COMPTABILITE ET FACTURE ELECTRONIQUES Conférence du 26 avril 2005 CCIBW Felix & Felix Expert comptable et Conseil fiscal SPRL Robert Lemense , Consultant EDI

Plan de la conférence Point de vue du praticien - Comptabilité électronique Facture électronique Point de vue de l’informaticien Signature électronique Business électronique/Echange de données informatisées

Plan de la conférence Point de vue du praticien - Comptabilité électronique - Facture électronique Point de vue de l’informaticien - Signature électronique -Business électronique/EDI

Compatbilité électronique Contexte historique lié à l’évolution technologique Aspects juridiques,comptables et fiscaux Règles pour la comptabilité électronique Portée des nouvelles dispositions

Contexte historique Loi du 17 juillet 1975 Echo au projet de 4e Directive CE Ordonnance de Colbert 1673 Loi du 15 décembre 1872 Loi du 1 juillet 1983 A.R.25 janvier 2005

Aspects juridiques,comptables et fiscaux(1) Supression de l’obligation de visa et paraphe. Avis 174/1 Bull.38 de février1997 de la C.N.C. Simplification administrative Loi du 16 janvier 2003 Création BCE 2. Registres ou systèmes informatisés

Aspects juridiques,comptables et fiscaux (2) Comptabilité papier comptabilité simplifiée Formulaire d’identification BCE Organismes d’intérêt public Régime transitoire (art.10) Entrée en vigueur 01.07.2003.

Règles pour la comptabilité électronique Conditions et exigences de la loi du 17 juillet 1975 (art.5 §2) Inaltérabilité des données (art.7) Conservation des données (art.9)

Conditions et exigences de la loi du 17 juillet 1975 Comptabilité appropriée (art.2)et complète(art.3) Selon les règles usuelles de la comptabilité à parties doubles (art.4 et 5) Pièces justificatives (10 ans) (art.6) Les livres et journaux sont côtés (art.7) Ordre de date,sans blanc (art.8)

Inaltérabilité des données Pas d’écriture récapitulatives si les journaux répondent aux conditions prévues Si le logiciel n’offre pas toutes les garanties il est recommandé de centraliser Note technique de l’IEC www.accountancy.be/fra/

Fonctions contraires au prescrit légal (1) Introduire des écritures non en équilibre Comptes d’engagements et de bilan Lignes d’écritures sans contrepartie Modifier le contenu centralisé

Fonctions contraires (2) Modifier ou effacer des écritures centralisées. Modifier des totaux Comptabiliser dans des périodes clôturées

Conservation des données Art.9§2. Le support utilisé pour la conservation des livres et journaux [ ] doit assurer l’inaltérabilité et l’accessibilité des données qui y sont enregistrées durant toute la durée de conservation prescrite.

Dispositions fiscales Art.315 bis. CIR (1994) Toute personne[ ] qui recourt à un système informatisé [ ] a également l’obligation[ ]de communiquer sans déplacement les dossiers d’analyse,de programmation et d’exploitation du système utilisé,ainsi que les supports d’information et toutes les données qu’ils contiennent. Les données enregistrées sur des supports informatiques doivent être communiqués sous une forme lisible et intelligible.

Portées des nouvelles dispositions(1) Accroissement de la responsabilité des professionnels. Art.144 C. Soc. Réviseurs d’entreprises Art.166 C. Soc. Experts-comptables Lettes de mission Curateurs de faillites

Portées des nouvelles dispositions (2) Commission des Normes comptables Certification des software

Facture électronique La directive européenne du 20/12/2001 La loi du 29 janvier 2004 L’article 5 de l’A.R. n° 1(M.B.27.02.2004)

Directive européenne Simplifier,moderniser et harmoniser Directive de 1977inadaptée aux nouvelles technologies. Mentions nécessaires en matière de TVA Conseil Ecofin de juin 1998( e-business) Contrôle des administrations fiscales (stockage)

Bon a savoir 14 mentions obligatoires La signature des factures n’est pas imposée La condition de la déduction est la conformité de la facture

Dispositions propres à la facture électronique Authenticité de l’origine Intégrité du contenu Doivent être garantis

Les 3 modes d’envoi Signature ou certificat électronique sécurisé Système d’échange de données informatisées EDI Autre méthode acceptée par les Etats membres

Dispositions générales (1) La commission proposera au plus tard le 31.08.2008 un rapport accompagné d’une nouvelles réglementation Les Etats membres ne peuvent imposer aucune obligation ou formalité autre qu’une notification préalable Tout assujetti doit veiller au stockage des copies.

Dispositions générales (2) Le stockage doit garantir l’origine et l’intégrité et rester dans la forme initiale Les Etats membres doivent se conformer avec effet au 01.01.2004

Loi du 20 janvier 2004 Art.53 §2 Obligation de délivrance facture Self billing Modification du document initial Art.60 §3 Conservation

Modifications à l’A.R.n°1 Art.1 §2 facture papier ou électronique Art.5 §1 mentions de la facture Art.6 §1 self billing

Art.53 § 2 du CTVA(1) Obligation de délivrance de facture l’assujetti qui a effectué des livraions de biens ou des prestations de service[ ]est tenu de délivrer une facture à son co-contractant ou de s’assurer qu’une telle facture est délivrée en son nom et pour son compte, par son co-contractant ou par un tiers

Art.53 § 2 du CTVA (2) Pour: les livraisons de biens ou prestations de service qu’il effectue pour un autre assujetti ou personne morale non assujettie. certaines livraisons et prestations (moyens de transport) les accomptes

Art.53 § 2 du CTVA (3) Self billing -la délivrance de facture par le co-contractant est autorisée si accord préalable et procédure d’acceptation. Modification du document initial - assimilé à une facture,référence spécifique et non équivoque,délivrée par la même personne que celle qui a délivré la facture

Art.60 § 3 CTVA (1) Toutes les factures délivrées ou reçues par les assujettis,par leur co-contractant ou par un tiers doivent être conservées en Belgique. Les factures électroniques conservées avec garantie d’accès en Belgique peuvent être stockées dans un autre Etat membre si information préalable.

Art.60 §3 CTVA (2) La conservation se fait sous la forme originale, papier ou électronique. La compression numérique est admise (ex: CD Rom) L’Administration peut exiger à des fins de contrôle la traduction dans une des langues nationales.

A.R.n° 1 art.1(1) factures papier ou électroniques §2. Les factures peuvent être transmises sur un support papier ou sous réserve de l’accepattion du co-contractant , par voie électronique. §3. par voie électronique à condition que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu soient garantis.

A.R.n°1 art.1 (2) factures électroniques Signature électronique avancée Liée uniquement au signataire Permettre d’identifier le signatire Contrôle exclusif du signataire Être liée aux données de telle sorte que toute modification ultérieure soit détectable

A.R.n° 1 art.1 (3) factures électroniques Echange de données EDI Protocole entre les parties qui prévoit des procédures garantissant l’authenticité de l’origine et l’intégrité du contenu.

A.R.n°1 art.5 Mentions de la facture Numéro séquentiel basé sur une ou plusieurs séries. Une référence à la pièce ou aux pièces antérieures,lorsque plusieurs factures sont établies pour une même opération. La facture ne peut débiter le co-contractant, à titre de taxe, d’un montant dont il a été débité antérieurement.

A.R.n°1 art.6 Self biling Existence d’un accord entre les parties Chaque facture doit faire l’objet d’une procédure d’acceptation explicite.

Gestion de la mixité Préparer la migration lancer les protocoles d’acord avec partenaires clients/fournisseurs Adoption d’une technologie Choix d’un mode de stockage Inventorier des conditions techniques et d’organisation (E.R.P.)pour que la facturation électr.soit une économie de coûts.