Centre d’échange d’informations sur la Convention sur la Diversité Biologique Bienvenue dans le cours sur l’organisation d’un site web PTK en répertoires

Objectifs de ce manuel : savoir créer un répertoire savoir ajouter des métadonnées sur un répertoire savoir quand il est nécessaire de créer un sous-répertoire

Prérequis avant de lire ce manuel : Avoir pris connaissance des manuels suivants : - « Introduction et connexion au PTK » « Métadonnées » « Editer du texte »

Un site web pose le même problème que n’importe quelle source d’information, que ce soit une base de données, le disque dur d’un ordinateur ou le système de classement d’une bibliothèque : le volume d’information.

Sur un site web, il y a souvent une grande quantité d’information disponible mais comment organiser cette information pour faciliter les recherches dans son contenu par les utilisateurs du site ?

On pourrait considérer un site web comme le disque dur d’un ordinateur : il y a un répertoire racine, correspondant à la page d’accueil du site web, et plusieurs sous-répertoires : « Actualités », « Evénements » et d’autres encore. Le plus important est de savoir où mettre les informations afin que les visiteurs puissent y accéder facilement.

Pour accéder au plan du site, vous devez cliquer sur “Plan du site” dans la barre de menu principale.

En général, un plan de site web CHM ressemblera à celui du site de la formation au PTK, comme présenté ci-dessus à savoir…

Une liste des principaux répertoires du site sous l’onglet « Structure des répertoires ».

Vous pouvez constater qu’un plan de site PTK utilise les mêmes icônes que l’explorateur de Windows sur un PC.

Vous remarquerez que « Manuels » et « Exercices » sont deux “sections principales” et sont également considérées comme des répertoires du site web.

Afin d’organiser un site web, il faut toujours, dans un premier temps, évaluer les informations disponibles et celles qui seront mises sur le site.

Tous les sites web CHM nationaux, présentent des “sections principales” prédéfinies identiques, comme vous pouvez le voir sur les 2 exemples ci-dessus.

Ces sections sont généralement : Convention sur la Diversité Biologique Biodiversité du pays Mise en œuvre de la CDB dans le pays Coopération technique et scientifique Information et liens

Les informations placées dans ces 5 “sections principales” dépendront de leur nature. Un cours intitulé “Information dans un site web CHM” sera développé prochainement afin de vous aider…

Comment ajouter un répertoire ? NB : Un répertoire ne peut être ajouté que dans les « sections principales » d’un site web PTK. Sur le site web dédié à la formation PTK à distance, vous ferez tous les exercices dans un répertoire spécial que vous nommerez d’après votre nom et prénom.

Comment ajouter un répertoire ? Assurez-vous que vous êtes connecté au site et que vous avez le rôle d’éditeur/contributeur comme expliqué dans le cours « Intro-login ».

Rendez-vous dans la section principale « Exercices »

Puis rendez-vous dans le sous-répertoire « E-learning »

Le chemin d’accès vous indique l’endroit exact où vous vous trouvez sur le site.

Le titre du répertoire vous indique quel répertoire vous êtes en train de visiter.

Un texte court (pas plus de 3 lignes) donnera une brève description du répertoire à l’attention des utilisateurs.

La possibilité d’ajouter des objets dans le répertoire ou d’éditer le répertoire.

Des boutons pour agir sur les sous-répertoires : « tout sélectionner » et « copier ».

Comment ajouter un nouveau répertoire ?

Cliquez sur « Type à ajouter ».

Sélectionnez « Répertoire » dans le menu déroulant.

Vous voilà arrivé dans le formulaire de soumission d’un répertoire.

Langue dans laquelle vous soumettez votre répertoire. Par défaut, ce sera toujours la langue que vous aviez choisie / dans laquelle vous travailliez avant d’ajouter le répertoire.

Le champ « Titre » fait partie des métadonnées du répertoire.  Inscrivez-y le titre du répertoire, il doit être court et explicite. Ici on vous demande de l’appeler de « Votre nom » puis exercices.

Le champ « Description » fait également partie des métadonnées du répertoire. Vous pouvez le remplir.

Vient ensuite le champ de métadonnées « Couverture géographique ». A vous de choisir les zones géographiques couvertes par ce répertoire.

Puis le champ de métadonnées « Mots-clefs ». A vous de choisir les termes appropriés caractéristiques de ce répertoire.

Puis vient le champ « Ordre de tri » Puis vient le champ « Ordre de tri ». On vous conseille de ne pas le modifier.

Pour remplir le champ « Date de publication », il suffit de cliquer sur « Today ».

La date du jour figure maintenant dans le champ. On vous déconseille de la modifier.

Vous devez cocher la case « Commentaires autorisés ».

Elle permet au gestionnaire du site de faire des commentaires sur l’objet soumis au contributeur (en cas d’erreur ou autres). Une fois la correction apportée, le contributeur écrit un nouveau commentaire pour prévenir le gestionnaire du site. Celui-ci relira alors la soumission, si les modifications lui conviennent, il supprimera les commentaires et approuvera l’objet pour qu’il soit lu par le grand public.

Ecrivez votre adresse mail afin d’être informé par le PTK quand quelqu’un ajoute des informations dans votre répertoire.

Relisez maintenant l’ensemble des champs remplis afin d’en corriger les erreurs ou oublis éventuels. Si le formulaire vous paraît correct, vous pouvez …

Cliquer sur le bouton « Soumettre ».

Un message d’information vous indique que votre demande a été soumise et qu’elle sera analysée par l’administrateur du site.

Vous pouvez constater que le nouveau répertoire apparait dans la liste des éléments contenus dans le répertoire ‘« Votre nom » exercices’. Si on y regarde de plus près…

Vous remarquez un icône indiquant que vous avez créé un répertoire. Le point d’exclamation sur fond rouge indique que votre soumission n’a pas encore été approuvée par l’administrateur du site. Cela implique que votre répertoire n’est pas encore visible par les visiteurs du site.

Le nom du répertoire apparait dans la colonne « Titre ».

Afin de voir votre soumission, veuillez cliquer sur le nom du répertoire.

Vous voilà sur la page du répertoire.

Le titre du répertoire est affiché en haut de la page.

Le contenu du champ « Description » apparait juste sous le titre.

Le bouton « Ajouter un commentaire » indique que vous avez coché la case “Commentaires autorisés” dans le formulaire.

L’ administrateur du site recevra un e-mail du PTK l’informant que quelqu’un a ajouté des informations sur le site web. Il décidera alors de valider le répertoire ou pas.

Editer un répertoire déjà soumis L’information ajoutée dans un répertoire peut être modifiée après la soumission de celui-ci. Cela se fera sur la demande de l’administrateur lors du processus d’approbation et/ou du validateur si les informations ne sont plus d’actualité.

Pour éditer le répertoire, il suffit de cliquer sur le bouton « Editer

Vous voilà dans le formulaire d’édition du répertoire.

La barre des langues vous permet d’éditer le répertoire dans une des quatre langues disponibles. Vous remarquerez que le fond du formulaire est jaune, cela signifie que vous rédigez votre répertoire en français. Les couleurs diffèrent selon la langue.

Choisissez la langue avant de commencer à éditer votre répertoire. Vous devez sauvegarder votre travail avant de changer de langue. Si vous ne respectez pas cet ordre, vous perdrez tout ce que vous aviez fait dans la langue précédente !

Si vous changez d’avis et ne souhaitez plus modifier le formulaire, vous pouvez cliquer sur le bouton « Retour à l’index ».

Cela vous ramènera au répertoire. Mais retournons à notre formulaire d’édition du répertoire.

Vous pouvez maintenant modifier n’importe quel champ du formulaire.

Le bouton <<Enregistrer les changements>> vous permet de sauvegarder les modifications apportées. Cliquez sur ce bouton assez régulièrement de façon à ne pas perdre votre travail.

Un message vous informera que vos changements ont été sauvegardés.

Il vous suffit maintenant de cliquer sur le bouton « Retour à l’index » pour quitter le formulaire.

Vous voilà de retour sur la page d’accueil du répertoire.

Bravo vous avez fini ce chapitre !

Vous pouvez maintenant vous entrainer en créant un sous-répertoire intitulé « Documents nationaux » dans votre répertoire personnel, en veillant à remplir correctement tous les champs.

Dans un second temps, vous pourrez créer un sous-répertoire intitulé “Rapports nationaux ” dans le répertoire “Documents nationaux”.