Présentation de Labintel aux Journées Trimestrielles des 16 et 17 mars 2000 Direction des systèmes d'information 1 place Aristide Briand Tél. : 01-45-07-54-44

Sommaire 1 - Présentation générale des outils et des acteurs utilisant Labintel 2 - Présentation des domaines fonctionnels et des responsabilités de mise à jour (dont le lien avec ICARE) 3 - Cycle de vie d’une unité dans Labintel 4 - Présentation de Labintel Consultation

Présentation générale des outils et des acteurs utilisant Labintel Vision délégation

Équipements spécifiques Les domaines fonctionnels de Labintel Ensemble 1 Les interfaces Alimentation quotidienne des autres applications (Icare, Notification, Protocole...) Alimentation quotidienne par Icare des données personnel permanent CNRS Alimentation hebdomadaire des budgets CNRS par Notification STRUCTURE : Référentiel des unités du système d’information Description administrative des unités PERSONNEL : Description du personnel permanent CNRS et non CNRS et du personnel non permanent ACTIVITE : Description des activités des unités CONTRAT : Contrats déclarés par les unités FINANCIER : Budgets CNRS et non CNRS PROPOSITION : Gestion des unités examinées au Comité national Alimentation quotidienne de L@bintel Consultation ADMINISTRATION : Gestion des utilisateurs Ensemble 2 Les états produits (EDITION) Documents pour le comité National Etats et bilan par domaine Décision de création et de renouvellement des unités ... DEMANDE DE MOYENS postes ITA équipements PRODUCTION Recensement des productions par unité EQUIPEMENT Équipements spécifiques ANNUAIRES DS et DR

PRODUCTION / CONTRAT / EQUIPEMENT / DEMANDE DE MOYENS Le nouveau Labintel permet une mise à jour au fil de l’eau et une disponibilité immédiate des données saisies. L’alimentation du produit Labintel Consultation devenant quotidienne, la fraîcheur des informations saisies prend toute son importance. Diverses exploitations des données seront réalisées à des dates fixées à l’avance (bilans, annuaires,…). Un calendrier d’exploitation sera donc communiqué aux unités par leur département scientifique, afin de leur permettre d’effectuer en temps utile les mises à jour importantes. Les nouvelles responsabilités de mise à jour Globalement, la mise à jour des données respecte les deux grands principes suivants : – Les données d’origine règlementaire et propres au CNRS sont sous la responsabilité des départements scientifiques, ou des délégations (cas des données ICARE sur le personnel CNRS) – Les données décrivant l’activité et les moyens mis en œuvre notamment ceux non CNRS sont sous la responsabilité de l’unité Les responsabilités de mise à jour des données relatives à chaque domaine fonctionnel de Labintel sont les suivantes : –Structure : les départements sont les principaux responsables ; les unités mettent uniquement à jour la (ou les) adresse(s) de leur(s) implantation(s). –Personnel : Pour les permanents CNRS (chercheurs et ITA), certaines données proviennent directement de l’outil de gestion du personnel CNRS (ICARE), d’autres sont mises à jour par les unités (emplois types des ITA, adresse professionnelle de l’agent par ex.), d’autres par les départements scientifiques (DS de rattachement et position administrative des chercheurs CNRS, affectation multiple par ex.). Les changements d’affectation d’un chercheur CNRS sont gérés par le département dont il dépend ; ceux des ITA CNRS par les unités de départ et d’arrivée. Les unités sont responsables de la mise à jour des permanents non CNRS et des non permanents. Les départements sont responsables de la mise à jour des personnes se trouvant dans des structures hors CNRS. –Activité : les départements peuvent créer les activités et y rattacher des responsables au moment de la création de l’unité ; par la suite l’unité a l’entière responsabilité de la mise à jour et de l’indexation thématique de ses activités. – Proposition : les unités devant être examinées par le comité national (et elles seules) peuvent proposer des évolutions de structure et d’activité, qui sont ensuite mises à jour par les départements scientifiques en fonction des avis émis par le comité national, le conseil de département et le conseil scientifique. –Financier : les unités ont la responsabilité de la mise à jour des budgets non CNRS. Les budgets CNRS proviennent directement du système de suivi des notifications de crédits aux unités par les départements scientifiques (Notifications/Prépilab). Les unités ont l’entière responsabilité des mises à jour sur les domaines Production, Contrat et Equipement. Les possibilités de consultation dans l’outil de mise à jour Les données saisies sont immédiatement consultables dans l’outil de mise à jour. Ainsi : – une unité peut consulter toutes les informations qui la concernent. – un département scientifique peut consulter les informations sur les unités qui dépendent de lui. – une délégation peut consulter les informations sur les unités qui lui sont rattachées. La répartition des responsabilités de mise à jour entre acteurs Domaines Acteurs autorisés à mettre à jour STRUCTURE Implantation(s) (adresse) Autres données PERSONNEL Permanents CNRS Permanents non CNRS Non permanents ACTIVITE Description et rattachement des responsables à la création de l’unité Description des activités Rattachement des responsables et du personnel FINANCIER Budget CNRS Budget non CNRS PRODUCTION / CONTRAT / EQUIPEMENT / DEMANDE DE MOYENS PROPOSITION Unité DS DR (import Icare) + DS + Unité Unité Unité DS Unité Unité DS (import Notification) Unité Unité DS + Unité

Domaine Structure - Mise à jour des données Département scientifique Unité Implantation(s) (adresse) Effectifs Description de la structure (intitulé, sigle, délégation de rattachement) Responsables (mandats) Tutelles Mandats de l’unité Sections du CN Filiation Unités composantes Effectifs Unité : implantation réelle de la personne changement d ’affectation des ITA : la date de départ de la personne doit être renseignée par l’unité de départ (initiale) pour que la fiche soit « disponible » dans Labintel l’unité cible de la nouvelle affectation doit rechercher la fiche Labintel de la personne à partir de son matricule pour la récupérer dans « ses » données l ’OST (orientation scientifique et technique) des chercheurs de SPI est gérée par l’unité DS : multi-affectation CNRS, avec % d’affectation Une interface automatique quotidienne alimentera les données du personnel CNRS dans Labintel à partir de la base ICARE, afin d'alléger la saisie effectuée par le laboratoire et d'assurer une cohérence entre les 2 systèmes. Dans les données récupérées depuis ICARE, figure à titre indicatif pour les ITA la BAP et l'emploi type (au singulier) figurant dans ICARE. Ces 2 données ne serviront qu'à titre comparatif avec les données BAP 1 et emploi type 1 de Labintel, et permettront d'éditer des états de divergence entre les 2 bases (pour les entités du CNRS concernées : états invisibles pour l'utilisateur laboratoire) Les données BAP 1 et emploi type associé 1, BAP 2 et emploi type associé 2 demeurent présentes, et restent sous la responsabilité du laboratoire dans le nouveau Labintel. Initialement, elles seront récupérées depuis les données actuelles de Labintel, avec la conversion due aux modifications du référentiel des emplois types réalisées par l'observatoire des métiers : Chaque fois qu'une correspondance peut être établie entre l'emploi type saisi en 1998 dans Labintel et une valeur du nouveau référentiel, c'est cette valeur qui est reprise. Si la correspondance n'est pas identifiable, l'emploi type présent demeure dans une zone "commentaire", afin que l'utilisateur laboratoire le " retrouve" dans un premier temps, puis effectue une saisie correcte dans la zone appropriée. Domaine Edition : dans un 1er temps, l ’état des divergences entre ICARE et Labintel porte sur affectation, DS de rattachement des chercheurs, sections d ’évaluation des chercheurs dans un 2ème temps sera rajouté un état ou un export sur les divergences BAP et emplois types des ITA

Domaine Personnel - Population gérée Chercheurs Enseignants-chercheurs Ingénieurs Personnel technique et administratif CNRS Permanents Non CNRS Non permanents Permanents : environ 54000 personnel occupant un emploi permanent de l ’Etat, fonctionnaires ou contractuels : chercheurs ou enseignants-chercheurs (exercent une activité de recherche), ingénieurs, personnels techniques (techniciens et ouvriers) ou administratifs, y/c les ingénieurs de recherche exerçant des activités techniques ou de recherche ou alternativement les 2 personnel CNRS affecté ou non à une structure, et non CNRS exerçant une activité dans une structure CNRS (environ 72000 personnes) Non Permanents : environ 18000 personnes personnel « non statutaire » travaillant ou accueillies temporairement dans les structures CNRS. 3 catégories visibles par tous : doctorants : jeunes chercheurs, titulaires d ’un DEA ou d ’un titre équivalent et inscrits en thèse ; rémunération non obligatoire ; université d ’inscription et diplôme préparé obligatoires chercheurs post-doctoraux : chercheurs, titulaires d ’un doctorat, effectuant un stage post-doctoral ; peuvent bénéficier d ’une bourse visiteurs : chercheurs confirmés effectuant un séjour d ’une durée supérieure ou égale à un mois, souvent étrangers ; ex; : postes rouges / associés (« bouts de poste permettant d ’accueillir un chercheur étranger avec frais de mission…) les DEA, vacataires, CES, autres stagiaires ne peuvent être décrits qu’en dossiers privés, uniquement visibles et exploitables par l’unité Doctorants Chercheurs post-doctoraux Visiteurs

Délégation (Import ICARE) Domaine Personnel - Mise à jour des données Délégation (Import ICARE) Unité Département scientifique Permanents CNRS Permanents non CNRS Non permanents Import des données ICARE : interface quotidienne permettant de mettre à jour un sous-ensemble de données descriptives du personnel permanent CNRS (récupération des données modifiées seulement) plus de saisie ni par l’unité ni par le DS pas de possibilité d’anticipation, ou alors par création d’un dossier privé (DS : peut en créer, édités pour le CN ; devra les supprimer après intégration dans ICARE) Permanents CNRS : la responsabilité de MàJ d ’un sous-ensemble de données est partagée entre unités et DS (cf transparent suivant) Permanents non CNRS et non permanents : l’unité est responsable de la MàJ Dossiers privés : pour l’unité : sur tous les types de personnel pour le DS : seulement sur les permanents CNRS Editions à partir du domaine personnel : résultat d ’une recherche fiche descriptive d’une personne Plus de rattachement depuis le domaine Personnel aux activités (sens inverse) : on peut seulement consulter les rattachements Dossiers privés Dossiers privés

Délégation (Import ICARE) Domaine Personnel - Mise à jour des permanents CNRS Délégation (Import ICARE) Unité Département scientifique Etat-civil (nom, prénom, date de naissance, nationalité et civilité) Grade en cours Quotité administrative Délégation de rattachement Positions administratives des ITA Historique des changements de grade Date d’entrée au CNRS Date de départ définitif du CNRS Ancienneté au 31/12 (échelon, grade, corps CNRS) Coordonnées professionnelles (tél., mél, implantation) BAP et emploi type des ITA Changement d’affectation des ITA OST (Orientation Scientifique et Technique, SPI) Données privées Section des chercheurs DS de rattachement des chercheurs Positions des chercheurs Changement d’affectation des chercheurs Partage de personnel Nom et prénom Labintel (chercheurs) Gestion des accueils Données privées Unité : implantation réelle de la personne changement d ’affectation des ITA : la date de départ de la personne doit être renseignée par l’unité de départ (initiale) pour que la fiche soit « disponible » dans Labintel l’unité cible de la nouvelle affectation doit rechercher la fiche Labintel de la personne à partir de son matricule pour la récupérer dans « ses » données l ’OST (orientation scientifique et technique) des chercheurs de SPI est gérée par l’unité DS : multi-affectation CNRS, avec % d’affectation Une interface automatique quotidienne alimentera les données du personnel CNRS dans Labintel à partir de la base ICARE, afin d'alléger la saisie effectuée par le laboratoire et d'assurer une cohérence entre les 2 systèmes. Dans les données récupérées depuis ICARE, figure à titre indicatif pour les ITA la BAP et l'emploi type (au singulier) figurant dans ICARE. Ces 2 données ne serviront qu'à titre comparatif avec les données BAP 1 et emploi type 1 de Labintel, et permettront d'éditer des états de divergence entre les 2 bases (pour les entités du CNRS concernées : états invisibles pour l'utilisateur laboratoire) Les données BAP 1 et emploi type associé 1, BAP 2 et emploi type associé 2 demeurent présentes, et restent sous la responsabilité du laboratoire dans le nouveau Labintel. Initialement, elles seront récupérées depuis les données actuelles de Labintel, avec la conversion due aux modifications du référentiel des emplois types réalisées par l'observatoire des métiers : Chaque fois qu'une correspondance peut être établie entre l'emploi type saisi en 1998 dans Labintel et une valeur du nouveau référentiel, c'est cette valeur qui est reprise. Si la correspondance n'est pas identifiable, l'emploi type présent demeure dans une zone "commentaire", afin que l'utilisateur laboratoire le " retrouve" dans un premier temps, puis effectue une saisie correcte dans la zone appropriée. Domaine Edition : dans un 1er temps, l ’état des divergences entre ICARE et Labintel porte sur affectation, DS de rattachement des chercheurs, sections d ’évaluation des chercheurs dans un 2ème temps sera rajouté un état ou un export sur les divergences BAP et emplois types des ITA

Domaine Personnel-Changement d’affectation des permanents CNRS Chercheurs CNRS : le département scientifique fait le changement ITA CNRS : Le laboratoire de départ le déclare « parti » (motif : mutation), le laboratoire d’accueil peut alors le récupérer (recherche par le matricule)

Domaine Activité - Mise à jour des données Unité Département scientifique Description des activités (niveau, type, intitulé français, texte descriptif, dates début/fin) Rattachement des responsables et du personnel Indexation des activités de niveau 1 Rattachement à des programmes, des partenaires, des contrats Description des activités (niveau 1) et rattachement des responsables, à la création de l’unité

Contrat du secteur public Domaine contrat - Mise à jour des données Contrat industriel Contrat du secteur public Contrat européen Unité Gestionnaire Montants, annuités (kF, euros) Financeur(s) Partenaires scientifiques Autres unités CNRS participantes Responsables scientifiques Programme Activités du laboratoire rattachées au contrat Type de contrat, références,dates, objet, accord consortium/partenaires, rôle de l’unité...

Domaine Financier - Mise à jour des données Unité Département scientifique Budgets CNRS (Import depuis Notification) Budgets non CNRS Organisme financeur Nature de crédit Année d’exercice Montants en kF et en euros Notificateur CNRS Nature de crédit Année d’exercice Montants en kF et en euros

Domaine Production - Mise à jour des données par l’acteur Unité Types de production PUB = Publication dans une revue à comité de lecture ART = Article de revue sans comité de lecture OUV = Ouvrage ou extrait d’ouvrage COM = Communication dans un colloque avec acte BRE = Brevet d’invention AUT = Autre production Données d’une production : type, année de gestion, descriptif (« référence bibliographique », date de mise à jour et numéro d’ordre)

Domaine Equipement - Mise à jour des données par l’acteur Unité Description des équipements spécifiques utilisés dans les unités CNRS Equipements “ lourds ” Equipement acquis depuis août 1995 dont le coût hors taxes avec un taux de TVA de 20,6 %, est supérieur à 498 kF ce qui correspond à un coût TTC supérieur à 600 kF. Equipement ayant une date d'acquisition antérieure à août 1995 dont le coût hors taxes avec un taux de 18,6 % est supérieur à 506 kF ce qui correspond à un coût TTC supérieur à 600 kF Equipement particulièrement significatif de l’activité de recherche de la structure Les données d’un équipement : description générale (nom, marque…) et financement (financeur(s) CNRS et non CNRS)

Domaine Proposition - Mise à jour des données Unité Département scientifique - Initialisation de la saisie de : Description de la proposition de la structure Responsable(s) proposé(s) Tutelle(s) proposée(s) Section(s) proposée(s) - Activités proposées - Validation de la saisie de : Description de la proposition de la structure Responsable(s) proposé(s) Tutelle(s) proposée(s) Section(s) proposée(s) - Implantation(s) proposée(s) - Filiation

Demande de moyens - Mise à jour des données par l’acteur Unité Les unités peuvent saisir à destination des DS leurs demandes de moyens en : Postes ITA Equipements (description et financement de l’équipement) L’accès à ce domaine est limité à une période d’ouverture déterminée par le département scientifique

Cycle de vie d’une unité dans Labintel Dans Labintel Production Décision signée En projet ou domaine proposition En instance de création Active En instance de fermeture Fermée DS DS + unité DS DS DS

Cycle de vie d’une unité dans Labintel Dans les autres applications en projet : visible dans l’infocentre en instance de création : visible dans l’infocentre, dans l’interface avec les autres applications (Icare, Prépilab, Protocole, …) active : visible dans l’infocentre, dans l’interface avec les autres applications, dans l’extraction Planmél, dans Labintel Consultation en instance de fermeture : visible dans l’infocentre, dans l’interface avec les autres applications avec la mention « fermée » fermée : visible dans l’interface avec les autres applications avec la mention « fermée » pendant un an après la date de fermeture

Labintel - les bases en ligne BASE DE PRODUCTION Mise à jour des données L@bintel  Mise à jour des droits d’accès à L@bintel et à L@bintel Consultation Base Labintel Jour J  Mise à jour des profils RETIS  Alimentation quotidienne Base Labintel Consultation Base RETIS Jour J +1 + BASE DE CONSULTATION : constituée d’un sous-ensemble de données Labintel BASE RETIS accès à un sous-ensemble restreint de données de la base Labintel Consultation

L@bintel Consultation - présentation générale

ACTIVITE RETIS PERSONNEL STRUCTURE Page d’accueil Écran d ’identification ACTIVITE écran de recherche Liste de résultats Descriptif Unité Personnel Programme Partenaire RETIS Profil RETIS PERSONNEL Séjour Description administ. Activité Profil Aide FAQ Aide données Accès grand public Accès CNRS PRODUCTION EQUIPEMENT Activités STRUCTURE Production Equipement Liste composantes Partenaires mini descriptif de la composante ENSEMBLE 2 Annuaire des Laboratoires L@bintel Consultation http://web.dsi.cnrs.fr/lc/ http://web.dsi.cnrs.fr/l3c/owa/annuaire.recherche

L@bintel Consultation - écran d’identification MOY100 MOY100 CONSULT VIARD ***** Exemple de saisie avec les paramètres correspondant au mode de gestion générique personnalisé

L@bintel - propriétés d’un utilisateur L@bintel Consultation Alimentation quotidienne Jour J Jour J +1 Base Labintel Consultation Propriétés générales Toute modification n’est prise en compte que le lendemain dans L@bintel Consultation. â Tout utilisateur de L@bintel peut se connecter à L@bintel Consultation sauf l’utilisateur ADMIN. â â Le changement du mot de passe des utilisateurs de L@bintel Consultation ne peut s’effectuer que dans le module ADMINISTRATION de L@bintel. Caractéristiques de l’utilisateur ‘CONSULT’ â L’utilisateur ‘CONSULT’ ne peut pas être supprimé. â Il ne peut accéder qu’à L@bintel Consultation. â Son code utilisateur ‘CONSULT’ n’est pas modifiable. â Son mot de passe, initialisé automatiquement, est modifiable par l’administrateur Labintel de l’unité.