelle d’évaluation Se faire accompagner d’un spécialiste KM Avoir un support actif de la direction Groupe idéal +- 20 personnes + doivent être réprésentatives de l’ens de l’institution pq obtenir un consensus, sur la manière d’évaluer par ex on estime qu’une pratique est planifiée quand il existe un plan d’action, on estime qu’une pratique est partiellement appliquée si 25% de l:’institution … Aussi intéressants de confronter les résultats sur quels faits, l’avaluateur s’est-il basé pour sa cotation ?…

Diffusion SPF Intérieur SPF Finances SPF Justice SPF Emploi et Travail SPF Economie SPF Chancellerie ONEM … Au niveau de l’utilisation, les principales institutions qui ont commandé l’outil, et l’ont utilisé comme outil de sensibilisation auprès du management. Outil récent puisqu’il a été terminé en mai 2006…

Pour terminer … Vous pouvez utiliser cet outil pour Sensibiliser Connaître les points forts et les points faibles du KM dans votre organisation Etablir un plan d’action KM stratégique Mesurer les progrès accomplis Outil peut servir pourintroduire le km ds votre organisation, expliquer de quoi il s’agit ces bénéfices. Autre cas, évaluer une politique qui a été mise en place, ou simplement les pratiques de l’institution à un moment donné, et de ce fait permettre de développer un plan global de gestion des connaissances « L’ignorance est mère de tous les maux » François Rabelais

Obtenir les outils Contact Brochures disponibles pour les fonctionnaires fédéraux KM@p-o.be Pour tous: www.belgium.be Contact Anne Dosière 02/ 790 53 17 anne.dosiere@p-o.be Info pratiques + Je vous remercie pour votre attention. + Qui veut poser la première question ?