Echanges XLAB-NABUCO - Présentation de l ’outil d ’échange CNRS Échanges de données XLAB - NABuCo CNRS Présentation de l ’outil d ’échange Xlab - NABuCo Mars 2000 Présentation de l’outil d ’échange Xlab-NABuCo Février 1999 Agence de Modernisation des Universités et Etablissements - Département de la distribution CNRS - Délégation aux Systèmes d ’Information

Sommaire de la présentation Echanges XLAB-NABUCO - Présentation de l ’outil d ’échange Sommaire de la présentation L ’outil d ’échange Xlab-NABuCo Contexte du projet Rappels de la problématique, des limites et du périmètre de l ’outil Gestion des fournisseurs et agents NABuCo dans Xlab Lot 1 : flux NABuCo vers Xlab Lot 2 : flux de Xlab vers NABuCo et flux de NABuCo vers Xlab Présentation de la configuration technique Paramétrages d ’Xlab et de NABuCo ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………. Agence de Modernisation des Universités et Etablissements - Département de la distribution CNRS - Délégation aux Systèmes d ’Information

Echanges XLAB-NABUCO - Présentation de l ’outil d ’échange Contexte du projet Projet initié conjointement par l ’Amue et le CNRS en Octobre 1997 Phase d ’étude, de conception et de réalisation : fin 1998/1er trimestre 1999 Lot 1 NABuCo -> Xlab Réceptions interne et commune du lot 1 : novembre/décembre 1999 Expérimentation du lot 1 : février/mars 2000 Déploiement du lot 1 : avril 2000 Lot 2 Xlab -> NABuCo -> Xlab 1er semestre 2000 Finalisation des spécifications fonctionnelles et de la réalisation du lot 2 2ème semestre 2000 Réceptions interne et commune du lot 2 à affiner selon les 1er semestre 2001 spécifications Expérimentation du lot 2 fonctionnelles Déploiement du lot 2 ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………. Agence de Modernisation des Universités et Etablissements - Département de la distribution CNRS - Délégation aux Systèmes d ’Information

Contexte du projet : l’expérimentation Echanges XLAB-NABUCO - Présentation de l ’outil d ’échange Contexte du projet : l’expérimentation 5 établissements d ’expérimentation proposés par l ’Agence : Université de Bordeaux 2 École Normale Supérieure d ’Ulm Université de Toulouse 3 Observatoire de la Côte d  ’Azur Université de Nice Pour chacun de ces établissements le CNRS (via les RSI) a proposé de 2 à 5 laboratoires : confrontés au problème de la double saisie, traitant un nombre significatif de commandes et factures sur crédits universitaires, respectant la variété des plates-formes. ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………. Agence de Modernisation des Universités et Etablissements - Département de la distribution CNRS - Délégation aux Systèmes d ’Information

La problématique éviter la double saisie dans Xlab et dans NABuCo pour les laboratoires disposant d’un terminal NABuCo, ou capitaliser le travail des services financiers des universités pour les laboratoires ne disposant pas de terminal NABuCo Laboratoire Université Service financier 1 NABuCo 2 Xlab 1 NABuCo 2

Les limites : mouvements non traités informatiquement Mouvements de Crédits Mise en place des crédits : notification de crédits, Virements de crédits ou réajustement d'une destination (d'un code budgétaire) sur une autre destination. Commandes commandes modifiées ou supprimées dans NABuCo, commandes NABuCo multi-destinations (multi-engagements), commandes de personnel NABuCo. Factures factures NABuCo multi-destinations (multi-engagements), factures NABuCo réglant plusieurs commandes, ordres de reversement.

Le périmètre de l’outil Lot 2 3. contrôles NABuCo 2. extraction et transfert des fichiers de pré-commandes et factures Xlab Poste Xlab Table temporaire Base NABuCo 1. saisie pré-commandes 4. intégration pré-commandes et factures et factures Xlab 5. création des engagements et des commandes Terminal NABuCo Lot 1 10. intégration dans Xlab 8. transfert des fichiers Poste Xlab commandes-factures NABuCo Base NABuCo ORACLE 9. saisie complémentaire 7. extraction commandes visées et factures mandatées NABuCo

Gestion des fournisseurs et agents NABuCo dans Xlab Identification des fournisseurs et agents NABuCo : identifiant propre (n° chronologique) et SIRET, TVAICC ou éventuellement INSEE, Xlab : SIRET, SIREN, TVAICC, INSEE. Une zone dans l ’écran « Infos fournisseurs » d ’Xlab pour renseigner le code NABuCo par organisme universitaire manuellement, ou automatiquement lors du démarrage des échanges (fonction de reprise). Rapprochement impossible pour : les fournisseurs étrangers hors Union Européenne, et les agents dont l ’INSEE est non renseigné.

Lot 1 : flux NABuCo vers Xlab Echanges XLAB-NABUCO - Présentation de l ’outil d ’échange Lot 1 : flux NABuCo vers Xlab Un échange de données uniquement de NABuCo vers Xlab COMMANDES saisie de la pré-commande et du pré-engagement, de l'engagement et de la commande dans NABuCo, envoi des commandes NABuCo visées vers Xlab. FACTURES saisie de la facture dans NABuCo, envoi vers Xlab (après mandatement). ………………………………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………………………………. Agence de Modernisation des Universités et Etablissements - Département de la distribution CNRS - Délégation aux Systèmes d ’Information

Lot 2 : flux de Xlab vers NABuCo et flux de NABuCo vers Xlab Echange de données dans le sens Xlab vers NABuCo saisie et extraction des pré-commandes saisies dans Xlab saisie et extraction des factures saisies dans Xlab Echange de données dans le sens NABuCo vers Xlab intégration des commandes NABuCo visées issues de pré-commandes Xlab intégration des factures NABuCo mandatées issues de factures Xlab

Lot 2 : flux de Xlab vers NABuCo La Pré-commande Xlab Comporte les mêmes informations qu’une commande Xlab Réserve les crédits sur l ’origine et la ou les entités dépensières Se transforme en commande après l ’intégration dans Xlab de la commande NABuCo visée Le bon de commande est imprimé uniquement si la date de visa de la commande est renseignée La convention et la destination budgétaire sont les seules informations supplémentaires par rapport à une commande Xlab

Lot 2 : flux de NABuCo vers Xlab Intégration dans Xlab des commandes NABuCo issues de pré-commandes Xlab Intégration automatique si les données commande sont identiques aux données pré-commande (à l’exception du n° de marché non contrôlé) Intégration manuelle Si le montant ou la convention ou le fournisseur sont différents de ceux de la pré-commande Xlab Affichage de la pré-commande Xlab pour modification Impression du bon de commande après intégration (selon organisation)

Lot 2 : flux de NABuCo vers Xlab Intégration des factures dans Xlab Intégration automatique si le fournisseur et le montant de la facture retournée sont identiques à ceux de la facture Xlab envoyée vers NABuCo la date de mandatement et le n° de mandat sont complétés automatiquement date de règlement non transmise Intégration manuelle Si le montant ou le fournisseur de la facture retournée sont différents de ceux de la facture Xlab envoyée vers NABuCo Affichage de la facture pour modification

Configuration de la machine de communication Cas général Postes Xlab Machine de COM (PC, serveur Linux ou NT…) Serveur de production NABuCo Établissement de rattachement des laboratoires Base NABuCo Labo 1 Labo …j ... Labo n Transferts FTP automatiques et périodiques Dépôts et récupérations automatiques de fichiers d ’échange via FTP Serveur ftp Client ftp La machine de « com», non obligatoirement dédiée entièrement aux échanges Xlab-NABuCo, est un serveur différent de celui de NABuCo. L ’outil de transfert entre NABuCo et « com » s ’appuie sur un protocole FTP standard. Sa commande de lancement est inscrite dans la crontab du serveur NABuCo avec une périodicité, de l ’ordre de l ’heure ou de la journée. Le choix est laissé à la convenance de l ’Établissement. La récupération et le dépôt de fichiers d ’échange sur la machine de « com » est à l ’initiative du laboratoire.

Paramétrage de la liaison dans Xlab XLAB : Administration/Paramétrage/Organisme bouton <Liaisons...>

Paramétrage d ’Xlab : identification de l ’unité dans Xlab XLAB : Administration/Paramétrage/Unité bouton <Identification...>

blancs significatifs - Exemple 32 R15 ou 321 R1524 Paramétrage d ’Xlab : codification des origines de crédit Codification des origines de crédit code gestion 1 : code UB (3 caractères alphanumériques obligatoires - compléter avec des blancs à droite) + code CR (5 caractères alphanumériques au maximum) blancs significatifs - Exemple 32 R15 ou 321 R1524 UB CR UB CR code gestion 2 : libre ou n°convention si suivi convention dans Xlab code gestion = code gestion 1/code gestion2 Exemple : 32 R15/1234

Définition des liens CR - laboratoires dans NABuCo définition du lien entre le code laboratoire Xlab et les CR associés, définition des CR concernés par les différents flux, les réceptions et les extractions sont initialisées par défaut à « Non ».