Numérisation partielle Partial Digitization Request ULgLibrary-Numerisation@lists.ulg.ac.be Mise à jour 06/09/2016

4 types de demande de digitalisation Quatre types de requête de numérisation dans Alma : Patron digitization Request : Partial digitization Full digitization Staff digitization Request : Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request La Full digitization n’est actuellement pas à l’ordre du jour à l’ULg.  Actuellement, un seul type de demande de numérisation exploité à l’ULg

Demande de numérisation Workflow de la numérisation partielle Workflow Circulation Desk Operator Requests Operator Créer la demande de numérisation Récupérer l’exemplaire des étagères et scanner le code-barres Imprimer le bordereau, envoyer l’exemplaire au bureau de numérisation de sa bibliothèque 1 Work Order Operator Numériser le document dans sa bibliothèque Livrer le fichier numérisé par e-mail à l’aide du lien Alma « Attach Documents » 2 3 Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request Le lecteur peut créer une request  de digitalisation partielle à partir des « Collections ULg ». Le Circulation Desk Operator peut créer une request de digitalisation partielle pour un lecteur, à partir d'Alma. Le Request Operator visualise et traite la request : effectue le Tasks, pick from shelf et scan le code-barres de l’item à numériser. L’item arrive au bureau de numérisation (qui se trouve souvent dans la même bibliothèque que le circulation desk) dont la gestion de numérisation est réalisée par le Work Order Operator.

Les services rendus par la digitalisation Remplacer la requête d’exemplaire physique (Physical Item Request) Cesser d’utiliser les « Borrowing partners » du PIB pour les personnes demandeurs internes et externes à l’ULg . Désormais, ces demandes seront traitées par les « Partial digitization requests » En utilisant le lien « Lending requests >> Manage Fulfillment Options > Ship digitally », les opérateurs PIB auront la possibilité d’introduire une requête de digitalisation pour traiter des demandes de numérisation entrantes de PIB, entre bibliothèques externes et bibliothèques ULg Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request Toute opération de digitalisation, que ce soit une demande Fulfillment normale ou PIB, ne fonctionne que lorsque le document possède un code-barres Pour commencer : pas de workflow d’approbation  Voir pour plus tard ?

Créer une demande de numérisation via Collections ULg Demande de numérisation partielle d’un livre Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request Rechercher l’exemplaire physique et cliquer sur Localiser & réserver Cliquer ensuite sur le lien Numérisation Pour les notices holdings de périodiques sans items, des traitements ont été lancés afin de créer (si possible !) un item virtuel afin de permettre l’affichage du lien de numérisation. A la création d’un véritable item physique, l’item virtuel, qui n’a plus de raison d’être, devra être supprimé ! Il faut s’identifier et le document doit être exemplarisé sinon le lien numérisation n’apparait pas

Créer une demande de numérisation Via Collections ULg Demande de numérisation partielle d’un livre Compléter la demande de numérisation Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request La demande a été soumise avec succès, accéder à Alma pour continuer le traitement de numérisation. La demande arrive à la bibliothèque qui détient le document

Créer une demande de numérisation Via Collections ULg Demande de numérisation partielle d’un fascicule Il faut s’identifier et le document doit être exemplarisé sinon le lien numérisation n’apparait pas. Pour les périodiques non exemplarisés, des traitements sont en cours pour leur associer un exemplaire fictif. Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request

Rappel : comment exemplariser des fascicules de périodiques Il existe déjà un support particulier pour la création d'item réalisé par le groupe de travail Resource Management : http://www.slideshare.net/AlmaULg/exemplariser-des-fascicules-de-periodiques-dans-alma Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request

Créer une demande de numérisation Via Collections ULg Demande de numérisation partielle d’un fascicule Après avoir cliqué sur le lien Numérisation Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request Après avoir cliqué sur le lien Demande de numérisation partielle Pour les notices holdings de périodiques sans items, des traitements ont été lancés afin de créer (si possible !) un item virtuel afin de permettre l’affichage du lien de numérisation. A la création d’un véritable item physique, l’item virtuel, qui n’a plus de raison d’être, devra être supprimé !

Créer une demande de numérisation Via Collections ULg Cliquer sur le lien Numérisation d’un fascicule virtuel Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request Pour les notices holdings de périodiques sans items, des traitements ont été lancés afin de créer (si possible !) un item virtuel afin de permettre l’affichage du lien de numérisation. A la création d’un véritable item physique, l’item virtuel, qui n’a plus de raison d’être, devra être supprimé ! Formulaire d’une demande de numérisation auquel on a associé un exemplaire virtuel

Créer une demande de numérisation Via Alma Demande de numérisation partielle d’un fascicule virtuel Le workflow de la demande de numérisation fonctionne bien avec les exemplaires virtuels Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request

Priorité : physical ou digitization item request ? Avant le scan item Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request Après le scan item Alma traite les demandes par ordre chronologique

Traiter une demande de numérisation Après Pick From Shelf Bordereau (amélioré) de la demande de numérisation en cliquant sur Print Slip Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request Circ Desk en bibliothèque de traitement car le Circ Desk accepte et traite les demandes de numérisation. Déposer la moitié de la feuille en rayon comme témoin, ensuite glisser l'autre moitié dans le document.

Traiter une demande de numérisation Scan In Items Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request Entrer le code-barres

Gérer une demande de numérisation Après Pick From Shelf Après Print Slip Après Scan In Items  Digitization Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request Infos sur la demande de numérisation en cliquant sur le titre de l’exemplaire. Infos sur le demandeur en cliquant sur l’icone près du nom du Requester.

Gérer une demande de numérisation Après Scan In Items  Digitization > Statut dans Alma-Primo Statut dans Alma Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request Statut dans collections ULg

Gérer une demande de numérisation Rôle de Work Order Operator -> Manage in Process Items > bureau de numérisation Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request

Gérer une demande de numérisation Manage in Process Items > Actions > Next Step Manage in Process Items > Actions > Attach Documents Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request

Gérer une demande de numérisation Browse > fichier numérique dans l’ordi + URL et notes éventuels Add Attachment Done (envoie direct par email) ou Save (fichier reste en attente) Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request Le fichier numérique ne doit pas dépasser 10 MB. En cas de fichier plus lourd, utiliser le service Merci (pas un autre!) et copier-coller l’URL dans la zone URL. NB : site Merci de l’ULg https://edc.ulg.ac.be/merci/upload.pl

Gérer une demande de numérisation Cliquer sur Save > possibilités : Edit : modifier fichier numérique + URL et notes éventuels Supprimer l’Attachment Télécharger le fichier numérique pour le consulter Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request

Gérer une demande de numérisation Après avoir cliqué sur Done un email est envoyé automatiquement à l’usager Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request Fichier attaché Message pour restreindre la diffusion des fichiers numériques

Après avoir traité une demande… ! Scan In Items par le Circulation Desk Operator Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request Entrer le code-barres

Après avoir traité une demande… ! Reshelve to… Alma @ ULg – Numérisation partielle – Partial Digitization Request Item in place