CAON – FEVRIER 2012

I. Les bases légales II. Préparation, approbation, signature III. Mise en œuvre IV. Clôture CONTENU

Convention de Financement La Convention de Financement spécifie toutes les modalités spécifiques à la mise en œuvre du programme Le Devis Programme doit respecter la Convention de Financement Règle date+3 RF articles70,74(2),79,101 GF 2.4, 2.6, 3.2, 3.3 GDP 3.1, 3.2 BASES LEGALES

Le devis programme Le DP est un accord formel Une partie du projet/programme est mis en œuvre à travers plusieurs DP successifs (généralement sur une base annuelle) Le budget du DP comprend une partie régie et une partie dengagements spécifiques Il ne peut y avoir deux DP mis en œuvre conjointement dans le même programme! GF 4.4, 4.8 GDP 2.4, 3.3 BASES LEGALES

Rôles et Responsabilités - Chapitre 6 de lannexe IV de lAccord de Cotonou Chef de la Délégation/organe compétent de la CE ON/OR Régisseur Responsable de tous les engagements de dépenses, autorisations de paiement et recouvrement Comptable Responsable de la vérification des dépenses, comptabilité et vérification des justificatifs, effectue les paiements et procède au recouvrement autorisés par le régisseur Le régisseur et le comptable doivent pouvoir exercer leurs tâches de manière indépendante GDP 2.5, 4.1 Accord de Cotonou, Annexe IV,article35 BASES LEGALES

Rôles et Responsabilités Organe de supervision Comité de pilotage: Aucune obligation davoir un comité de pilotage - à définir dans la CF Le CP ne peut en aucune manière intervenir dans l´exécution financière des devis-programmes (ne peut autoriser de réallocations, augmentation, diminutions ou engagement de dépenses, etc… ) BASES LEGALES

Engagements Engagement financier global Engagement financier individuel –Engagement régie –Engagement spécifique GDP 3.3 PREPARATION ET APPROBATION

Différents types de Devis Programme DP de démarrage DP de croisière DP de Clôture GDP 3.3, 4.1, Annexes 5 & 6 PREPARATION ET APPROBATION

Sources de financement des DP Financement national –budget national –Fonds de contrepartie Contribution de l´UE Ressources propres GDP 3.3, 4.1 PREPARATION ET APPROBATION

Contenu du DP Utiliser le modèle Page de garde Programme d´actions Budget Plan de financement Modalités techniques et administratives de mise en œuvre GDP 3.3, Annexes 5 & 6 GDP 3.3, Annexes 5 & 6 PREPARATION ET APPROBATION

Comptes bancaires Compte bancaire du DP Ouvrir avant la soumission de chaque DP Uniquement pour les transactions des DP approuvés Deux signatures Un ou plusieurs comptes en fonction de la devise de paiement Compte en Euros séparé pour éviter les pertes de change Compte bancaire du « projet » Requiert lautorisation du Chef de la Délégation Soumis au même procédures opérationnelles que le compte DP Même compte utilisé pour les DP successifs GDP 3.3, 4.1,Annexe 7 PREPARATION ET APPROBATION

Circuit dapprobation Approbation interne Comité de pilotage du programme ON UE Délais GDP 3.4 PREPARATION ET APPROBATION

Signature Régisseur et comptable LON/OR LUE Les dépenses et engagements effectués avant la date de signature par lUE sont inéligibles ! PREPARATION ET APPROBATION GDP 3.4, 4.1

Paiement de la dotation initiale Montant FIF Demande de paiement et ordre de paiement Garantie financière Capacité de gestion GDP 3.4, 4.1,Annexe 8 PREPARATION ET APPROBATION

MISE EN OEUVRE DES DP Présentation générale du thème : Activités Dépenses Mémoire de dépenses et comptes bancaires Demande de réapprovisionnement / Justificatifs de dépenses Reporting Amendements

Activités Seules les activités prévues dans le programme d´actions du DP peuvent être exécutées Les activités doivent être exécutées comme elles ont été prévues GDP 3.3, 4.1 MISE EN OEUVRE DES DP

Types de dépenses autorisées Principe de bonne gestion financière Contrats, i.e. services (pas les contrats cadre), fournitures, travaux, subventions Coûts liés au personnel Allocations additionnelles payées aux officiels du gouvernement détachés sur le projet ou programme Coûts récurrents et/ou opérationnels et/ou administratifs Coûts liés aux bourses détudes et formations Conformité avec les procédures contractuelles ! GF 2.6, 3.4 GDP 3.3, 4.1 MISE EN OEUVRE DES DP

Types de dépenses non autorisées Prêts au personnel du projet Intérêts bancaires débiteurs Coûts bancaires pour des paiements non honorés par la banque Prêts/transferts de liquidités entre Devis Programmes et/ou autre programmes Recrutement et frais courants liés au contrat de services dans le cas dune opération décentralisée indirecte GDP 3.3 MISE EN OEUVRE DES DP

Attribution des contrats (1) Doit respecter les seuils et les règles du Guide Pratique des procédures contractuelles ! LON/OR et le CdD peuvent saccorder sur des seuils applicables plus bas Il existe des seuils pour lattribution de contrats dans le cadre de la partie régie Au-delà de ces plafonds: Engagements Spécifiques GDP 4.2, Annexes 13 & 15 PRAG MISE EN OEUVRE DES DP

Attribution du contrat (2) La passation de marché et lattribution de contrats de services, fournitures et travaux >50,000 doivent être approuvés (ex-ante) par le CdD Le CdD doit approuver passation et lattribution de TOUTES les subventions Le CdD ne peut endosser les contrats attribués dans le cadre de la partie régie du budget DP - il(elle) a déjà approuvé le DP NE PAS ESSAYER DE DIVISER ARTIFICIELLEMENT DES CONTRATS POUR RESTER EN DESSOUS DES SEUILS. De telles actions pourraient mener à déclarer certaines dépenses inéligibles Séparation des fonctions ! MISE EN OEUVRE DES DP

Attribution de contrats dans le cadre de la partie régie Contrat de services < Contrats de fournitures < Contrats de travaux < Subvention GDP 4.2, annexes 13,15 MISE EN OEUVRE DES DP

Seuils de passation de marché Services Appel doffres restreint international Contrats cadre 2. Procédure négociée concurrentielle Procédure négociée concurrentielle (contrats cadre ne sont pas autorisés dans les DP) Offre unique Fournitures Appel doffres ouvert international < mais Appel doffres ouvert local < mais > Procédure négociée concurrentielle Travaux Appel doffres ouvert international 2. Appel doffres restreint international < mais Appel doffres ouvert local < mais > Procédure négociée concurrentielle Subventions> Appels à proposition ouverts ou restreints et> Appels à proposition ouverts ou restreints Attribution directe MISE EN OEUVRE DES DP

Mémoires des dépenses et comptabilité Les mémoires des dépenses et la comptabilité doivent couvrir toutes les activités du DP Règles relatives à l´utilisation des devises Système informatisé de double entrée de la comptabilité avec un compte bancaire séparé pour chaque source de financement (incluant les ressources propres) Inventaire en continu des investissements/biens Gestion du personnel Véhicules et justificatifs dutilisation des véhicules GDP 3.3, 4.1,Annexes 7&11 MISE EN OEUVRE DES DP

Amendements au DP Utilisation de ressources propres Réallocation budgétaire interne Utilisation de la réserve pour imprévus Tous les autres changements du DP requièrent un avenant GDP 3.3, 3.5 MISE EN OEUVRE DES DP

Demande de réapprovisionnement / justificatifs de dépenses DOIT être fait régulièrement Utiliser les formulaires prévus Effectuer une demande de réapprovisionnement séparée pour chaque compte bancaire Documents justificatifs Chaque dossier de paiement doit être signée par le régisseur et le comptable Demande nulle de réapprovisionnement / Apurement de l´avance GDP 4.1, Annexes 9&11 MISE EN OEUVRE DES DP

Clôture du DP dans le cadre dune CdF en cours Demande de clôture dans les trois mois suivant la fin de la période de mise en œuvre opérationnelle Apurer complètement l´allocation initiale Somme des fonds versés - total des dépenses éligibles = le reliquat LON/OR doit émettre un ordre de recouvrement pour le reliquat Compte bancaire du DP = ZERO (transfert des fonds non alloués au compte DP suivant) Préparer et soumettre le rapport final d´exécution GFR 6.1, 6.2, Annexe 2 GDP 4.1 CLOTURE DU DEVIS-PROGRAMME

Clôture du DP final Même procédure que celle indiquée plus haut Les reliquats de ressources propres doivent être transférés au FED Transfert de biens Transfert de documentation GDP 4.1, 4.2 CLOTURE DU DEVIS-PROGRAMME

Audits Commandités par le CdD dans le cadre dun engagement spécifique La fréquence des audits doit être inscrite dans la CF et les modalités techniques et administrative du DP Audit obligatoire avant la soumission de la demande de clôture quand le montant total des dépenses dans la partie régie du budget est supérieure ou égale à 200,000 Euros GDP 4.1 CLOTURE DU DEVIS-PROGRAMME