LA CARTE DACHAT PRATIQUE Pratique de la carte dachat PRESENTATION DR 15, BORDEAUX 29 MAI MAI 2009

L achat Lengagement : Xlab et carte dachat Le(s) contrôle(s) INFORMATIONS UTILES ET FICHES PRATIQUES :

LACHAT INFORMATIONS UTILES ET FICHES PRATIQUES : Les vérifications préalables à lachat Les bons réflexes lors de lachat Une idée dorganisation

LACHAT : les 3 questions préalables LACHAT : les 3 questions préalables Une seule réponse négative à lune des 3 questions suivantes interdit le recours à la carte dachat 1. La dépense est-elle bien dordre professionnel ? Carte dachat = délégation de commande, dans le cadre de lactivité professionnelle du porteur Usage abusif = sanction disciplinaire 2. La dépense est-elle régulière ? Régularité avec léthique du CNRS Régularité avec les procédures dachat : Sassurer quil ny a pas de marché en cours portant sur le même objet Sassurer quune mise en concurrence nest pas nécessaire

LACHAT : les 3 questions préalables LACHAT : les 3 questions préalables 3. La dépense – dordre professionnel et régulière - peut- elle être prise en charge par le laboratoire ? Carte dachat = moyen de paiement immédiat avec engagement dune commande postérieure à lachat Sassurer de la disponibilité des crédits avant utilisation de la carte !

LACHAT : les bons réflexes LACHAT : les bons réflexes 1. Faire établir une facture avec indication de la TVA Jusquà 19,6% déconomie pour le laboratoire ! 2. Distinguer les dépenses déquipement et les dépenses de fonctionnement Contrainte liée à loutil : 1 transaction carte dachat = 1 commande Xlab = 1 seule nature de dépense (fonctionnement OU équipement) Régler séparément les matériels inventoriables ! Seuil dimmobilisation : prix unitaire de 800,00 HT et durée de vie supérieure à un an

LACHAT : les bons réflexes LACHAT : les bons réflexes 3. Achat en ligne auprès de fournisseurs intracommunautaires : Penser à indiquer le n°VAT du CNRS ! FR

LACHAT : une idée dorganisation, le « guichet carte de paiement » LACHAT : une idée dorganisation, le « guichet carte de paiement » AVANTAGES DE LA CARTE DACHAT : achats en ligne possibles 24h/24, 7j/7 La carte dachat est NOMINATIVE = ce nest pas la carte du laboratoire tous les acheteurs ne sont pas porteurs de cartes optimiser lachat par carte lorsque le porteur est le gestionnaire : LE GUICHET CARTE DE PAIEMENT Ordinateur dédié, à proximité du gestionnaire, le chercheur effectue la saisie en ligne, le gestionnaire valide lachat Achat au plus près de lutilisateur, pas de transfert de la saisie sur le gestionnaire

LENGAGEMENT : Xlab et carte dachat INFORMATIONS UTILES ET FICHES PRATIQUES : Création des cartes dans Xlab Saisie des commandes sur carte dachat

XLAB ET CARTE DACHAT : la création des cartes Dossier administration / paramétrage/ contacts N° de carte : exclusivement les 4 derniers chiffres Date de fin de validité : au format mmaaaa ENJEU : le rapprochement transaction/commande dans le ROP

XLAB ET CARTE DACHAT : la création des cartes Dossier administration / paramétrage/ contacts Nom du porteur : 10 caractères maxi, sans espace, sans apostrophe ENJEU : le rapprochement transaction/commande dans le ROP

XLAB ET CARTE DACHAT : la création des cartes Où trouver les informations dans le ROP : ENJEU : le rapprochement transaction/commande dans le ROP EXPORTER LES DONNÉES : !!! Attention au format inversé de la date déchéance de la carte

Type commande : commande prévisionnelle pas de service fait : lachat est déjà réalisé pas de facture en création : intégration de la ligne correspondante du ROP traité en délégation XLAB ET CARTE DACHAT : la saisie des commandes TYPE DE LA COMMANDE :

Fournisseur : celui de lachat, pas le porteur de la carte Comme pour toute commande : sassurer de lexistence du fournisseur dans BFC, dans la négative le faire créer, en signalant quil sagit dun fournisseur carte dachat (coordonnées bancaires inutiles) XLAB ET CARTE DACHAT : la saisie des commandes FOURNISSEUR : !!!! Achat auprès dun fournisseur intracommunautaire : ne pas oublier la déclaration déchange de bien

!!!!! Penser à adresser au SFC une copie de la facture, avec mention du numéro dinventaire XLAB ET CARTE DACHAT : la saisie des commandes NATURE DE LA COMMANDE : Plafond par transaction = dépenses de fonctionnement ou dépenses déquipement DEPENSE DEQUIPEMENT :

Mono ligne : avec montant exact de la transaction Mono code : le plus représentatif de lachat TVA : récupérable si précisée sur la facture et si la facture est libellée au nom du CNRS (et si taux unique) !!!!!!! RATTACHÉE A LA CARTE DACHAT DU PORTEUR XLAB ET CARTE DACHAT : la saisie des commandes LIGNE DE LA COMMANDE :

COMMANDE EXCLUSIVEMENT PREVISIONNELLE XLAB ET CARTE DACHAT : la saisie des commandes LES ALERTES DANS XLAB :

COMMANDE EXCLUSIVEMENT MONOLIGNE XLAB ET CARTE DACHAT : la saisie des commandes LES ALERTES DANS XLAB :

LES CONTROLES INFORMATIONS UTILES ET FICHES PRATIQUES : La plate-forme BNP Paribas : lessentiel Les contrôles a posteriori

LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas Identifiant : communiqué par mél par le GPCA Mot de passe : communiqué par mél par BNP Paribas !!!! : les méls à recevoir de BNP Paribas (mot de passe, relevés mensuels….) ont pour adresse expéditeur « » : il ne sagit pas de spam, ne pas jeter les messages à la corbeille ! !!! : 3 erreurs successives de saisie de mot de passe = compte invalidé Oubli du mot de passe : envoi immédiat par mél

LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas SUIVI DACTIVITÉ – Autorisations Effectuer le contrôle régulier des transactions….avec possibilité dexport et dimpression Présentation des transactions pour la période sélectionnée :

SUIVI DACTIVITÉ – Encours Synthèse des plafonds et des montants disponibles LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas

SUIVI DACTIVITÉ – Synthèse Données générales sur le porteur : plafonds, fin de validité de la carte….

LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas SUIVI DACTIVITÉ - Relevés Accès aux relevés mensuels… avec possibilité dexport et dimpression

LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas LES CONTROLES : lessentiel de la plate-forme BNP Paribas « Mon compte utilisateur » A partir de la rubrique « Mon compte utilisateur », il est possible de modifier son mot de passe……. ….. Il sera par la suite nécessaire de le changer tous les 2 mois

LES CONTROLES A POSTERIORI Carte dachat = délégation de confiance suppression des contrôles a priori OBLIGATION POUR LE LABORATOIRE : conservation des relevés signés par le directeur et des pièces justificatives Ces pièces seront à communiquer au SFC lors de contrôles a posteriori : contrôle périodiques dans le cadre du CICF (échantillon de transactions sélectionnées sur le ROP mensuel) audits sur place dans le cadre du plan daudits (réalisé sur 3 à 4 ans) FACTURES, facturettes, affichage de pages web… +

MERCI DE VOTRE ATTENTION