TM Trademarks of the Toronto Organizing Committee for the 2015 Pan American and Parapan American Games. Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015 à TORONTO Atelier sur les demandes de propositions (DP) Présenté par : Comité dorganisation de Toronto pour les Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015 (TO2015) CIBC Ministère du Développement économique, du Commerce et de lEmploi / Ministère de la Recherche et de lInnovation

Ordre du jour Bienvenue Aperçu des Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015 à Toronto. Possibilités économiques Rédaction des soumissions en réponse à une DP Occasions de partenariat et de réseautage dans le cadre d'une DP Discussion de groupe Mot de la fin 2

Aperçu des Jeux panaméricains et parapanaméricains de 2015 à Toronto Section 1

Événement de classe mondiale Les troisièmes Jeux multisports internationaux après les Jeux olympiques dété et les Jeux asiatiques Le plus grand événement multisport jamais organisé au Canada Jeux panaméricains : du 10 au 26 juillet Jeux parapanaméricains : du 7 au 15 août 4

En nombres 41 pays et territoires panaméricains Le Comité dorganisation compte plus de 450 membres du personnel athlètes, entraîneurs et représentants officiels Plus de 40 sites 51 disciplines sportives Jusquà bénévoles Le budget du Comité d'organisation de TO2015 se chiffre à 1,4 milliard de dollars 5

Héritage des Jeux Économique Emploi, tourisme et affaires Infrastructures Sport et redéveloppement Social Bénévoles Accessibilité Diversité 6

Infrastructure Ontario Municipalités TO2015 Capital 700 M$ TO2015 Exploitation 700 M$ Occasions d'approvisionnement = 300 M$ et plus 35 % provient du gouvernement du Canada Ventilation du budget du Comité dorganisation de TO2015 Investissement : 1,4 milliard de dollars 7 35 % provient de la province de lOntario 10 % Revenus des Jeux 20 % Gouvernement municipal

Fonction publique au sens large TO2015 sinscrit dans le SP de l'Ontario depuis 2012 Il suit donc les directives de lOntario en matière d'approvisionnement Les processus sont axés sur : –Léquité et la transparence –Loptimisation du rendement des capitaux investis Nos critères d'achat comprennent ce qui suit : Coût total de la propriété Disponibilité de biens et de services Qualité Solution novatrice Capacités et expérience Diversité Santé financière de la société 8

Possibilités économiques Section 2

Seuils du processus dapprovisionnement 10 Seuil des dépensesProcessus d'approvisionnement Identification du fournisseur Jusqu'à $ Obtenir des estimations Base de données de fournisseurs* $ à $ Concours sur invitation Min. 3 fournisseurs Base de données de fournisseurs Liste de fournisseurs dans MERX Étude de marché Affiché sur le site web de T02015 > $ Concours ouvert Affiché dans MERX MERX Affiché sur le site web de T02015 * Les entreprises se sont inscrites dans le site web de TO2015

Participez! Site web de TO2015 toronto2015.org Liste actuelle des marchés dans MERX Inscrire votre entreprise Possibilités de partenariat Occasions de bénévolat Site web de MERX 11

Calendrier dapprovisionnement – achats importants 12 Services alimentaires du Village (Service traiteur) Ameublement du Village (Lits/commodes/produits textiles) MIE (Mobilier, installations fixes et équipement) Parc dautobus Mars 2014 Entretien ménager (Village) Février 2014 Avril 2014 Alimentation électrique temporaire Tentes Remorques et rangement Cuisine du Village

Calendrier dapprovisionnement – achats importants 13 Clôtures Toilettes portatives Mai 2014 Été 2014 Juin 2014 Sièges temporaires/échafaudage Services de reprographie Décembre 2014 Affichage vidéo/tableaux de scores Équipement de sport Image de marque des Jeux – Affichage, graphiques et bannières, entre autres. Mâts de drapeau Matériel médical et services médicaux (IRM/radiographies/physiothérapie)

Stratégie dapprovisionnement Point de mire de lapprovisionnement – local (GGH), provincial, national, international Diversité des fournisseurs – PME (petites et moyennes entreprises) 51 % sous le contrôle intégral ou majoritaire de : –Peuples autochtones –Femmes –Minorités visibles –Personnes ayant un handicap –Membre de la collectivité LGBT Partenariats – encourager les partenariats entre les petites entreprises plurielles et les grandes sociétés (retombées) 14 Autres partenariats internationaux Pays panaméricains Canada Ontario Toronto et GGH

Diversité et étendue géographique des fournisseurs de TO2015 Au 31 janvier Fournisseurs diversifiés employés18122 % des fournisseurs Dépenses totales chez des fournisseurs diversifiés5 M$ 15 % de toutes les dépenses engagées chez des fournisseurs Catégories diversifiées Nombre de fournisseurs Dépenses Entreprises dont les propriétaires sont des femmes1044,4 M$ Entreprises appartenant à une minorité visible590,56 M$ Entreprises appartenant à des personnes autochtones110,08 M$ Entreprises appartenant à des personnes ayant un handicap 50,01 M$ Entreprises appartenant à des personnes LGBT2<0,01 M$ RégionDépenses% des dépenses totales GGH23,8 M$70 % Ontario0,6 M$2 % Canada9 M$26 % OSP et international0,7 M$2 %

Rédaction des soumissions en réponse à une DP Section 3

Connaître les éléments AI Appel d'intérêt DP – Q Demande de pré-qualification RFQ Demande de prix DP Demande de propositions 17

Préparer la réponse Lire et préciser Analyser les détails requis Comprendre les exigences obligatoires Intention de soumissionner, échéances et dates Délai pour la réponse La différence que vous faites 18

Exemple dune question dans une DP Décrivez brièvement vos qualifications/ensembles de compétences, domaines dexpertise, niveau d'expertise et autorité afin de régler des problèmes de dotation, déquipement et de service. 19

Exemple d'une réponse à une DP Ce quil faut éviter de répondre : Consultez la réponse à la question 8, qui fournit un sommaire détaillé. 20

Exemple dune réponse à une DP Ce quil faut éviter de répondre : Léquipe de gestion des comptes existante qui soutient actuellement votre organisation demeurera inchangée. 21

Exemple d'une réponse à une DP Nous accordons une importance capitale à lexcellence du service à la clientèle. Tous les membres de l'équipe recevront des ressources, ainsi que de la formation interdisciplinaire. Ainsi, des remplaçants pourront offrir leur aide en cas de maladie et de congés. Vous trouverez ci-dessous les principaux acteurs qui constituent notre structure de gestion des comptes. Directeur des comptes – Relève directement du président, et est responsable de la gouvernance globale du projet, de présenter des rapports sur les ANS, de formuler des recommandations pour l'amélioration du processus et de diriger des séances de discussion. Le directeur des comptes est la principale personne-ressource pour les membres de l'équipe internes et le client. Au nombre des domaines d'expertise figurent : Chargé de compte – Relève du VP des opérations et est responsable de la gestion quotidienne du compte une fois que la mise en œuvre du projet est terminée. Le chargé de compte est responsable d'évaluer et de diffuser le rapport sur les ANS, de mener régulièrement des réunions de récapitulation avec le client et de formuler des recommandations sur les processus. Toute demande d'information d'un client à laquelle le chargé de compte ne peut répondre est transférée au membre de l'équipe du service à la clientèle en mesure de répondre. Processus de transmission des plaintes aux échelons supérieurs et de résolution des plaintes – le chargé de projet est la principale personne-ressource à qui transférer les plaintes pendant un cycle de projet. À tout autre moment, elles doivent être transmises au chargé de compte ou au directeur de compte. Ces personnes ont tous les pouvoirs de régler tous les problèmes, dont ceux qui se rapportent à la dotation, à léquipement et au service. 22

Établissement de partenariats pour répondre à une DP Section 4

Sassocier pour saisir les possibilités économiques amenées par TO2015 Pourquoi s'associer avec dautres? Loccasion est plus substantielle que votre capacité La somme de vos capacités individuelles crée une valeur supérieure pour le client Présence géographique – létendue des Jeux panaméricains et parapanaméricains de TORONTO 2015 est considérable Vos partenaires apporteraient la composante de la diversité quil vous manque peut-être Vos partenaires apportent une expérience de la durabilité de l'environnement 24 Remarque : Répondre à des possibilités économiques amenées par TO2015 en tant que partenaires, ainsi que la structure du partenariat, reviennent entièrement aux entreprises participantes.

Modèles de partenariat Primaire - secondaire (niveau 1/niveau 2) Lentreprise la plus grande joue un rôle de chef de file, tandis que la petite entreprise joue un rôle spécialisé. Exemple 1 : –Le fournisseur de service traiteur du village des athlètes des Jeux panaméricains/parapanaméricains CIBC (niveau 1) a besoin d'un traiteur représentant la diversité (niveau 2) qui offre des spécialités des Caraïbes pendant 10 jours. Exemple 2 : –Le principal transporteur par autobus pour TO2015 (niveau 1) a besoin de retenir les services d'une entreprise d'autobus et de chauffeurs régionaux (niveau 2) pour le transport sur les sites qui ne sont pas situés dans la RGT (Minden, Oro-Medonte). 25

Modèles de partenariat De pair à pair Des entreprises de taille égale s'associent pour répondre à une DP pour TO2015. Chaque entreprise répond à une partie quelconque des exigences. Lune delles peut devenir la principale responsable du contrat, ou les deux forment une coentreprise. Exemple 1 : –Lentreprise A et lentreprise B sassocient pour répondre à la DP de TO2015 au sujet de la diffusion. Lentreprise A fournit des services de diffuseur hôte (production vidéo), tandis que lentreprise B fournit des services de diffusion nationale (télédiffusion). Lentreprise A représente le volet le plus important du contrat, et en devient donc responsable. Exemple 2 : –Un fleuriste s'associe à un commerce de cadeaux pour coordonner loffre des bouquets de fleurs présentés aux cérémonies de remise des médailles de TORONTO Ils forment une coentreprise (partenariat) pour ce contrat. 26

Partenariats de fournisseurs Conception dune proposition de partenariat Toutes les DP de TO2015 devront comprendre des exigences entourant la diversité. Créer une occasion pour le proposant responsable ne faisant pas partie d'un groupe de diversité de s'acquitter de ses obligations en matière de diversité au moyen d'un partenariat ou d'un contrat de sous-traitance. Créer un scénario où tout le monde gagne. S'assurer que la proposition ajoute une valeur et répond à un besoin (c.-à-d. recherche de TO2015). –Mentionner le budget si elle est affichée en ligne. –Dossier de candidature pour TORONTO 2015 (site web). –Jeux dété semblables. Proposer la solution que vous êtes prêt à offrir. (preuve d'expérience). 27

Partenariats de fournisseurs Avec qui pouvez-vous vous associer? Sociétés étrangères qui ont besoin de connaissances, de main-dœuvre ou dexpertise locales Sociétés locales qui veulent diversifier la chaîne d'approvisionnement ou approfondir les connaissances ou l'expertise locales Où trouver son partenaire daffaires? Étude de marché. Votre organisation d'affaires (chambre de commerce ou organisation d'un groupe de diversité). Votre institution financière. MERX – liste dentreprises qui sont à la recherche d'une possibilité d'affaires pour TO

Partenariats de fournisseurs Aperçu d'écran d'une liste de fournisseurs MERX pour une DP en particulier 29

Partenariats de fournisseurs Quelles formes peuvent prendre des partenariats? Structurés (documents juridiques) –Partenariats de coentreprise Non structurés –Ententes écrites, protocoles dentente (PE) Poignées de main et/ou entente verbale –Présenter une réponse conjointe à une DP, où un des partenaires est responsable. –Accorder en sous-traitance une partie de la chaîne dapprovisionnement. 30

Partenariats de fournisseurs Circonscrire des catégories de dépenses qui sinscrivent dans un modèle de partenariat en particulier 31

Partenariats de fournisseurs Exercice de réseautage de groupe 1 Formez des équipes de 6. Choisissez une possibilité d'affaires liée à TO2015 dans la liste fournie. Expliquez la possibilité pour une proposition de partenariat, dont : –Quels rôles tous les partenaires vont-ils jouer? –Quelle est la valeur ajoutée pour l'acheteur (TO2015)? Vous avez cinq minutes pour faire lexercice et 30 secondes pour la présentation au groupe. 32

Merci!