Organisation Personnelle Nicolas Demange Mardi 15 Mars 2005 la couleur de la bande en bas de slide peut-être modifiée : « affichage » puis « masque » puis « masque de titre » puis sélectionner le rectangle noir et clic droit puis format de la forme puis changement de la couleur de remplissage. le logo du groupe/matière doit/peut être ajouté sur la bande de couleur en bas de slide, pour cela : « affichage » puis « masque » puis « masque de titre » puis coller le(s) logo(s). Communication - Organisation 15/03/2005

Communication - Organisation Plan Contexte et contraintes Programme de la visite Organisation personnelle pour changer le fond du rectangle aux angles arrondis, right click sur le rectangle imagé et sélectionnez « format de la forme automatique «  puis -pour une image :« couleurs » puis « motifs et texture » et enfin l’onglet image et à vous d’aller choisir -pour une couleur : « couleurs » puis « autres couleurs » et à vous de choisir Communication - Organisation 15/03/2005

Communication - Organisation Contraintes (Sujet) Je dois accueillir un important client étranger pendant 3 jours Je suis prévenu vers 18h que le client arrive le lendemain vers 10h. La visite comprend L’accueil du client à l’aéroport, Une rencontre avec le DG au siège de la Défense, La présentation, dans 3 usines du groupe de l’entreprise (à Rennes, à Strasbourg et à Metz), des produits auxquels le client s’intéresse, Une réunion avec le directeur des ventes en fin de séjour, Le retour à l’aéroport, La prise en compte de la logistique. Cette visite va me mobiliser pleinement durant toute la période d’ici au départ du client. Communication - Organisation 15/03/2005

Communication - Organisation Contexte Moi L’entreprise : L’Oréelle (Leader sur le marché des cosmétiques) Importants moyens financiers Partenariats logistiques Mon rôle Commercial Le client Gros client Japonais Partenariat très important Contexte temporel Contemporain Prévenu un mardi soir Communication - Organisation 15/03/2005

Communication - Organisation Programme de la visite Mercredi Jeudi Vendredi 10h00 : Arrivée du client Aéroport Paris Charles de Gaule 8h – 9h : Transport  Aéroport Strasbourg 9h – 10h : Transport  Aéroport de Metz Nancy Lorraine 9h – 10h : Transport Rennes  Aéroport Strasbourg 10h – 11h : Transport Aéroport Paris Charles de Gaule 10h – 11h : Transport Aéroport  Paris la Défense 12h – 14h : Déjeuner d’affaire Avec le Directeur Général 10h – 11h : Transport Aéroport  Usine Strasbourgeoise 11h – 12h : Transport Aéroport  Paris la Défense 11h – 13h : Visite usine Avec directeur usine Strasbourg 12h – 14h : Déjeuner 15h – 16h : Transport Aéroport Paris Charles de Gaulle 16h – 17h : Paris  Rennes Aéroport Rennes Saint-Jacques 13h – 15h : Déjeuner 14h – 16h : Réunion Avec le Directeur des Ventes si vous avez modifié la couleur de la bande et/ou ajouter le logo du groupe/matière sur le slide de titre, vous devez en faire autant sur cette page : la couleur de la bande en bas de slide peut-être modifiée : « affichage » puis « masque » puis « masque de diapositive » puis sélectionner le rectangle noir et clic droit puis format de la forme puis changement de la couleur de remplissage. le logo du groupe/matière doit/peut être ajouté sur la bande de couleur en bas de slide, pour cela : « affichage » puis « masque » puis « masque de diapositive » puis coller le(s) logo(s). Les couleurs des textes peuvent être changés selon le désir du concepteur. Il est cependant préférable de garder le titre en noir et le premier niveau de texte dans le bleu actuel. 17h – 17h30 : Transport Usine rennaise 15h – 17h : Transport Strasbourg  Usine Metz 16h – 17h : Transport Aéroport Paris Charles de Gaulle 17h30 – 19h30 : Visite usine Avec directeur usine rennaise 17h – 19h : Visite usine Avec directeur usine Metz 18h : Paris  Japon 20h – 22h : Restaurant 20h – 22h : Restaurant Communication - Organisation 15/03/2005

Organisation personnelle Objectif Proposer au client une visite agréable, satisfaisante, complète et sans accroc Conclure le partenariat en fin de séjour !! Principes de mise en œuvre Planifier à l’avance et anticiper les risques (prévoir des marges si possible) Se tenir informer et informer (rester joignable à tout moment) Rendre transparent la gestion du programme aux yeux du client Rapports journaliers au directeur des ventes afin « d’adapter » la réunion finale Communication - Organisation 15/03/2005

Organisation personnelle Avant la visite (Mardi soir) Annulation ou report des activités prévues pour les 3 jours à venir Transfert d’appel vers un poste compétent Planifier le programme de la visite Consultation des horaires de vol et des durées de trajet Réservation des voitures de services, billets d’avions, chambres d’hôtels, tables de restaurant Prévenir les personnes concernées Directeurs, commerciaux des 3 usines Directeur général Directeur des ventes Assistant/traducteur Vérifier le matériel (Téléphone portable, agenda électronique…) Communication - Organisation 15/03/2005

Organisation personnelle Réveil à 6h Correction des impossibilités de dernière minute Accueil du client à l’aéroport Paris Charles de Gaulle Renseigner le directeur général sur l’heure exacte d’arrivée du client Déjeuner d’affaire Vol pour Rennes S’assurer de la présence d’une voiture de fonction à l’arrivée Transport jusqu’à l’usine Prévenir le personnel concerné de l’heure d’arrivée Présentation des produits de l’usine Rennaise Restaurant Rapport journalier au directeur des ventes Mercredi 10h00 : Arrivée du client Aéroport Paris Charles de Gaule 12h – 14h : Déjeuner d’affaire Avec le Directeur Général 16h – 17h : Paris  Rennes Aéroport Rennes Saint-Jacques 10h – 11h : Transport Aéroport  Paris la Défense 15h – 16h : Transport Aéroport Paris Charles de Gaulle 20h – 22h : Restaurant 17h30 – 19h30 : Visite usine Avec directeur usine rennaise 17h – 17h30 : Transport Usine rennaise Communication - Organisation 15/03/2005

Organisation personnelle Réveil à 6h Corrections des impossibilités de la journée Accompagnement du client jusqu’à l’aéroport de Rennes Vol pour Strasbourg S’assurer de la présence d’une voiture de fonction à l’arrivée Transport jusqu’à l’usine Prévenir le personnel concerné de l’heure d’arrivée Présentation des produits de l’usine Strasbourgeoise Déjeuner avec le client Transport jusqu’à l’usine de Metz Présentation des produits de l’usine Messine Restaurant Rapport journalier au directeur des ventes Jeudi 9h – 10h : Transport Rennes  Aéroport Strasbourg 10h – 11h : Transport Aéroport  Usine Strasbourgeoise 11h – 13h : Visite usine Avec directeur usine Strasbourg 13h – 15h : Déjeuner 15h – 17h : Transport Strasbourg  Usine Metz 17h – 19h : Visite usine Avec directeur usine Metz 20h – 22h : Restaurant 8h – 9h : Transport  Aéroport Strasbourg Communication - Organisation 15/03/2005

Organisation personnelle Réveil à 6h Corrections des impossibilités de la journée Accompagnement du client jusqu’à l’aéroport de Metz Vol pour Paris Charles de Gaulle S’assurer de la présence d’une voiture de fonction à l’arrivée Transport vers un restaurant de la capitale Prévenir le directeur des ventes de l’arrivée à l’heure du client Déjeuner avec le client Réunion avec le directeur de ventes Accompagnement du client à l’aéroport Paris Charles de Gaulle Retour au siège pour une réunion générale Vendredi 10h – 11h : Transport Aéroport Paris Charles de Gaule 12h – 14h : Déjeuner 11h – 12h : Transport Aéroport  Paris la Défense 14h – 16h : Réunion Avec le Directeur des Ventes 18h : Paris  Japon 16h – 17h : Transport Aéroport Paris Charles de Gaulle 9h – 10h : Transport  Aéroport de Metz Nancy Lorraine Communication - Organisation 15/03/2005

Communication - Organisation Conclusion Importance du travail de préparation "Ne pas prévoir, c'est déjà gémir“ Léonard de Vinci. Avoir toutes les cartes en mains pour maîtriser le déroulement de la visite. Percevoir les risques et les faiblesses du programme établi. Pendant la visite Maîtriser les imprévus. Rassurer le client. Avoir toujours un cran d’avance. Garder en tête l’objectif final Ce n’est pas une visite de courtoisie. Communication - Organisation 15/03/2005

Communication - Organisation Questions ? pour changer le fond du rectangle aux angles arrondis, right click sur le rectangle imagé et sélectionnez « format de la forme automatique «  puis -pour une image :« couleurs » puis « motifs et texture » et enfin l’onglet image et à vous d’aller choisir -pour une couleur : « couleurs » puis « autres couleurs » et à vous de choisir Communication - Organisation 15/03/2005