AFFELNET SIXIEME Application d’aide à la gestion et au pilotage de l’affectation des élèves pour l’entrée au collège en classe de sixième

Références CNIL Arrêté du 20 octobre 2008 (art.6) portant création d’un traitement automatisé de données à caractère personnel relatif au pilotage et à la gestion des élèves de l’enseignement du premier degré (BE1D) Récépissé CNIL du 12 août 2010 (Déclaration n°1427543 Affelnet 6ème) DGESCO B2-2 Janvier 2012

Objectifs de l’application Périmètre de l’application Phases du processus Les utilisateurs de l’application DGESCO B2-2 Janvier 2012

Donner aux familles et aux collèges le résultat de l’affectation OBJECTIFS Gérer l’affectation des élèves en 6ème en tenant compte des mesures prises pour l’assouplissement de la carte scolaire Dématérialiser le dossier d’entrée en classe de 6ème dans un collège public Donner aux familles et aux collèges le résultat de l’affectation Disposer d’indicateurs départementaux sur l’affectation DGESCO B2-2 Janvier 2012

Pourquoi utiliser AFFELNET 6°? Remplacement des applications locales par une application nationale maintenue et sécurisée Formalisation de l’offre de formation : une meilleure information pour les familles Mise à disposition d’un outil décisionnel au service de la politique d’affectation des élèves en 6°: -connaissance de l’ensemble des demandes des familles -marge de manœuvre et d’appréciation pour la satisfaction des demandes de dérogation -équité de traitement pour les élèves Procédure simplifiée d’inscription des élèves pour le principal de collège DGESCO B2-2 Janvier 2012

PERIMETRE DE L’APPLICATION Affelnet sixième est une application destinée à automatiser le processus d’affectation des élèves entrant dans un collège public en classe de sixième. DGESCO B2-2 Janvier 2012

PERIMETRE DE L’APPLICATION Elèves concernés : Les élèves susceptibles d’entrer au collège en classe de 6ème Etablissements concernés : Les écoles élémentaires et primaires publiques Les collèges publics N.B. le secteur privé n’est pas concerné par l’application DGESCO B2-2 Janvier 2012

PHASES DU PROCESSUS 1 Constitution dans «BASE ELÈVES 1ER DEGRÉ» et transfert dans AFFELNET 6ème de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège 2 Saisie dans AFFELNET 6ème des demandes des familles 3 Affectation 4 Notification 5 Transfert des élèves affectés dans SCONET DGESCO B2-2 Janvier 2012

Phase 1 : Constitution dans « BE1D » et transfert dans « AFFELNET 6ème" de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège 1ère étape L’IA-DSDEN lance la campagne de constitution de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège L’IA-DSDEN et les IEN suivent la campagne de constitution des listes effectuées par les directeurs d’écoles publiques 2ème étape Le directeur d’école publique sélectionne dans BE1D les élèves susceptibles d’entrer dans un collège public du département DGESCO B2-2 Janvier 2012

Phase 1 : Constitution dans « BE1D » et transfert dans « AFFELNET 6ème" de la liste des élèves susceptibles d’entrer au collège 3ème étape Le directeur d’école valide et transmet la liste des élèves sélectionnés à l’IA-DSDEN 4ème étape L’IA-DSDEN valide et transfère le fichier constitué de l’ensemble des listes des élèves des écoles (y compris l’école virtuelle) de BE1D dans l’application AFFELNET 6ème DGESCO B2-2 Janvier 2012

Phase 2 : Saisie dans AFFELNET 6ème des demandes des familles 1ère étape : Mise à jour des informations concernant l’élève Le directeur d’école édite la fiche de liaison volet 1 pré-remplie des élèves susceptibles d’entrer au collège et la transmet aux responsables de l’élève Les responsables de l’élève mettent à jour les données concernant l’élève notamment son adresse à la rentrée scolaire si elle est différente de l’adresse actuelle de l’élève Le directeur d’école saisit les données modifiées par les responsables DGESCO B2-2 Janvier 2012

Phase 2 :Saisie dans AFFELNET 6ème des demandes des familles 2ème étape : saisie de la demande d’affectation en collège par les familles Le directeur d’école édite la fiche de liaison (volet 2) pré-remplie avec le collège de secteur correspondant à l’adresse de l’élève et la fait parvenir aux familles La famille exprime ses souhaits concernant la formation, la(les) langue(s) vivante(s) en classe de 6ème , ainsi qu’une éventuelle demande de dérogation . Le directeur d’école saisit les informations portées sur le volet 2 DGESCO B2-2 Janvier 2012

Phase 2 :Saisie dans AFFELNET 6ème des demandes des familles Pour les élèves ne figurant pas dans le fichier BE1D des écoles publiques L’IA-DSDEN saisit* les dossiers d’entrée en 6ème des élèves : - de l’école virtuelle - résidant hors du département - se présentant et ne relevant pas d’une école publique du département * Le principal de collège de secteur peut effectuer cette saisie selon le paramétrage décidé par l’IA-DSDEN DGESCO B2-2 Janvier 2012

Phase 3 : l’affectation Préalablement, l’IA-DSDEN a saisi dans AFFELNET 6ème : La capacité d’accueil des formations offertes dans les classes 6ème des collèges publics du département La liste des dérogations et leur rang de priorité Les décisions individuelles résultant : - Des procédures d’appel pour le passage en classe de 6ème - Des commissions statuant sur les demandes des élèves pour des formations contingentées (SEGPA, classes à horaires aménagés) DGESCO B2-2 Janvier 2012

Phase 3 : l’affectation L’ IA-DSDEN lance l’algorithme de traitement des affectations A l’issue du traitement informatique l’ IA-DSDEN examine les cas non traités : - élèves à affecter individuellement - élèves en attente d’une dérogation (nombre de places disponibles < nombre d’élèves ayant la même priorité) L’ IA-DSDEN après avoir saisi les décisions des cas examinés relance l’algorithme, examine les cas… L’IA-DSDEN dispose de la situation de départ avant le lancement de l’algorithme: Taux de pression par collège DGESCO B2-2 Janvier 2012 MENJVA

Phase 3 : l’affectation Chronologie du traitement de pré-affectation : Les élèves n'ayant pas demandé de dérogation sont affectés dans leur collège de secteur Les élèves ayant demandé une dérogation sont triés suivant la priorité donnée au motif de dérogation. L'affectation se fait par bloc d'élèves de même priorité, en fonction de la capacité de l'offre de formation Le traitement s'arrête quand il n'est plus possible d'affecter de blocs complets d'élèves. Les élèves non affectés sont mis en attente Le gestionnaire de l'IA examine les statistiques de l'affectation : il peut modifier certaines capacités d'offre de formation, et/ou affecter manuellement certains élèves ; le traitement de pré-affectation peut être relancé L’IA-DSDEN dispose de la situation de départ avant le lancement de l’algorithme: Taux de pression par collège DGESCO B2-2 Janvier 2012 MENJVA

Phase 3 : l’affectation L’ IA-DSDEN valide définitivement les résultats de l’affectation La liste des élèves n’ayant pas obtenu la dérogation demandée est éditée pour les services de l’IA Les listes des élèves affectés sont éditées : - par département pour l’ IA-DSDEN - par collège d’affectation pour le Principal de collège - par école d’origine pour le Directeur d’école DGESCO B2-2 Janvier 2012

Phase 4 : la notification L’ IA-DSDEN transmet le résultat de l’affectation aux collèges publics du département Le Principal : - édite le résultat pour les élèves affectés dans son collège envoie l’avis d’affectation aux responsables de l’élève L’ IA-DSDEN peut également éditer et notifier l’avis d’affectation aux responsables des élèves DGESCO B2-2 Janvier 2012

Phase 5 : le transfert AFFELNET/SCONET L’ IA-DSDEN transfère les dossiers des élèves affectés dans un collège du département dans SCONET Le principal de collège: - importe les dossiers des élèves affectés dans son établissement dans sa base élèves - inscrit l’élève et complète le dossier avec les responsables DGESCO B2-2 Janvier 2012

Etapes principales de l’affectation 6ème en IA dans Affelnet 6ème Paramétrer l’application Paramétrage Importer les données élèves (BE1D) Suivi des écoles et des dossiers Dossiers élèves Saisir des candidatures individuelles Valider la saisie Consulter les statistiques Affectation des élèves Lancer la pré-affectation Valider l’affectation Consulter les résultats de l’affectation Résultats Editer les notifications Exporter les résultats vers SCONET

L’affectation des élèves et la liaison entre les applications concernées AFFELNET6 BEE BE1D Réception du fichier transféré de BE1d Lancement de la campagne d’affectation en 6ème de collège par l’IA Réception dans SCONET des dossiers des élèves affectés dans un collège Saisie des demandes des familles par les directeurs d’école dans AFFELNET 6ème Saisie des demandes des élèves hors des écoles publiques du département par l’IA Intégration des dossiers des élèves dans la base établissement du collège par le principal Sélection dans BE1d des élèves susceptibles d’entrer au collège et validation de la liste par le directeur d’école Validation de l’affectation par l’IA : chaque élève a un collège d’affectation Transfert des listes validées des élèves susceptibles d’entrer au collège vers AFFELNET 6ème par l’IA Accès pour le collège à la liste des élèves affectés Exportation des dossiers vers SCONET 21 ECOLE IA COLLEGE

L’école BE1D AFFELNET 6ème AFFELNET-6ème 2011 22 1.Vérification et validation de la liste des élèves issus de BE1D 2.Collecte des demandes des familles par la fiche de liaison 3.Saisie des dossiers 5.Envoi à l’inspection académique des demandes d’assouplissement 4.Validation de la saisie AFFELNET-6ème 2011 22

Le service académique BE1D Importation des données de BE1D Saisie individuelle et validation de la saisie des dossiers Paramétrage de l’application Pré-affectation AFFELNET 6ème Exportation des données vers SCONET Edition des notifications Validation de l’affectation BEE AFFELNET-6ème 2011 23

Les utilisateurs de l’application L’administrateur Le gestionnaire IA Le directeur d’école L’IEN de circonscription Le principal de collège DGESCO B2-2 Janvier 2012

Page accueil Calendrier et actualités de l’affectation Accueil Paramètres de l’application Calendrier et actualités de l’affectation Paramètres fonctionnels Calendrier Flash info Signature Maquette des notifications Matières Formations Etablissements Offre de formation Motifs de dérogation Etablissements d’origine Dossiers élèves Affectation des élèves Résultats Suivi d’exploitation Calendrier des différentes activités du processus d’affectation Si la table des messages contient un message en cours de validité, il est affiché dans le cadre

L’administrateur Configurer les paramètres techniques Assurer le suivi de l’exploitation Lancer les mises à jour de nomenclatures (établissement d’origine, formations, langues vivantes, motifs de dérogations) Créer les messages d’information Suivre la progression du travail et des traitements lancés par les départements DGESCO B2-2 Janvier 2012

Le gestionnaire IA Paramétrer l’application selon la politique départementale et/ou académique. Importer les dossiers des élèves BE1D Suivre la saisie des directeurs d’école Traiter les demandes particulières Disposer d’outils pour affecter les élèves Exporter les dossiers des élèves affectés vers SCONET Peut éditer les notifications d’affectation DGESCO B2-2 Janvier 2012

Le directeur d’école Sélectionner les élèves susceptibles d’aller en 6ème dans BE1D Compléter les dossiers des élèves après l’import dans Affelnet 6ème Saisir les demandes de l’élève Valider sa saisie lorsqu’il a terminé Suivre l’évolution des demandes de ses élèves DGESCO B2-2 Janvier 2012

L’IEN de circonscription Suivre la saisie des écoles de la circonscription Suivre les affectations des élèves issus des écoles de la circonscription DGESCO B2-2 Janvier 2012

Le principal de collège Saisir des candidatures individuelles Édition des notifications pour les responsables des élèves affectés dans son établissement DGESCO B2-2 Janvier 2012