Marché « missions » FORUM DES GESTIONNAIRES 23 mai 2006

Sommaire Les enjeux d’une démarche nationale Résultat de l’appel d’offres L’offre de services aux laboratoires L’optimisation de la dépense Impact sur les frais d’agence Impact sur les tarifs transporteurs et hôteliers Impact sur les procédures internes Calendrier de mise en oeuvre

1. Les enjeux d’une démarche nationale

Contexte 65 millions d ’euros en 2005 : budget mission géré par le CNRS Répartition des coûts : Billetterie = 40% Hébergement = 40% Autres (frais d’agence, …) = 20%

Contexte 11% d’augmentation par rapport à 2004 75 000 personnels dont les frais de mission ont été pris en charge par le CNRS en 2005 Le CNRS n’est pas considéré comme un grand compte Situation hétérogène selon les délégations : pas de marché, marchés locaux ou régionaux Pas d’offre de service ou d’accord tarifaire correspondant au volume des dépenses

La demande des délégations à l’origine du projet Améliorer l’offre de service aux laboratoires Optimiser la dépense Eviter la gestion par chaque délégation d’un marché complexe

Un projet collaboratif Rapport sur les frais de déplacements, Michèle Saumon, décembre 2004 Participation de toutes les délégations à l’expression des besoins et à la finalisation du cahier des charges Interventions spécifiques de la DR3, DR20, DR14, DR2, DR4, DREI Maîtrise d’ouvrage : DFI, ACP, BPC Groupe projet : UPSACA, DR3, DSI, BPC

2. Résultat de l’appel d’offres

Offres Trois offres en compétition : FRAM + Amadeus e-Travel (réservation en ligne) + American Express Cartes (carte logée) Carlson Wagon Lits + BNP/Air Plus (carte logée) American Express Voyages d’Affaires (agence) + American Express Cartes (carte logée)

Résultats globaux FRAM 20 Amex 15 8 12,3 CWT 11 7 9,5 Critère technique Note/20 – pondération 60% Critère prix Note/20 – pondération 40% Note finale pondérée FRAM 20 Amex 15 8 12,3 CWT 11 7 9,5

Exemple de prix négociés pour la billetterie FRAM = 2,8 fois moins élevée que la moyenne actuelle constatée sur les frais d’agences Les frais pour la billetterie passent de 5% actuellement du budget missions à 2% (si 0% taux on-line) ou même 1% (quand 80% taux on-line)

3. L’offre de services

Agence de voyage « traditionnelle » Accès par téléphone, télécopie, mèl à des personnes expérimentées, bilingues et travaillant exclusivement pour le CNRS Tous les services attendus pour les titres de transport (rail, air y compris low cost), location de véhicule, hébergement : Assistance à la préparation du déplacement Itinéraire, offre économiquement avantageuse, formalités, informations pratiques… Réservation : Livraison des billets, e-ticket, gestion des urgences, des abonnements… Service après-vente : Modification, annulation, remboursement…

Une agence de voyage en ligne Site web offrant une interface unique pour la préparation des déplacements et la réservation : train, aérien (y compris low cost et autres offres promotionnelles), location de véhicule, hôtels… Site accessible à tous les personnels habilités par le CNRS, 24H/24 et 7J/7 avec une compatibilité Mac, PC et Linux Site extrêmement fiable (technologie Amadeus), ergonomique (testé sur le « grand public ») et déjà connu des utilisateurs (cf. sncf.com…)

4. L’optimisation de la dépense

Optimiser la dépense Réduction coût direct (titres de transport) : estimation de 5 à 15% Réduction coût indirect (frais d’agence) : au moins 58% déjà acquis Réduction coût de gestion (procédures internes) : estimation de 10 à 40% selon le taux de dématérialisation et d’automatisation des procédures internes

5. Impact sur les coûts indirects : frais d’agence

Réduire les coûts d’agence Par la prise en compte de l’ensemble de la dépense « missions » du CNRS Par l’accès à un outil de réservation on-line Par l’utilisation de la carte logée

Exemple de la billetterie M/M. régionaux M. national : off-line on-line Fer France 6 € 5 € Anticipation de la baisse de commission SNCF 0 € Air vol intérieur 23 10 8 Air moyen courrier 35 Air long courrier 60

Exemple de la billetterie M/M. régionaux M. national : off-line on-line Total frais agence 1 080 000 € 5% du budget missions 450 000 € 2% 252 000 € 1% Economies réalisées en euros 630 000 828 000 Economies réalisées en % 58% 76% Taux d’adoption on-line = 0% Taux d’adoption on-line = 80%

Prise en charge des coûts fixes Les coûts fixes du projet Outil de réservation en ligne : droit d’utilisation, mise en œuvre et déploiement Documentation Formation Gestion du projet et accompagnement au changement L’ensemble des coûts fixes seront pris en charge par les moyens communs (BPC) L’utilisation de la carte logée est gratuite pour le CNRS (importance des flux financiers)

6. Impact sur les coûts directs : tarifs transporteurs, hôteliers..

Agir sur les coûts directs Objectif = optimiser la dépense par une réduction de 5 à 15% des tarifs transporteurs et hôteliers Par la négociation d’accords tarifaires en rapport avec les dépenses (CNRS = grand compte) Par l’accès à l’intégralité de l’offre de transport (réelle mise en concurrence)

Agir sur les coûts directs Par affichage inter-modal (train, avion…) Par la « responsabilisation visuelle » des agents en mission et des directeurs d’unité Par la connaissance précise du budget mission (contrôle des dépenses, aide à la négociation, suivi du marché, révision éventuelle de la politique voyage…)

Agir sur les coûts directs L’équipe projet CNRS reste mobilisée pour le suivi du marché et notamment la conduite des négociations tarifaires avec les transporteurs et hôteliers Le coût de l’aide à la négociation par l’agence de voyage est pris en charge par les moyens communs (BPC)

7. Impact sur les coûts de gestion : traitement de la commande au paiement

Agir sur les coûts de gestion : objectifs Automatiser les processus, normaliser et dématérialiser les données de facturation, optimiser les procédures Faire gagner du temps à l’ensemble des agents impliqués dans la gestion des missions Réaliser ainsi des économies sur le temps de traitement (coût moyen estimé du traitement administratif d’une mission = 100 euros de la commande à la liquidation côté agent et côté fournisseurs)

Agir sur les coûts de gestion : les acquis du marché national Centralisation du marché agence de voyage Un service national / une organisation locale Outil de réservation on-line (gain de temps sur la commande, la validation et la confirmation) Mise en place de la carte logée Réduction du nombre de factures (près du ¼ du total des factures traitées par les services financiers) Moins d’avances sur missions (environ 9 000 en 2005) A terme, automatisation complète de l’intégration des données de facturation dans BFC

8. Calendrier de la mise en oeuvre

Avant l’ouverture du service (mai-sept) Paramétrage de l’outil de réservation en ligne : assuré par le groupe projet (mai-sept.) Transfert des profils des utilisateurs pour habilitation à utiliser l’outil de réservation en ligne : assuré par le groupe projet (mai-juin) avec la DSI Validation du paramétrage par un site pilote, la délégation Ile-de-France Sud (juillet-sept)

Déploiement du service Entrée progressive des délégations en fonction de l’échéance de chacun des marchés locaux ou de la date souhaitée par chaque délégation à partir de septembre 2006 jusqu’en janvier 2007

Ouverture du service par votre délégation Communication à destination des laboratoires assurée par la délégation sur la base de documents fournis par le groupe projet Communication des coordonnées agence (tél., fax…) et du site en ligne à chaque laboratoire assurée par la délégation à partir du support fourni par le groupe projet Communication des mots de passe à chaque utilisateur assurée par le groupe projet Formation des gestionnaires (laboratoires et délégations) aux procédures et aux outils organisée par la délégation (entre sept. et janvier 2007), assurée par le prestataire et l’équipe projet et financée par les moyens communs Documentation utilisateurs et didacticiel (formation en ligne) fournie par groupe projet

Fonctionnement en régime permanent Maintenance et administration de l’agence de voyage en ligne sur la durée du marché (4 ans) assurée au niveau national Mise à jour des profils utilisateurs : assurée au niveau national et par chaque utilisateur Suivi du marché UPSACA

Mise en œuvre de la carte logée Ouverture d’un compte « carte logée » : 1 compte par délégation ouvert auprès d’American Express Visite du prestataire carte logée dans chaque délégation Personnalisation du service avec chaque délégation Présentation du relevé d’opérations (tri par laboratoires, sous totaux…) Le paramétrage de l’ensemble du système carte logée sera assuré par le groupe projet (validation par délégations) pour permettre l’automatisation maximum des tâches avant et après BFC

Périmètre d’utilisation des différentes cartes (logée, affaire, achat) Objectifs poursuivis : impacter le moins possible le budget personnel de l’agent, simplifier le traitement de nombreuses factures Au quotidien Avant la mission Pendant la mission CARTE ACHAT CARTE AFFAIRES CARTE LOGÉE Hôtel, restaurant, taxi, véhicule de location, achat de petits matériels ou de documentation, frais de réception Moins d’avances sur frais de mission : 9000 Niveau 1 < 2.000 € Niveau 3 < 4.000 € Paiement de l’agence de voyages (marché national) Titres de transport Environ 1/3 des factures achat de proximité (menues dépenses), paiement WEB (inscription aux colloques) achat auprès de fournisseurs référencés Objectif : impacter le moins possible le budget personnel de l’agen Carte achat : grâce au reporting obtenu sur niveau 1 : si constat de récurrence de fournisseur, basculement sur niveau 3t Environ 90% des factures pour 40% des montants Titres de transport (notamment vols intérieurs à l’étranger) Frais de réception, petits matériels et documentation, inscription aux colloques Frais de ré