Réserver UN VOL en ligne Guide d’autoformation

Réservation aller-retour

1. Débuter sa réservation avion 1. Vous pouvez choisir dès la page de recherche le nombre total de voyageurs. 2. Saisissez votre ville, date et heure de départ et d’arrivée. 3. Sélectionnez cette case pour élargir la recherche aux aéroports situés près de votre ville de recherche : soit défini par le Travel Manager, soit les aéroports dans un rayon de 100 km de la ville sélectionnée. 1 4. Options facultatives : Vous pouvez affiner votre recherche en sélectionnant différentes options : la classe, une (ou des) compagnies aériennes spécifiques, le nombre d’escales ou l’alliance de compagnies. Attention ! Pour les compagnies SAS et Brussels Airlines, sélectionnez la classe Eco+ lors de votre recherche. 2 3 4 Cliquez sur « Rechercher »

Seuls les vols disponibles au moment de votre connexion sont proposés. 2.1 Choisir son vol aller 1. En premier choix apparaît le vol le moins cher disponible sur votre destination à la date choisie (tous tarifs confondus). Ce vol est immédiatement tarifé en aller/retour. Le travel manager peut paramétrer lui-même le tarif le moins cher correspondant à la politique voyage. 1 2 2. Vous pouvez affiner la sélection des vols proposés en cliquant sur la compagnie de votre choix, le prix ou le nombre d’escales grâce à la matrice. Par exemple : cliquez sur « à partir de 729,07€ », pour voir apparaitre tous les vols directs Air India disponibles. Vous aurez toujours la possibilité de réafficher tous les vols disponibles en cliquant sur « tous les résultats ». Seuls les vols disponibles au moment de votre connexion sont proposés. L’affichage des disponibilités se fait en temps réel et peut varier d’une consultation à l’autre.

Validez votre choix de vol aller en cliquant sur « Sélectionner » 2.2 Choisir son vol aller (Suite) Si vous souhaitez affiner votre recherche à une compagnie, cliquez sur les tarifs correspondants. Ici, nous avons choisi American Airlines : on verra affiché uniquement des vols American Airlines, en vols directs, sur les dates demandées. 1. Plusieurs choix d’horaires de vol ALLER avec l’indication du tarif ALLER-RETOUR. [ex : à partir de 1066,71€]. 1 2. Ce tarif correspond au prix ALLER-RETOUR le moins cher associé à l’horaire que vous aurez choisi. 2 Validez votre choix de vol aller en cliquant sur « Sélectionner »

2.3 Comment identifier les vols 1 2 1. Lorsque vous avez effectué votre réservation, une série de vols vous sera proposée. Le sigle apparaît à droite de l’offre lorsqu’un e-ticket est disponible pour le vol. 2. L’icône verte indique qu’un tarif négocié par votre Société est disponible sur ce vol. L’icône jaune indique qu’un tarif Egencia est disponible sur le vol. 3. Vous trouverez la signification des sigles en bas de chaque page. 3

3. Choisir son vol retour Sur cette page, vous sélectionnez votre horaire et la compagnie choisie pour votre vol retour. Vous pourrez choisir votre tarif en fonction des contraintes sur la page suivante. 1. Votre site affiche une liste de tarifs présélectionnés aller-retour le plus économique. 1 2. Validez votre choix de vol retour en cliquant sur « Sélectionner ». 3. Pour certaines compagnies aériennes, un lien Infoplus est disponible. Il regroupe toutes les informations sur la compagnie et ses services. 2 3

4. Page tarifs En un coup d’œil, vous pouvez choisir le tarif adapté à vos besoins et votre politique voyage ! 1. Vue globale des tarifs disponibles par niveau de contraintes et par classe de transport. Comparaison facile des prix ! 2. Vous avez une indication précise du niveau de contraintes et des pénalités. Vous êtes assurés de choisir le tarif adapté à vos besoins. Une information précise pour faciliter votre choix! 1 3. Pour voir plus de tarifs. Transparence des prix ! 2 3 4. Possibilité de mélanger les classes de transport. Ex : classe Eco à l’aller et Affaires au retour. Le tarif est recalculé! a réservation est simplifiée ! 5 4 5. Validez votre choix en cliquant sur « Sélectionner et continuer ».

5. La création du Dossier Voyage 1. Votre dossier voyage est créé, mais pas encore réservé. Vous visualiser le récapitulatif de votre vol et des contraintes tarifaires. 1 2. A ce stade, vous pouvez ajouter une réservation hôtel ou voiture avant de finaliser votre réservation. Pour réserver votre hôtel, cliquez sur « Accédez à vos tarifs société hôtel et à notre offre Egencia ». 3. Cliquez sur « Poursuivre » si vous souhaitez finaliser votre réservation avion sans ajouter de réservation hôtel ou voiture. 2 3

6. L’étape Détails (1) 1 1. Vérifiez vos centres de coût. 2. Vous pouvez modifier vos centres de coût si nécessaire. 2

Cliquez sur Poursuivre 6. L’étape Détails (2) IMPORTANT ! Pour toutes les réservations de vols vers ou via les Etats-Unis, un formulaire vous sera obligatoirement présenté pour faciliter votre enregistrement. Ces informations sont obligatoires pour pouvoir rentrer aux Etats-Unis. Un champ commentaires vous est proposé pour inscrire des informations importantes non transmises lors de cette réservation. Attention ! Si vous ajoutez des commentaires, ils seront soumis à des frais de modifications offline. Cliquez sur Poursuivre

7. Page Paiement 1. Vous pouvez choisir de souscrire à une assurance multirisques. La case est précochée par défaut mais vous devez absolument valider les conditions générales de vente, en cochant la case correspondante, pour que l’assurance soit prise en compte. 2. Vous pouvez choisir votre date d’émission et demander que l’émission soit « en attente de confirmation ». 1 3. Le mode de règlement de votre société est paramétré par défaut. Cliquez sur Réserver pour confirmer votre réservation. 3 2

8. Confirmation de la réservation 1. Accédez à la page “Récapitulatif” pour confirmer votre réservation. 2. Vous avez la possibilité d’effectuer votre enregistrement en ligne directement à partir du site ! 3. Le statut du dossier est “en attente de confirmation”. 1 2 3

9. Mail de confirmation

10. Page « Mes Voyages » 1. Le dossier est “en attente de confirmation”. 2. Cliquez sur le voyage pour le confirmer. 1 2

Réservation multi-destination

1. Débuter sa réservation avion Vous choisissez votre itinéraire directement sur la page de recherche. Utiliser les options pour affiner votre sélection. 1 1. Le nombre de voyageurs est indiqué dès la page de recherche et garantie la disponibilité des vols pour chacun des voyageurs. 2. Vous pouvez ajouter jusqu’à 9 destinations dans votre itinéraire. 2

2. Choisir son 1er vol 1 1. Retrouvez le récapitulatif de votre recherche. Vous choisissez chaque trajet, l’un après l’autre. 2 2. Vous sélectionnez votre vol 1 dans la liste proposée. 3. En un coup d’œil, vous voyez le prix total de tous vos vols (pour 3 vols). 3 La sélection des voyages suivants s’effectue de la même manière que pour le premier !

3. Pages Tarifs Sur cette page vous retrouvez les vols que vous avez sélectionné et tous les tarifs disponibles, classe par classe, selon les contraintes tarifaires ! En un coup d’œil, vous pouvez choisir le tarif adapté à vos besoins et à votre politique voyage. 1. Vue globale des tarifs disponibles par niveau de contraintes et par classe de transport. Comparaison facile des prix. 2. Vous avez une indication précise du niveau de contraintes et des pénalités. Vous êtes assurés de choisir le tarif adapté à vos besoins. Facilité de choix ! 3. Pour voir plus de tarifs. Transparence des prix ! 4. Possibilité de mélanger les classes de transport. Ex : classe Eco à l’aller et Affaires au retour. Le tarif est recalculé et la réservation est simplifiée. 1 2 La finalisation de votre réservation s’effectue de la même manière que pour un aller-retour. 4 3

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