Lean et Systèmes d'Information Pistes et collecte de données - Faurecia Catherine Chabiron - Jan 07

Gaspillages dans les projets informatiques

Gaspillages dans les projets informatiques Gaspillages dans les projets SI selon Poppendieck* : Travail partiellement fait (partially done work) Processus inutiles (extra processes) Développements ou fonctionnalités inutiles (extra features) Passer d'un projet à l'autre (task switching) Attentes (waiting) Déplacements (motion) Défauts, retouches (defects) * Lean Software Development – an agile toolkit by Mary and Tom Poppendieck

Gaspillages dans les projets informatiques Quelques exemples réels : Lead time 7 months Processing time 4 to 5 months Added value time (design, development and training) 3 months Gaspillages : attente budget, attente test et validation utilisateurs

Gaspillages dans les projets informatiques Quelques exemples réels (suite) : Lead time 24 months Processing time 12 months Added value time (design, development and training) 8 months Gaspillages : attente information sur besoin, attente approbation formelle, attente données utlisateurs et tests

Gaspillages dans les projets Quelques exemples réels (suite) : Lead time 9 months Processing time 5 months Added value time (design, development and training) 1.5 months Gaspillages : Trop de temps perdu sur budget (contraintes ressources) 1 mois perdu du fait du fournisseur (pas de ressources disponibles) Pas de chef de projet dédié Added value

Petite typologie de projets et de problèmes Projet fonctionnel (un besoin fonctionnel est identifié et lancé avec enthousiasme avec un prestataire de services sans vraiment associer l'informatique) : expertise technique insuffisante ou mal encadrée pouvant déboucher sur des pertes significatives ou des projets avortés, dépendance totale vis à vis des livreurs / éditeurs de la solution, formation utilisateurs insuffisante car besoin sous-estimé support et maintenance non gérés / négociés : pas de support ou support tardif et onéreux fonctionnalités inutiles redondances avec solutions existantes (pas de recherche préalable sur solutions existantes ni de saturation de la capacité existante)

Petite typologie de projets et de problèmes Projet informatique (une hétérogénéité de systèmes et de solutions est identifiée sur une même fonction et on se lance dans une standardisation pour réduire les coûts de support) : standardisations de solutions sans arbitrage fonctionnel (on cherche à réduire le coût des opérations et du support en éliminant les solutions customisées ou les spécifiques) on ne livre pas la solution répondant au besoin du client, fonctions hésitantes à approuver le budget, key users non disponibles formation utilisateurs insuffisante projets qui s'éternisent faute d'enthousiasme des clients (démarrages retardés pour diverses raisons …)

Améliorer la situation Un groupe de travail a retenu 7 grandes zones de gaspillages dans les projets Pour chaque zone, et pour chaque jalon important de projet (gate reviews), une série de questions ouvertes a été identifiée Le chef de projet fait un assessment en amont de chaque grand jalon, avec son équipe (implications des opérateurs) Il ne s'agit pas d'un modèle de décision mathématique mais uniquement l'opportunité d'exercer son meilleur jugement sur les zones de gaspillages et les acttions correctrices à prendre

7 grandes zones de gaspillages Functions on board Are the sponsors & users buying the solution ? Are they regularly involved in the solution building ? Are they taking their share in the roll-out (user testing, training) ? Are key-users defined and available ? Adapt solution to need What is the problem we are trying to solve ? Are we delivering the appropriate solution ? Covers : Scope / Technology / Software / Make or Buy / Functionalities Control resources Are adequate resources (budget, people) made available and controlled ? People (including motivation/expertise) : covers project team, contractors, key users, suppliers of the solution Are we monitoring our performance (time, cost, quality) ?

7 grandes zones de gaspillages Manage risks Are we understanding the risks in production and appropriately mitigating them? Covers : Security/Confidentiality/Change in prod/side effects/data migration OK for launch ? Are we correctly organizing the validation & testing with users ? Are users available for the validation ? Is our testing approach efficient : non regression, integrated, load testing, user acceptance but also levelling of effort (small batches, prototyping) Handover Have we correctly handed over the application to end-users and application owner ? Have we correctly handed over the application to support and operations ?

7 grandes zones de gaspillages Close & Learn What are the conditions to close a project ? What are the open issues ? Are the users / application owner able to take over ? Are the support and operations able to take over ? Do we share lessons learned ? How ?

Extrait de check list (avant passage en prod) Key Project Risks List of Questions Adapt solution to need Has the IRR calculation (or the costs vs benefits analysis) been revised and updated ? Control Resources Are key users available for the launch ? To ensure key project resources availability, it may be necessary to staff their positions by additional or external resources in the interim. Is there such a back-up plan for the resources to be engaged in the user training and launch phases ? What is the situation of the actual costs vs budget ? Is it closely monitored, including the time tracking ? & Control resources If key users' availability is an issue for launch, immediate escalation to IT and functional management. No go if problem not solved. For the rest, ensure costs and revised estimate are tracked on a timely basis. Functions on Board Has the steering committee confirmed the Go / No Go and the launch date ? Is there any difficulty regarding launch in terms of program launch, strike, customer request … ? Have the application owner or key users that will play this role (manage and prioritize change requests and evolutions, assess training needs and organize trainings, monitor master data and access profile authorisations …) been nominated ? Have the responsibilities been handed over to him (them) ? Have we properly communicated (to users and work councils) on the launch phase, including changes in daily tasks, expected benefits, vacation freeze, launch dates, support at launch ? If global assessment negative, take immediate corrective action and escalate to functional management

La valeur ajoutée informatique n'est pas où on l'attend

Support et Opérations et valeur ajoutée analyse des tâches informatiques importantes et leur ranking en terme de valeur ajoutée utilisateur (*) gauche : faible valeur ajoutée -> droite : forte valeur ajoutée Tâches informatiques Valeur ajoutée client (utilisateur) Support to end users Workstation set-up & support Training Operations, network Virus, patch management Maintenance Projects Data recovery Reporting External customer interface Purchasing Documentation Inventory of assets On découvre que des tâches IT essentielles n'ont aucune valeur ajoutée pour le client : il faut donc qu'elles soient très efficaces NB : cela dépend des projets PDCA is the simplest form of problem solving and is intended to be used by 100% of the organization. PDCA is a mindset, an attitude. PDCA is a process we do subconsciously everyday. The PDCA methodology must be rigorously applied at all levels of the organization. (*) analyse faite par la communauté informatique

(*) worldwide customer satisfaction survey launched end 06 quelles sont les attentes des utilisateurs (par ordre d'importance) (*) ? PDCA is the simplest form of problem solving and is intended to be used by 100% of the organization. PDCA is a mindset, an attitude. PDCA is a process we do subconsciously everyday. The PDCA methodology must be rigorously applied at all levels of the organization. (*) worldwide customer satisfaction survey launched end 06

Premiers enseignements l'infrastructure informatique et sa gestion sont aussi essentielles et évidentes que la fourniture en eau ou en électricité : pas de droit à l'erreur ni à l'inefficacité les projets doivent apporter une véritable valeur ajoutée pour entraîner l'adhésion (quel est le problème que je cherche à résoudre ou la valeur ajoutée que je cherche à capturer ?) les interfaces avec les utilisateurs doivent être particulièrement travaillées pour accroître la crédibilité informatique : démarrage de projets formation support à une meilleure utilisation du système réactivité et solutions de qualité pour toute demande d'évolution PDCA is the simplest form of problem solving and is intended to be used by 100% of the organization. PDCA is a mindset, an attitude. PDCA is a process we do subconsciously everyday. The PDCA methodology must be rigorously applied at all levels of the organization.