Cadre légal pour larchivage électronique UNPLIB, 12 novembre 2008 Jean-Paul Triaille Avocat au barreau de Bruxelles Maître de conférences aux Facultés de Namur

INTRODUCTION

Importance de lécrit Notre système juridique est basé sur lécrit Certains actes ne peuvent être prouvés que par un écrit Lécrit a une plus grande force probante que dautres modes de preuve De nombreuses dispositions légales et réglementaires imposent le recours à lécrit (conclusion dun contrat par écrit, présence de certaines mentions obligatoires, etc.)

Lécrit, une notion qui évolue Le « support durable » dans le commerce électronique La signature électronique La facture électronique Notions importantes : authenticité de lorigine, lintégrité du contenu

Pourquoi archiver ? Par intérêt et prudence Il est tantôt utile, tantôt indispensable de conserver des écrits pour se ménager une preuve des faits et actes juridiques qui ont eu lieu La conservation et laccessibilité des informations sont un avantage stratégique Par obligation La loi ou la réglementation impose certaines obligations de conservation de données, dinformations ou de documents Exemple : les avocats doivent conserver les dossiers pendant 5 ans après leur clôture (voire plus)

Larchivage électronique Larchivage électronique concerne deux types de situations liées, mais distinctes : La dématérialisation (numérisation) de documents papier, pour en archiver la copie numérique Larchivage de documents dont loriginal est numérique ( s, fichiers, contrats passés par voie électronique,…)

Gains et défis Des avantages indéniables Gain despace de stockage Indexation et recherche rapide dans les archives Des défis nouveaux ou actualisés Un fichier informatique peut souvent être modifié à tout moment et de manière invisible Les fichiers stockés doivent rester lisibles pendant une longue période, malgré lévolution de la technologie, des supports et des formats La protection contre la destruction, la perte, les accès non-autorisés doit être pensée différemment

Incertitudes juridiques (1) Peut-on remplacer des documents originaux par leur copie numérique ? Quelle sera la valeur de cette copie ? Principe : en droit civil belge, la copie ne peut pas remplacer loriginal, dont la présentation peut toujours être exigée. Elle pourra tout au plus valoir commencement de preuve par écrit si loriginal a disparu.

Incertitudes juridiques (2) Une obligation légale ou réglementaire darchivage peut-elle être remplie par le recours à un système darchivage électronique ? Ce nest pas formellement interdit, mais : Si la formulation du texte fait référence au format papier, larchivage électronique est exclu Si le texte requiert de conserver les originaux, leur copie électronique ne suffit pas En cas de contestation, le juge apprécierait sil considère que lobligation darchivage a bien été remplie Doù assez grande incertitude

Réponse législative Ces incertitudes doivent être levées pour encourager le développement des systèmes darchivage électronique et lactivité des prestataires darchivage électronique Il convient de reconnaître des effets et un statut juridiques aux documents numérisés et/ou archivés électroniquement Ce statut ne doit être accordé quaux archives numériques présentant des garanties de qualité suffisantes

Réponse législative (2) Le législateur a adopté le 15 mai 2007 une loi établissant un cadre juridique pour certains prestataires de services de confiance. Cette loi devait cependant être complétée par le Roi, dont lhabilitation est venue à échéance. Elle nest donc pas effective en pratique. Un avant-projet de loi remplaçant la loi du 15 mai 2007 sera bientôt déposé.

FUTUR CADRE LÉGAL Eléments dun cadre juridique pour certains prestataires de services de confiance et certains documents ou données électroniques

Objectifs Encadrer les services fournis par certains « tiers de confiance » Préciser la valeur et la reconnaissance juridique de ces services, et de certaines données ou documents électroniques, et notamment leur assimilation à leurs équivalents « papier » Naccorder cette reconnaissance juridique quaux services offrant les garanties dun niveau de qualité acceptable

Champ dapplication Certains prestataires de certains services de confiance : Service darchivage électronique Service dhorodatage électronique Service de recommandé électronique Service de blocage transitoire des sommes versées Cadre juridique pour : Les données numérisées et archivées de manière électronique Les données horodatées de manière électronique Le recommandé électronique Exclusion : archivage et horodatage électronique dactes authentiques (cadre à établir par le Roi – art du Code Civil)

Obligations générales et impératives des prestataires Impartialité % clients et tiers Ne pas détourner les données transmises Protection des données contre tout accès non-autorisé Informations à fournir aux clients Personnel qualifié Confidentialité Ressources financières suffisantes et assurance responsabilité

Archivage électronique Définition Tout service dont lobjet principal est la conservation des données électroniques

Obligations spécifiques facultatives Maintenir la lisibilité des données pendant la durée de conservation convenue Empêcher toute modification des données Détecter et garder une trace des opérations normales ou frauduleuses effectuées sur les données Protéger les données de toute atteinte, frauduleuse ou accidentelle Restituer les données à la fin du contrat

Effets juridiques - conditions Qui peut en bénéficier et dans quelles conditions ? Le prestataire de service darchivage électronique Qui respecte les obligations générales Qui choisit de respecter les obligations spécifiques Qui respecte un référentiel technique, à établir par une commission ad hoc Qui se déclare auprès de ladministration La personne physique ou morale qui utilise son propre système darchivage électronique pour son propre compte Dans les mêmes conditions, mutatis mutandis

Effets juridiques Clause dassimilation Une obligation de conservation de données, dinformations ou de documents imposée par un texte légal ou réglementaire peut être satisfaite par le recours à un procédé darchivage électronique Présomption dintégrité Les données conservées au moyen dun système darchivage électronique sont présumées avoir été préservées de toute modification

Effets juridiques – documents numérisés Présomption de fidélité et de durabilité Les copies numériques effectuées à partir dun support papier sont présumées en être une copie fidèle et durable lorsquelles sont réalisées au moyen dun système de numérisation de documents et conservées par un système darchivage électronique Assimilation à loriginal Dans les mêmes conditions, si loriginal dun acte sous seing privé nexiste plus, les copies numériques ont la même valeur probante

CONCLUSION Des technologies qui évoluent assurément Des règles légales qui évolueront probablement Un sujet important pour lUNPLIB Les professions libérales et intellectuelles ont intérêt à faire valoir leur point de vue

Questions ? Merci de votre attention ! Jean-Paul TRIAILLE Avocat, De Wolf & Partners Maître de conférences aux Facultés de Namur