MODULE CONVENTION Guide d’utilisation COCONUT Service Juridique MODULE CONVENTION Guide d’utilisation COCONUT ECOLE NORMALE SUPERIEURE DE CACHAN 61, avenue du Président Wilson 94235 Cachan Cedex - France

Sommaire Partie 1 : volet juridique Principes de base et définitions des contrats et conventions Mentions obligatoires Différents types de conventions Modèles types Partie 2 : volet informatique Notice pour la saisie des conventions Communication d’une « fiche de saisie » Table des difficultés

Partie 1 : volet juridique   Partie 1 : volet juridique Principes juridiques de base et définitions des contrats et conventions

1. Mentions obligatoires d’une convention Dénomination ou référence du contrat Désignation du partenaire principal 2 Désignation de l’établissement gestionnaire 3 Désignation du laboratoire 4 Objet de la convention 5 Durée de la convention 6 7 Renouvellement 8 Date et signature

2. Typologie des conventions à l’ENSC (1/2) Conventions à caractère pédagogique : convention d’échanges d’enseignants convention de stage convention de formation professionnelle Contrats de recherche nationaux ou européens : convention de recherche contrat européen Protocoles d’accord ou de collaboration : protocole d’accord protocole d’accueil protocole de collaboration Autres conventions : convention de fonctionnement convention d’investissement convention sportive convention d’occupation des locaux diverses conventions

2. Typologie des conventions à l’ENSC (2/2) Les accords : accord cadre accord de consortium accord de confidentialité accord international divers accords Les autres contrats : contrat de maintenance contrat de prestation de service autres contrats

3. Modèles types de convention Convention de stage Convention de collaboration de recherche Convention de prestation de service Accord de transfert de matériel Disponible sous format papier : cf Guide d’utilisation du module convention Disponible en version électronique : site intranet de l’ENSC http://www.intranet.ens-cachan.fr

Partie 2 : volet informatique   Partie 2 : volet informatique Instructions informatiques quant à l’application du logiciel Convention

1. Présentation du module Convention Les objectifs : saisir des informations d’une convention définir le Centre de Responsabilité et les partenaires extérieurs archiver les documents liés à chaque convention gérer les événements liés à l’exécution d’une convention et déclencher des alertes définir les montants disponibles par tranche et associer les lignes budgétaires gérer les devis liés à chaque convention Pour plus d’information : une démonstration animée du module est disponible en ligne http://www.univ-lr.fr/cocktail

Saisie d’une convention Généralités Centre gestionnaire Partenaires Création Modification Suppression Validation Documents Evénements Budget Prestations

Fenêtre principale Créer une convention

Fenêtre Généralités : Edition d’une convention Montants HT et TTC Tranches annuelles N° d’une convention Structures impliquées Objet et caractéristiques Validation d’une convention Dates

Fenêtre Généralités : Centre de responsabilité gestionnaire

Créer une tranche budgétaire Volet financier Créer une tranche budgétaire

Edition tranche

Fenêtre Centre gestionnaire Affiche plus de détails sur le CR En sélectionnant un contact… Création d’un contact … on retrouve les informations dans l’annuaire

Création d’un contact Fenêtre Partenaires Affiche les structures qui participent au financement Montant de leur participation Contact chez le partenaire Création d’un contact

Volet Contact d’un partenaire

Modifier un partenaire Fenêtre Partenaires Modifier un partenaire

Volet modification d’un Partenaire Valider un partenaire

Fenêtre Documents Dépôt de documents dans différents dossiers En sélectionnant un document Pour visualiser le document On retrouve les informations le concernant Personnes destinataires

Fenêtre Documents

Fenêtre Evénements Dépôt de documents dans différents dossiers En sélectionnant un événement On peut paramétrer une alerte qui sera envoyée par e-mail à une liste de personnes à prévenir

Fenêtre Evénements

Fenêtre Budget Permet d’accéder aux données prévisionnelles (dépenses et recettes) Permet d’accéder au budget positionné et autorisé en dépenses Permet de suivre les dépenses et les recettes Informations liées à l’organigramme budgétaire

Fenêtre avenant

2. Fiche de saisie

2. Fiche de saisie 3) Signature par la Direction 2) Communication de la fiche de saisie au Secrétariat Général 4) Possibilité de contrôle a posteriori des conventions enregistrée 1) Impression d’une fiche de saisie

3. Table des difficultés Auteur de la convention Qui contacter Auteur de la convention Service juridique et de la Valorisation des contrats de l’ENSC Service du budget Direction des Systèmes d’Information Pour la saisie d’informations : informations absentes sur le support papier doutes sur la qualification juridique de la convention difficultés pour la saisie d’informations financières Difficultés techniques :

Merci de votre attention ECOLE NORMALE SUPERIEURE DE CACHAN 61, avenue du Président Wilson 94235 Cachan Cedex - France