Méthode de description et d ’analyse de processus Une méthode en 5 étapes Étape 1 Étape 2 Processus Étape 5 Étape 3 Étape 4

Une méthode de description de processus en 5 étapes : Étape 1 : Caractérisation du processus - Carte d ’Identité Étape 2 : Identification des Phases et des Acteurs Étape 3 : Élaboration du diagramme d'enchaînement des phases - Cartographie Étape 4 : Description détaillée des Activités - FDA Étape 5 : Synthèse des Dysfonctionnements - Recommandations et propositions d'actions et plans d’action d'amélioration

Méthode de description et d ’analyse de processus Une méthode en 5 étapes Étape 1 Processus

Étape 1 : Caractérisation du processus Champ de l'étude Fait générateur Événement(s) à l'origine du processus, événement déclencheur Finalité Événement final clôturant le processus vu du client Champ de l'étude Périmètre du processus (entrées/sorties, processus connexes, exigences) Données quantitatives Objectifs de performance, Indicateurs, chiffres significatifs .... Compléments d ’infos RNP, Unités concernées, Acteurs, Documents de référence, ...

CARTE D'IDENTITE DU PROCESSUS Etape 1 = CARTE D'IDENTITE DU PROCESSUS

Méthode de description et d ’analyse de processus Une méthode en 5 étapes Étape 2

Étape 2 : Identification des Phases et des Acteurs Acteurs (en ligne) Désignation de l'acteur (fonction) , de l'équipe ou du service Entité de rattachement Nom générique ou sigle de l'entité ou du service Phases (en colonne) Intitulé de chaque phase identifiée (découpe macroscopique) Matrice phases/acteurs Indication par « R.A.C.I » de l'acteur concerné pour la phase considérée (fournisseur d’information ou responsable des activités, et éventuellement destinataire du produit fini ou intermédiaire)

Étape 2 : Identification des Phases et des Acteurs Principe de la matrice :

Méthode de description et d ’analyse de processus Une méthode en 5 étapes Étape 3

Étape 3 : Diagramme d'enchaînement des Phases et/ou des Activités Pourquoi ? Obtenir une représentation  détaillée du processus permettant sa visualisation, pour l'expliquer et mener une réflexion sur l'enchaînement des phases, des activités et les relations

Méthode de description et d ’analyse de processus Une méthode en 5 étapes Étape 4

Étape 4 : Description détaillée des Phases et Relations Pourquoi ? Recenser les éléments d'analyse fine des phases composant le processus (ou une activité), décrire les activités et caractériser les principaux dysfonctionnements Comment ? Travail individuel des acteurs suite au travail de groupe de cartographie du processus, repris par phase et validé en groupe de travail Quel outil ? Des Fiches Descriptives d ’Activités (FDA) détaillées des activités et des relations.

Méthode de description et d ’analyse de processus Une méthode en 5 étapes Étape 5

Étape 5 : Synthèse - Recommandations et propositions Pourquoi ? Obtenir une synthèse des dysfonctionnements, et une liste de recommandations pour définir les actions et plans d'actions à mettre en oeuvre en vue de l'amélioration du processus Comment ? Réunion entre Chef de projet, Responsable de département, Responsable opérationnel du processus pour hiérarchiser les dysfonctionne-ments, valider l'analyse descriptive et proposer un nouveau schéma cible du processus  Écart constaté - Dysfonctionnements  Dysfonctionnements et écarts constatés lors de l'analyse (points communs ou divergences, champ d'étude, spécificités locales, mise en place des actions de changement).  Recommandations - Action d'amélioration  Propositions visant à une amélioration du processus en terme de mise en place d'actions rapides ou de plans d'action. Quel outil ? Une grille de synthèse des dysfonctionnements, des fiches plans d'action et une liste de recommandations