INTEGRATION, URBANIZATION & FLEXIBILITY Pr Frantz Rowe University of Nantes CRGNA-LAGON Chercheur associe a l ’ENST Paris Lean - ENST Paris 25.03.05

Presentation basée sur Urbanization practices and strategic behavior: Openness of architecture and enactment in two medium sized companies (Congres de l’AIM, INT, Bidan , Rowe, 2004) Integration dans les PME (Bidan 2004,Systemes d’Information et Management) et (Bidan, 2005, www.e-theque.com) Integration et flexibilité (ElAmrani, Rowe, Bidan, Geffroy, Marciniak, 2004 in Flexibilites et performance (Beaujolin-Bellet (ed)) et article Sciences de la Societe , 2004) Lean - ENST Paris 25.03.05

Theorical background (main references)… Urbanization practices and strategic behavior: Openness of architecture and enactment in two medium sized companies Theorical background (main references)… …on strategy : Miles and Snow (1978) …on strategy & IT architecture : Das, Zahra,Warkentin (1991) …on IT architecture : Markus (2000), Ross (2003) Lean - ENST Paris 25.03.05

A theoretical view on prospection and defender behaviors strategic behavior: A theoretical view on prospection and defender behaviors   Prospection Defense Architecture Open to meet the particular needs of the projects. (Tavakolian. 1989) Architecture closed to give greater control to the processing and broadcasting of information. (Sheth, Larson, 1990) Information access Decentralized Centralized Strategic role of SI development Wide, linked to all the propositions Limited to the execution of strategy decided elsewhere. Acquisition of technologies /development Often external given the diversity of needs Internal Management style Participative Formal and hierarchical Lean - ENST Paris 25.03.05

A theoretical view on IT architecture maturity Urbanization practices and strategic behavior: Openness of architecture A theoretical view on IT architecture maturity   Application Silo Architecture stage Standardized Technology Rationalized Data Modular IT capability It applications serve isolated business needs Firm-wide technology standards It focused on wiring core process Modules enable business model extensions Key management innovation Technology enabled change management Standardization and exception management refresh Recognizing essence of business Practices faciliting reusability Business case for IT ROI of applications Reduced IT costs, interoperability Improved business performance; Integration Speed to market; Strategic agility Locus of control Local control Senior management support of CIO Senior management, IT and process leadership Senior management, IT, process and local leadership Key gouvernance issues Estimate, mesure, communicate value Establish (local/regional/global) standard setting, exception & funding processes Determining core processes and finding priorities Define boundaries for business experiments Lean - ENST Paris 25.03.05

Urbanization practices and strategic behavior: Openness of architecture and enactment in two medium sized companies Research methods… …After Marc Bidan quantitative approach (see Systems d’information et Management, 2004 and www.e-theque.com), we retained the cases of two medium sized companies (I.BA and TFE B.PdL) in our theoretical prospective in order to go deeper qualitatively Lean - ENST Paris 25.03.05

Théorie de l’intégration des applications (Markus, 2000) Cadre conceptuel et théorique : support théorique 1 Théorie de l’intégration des applications (Markus, 2000) Par ERP (Architecture modulaire) Par Data Warehouse (Architecture arborescente) Par EAI Nouvelles Architectures (Architecture mixte) Lean - ENST Paris 25.03.05

Base de Données Logique Unique Intégration par ERP (ERP Systems) Modules fonctionnels Finance Production Logistique Maintenance etc.. Base de Données Logique Unique Reports et Analyses Lean - ENST Paris 25.03.05

Système source Data Ware House Reports et Analyses Système source Intégration par Entrepôt de Données (Datawarehousing) Système source Data Ware House (Entrepôt De Données) Reports et Analyses Système source Système source Lean - ENST Paris 25.03.05

Progiciel du milieu (Middleware) Intégration par EAI ( Middleware Re-achitected systems) BDD modifiée Application modifiée Progiciel du milieu (Middleware) BDD modifiée Application modifiée Application modifiée Reports et Analyses Programme extraction et analyse Lean - ENST Paris 25.03.05

Cadre conceptuel et théorique : l’intégration comme démarche « Processus de mise en relation des systèmes d’information de l’entreprise ayant pour objet de partager une information utile » ( Bhatt, 1995) «Partage illimité d’information(s) entre deux ou plusieurs applications de l’entreprise » (Linthicium, 1999) (cf. Bidan, p.177 et 188) « Mise en cohérence Informatique, Managériale et Cognitive du SI » (Beretta, 2002) Lean - ENST Paris 25.03.05

2 monographies Q.1 : Q.2 : Q.3 : 2+1 monographies Cadre méthodologique : schématisation 73 questionnaires filtrés selon l’item « Intégration du SIG satisfaisante » + 2 monographies Q.1 : I1, I2 et I3 Q.2 : M.Markus vs M. I1, I2 et I3 Méthodologie Collecte Traitement Q.3 : U1 : Cas IGOL BA U2 : Cas B.SA U3 : Cas TFE BPdL 143 questionnaires + 2+1 monographies Lean - ENST Paris 25.03.05

143 questionnaires collectés sur 223 envoyés Cadre méthodologique : approche quantitative exploratoire 143 questionnaires collectés sur 223 envoyés Fort soutien du répondant, contacts post-enquête 16 items technologiques et contextuels Tris à plats, tris croisés, analyse factorielle et dendrographie Exploration de facteurs et liaisons significatifs Lean - ENST Paris 25.03.05

Trois monographies mises en perspectives Cadre méthodologique : approche qualitative confirmatoire Trois monographies mises en perspectives Entretiens, Observations, Documentations Deux modes d’intégration analysés Trois modes d’urbanisation analysés Trois segments du marché (des moyennes entreprises) investigués Confirmation de facteurs et liaisons significatifs Lean - ENST Paris 25.03.05

Résultats et éléments de réponse Question 1 : Quelles sont les pratiques d’intégration (des applications) du SIG des entreprises de taille moyenne ? Éléments de réponse : Une taxonomie des pratiques d’intégration des applications du SIG (de I1 à I3) des entreprises de taille moyenne Lean - ENST Paris 25.03.05

Supports Q.1 : 73 entreprises et 2 monographies Résultats et éléments de réponse : Q.1 Supports Q.1 : 73 entreprises et 2 monographies I.1 : Intégration par interfaces I.2 : Intégration par ERP à faible couverture fonctionnelle et par interfaçage partiel des applications hors périmètre ERP I.3 : Intégration par ERP à forte couverture fonctionnelle et par interfaçage partiel des applications hors périmètre ERP Lean - ENST Paris 25.03.05

Intégration par interfaces Q.1 / I.1 Application Application Application BDD BDD BDD Lean - ENST Paris 25.03.05

Base de Données Logique Unique Intégration par ERP (ERP systems) Q.1 / I.2 ( Intégration partielle par ERP à faible couverture fonctionnelle et par interfaçage des applications hors périmètre ERP ) Base de Données Logique Unique Modules fonctionnels Finance Production etc.. Reports et Analyses Application Spécifique Application Spécifique Application Spécifique Lean - ENST Paris 25.03.05

Base de Données Logique Unique Intégration par ERP (ERP systems) Q.1 / I.3 ( Intégration globale par ERP à forte couverture fonctionnelle et par interfaçage des applications hors périmètre ERP ) Modules fonctionnels Finance Production Logistique Maintenance etc. Base de Données Logique Unique Reports et Analyses Application Spécifique Lean - ENST Paris 25.03.05

Éléments de réponse Q.1 / I1 à I3 Par interfaces I1 (31,61%) Par ERP faible couv. I2 (24,66%) Par ERP forte couv. I3 (43,84%) Pas d’ERP 1 ERP 1 ou plusieurs ERP Pas de BDD unique Moins de 3 modules De 4 à 8 modules Plus de 8 A.S. Moins de 100 salariés Plus de 8 modules A.S. métier Pas de P.F. IAE De 101 à 500 salariés A.S. support Renseigné par le PDG Moins de 5 années. Plus de 501 salariés Lean - ENST Paris 25.03.05

Urbanization practices About IS urbanization… This paper evokes the urbanization of an IS as the organization of relationships between applications and on the definition of territories and gateways at the heart of the IS. Lean - ENST Paris 25.03.05

Résultats et éléments de réponse : Q.3 Question 3 : Quelles sont les pratiques d’urbanisation (des applications) du SIG des entreprises de taille moyenne ? Éléments de réponse : Une taxonomie des pratiques d’urbanisation des applications du SIG (de U1 à U3) des entreprises de taille moyenne Lean - ENST Paris 25.03.05

Supports Q.3 : 143 entreprises et 3 monographies Résultats et éléments de réponse Supports Q.3 : 143 entreprises et 3 monographies U.1 : Urbanisation par fédération du SIG (Cas Igol Bretagne Anjou) U.2 : Urbanisation par intégration partielle basée sur un ERP et l’implication de la direction (Cas B.Sa) U.3 :Urbanisation par intégration globale basée sur un ERP et l’implication forte de la direction (Cas TFE Bretagne Pays de Loire) Lean - ENST Paris 25.03.05

Sous-Système 1 Sous-Système 3 Sous-Système 2 Eléments de réponse : Q.3 / U.1 Fédération de Sous-Systèmes inter opérants Sous-Système 1 Sous-Système 3 Sous-Système 2 BDD 2 BDD 1 BDD 3 Lean - ENST Paris 25.03.05

Eléments de réponse : Q.3 / U.1 Fédération du SIG d’Igol BA Devis Facturation Comptabilité Chimie Recherche Qualité En-cours Stocks Production Cimsup ODBC Sage ODBC Oracle SQL.S Access Lean - ENST Paris 25.03.05

Eléments de réponse : Q.3 / U.3 Urbanisation par ERP et Méta-projet Reports Analyses Documentation Information Maîtrise d ’Ouvrage Modules fonctionnels Finance Comptabilité Achat Etc. Base de Données logique unique Application Spécifique Lean - ENST Paris 25.03.05

Eléments de réponse : Q.3 / U.3 Urbanisation du SIG de TFE B.PdL Méta-Projet TFE@nline Agrostar Application pour SIGE Maîtrise d ’Ouvrage Modules SAP R/3 Finance Comptabilité Matériel Maintenance + RH. SAP Oracle Production Qualité Lean - ENST Paris 25.03.05

Application Spécifiques : Eléments de réponse : Q.3 / U.3 Urbanisation du SIG de TFE B.PdL Méta-Projet : TFEonline et Agrostar Application intégration du front office SIGE Modules SAP R/3 intégration du back office SIGI Oracle : Unicité logique Application Spécifiques : Disparition à terme Lean - ENST Paris 25.03.05

Urbanization practices Results : two types of IS urbanization… …The first IS urbanization is characterized by an infrastructure limited to storage and data center applications for and by each silo application …The second IS urbanization is characterized by accessible core data objects, wired business core infrastructure and local customization applications Lean - ENST Paris 25.03.05

Urbanization practices and strategic behavior:   Prospection TFE B PdL Defense I. BA Architecture …  Tree structure: based on the occasional interoperability between specific applications (Cimsup/Agilya, Sage) Multiple database Partial integration by interface and ODBC standards Centralized: Operator authorization level low, controlled access to the database Strategic role of IS development … Support and operational role of the Computing management, relay of decisions between the management Acquisition of technologies/development Internal / external projects “Made to measure” developments Perpetuation of consultants Management style (and type of meta-project support) Hierarchical, functional and formal Need for an IT meta-project and management involvement Lean - ENST Paris 25.03.05

Urbanization practices and strategic behavior:   Prospection TFE B PdL Defense I. BA Architecture Modular: based on the architecture of SAP R/3 (FI, CO, HR, AM, MM, PM) around a pivot database (Oracle) One logical database: Oracle Global integration of data by homogenization and ERP standards Decentralized: authorization level of operators high, wide access to the database Tree structure: based on the occasional interoperability between specific applications (Cimsup/Agilya, Sage) Multiple database Partial integration by interface and ODBC standards Centralized: Operator authorization level low, controlled access to the database Strategic role of IS development Major role of the IS management both carrier of meta system and vector for new trades Support and operational role of the Computing management, relay of decisions between the management Acquisition of technologies/development External products Prototyping and parameter setting “portable” Gaining loyalty of sub-contractor Internal / external projects “Made to measure” developments Perpetuation of consultants Management style (and type of meta-project support) Participative and by project Need for a global meta-project for which the senior management and the executive committee are responsible Hierarchical, functional and formal Need for an IT meta-project and management involvement Lean - ENST Paris 25.03.05

Urbanization practices and strategic behavior: conclusion 1 We do not pretend that any company adopting a defender or prospector strategy will have an architecture corresponding to one of these two case studies, But, after Das et alii in a normative approach, then by a quantitative study carried out by Croteau, the qualitative approach illustrates and enriches our understanding of these types, and in particular the second both on an architectural level management level and an IS management level. Lean - ENST Paris 25.03.05

Urbanization practices and strategic behavior: conclusion 2 As far as openness is concerned, integration by interface can only be partial. However, this is not only practiced but desired in order to control the closure of architecture, mirroring the image of hierarchical and formal management as the I.B.A. case study shows. Lean - ENST Paris 25.03.05

Urbanization practices and strategic behavior: conclusion 3 The need to use outside developments doesn’t oppose the two types in a clear manner, in the case of the open system these resources are then internalized, even in the shape of a subsidiary company, whereas in the case of the closed system, external consultants are permanently on site. Lean - ENST Paris 25.03.05

Urbanization practices and strategic behavior: conclusion 4 appropriation of integration goes through a meta-project managed either with or without participation. In the case of open architecture, however, the importance of the commitment of the management team is decisive. It allows both global integration in the functional dimension by legitimizing a cross-functional approach that remains counter-cultural, (Capitaine, TFE, 2003), and to reassure the staff by effectively distinguishing between internal and external IS projects knowing that they share the same logical pivot database of system integration. Lean - ENST Paris 25.03.05

Objectifs de l’étude Les raisons amenant les entreprises à adopter un PGI La contribution relative des PGI aux différentes flexibilités Les effets liés à l’introduction des PGI sur l’organisation du travail et sur les métiers et les emplois dans les entreprises françaises Lean - ENST Paris 25.03.05

Objectifs de la communication Raisons du choix d’adoption d’un ERP et enjeux de la flexibilité Lean - ENST Paris 25.03.05

Choix méthodologique Analyse qualitative Analyse quantitative Approche comparative 8 monographies Analyse quantitative 100 entreprises Questionnaire en 4 parties Lean - ENST Paris 25.03.05

Résultats Objectifs poursuivis par les entreprises 1 - Motivations d’un projet PGI GE Modernisation de leur SI (46%) Réorganisation des processus (25%) Amélioration de la flexibilité de l’entreprise (12%) ME Amélioration de la flexibilité de l’entreprise (32%) Réorganisation des processus (12%) Modernisation de leur SI (8%) Lean - ENST Paris 25.03.05

Résultats Objectifs poursuivis par les entreprises 2 - Enjeux de la couverture fonctionnelle et de la distribution du nombre de modules GE Modules de fonctions supports Gestion par Programme ME Modules de fonctions supports et stratégiques Logique globale et transversale du projet ERP Lean - ENST Paris 25.03.05

Flexibilité stratégique cas GRUAU Baan Amélioration de la flexibilité décisionnelle:simulation, degré de certitude Mais mise en œuvre limitée de la décision stratégique (changements de structure, type de produits) Lean - ENST Paris 25.03.05

Résultats Flexibilité stratégique Flexibilité relative du SI Lean - ENST Paris 25.03.05

Résultats Flexibilité opérationnelle Amélioration de la capacité de réponse des entreprises aux sollicitations internes et externes délais de fabrication (6 a 4 semaines) Amélioration sous contrainte de vigilance et confiance Lean - ENST Paris 25.03.05

Les PGI : un gain en intégration et en flexibilité ? En conclusion Les PGI : un gain en intégration et en flexibilité ? Crédibilité, transversalité de l’info… Lean - ENST Paris 25.03.05

En conclusion Effets fonction de la conduite du changement: -Périmetre couvert (PME/GE: SS) BPR et ressources (Information Systems Journal, SIM) Vision Organisationnelle cible ( Database et El Amrani). Lean - ENST Paris 25.03.05