Les PGI* : des outils stratégiques pour le CNRS *PGI: Progiciels de gestion intégrée Séminaire métiers du SFC 2-3 octobre 2006 Délégation Aquitaine-Limousin

Ce document a été réalisé à partir Remerciements Ce document a été réalisé à partir de la présentation faite par Délégation Alpes pour son Service des ressources humaines, du livre de Jean-Louis Tomas « PGI et PGI - Sélection, déploiement et utilisation opérationnelle», ISBN : 2-10-049024-9 Délégation Aquitaine-Limousin, SFC 2-3 octobre 2006

Ce que nous allons aborder Le contexte Pourquoi un PGI ? Le changement de SI, vers quoi s’engage-t-on ? Conclusion Délégation Aquitaine-Limousin, SFC 2-3 octobre 2006

LE CONTEXTE Délégation Aquitaine-Limousin

Des applications à bout de souffle ... Les applications actuelles GCF et Icare sont en fin du cycle de vie des logiciels elles n’intègrent pas la LOLF, le NCBC, … elles sont basées sur des outils techniquement dépassés et non évolutifs elles ne communiquent pas entre elles Délégation Aquitaine-Limousin, SFC 2-3 octobre 2006

… qui négligent le pilotage et aide à la décision Le CNRS doit se doter d’outils permettant la mise en œuvre et le suivi de ses choix stratégiques. Or, les applications actuelles ont été créées sur mesure essentiellement pour satisfaire à des obligations réglementaires le système d’information est constitué d’une multitude d’applications mal partagées entre les différents acteurs (laboratoires, délégations, directions) Délégation Aquitaine-Limousin, SFC 2-3 octobre 2006

Cartographie actuelle du SI du CNRS Tdb BFC SIRH Délégation Aquitaine-Limousin, SFC 2-3 octobre 2006

POURQUOI UN P G I ? Délégation Aquitaine-Limousin

Les limites des systèmes d’information sur mesure En théorie les systèmes d’information sur mesure ont l’avantage : de répondre exactement aux besoins des utilisateurs d’être en phase avec l’organisation interne de l’entreprise d’intégrer les contraintes métiers Délégation Aquitaine-Limousin, SFC 2-3 octobre 2006

Limites des systèmes d’information sur mesure En pratique, on observe : une liste de plus en plus longue de demandes non satisfaites toute évolution de l’organisation entraine des modifications lourdes dans le SI des développements anarchiques autour du SI qui conduisent à une hétérogénéité des processus dans une même entreprise Délégation Aquitaine-Limousin, SFC 2-3 octobre 2006

Un PGI c’est : Un PGI apporte : Qu’est-ce qu’un PGI ? un logiciel qui gère et optimise l’ensemble des processus d’une entreprise (gestion comptable et financière, RH, aide à la décision, ...) un standard commun pour toutes les entreprises un paramétrage pour l’adapter à chacune parfois, des développements spécifiques Un PGI apporte : la cohérence et l’homogénéité des informations une disponibilité immédiate des données une homogénéisation des méthodes de travail Délégation Aquitaine-Limousin, SFC 2-3 octobre 2006

En général, les domaines couverts par un PGI sont les suivants : Domaines des PGI En général, les domaines couverts par un PGI sont les suivants : Gestion comptable et financière Contrôle de gestion Gestion de production (MRP, plan de fabrication) Gestion des achats, politique d'approvisionnement, gestion des stocks Administration des ventes, facturation, marketing (CRM) Logistique : distribution, livraison (GSC) Ressources Humaines, salaires Délégation Aquitaine-Limousin, SFC 2-3 octobre 2006

Un ensemble de briques élémentaires Délégation Aquitaine-Limousin, SFC 2-3 octobre 2006

Intégration d’un progiciel de gestion Pour être intégré, un progiciel de gestion doit : Emaner d’un concepteur unique, Garantir à l’utilisateur l’unicité de l’information, Reposer sur une mise à jour en temps réel, Fournir des pistes d’audit basées sur la traçabilité des opérations de gestion, Couvrir soit une fonction de gestion, soit l’ensemble des S.I. de l ’entreprise. On parle indistinctement de progiciel, de progiciel intégré, de progiciel applicatif, de progiciel de gestion, de progiciel de gestion intégré, d ’PGI (Entreprise Ressource Planning). Le PGI doit : -émaner d ’un concepteur unique :on l ’appelle le fournisseur logiciel - garantir à l ’utilisateur l ’unicité de l ’information, assurée par la disponibilité de l ’intégralité de la structure de base de données à partir de chacun des modules, même pris individuellement. - reposer sur une mise à jour en temps réel des informations modifiées dans tous les modules affectés. - fournir des pistes d ’audit basées sur la garantie d ’une totale traçabilité des opérations de gestion. ----> Le PGI découle donc d ’une logique d ’horizontalité et de transversalité aux dépends des logique classique de verticalité. Les PGI comportent deux dimensions capitales : - le degré d ’intégration: capacité de fournir à l ’ensemble des acteurs de l ’entreprise une image unique, intègre, cohérente et homogène de l ’ensemble des informations dont ils ont besoin pour jouer pleinement leur rôle. - la couverture opérationnelle : capacité de fédérer l ’ensemble des processus de l ’entreprise dans chacun des domaines qui la constituent, et ce , dans une approche transversale qui optimise sa productivité. -----> les différents progiciels proposés sur le marché ont une couverture opérationnelle et un degré d ’intégration plus ou moins avancé. Chacun des fournisseurs essaie de satisfaire au mieux ses deux dimensions par une innovation constante. Le principal intérêt d ’un PGI est l ’intégration dans une même base de données, d ’informations sur tous les domaines d ’activité de l ’entreprise. Il s ’agit véritablement de GAO, des gestion assistée par ordinateur avec des outils d ’aide à la décision. Délégation Aquitaine-Limousin, SFC 2-3 octobre 2006

Le changement de système d’information. Vers quoi s’engage-t-on ? Délégation Aquitaine-Limousin

Le changement de système d’information Au premier niveau: un changement d’outil Changement de données, de traitements, d’interfaces Au deuxième niveau : un changement d’organisation Derrière les données il y a un nouveau langage Derrière les traitements il y a de nouvelles règles de travail Derrière les interfaces il y a un nouvel environnement de travail Au troisième niveau : un changement de vision, de stratégie, de sens Derrière le nouveau langage, il y a une évolution de culture Derrière les nouvelles règles, il y a transformation des domaines de responsabilité Derrière le nouvel environnement, il y a un métier qui se transforme Délégation Aquitaine-Limousin, SFC 2-3 octobre 2006

Les questions face au changement Le passage d’une solution « sur mesure » à une solution PGI entraîne forcément au départ des insatisfactions dues en grande partie au fait que Les applicatifs existants, souvent obsolètes, ont été développés en interne et s’accompagnaient d’une immense liste de requêtes et besoins accumulés. Les savoir faire vont changer et le produit déployé n’est pas encore maîtrisé. Un PGI est un projet de longue haleine, ce n’est pas un investissement à court terme. La remarque qui revient le plus souvent : « comment se fait-il qu’un logiciel applicatif existant, vendu à des centaines d’entreprises et organismes, utilisé par des milliers de personnes – qui fonctionne donc – puisse prendre autant de temps pour être implanté chez nous ? » Délégation Aquitaine-Limousin, SFC 2-3 octobre 2006

Le Syndrome des 80 % ERP T0 T1 T2 Couverture opérationnelle Système actuel 80 % T0 T1 T2 Temps Le moment de l’installation T0 peut-être ressenti comme « un retour en arrière ». T1 est le moment durant lequel l’ERP apporte la même couverture opérationnelle que l’ancien système. Au-delà en T2, c’est la chasse gardée de l’ERP. Les systèmes actuels n’auraient jamais pu atteindre ce niveau là Délégation Aquitaine-Limousin, SFC 2-3 octobre 2006 Source : ERP et PGI – Sélection, déploiement,…- JL Tomas

CONCLUSION Délégation Aquitaine-Limousin, SFC 2-3 octobre 2006

Un SI au service des objectifs stratégiques Une évolution radicale des SI finances & RH aujourd’hui : priorité aux obligations réglementaires demain : mise en œuvre et suivi de la stratégie Un investissement à moyen et long terme probablement une régression dans les premiers mois de 2007 une couverture fonctionnelle qui évolue plus facilement et plus rapidement que dans le cas d’une solution sur mesure Délégation Aquitaine-Limousin, SFC 2-3 octobre 2006