MAITRISER LES INFORMATIONS FORMATION OVAL-E2 CMP R/CLUBS POURQUOI? GAGNER DU TEMPS MAITRISER LES INFORMATIONS SIMPLIFIER GESTION SOUPLE DÉMATÉRIALISER

PRINCIPES OVAL’E 1 OVAL’E 2 Affiliations faites par les comités Déplacements fréquents Temps de traitement des mutations Gestion des feuilles de match Affiliations faites par les clubs Fin des déplacements Mutations traitées quasi-instantanément Feuilles de match dématérialisées

INDISPENSABLE : Adresse m@il de TOUS les acteurs COMMENT CA MARCHE? INDISPENSABLE : Adresse m@il de TOUS les acteurs

FORMATION OVAL-E2 CMP R/CLUBS I- CLUB > PRESIDENT > COMITÉ DIRECTEUR Modifier, créer un deuxième G USR Attribuer les droits G_USR II- CLUB > PRESIDENT et/ou G-USR > ACCÉDER AUX COMMISSIONS Créer une commission affiliation Créer le(s) membre(s) de la commission III- CLUB > PRESIDENT et/ou G-USR > AFFECTER LES DROITS Affiliations > Droits G_AFF A- Gestion Des Droits

Le Président du club est responsable de la gestion des droits, il est le principal et, pour l’instant, unique « Gestionnaire des utilisateurs ». Ce rôle permet de déléguer des droits à d’autres utilisateurs. Il est conseillé de doubler le rôle G_USR (Gestion des utilisateurs) avec un autre licencié digne de confiance. Ce rôle ne peut être attribué qu’à deux licenciés du club (Le président + 1 licencié). Il existe trois autres rôles :

I- CLUB > PRESIDENT > COMITÉ DIRECTEUR Modifier, créer un deuxième G USR 1 CLIQUER SUR LE NOM DE VOTRE CLUB, CLIQUER SUR COMMISSIONS 2 CLIQUER SUR LE SYMBOLE POUR OUVRIR LE COMITÉ DIRECTEUR 3 SUR LE LICENCIE INSCRIT DANS LE COMITÉ DIRECTEUR, CLIQUER SUR ACTIONS > AFFECTER LES DROITS

I- CLUB > PRESIDENT > COMITÉ DIRECTEUR Attribuer les droits G USR 1 CLIQUER SUR DROITS, 2 SUR LE LICENCIÉ SOUHAITÉ COCHER LE ROLE G_USR (vous pouvez aussi lui attribuer ou retirer les droits G_AFF G_ADM et G_TUT). Une fenêtre s’ouvre, désormais ce licencié peut attribuer les droits G_AFF G_ADM et G_TUT aux licenciés souhaités du club.

II- CLUB > PRESIDENT et/ou G-USR > ACCÉDER AUX COMMISSIONS Créer une commission affiliation 1 CLIQUER SUR LE NOM DE VOTRE CLUB 2 CLIQUER SUR COMMISSIONS 3 CLIQUER SUR + INSERER 4 Une fenêtre s’ouvre il vous faut renseigner les champs NOM TYPE ET ORGANIGRAMME Puis cliquer sur VALIDER

II- CLUB > PRESIDENT et/ou G-USR > ACCÉDER AUX COMMISSIONS Créer le(s) membre(s) de la commission 1 CLIQUER SUR LE SYMBOLE POUR OUVRIR LA COMMISSION CRÉÉE 2 CLIQUER SUR + INSERER 3 CHERCHER LE LICENCIÉ, CLIQUER SUR SON NOM, RENSEIGNER SA FONCTION, UNE DATE DE DEBUT ET DE FIN (non obligatoire), CLIQUER SUR ACTIONS > OK. 4 Les différents champs sont renseignés, cliquer de nouveau sur ACTIONS > AFFECTER LES DROITS

III- CLUB > PRESIDENT et/ou G-USR > AFFECTER LES DROITS Affiliations > Droits G-AFF 1 CLIQUER SUR DROITS 2 SUR LE LICENCIE INSCRIT DANS LA COMMISSION AFFILIATION COCHER LE ROLE G_AFF (vous pouvez aussi lui affecter ou retirer les droits G_ADM et G_TUT). LE LICENCIÉ PEUT DESORMAIS EFFECTUER DES AFFILIATIONS ou RÉ AFFILIATIONS. >>> DIAPORAMA >>> B- Créer une affiliation et une ré affiliation

B- Créer Une Affiliation Et Une Ré Affiliation FORMATION OVAL-E2 CMP R/CLUBS I- CLUB > ACCÉDER AUX AFFILIATIONS Se rendre dans la rubrique de création II- CLUB et LICENCIÉ > REMPLIR LE FORMULAIRE D’AFFILIATION A- Information et recherche B- ETAPE 1 Mettre à jour les renseignements personnels C- ETAPE 2 Sélectionner les licences désirées III- LICENCIÉ > ACCÈS AU FORMULAIRE A- Se connecter sur le formulaire / Vérifier ETAPES 1 et 2 B- ETAPE 3 : Valider les mentions légales et assurances C- ETAPE 4 : Télécharger les pièces justificatives D- ETAPE 5 : Télécharger les pièces justificatives IV- CLUB > ACCÉDER ET PRÉVALIDER LES DEMANDES D’AFFILIATIONS A- Tableau de bord B- Gestion des dossiers non transmis V- COMITÉ > VALIDATION DE LA L’AFFILIATION A- Vérification des dossiers B- Validation de la licence C- Refus de validation VI- CLUB > IMPRIMER LA LICENCE VII- CLUB > ACCÉDER AUX RÉAFFILIATIONS Se rendre dans la rubrique de création B- Créer Une Affiliation Et Une Ré Affiliation

I- CLUB > ACCÉDER AUX AFFILIATIONS Se rendre dans la rubrique de création 1 CLIQUER SUR LE NOM DE VOTRE CLUB 2 CLIQUER SUR AFFILIES 3 CLIQUER SUR ACTIONS 4 CLIQUER SUR AFFILIATION

II- CLUB et LICENCIÉ > REMPLIR LE FORMULAIRE D’AFFILIATION A- Information et recherche 1 DATE DE LA DEMANDE 2 TYPE DE LA DEMANDE 3 CLUB 4 COMITÉ 5 RECHERCHE D’UN MEMBRE DÉJÀ AFFILIÉ

II- CLUB et LICENCIÉ > REMPLIR LE FORMULAIRE D’AFFILIATION B- ETAPE 1 Mettre à jour les renseignements personnels 1 RENSEIGNER LES INFORMATIONS SUR LE LICENCIÉ 2 ATTENTION AUX ASTÉRISQUES !!! 3 DESCENDRE AVEC L’ASCENCEUR > VERS L’ETAPE 2

II- CLUB et LICENCIÉ > REMPLIR LE FORMULAIRE D’AFFILIATION C- ETAPE 2 Sélectionner les licences désirées 1 Licence JOUEUR > Aucune / Compétitions / Educatif Loisirs / Nouvelles Pratiques 2 Licence EDUCATEUR ENTRAINEUR > OUI ou NON 3 Licence ARBITRE > OUI ou NON 4 Licence DIRIGEANT > OUI ou NON 5 TRANSMETTRE A L’AFFILIE > FIN 1ère partie CLUB

III- LICENCIÉ > ACCÈS AU FORMULAIRE A- Se connecter sur le formulaire / Vérifier étapes 1 et 2 Le futur licencié reçoit par mail son identifiant et mot de passe Ainsi qu’un lien d’accès à ses données Pour vérifier et/ou alimenter les informations manquantes des étapes 1 et 2

III- LICENCIÉ > ACCÈS AU FORMULAIRE B- ETAPE 3 : Valider les mentions légales et assurances Le futur licencié doit cocher les différentes mentions légales « obligatoires » Ainsi que les informations relatives aux assurances et cocher l’option souhaitée Puis télécharger l’AS

III- LICENCIÉ > ACCÈS AU FORMULAIRE C- ETAPE 4 : Télécharger les pièces justificatives Le futur licencié doit télécharger sa photo et justificatif d’identité Ainsi que l’AS (signée et tamponnée)

III- LICENCIÉ > ACCÈS AU FORMULAIRE D- ETAPE 5 : Télécharger les pièces justificatives Le futur licencié doit télécharger les différents documents du dossier médical (suivant son type de licence) Télécharger les conditions d’assurance et sauvegarder les informations saisies > FIN 1ère partie LICENCIÉ

IV- CLUB > ACCÉDER ET PRÉVALIDER LES DEMANDES D’AFFILIATIONS A- Tableau de bord 1 VOUS DEVEZ VOUS CONNECTER A VOTRE COMPTE CLUB PUIS CLIQUER SUR TABLEAU DE BORD 2 CLIQUER SUR AFFILIATIONS

IV- CLUB > ACCÉDER ET PRÉVALIDER LES DEMANDES D’AFFILIATIONS B- Dossiers non transmis 1 DANS VOTRE TABLEAU DE BORD VOUS OBTENEZ UNE PREMIERE INFORMATION VISUELLE SUR LA QUANTITE D’AFFILIATIONS NON TRANSMISES 2 CLIQUER DANS LE MENU DEROULANT SUR NON TRANSMISE, APPARAIT LA LISTE DES AFFILIATIONS QUE VOUS DEVEZ VERIFIER 3 CLIQUER SUR ACTIONS > VOIR LE FORMULAIRE

IV- CLUB > ACCÉDER ET PRÉVALIDER LES DEMANDES D’AFFILIATIONS B- Gestion des dossiers non transmis 1 DANS LE FORMULAIRE OUVERT, VOUS DEVEZ VERIFIER QUE L’ENSEMBLE DES ELEMENTS SOIENT CORRECTS DANS LES ETAPES 1/2/3/4/5 2 SI L’ENSEMBLE DES INFORMATIONS SONT CORRECTES, QUE L’ENSEMBLE DES ELEMENTS A JOINDRE AU DOSSIER EST COMPLET VOUS POUVEZ TRANSMETTRE A LA FFR (COMITÉ/LIGUE) FIN 2ème partie CLUB

V- COMITÉ > VALIDATION DE L’AFFILIATION A- Vérification des dossiers Le Comité (?) recevra sur son tableau de bord les demandes d’affiliations en cours provenant de votre club, une vérification sera faite sur l’ensemble des documents et informations de vos dossiers B- Validation de la licence Le Comité (?) validera vos dossiers, votre tableau de bord fera apparaitre la confirmation de la création de votre licencié et vous pourrez imprimer la carte de qualification ! « Votre licencié recevra lui aussi sa licence en pièce jointe dans son mail personnel ! » C- Refus de validation Si le service en charge estime que le dossier n’est pas complet il refusera la validation de la demande d’affiliation et vous recevrez sur votre tableau de bord la raison de ce refus. A vous et votre licencié d’effectuer la (les ?) correction(s) demandée(s)

VI- CLUB > IMPRIMER LA LICENCE Une fois la licence validée/débloquée par le comité ou la FFR, le club voit apparaitre dans son tableau de bord la carte de qualification qu’il aura à imprimer dans le bouton « actions » Code Couleur Rouge: affiliation refusée (par le validateur AFF) ou qualité refusée (par le médecin, le DTA etc…) Bleue: qualité en attente d’avis Vert: affiliation validée (par le validateur AFF) ou qualité validée (par le médecin, DTA, DTN, etc…)

VII- CLUB > ACCÈS AUX RÉAFFILIATIONS Se rendre dans la rubrique de création 1 CLIQUER SUR LE NOM DE VOTRE CLUB PUIS SUR AFFILIES 2 CLIQUER SUR FILTRER PAR SAISON > 2015-2016 > APPLIQUER

VII- CLUB > ACCÉDER AUX RÉAFFILIATIONS 3 VOUS POUVEZ ALORS COCHER : - Sur la case située à gauche de la fenêtre elle permet de sélectionner l’ensemble de vos licenciés et faire une demande de réaffiliation générale, puis cliquer sur Réaffilier pour la saison 2016 2017 - Sur la case d’un licencié, puis cliquer sur Actions > Réaffiliation 2016 2017, seul ce licencié aura une demande de réaffiliation