Hélios et les ordonnateurs

2 Sommaire Les avantages d'Hélios pour les ordonnateurs Un nouveau format d'échanges pour bénéficier des apports d'Hélios Se préparer à l'arrivée d'Hélios

3 1. les apports dHélios pour les ordonnateurs

4 Un service comptable de base rénové Les avantages concernent notamment les opérations de gestion courante : généralisation des moyens modernes de paiement pour le recouvrement des recettes locales, paiement à juste date, prélèvement des dépenses répétitives, suivi des délais de paiement, amélioration du suivi des débiteurs et de la gestion du contentieux, accès à des outils spécifiques en terme de gestion de trésorerie et danalyse financière.

5 Des services à valeur ajoutée Centralisation de données comptables et statistiques permettant la mise en place du suivi de la relation avec les collectivités Élaboration d'indicateurs de pilotage et de statistiques nécessaires aux besoins de gestion des collectivités (étude en cours sur des indicateurs pour un tableau de bord de lordonnateur)

6 Une offre de service diversifiée La restitution d'informations selon l'organisation retenue par l'ordonnateur Gestion de la relation avec les collectivités Suivi de lexécution des chartes de partenariat Suivi de la qualité du service offert, avec ou sans charte La gestion de trésorerie : la prochaine version dAGATHE (Application Active de Trésorerie Hélios) sera disponible fin début Elle permettra aux collectivités de gérer activement leur trésorerie en liaison étroite avec leur comptable Lordonnateur pourra se renseigner auprès de son comptable à compter de fin 2008 pour pouvoir bénéficier des restitutions AGATHE

7 Une application ouverte aux ordonnateurs Lapplication est ouverte en consultation à tous les ordonnateurs du secteur public local Un simple navigateur installé sur un micro-ordinateur suffit pour consulter en temps réel les informations budgétaires, financières et comptables, après habilitation par la trésorerie de rattachement Cette consultation nentraîne pas de surcoût Le seul coût est celui de la connexion Internet Elle est sécurisée : Par lattribution dune habilitation personnelle Par le cryptage des communications contacter votre trésorerie dans les semaines qui suivent la migration dans Hélios.

8 La consultation des fichiers budgétaires et comptables En mode extranet : Accès simplifié grâce à un simple navigateur Consultation conviviale qui facilite l'interopérabilité des systèmes d'information proposés aux ordonnateurs et aux comptables : ouverture du Portail le 15 mars 2008 et mise en service progressive pour certaines collectivités nouvellement sous Hélios. En temps réel : A tout moment, les données budgétaires et comptables : –consommation des crédits votés –suivi des prises en charge des mandats et des titres –suivi des paiements et des encaissements –état de l'actif et consultation des éléments dinventaire A tout moment, pouvoir renseigner les débiteurs et créanciers sur le traitement des titres et mandat Une application ouverte aux ordonnateurs

9 Consultation des mandats Cette consultation offre une vision globale de la trésorerie disponible pour le budget principal et les budgets annexes. Le nouveau solde du compte au Trésor intègre les mandats pris en charge et non payés ainsi que ceux qui sont en instance de visa.

10 Une application ouverte aux ordonnateurs èLa trésorerie disponible : écran prochainement mis à disposition de l ordonnateur èConsultation des mandats La liste des mandats est affichée après sélection des critères de recherche : les dates démission, les numéros de bordereaux, le type (ordinaire, annulation, réduction), létat (pris en charge, rejeté, en instance…) ou le numéro. Cette liste présente létat du mandat : la mention PEC pour pris en charge par exemple. Un bouton détail permet daccéder à la date et au montant payé.

11 Une application porteuse de dématérialisation Un pôle dématérialisation dans le secteur public local pour : Conduire des expérimentations avec des collectivités et établissements volontaires Assurer un pilotage coordonné des différentes expériences de dématérialisation en accompagnant les ordonnateurs et leurs comptables Une démarche partenariale volontariste pour engager des actions concrètes de dématérialisation L'avancement des travaux menés avec les partenaires : Le 07/12/2004 : "Charte nationale partenariale relative à la dématérialisation dans le secteur public local » : un engagement de tous les partenaires sur des principes communs La mise en œuvre de la dématérialisation au sein de la Structure Nationale Partenariale Exemples de Conventions cadres nationales par flux : États mensuels de paye : convention du 30/06/2005 Marchés publics : convention du 22/03/2007 Titres de recettes, mandats de dépenses, bordereaux : convention du 16/12/2005

12 2. Un nouveau format d'échanges pour bénéficier des apports d'Hélios

13 Nouveau protocole déchanges ordonnateur/comptable Le contenu du Protocole dÉchanges Standard Version 2 (PES V2) a été négocié avec lensemble des collectivités : 13 associations nationales délus (AMF, ADF, ARF, AMGVF, APVF, AMRF, ACUF, ADCF, FHF, ACDOM, les deux conférences de directeurs dHôpitaux, FOHLM), 6 administrations centrales de lÉtat (DGCP, DGCL, DGME, DHOS, DGUHC, DGAS). Kit de communication à destination des ordonnateurs en phase dexpérimentation du PES V2. Mise en place dun site « Atelier Partagé PES » contenant le Kit destiné aux ordonnateurs : 01/2008.

14 Nouveau protocole déchanges ordonnateur/comptable Deux points sont garantis : Hélios nimposera pas la gestion de nombreuses informations nouvelles pour les besoins du comptable. La plupart des données ajoutées ont un caractère facultatif. Leur emploi se fera dans un cadre contractuel négocié entre les ordonnateurs et leur comptable Le passage au PES nest pas un préalable à la mise en œuvre dHélios dans une trésorerie

15 Nouveau protocole déchanges ordonnateur/comptable Le PES a vocation à remplacer tous les autres protocoles utilisés actuellement à laller comme au retour Lors du déploiement dun poste, Hélios accepte les protocoles en vigueur … A la condition quils soient à jour des dernières évolutions réglementaires et la bonne gestion des informations dans Hélios requiert le respect des normes des protocoles actuels (Indigo, Ocre) Il nest pas possible danticiper : les applications actuelles de la direction générale des Finances publiques ne savent pas traiter le PES Cest après larrivée dHélios dans le poste comptable que la collectivité pourra bénéficier du PES et de ses avantages

16 Nouveau protocole déchanges ordonnateur/comptable

17 3. Se préparer à larrivée dHélios

18 Se préparer à larrivée dHélios L'application Hélios est progressivement déployée dans le réseau de la direction générale des Finances publiques depuis janvier 2005 : 1356 postes comptables migrés au 31/12/2007 Les 6 points indispensables que les ordonnateurs doivent vérifier pour préparer l'arrivée d'Hélios

19 Se préparer à larrivée dHélios 6 mois avant le déploiement Pour bénéficier de tous les services proposés par Hélios : planifier lévolution du système dinformation de la collectivité pour traitement des échanges de données au format PES V2 (expérimentations en 2008) Connaître la date à laquelle mes comptes seront suivis dans Hélios (date de la migration de la Trésorerie) Sassurer que la transmission des données au comptable du Trésor est faite dans la dernière version des protocoles déchange en vigueur à ce jour & vérifier avec votre comptable que les zones obligatoires des protocoles sont correctement servies. Ce qui doit être fait aujourdhui

20 Se préparer à larrivée dHélios 3 mois avant le déploiement Les volumes dopérations à traiter dans les semaines précédant la bascule ont été vérifiés avec le comptable de ma collectivité Contacter le comptable de la direction générale des Finances publiques pour létablissement des connexions et des habilitations nécessaires pour accéder en ligne aux données de l application et transmettre des fichiers. Ultérieurement, adopter le PES V2 en lieu et place des protocoles informatiques actuels. Après le déploiement Déploiement Hélios dans le poste comptable

21 A tout moment, comment sinformer ? En contactant son comptable public En consultant le site rubrique finances locales > comptabilité > Hélios En consultant le site de lAgence pour le Développement de lAdministration Électronique qui publie le langage informatique des schémas du PES :